Tối ưu hóa hàng tồn kho là gì? Kỹ thuật và thách thức

10.10.2023

Trong môi trường doanh nghiệp năng động ngày nay, quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã phát triển thành xương sống của các hoạt động có lợi nhuận. Hiểu cách tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn là rất quan trọng để tăng doanh thu, giảm chi phí và vượt quá mong đợi của khách hàng, cho dù bạn là nhà bán lẻ, nhà sản xuất hay nhà phân phối.

Theo nghiên cứu, người ta phát hiện ra rằng thị trường chuỗi cung ứng toàn cầu sẽ có tốc độ tăng trưởng kép hàng năm là 11% vào năm 2027. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn khái niệm tối ưu hóa hàng tồn kho và xem xét vào các chiến thuật khác nhau cho phép các doanh nghiệp đạt được sự cân bằng cung cầu hoàn hảo.

Chúng ta sẽ khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, bao gồm các chiến lược đã được thử và đúng như Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và công nghệ tiên tiến như Trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu .

Nhưng con đường nào cũng có những khó khăn riêng. Những nỗ lực nhằm tối ưu hóa hơn nữa hàng tồn kho có thể trở nên phức tạp do các vấn đề gián đoạn chuỗi cung ứng, dự báo nhu cầu chính xác và tích hợp công nghệ. Hãy cùng khám phá chi tiết tất cả nhé!

Tối ưu hóa hàng tồn kho là gì?

Tối ưu hóa hàng tồn kho là một cách tiếp cận được các công ty sử dụng để quản lý hàng tồn kho một cách chiến lược, tìm cách giảm chi phí tồn kho và tăng hiệu quả hoạt động . Mục tiêu chính là đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa việc dự trữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và tránh có quá nhiều hàng tồn kho, điều này có thể gây vướng víu tiền bạc và tăng chi phí lưu kho.

Các doanh nghiệp sử dụng quy trình nghiên cứu kỹ lưỡng dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng nhu cầu, thời gian giao hàng và các khía cạnh liên quan khác để ước tính chính xác nhu cầu trong tương lai nhằm đạt được trạng thái cân bằng này. Với việc nắm bắt được sự thay đổi của nhu cầu, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng hết hàng, mất doanh thu, cùng với tình trạng tồn kho quá nhiều dẫn đến lỗi thời và tăng chi phí nắm giữ.

Các phương pháp tối ưu hóa hàng tồn kho nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các mô hình và thuật toán toán học, rất quan trọng trong việc xác định số lượng đặt hàng tối ưu, điểm đặt hàng lại và mức tồn kho an toàn. Điều này đảm bảo rằng hàng tồn kho được bổ sung vào đúng thời điểm và đúng số lượng trong khi vẫn tính đến các hạn chế khác nhau, chẳng hạn như thời gian giao hàng của nhà cung cấp và không gian lưu trữ.

Các thành phần chính của công thức tối ưu hóa hàng tồn kho

Tối ưu hóa hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả . Cân bằng mức tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết là chìa khóa thành công. Để đạt được sự cân bằng này, phải thực hiện một công thức tối ưu hóa hàng tồn kho toàn diện, kết hợp nhiều yếu tố thiết yếu khác nhau.

1. Dự báo nhu cầu chính xác 

Một trong những thành phần cốt lõi của công thức tối ưu hóa hàng tồn kho là dự báo nhu cầu chính xác. Để ngăn chặn tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều, điều cần thiết là phải hiểu mô hình nhu cầu của khách hàng và dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai.

Độ chính xác của hệ thống dự báo nhu cầu được cải thiện bằng cách sử dụng các kỹ thuật phức tạp như mô hình thống kê, dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng thị trường và học máy.

2. Phân tích thời gian thực hiện

Công thức tối ưu hóa hàng tồn kho phải bao gồm phân tích thời gian thực hiện chi tiết. Việc quản lý hàng tồn kho bị ảnh hưởng đáng kể bởi thời gian giao hàng hoặc khoảng thời gian giữa việc đặt hàng và nhận sản phẩm. Phân tích thời gian giao hàng giúp các công ty quyết định thời điểm đặt hàng lại hàng, đảm bảo giao hàng kịp thời và ngăn ngừa tình trạng hết hàng.

3. Xem xét các yếu tố chi phí

Các chi phí khác nhau để duy trì hàng tồn kho phải được xem xét bằng cách sử dụng công thức tối ưu hóa hàng tồn kho . Những chi phí vận chuyển này có thể tăng lên khi mức tồn kho tăng lên, bao gồm chi phí lưu kho, bảo hiểm và tài chính.

Ngược lại, hết hàng dẫn đến bỏ lỡ cơ hội và khiến khách hàng bất mãn. Mục tiêu là giảm tổng chi phí hậu cần vận chuyển và tồn kho thấp bằng cách tối ưu hóa quy mô đơn hàng và khoảng thời gian bổ sung.

4. Tầm quan trọng của sự hợp tác giữa các phòng ban

Để tối ưu hóa hàng tồn kho một cách hiệu quả , sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau của công ty là điều cần thiết. Các nhóm từ bán hàng, thu mua, hậu cần và tài chính làm việc cùng nhau để thiết lập chiến lược tồn kho toàn diện phù hợp với mục tiêu chung của công ty.

5. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng 

Để đáp ứng các điều kiện thị trường năng động và yêu cầu kinh doanh thay đổi, cần có một công thức tối ưu hóa hàng tồn kho linh hoạt. Mô hình nhu cầu có thể phát triển, độ tin cậy của nhà cung cấp có thể thay đổi và các biến số bên ngoài như thiên tai hoặc phát triển kinh tế có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Khi cần thiết, một chiến lược linh hoạt cho phép sửa đổi và điều chỉnh hướng đi.

Ưu điểm của tối ưu hóa hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho ERP là gì? Lợi ích, Tính năng và Công cụ

Trong môi trường kinh doanh thay đổi ngày nay, các công ty đang chịu áp lực ngày càng tăng trong việc quản lý hàng tồn kho hợp lý nhằm duy trì tính cạnh tranh và mang lại giá trị cho khách hàng. Việc triển khai các giải pháp tối ưu hóa hàng tồn kho có một số lợi ích đáng kể. Một số lợi thế phổ biến nhất được liệt kê dưới đây. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về họ!

1. Cải thiện quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền tốt hơn bắt nguồn từ việc tối ưu hóa hàng tồn kho hiệu quả. Khi mức tồn kho được quản lý, doanh nghiệp có thể giảm đầu tư vào cổ phiếu, giải phóng vốn cho các dự án tăng trưởng, nghiên cứu & phát triển hoặc giảm nợ.

Dòng tiền tăng lên này giúp cải thiện sự ổn định và linh hoạt về tài chính của công ty, cho phép công ty vượt qua suy thoái kinh tế và tham gia mở rộng khi có cơ hội.

2. Dịch vụ khách hàng nâng cao

Các sản phẩm phù hợp luôn có sẵn vào đúng thời điểm nhờ tối ưu hóa hàng tồn kho, giúp cải thiện dịch vụ khách hàng. Khách hàng đánh giá cao việc xử lý và giao hàng nhanh chóng, đồng thời doanh nghiệp có thể tạo dựng danh tiếng về độ tin cậy và khả năng đáp ứng.

Những khách hàng hài lòng có nhiều khả năng trở thành người ủng hộ thương hiệu và người mua lặp lại, điều này thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy thành công lâu dài.

3. Giảm thiểu tình trạng tồn kho

Tình trạng hết hàng xảy ra khi nhu cầu vượt quá mức tồn kho, dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng. Tối ưu hóa hàng tồn kho giúp giảm tình trạng tồn kho bằng cách dự báo hiệu quả nhu cầu và duy trì mức tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu. Các công ty có thể tránh tổn thất doanh thu và duy trì thị phần bằng cách hạn chế tình trạng hết hàng.

4. Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Tối ưu hóa hàng tồn kho giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn bằng cách kết hợp nó với nhu cầu thực tế và dự báo. Các công ty sản xuất có thể lập kế hoạch sản xuất tốt hơn để tránh sản xuất thừa và lãng phí bằng cách sử dụng dữ liệu tồn kho và dự báo nhu cầu chính xác. Hiệu quả này giúp các doanh nghiệp hoạt động theo cách thân thiện với môi trường hơn và giảm chi phí tổng thể.

5. Giảm thời gian thực hiện

Mục tiêu tối ưu hóa hàng tồn kho và hiệu quả của chuỗi cung ứng có liên quan chặt chẽ với nhau. Các công ty có thể rút ngắn thời gian giao hàng bằng cách tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho. Điều này cho phép họ phát hiện và giải quyết các điểm nghẽn trong chuỗi cung ứng. Thời gian thực hiện ngắn hơn mang lại phản ứng nhanh hơn trước nhu cầu thay đổi của thị trường, cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trong sở thích của khách hàng hoặc các sự kiện bất ngờ.

Việc sử dụng các chiến lược dựa trên dữ liệu và áp dụng các cải tiến công nghệ có thể giúp doanh nghiệp phát huy hết tiềm năng của việc quản lý hàng tồn kho và định vị mình để đạt được thành công bền vững trong bối cảnh thị trường đang phát triển nhanh chóng ngày nay.

Kỹ thuật tối ưu hóa hàng tồn kho

Cách quản lý hàng tồn kho với giải pháp phần mềm ERP

Quản lý hàng tồn kho là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Tìm sự cân bằng phù hợp giữa việc phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng và giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa có thể giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được trạng thái cân bằng mong manh này, phải sử dụng các chiến lược tối ưu hóa hàng tồn kho nâng cao. Một số kỹ thuật tối ưu hóa hàng tồn kho phổ biến nhất bao gồm:

1. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu liên quan đến việc dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng của ngành và các yếu tố liên quan khác. Các doanh nghiệp ước tính chính xác nhu cầu, theo dõi hàng tồn kho và chọn mức tồn kho có thể ngăn chặn tình trạng hết hàng và khả năng bị kẹt vốn do hàng tồn kho dư thừa gây ra.

Nhờ các kỹ thuật dự báo nhu cầu phức tạp kết hợp các mô hình thống kê và thuật toán học máy, giờ đây các doanh nghiệp có thể nghiên cứu sâu về dữ liệu lịch sử và xác định các mô hình cũng như xu hướng.

2. Xác định lượng tồn kho an toàn

Kho an toàn, như một chính sách bảo hiểm, bao gồm việc có sẵn hàng tồn kho bổ sung để bảo vệ khỏi những thay đổi không lường trước được về nhu cầu hoặc sự chậm trễ của chuỗi cung ứng. Khoảng đệm này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đáp ứng các đơn đặt hàng của người tiêu dùng ngay cả khi nhu cầu tăng hoặc lô hàng bị trì hoãn.

Các biến số như sự thay đổi về nhu cầu, thay đổi thời gian giao hàng và mức độ dịch vụ khách hàng mong muốn được sử dụng để thiết lập lượng hàng tồn kho an toàn tối ưu. Các doanh nghiệp có mục tiêu mức độ dịch vụ cao hơn hoặc nhu cầu thay đổi nhiều hơn có thể yêu cầu lượng dự trữ an toàn lớn hơn để duy trì hoạt động.

3. Thực hiện Công thức tính điểm đặt hàng lại

Một thước đo quan trọng là điểm đặt hàng lại, điểm này cho biết mức luân chuyển hàng tồn kho tại đó cần thực hiện đơn đặt hàng mới để bổ sung hàng tồn kho trước khi hết hàng. Phương trình sau đây, được rút ra từ nhu cầu trung bình hàng ngày và thời gian giao hàng (khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được đơn hàng), có thể được sử dụng để tính giá trị tiêu thụ hàng năm tại điểm đặt hàng lại:

Điểm đặt hàng lại = (Nhu cầu trung bình hàng ngày * Thời gian giao hàng) + Hàng tồn kho an toàn

Việc thiết lập chính xác điểm đặt hàng lại cho phép doanh nghiệp bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết nhất, tránh tình trạng hết hàng và các vấn đề về hàng tồn kho, đồng thời giảm chi phí cho các đơn đặt hàng vào phút cuối.

4. Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho toàn diện

Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng để duy trì hồ sơ kiểm kê chính xác và phát hiện bất kỳ sự bất thường tiềm ẩn nào. Các cuộc kiểm toán này bao gồm cả số lượng hàng tồn kho thực tế và so sánh mức tồn kho thực tế với dữ liệu được ghi lại trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Kiểm toán hàng tồn kho có thể hỗ trợ các công ty xác định các vấn đề như mất mát, trộm cắp, lỗi nhập dữ liệu và hoạt động kém hiệu quả. Doanh nghiệp có thể quản lý mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu thực tế, nâng cao mô hình dự báo và tăng độ chính xác của hàng tồn kho bằng cách giải quyết những thách thức này.

5. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Một số thủ tục liên quan đến hàng tồn kho được sắp xếp hợp lý với sự trợ giúp của phần mềm tối ưu hóa hàng tồn kho. Giờ đây, các doanh nghiệp có thể xem mức tồn kho, xu hướng nhu cầu và hiệu quả của chuỗi cung ứng trong thời gian thực nhờ chương trình.

Dự báo nhu cầu, tính toán tồn kho an toàn và tối ưu hóa điểm đặt hàng lại thường được đưa vào phần mềm quản lý hàng tồn kho tiên tiến . Ngoài ra, nó cho phép tương tác trơn tru với các chương trình khác, bao gồm nền tảng quản lý chuỗi cung ứng và hệ thống điểm bán hàng .

Kỹ thuật tối ưu hóa hàng tồn kho là công cụ để duy trì lợi thế cạnh tranh và quản lý hoạt động của chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp có thể thiết lập sự cân bằng lành mạnh giữa việc đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng và giảm chi phí tồn kho bằng cách thực hiện các kỹ thuật nêu trên.

Tối ưu hóa hàng tồn kho tốt hơn quản lý hàng tồn kho

Trong nhiều trường hợp, tối ưu hóa hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng hoạt động tốt hơn quản lý hàng tồn kho truyền thống. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu của công ty giúp cải thiện năng suất, hiệu quả chi phí và sự hài lòng của khách hàng.

Ngược lại với quản lý hàng tồn kho mang tính phản ứng, hướng dẫn tối ưu hóa hàng tồn kho sử dụng các thuật toán tiên tiến và phân tích dự đoán để hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán nhu cầu, ngăn ngừa lãng phí và duy trì mức tồn kho thích hợp.

Ngoài ra, quy trình tối ưu hóa hàng tồn kho cho phép các công ty nhanh chóng điều chỉnh và phân phối hàng tồn kho do hoàn cảnh thị trường thay đổi, giảm nguy cơ hết hàng và tồn kho quá mức. Chuỗi cung ứng được điều chỉnh nhằm nâng cao lợi nhuận đồng thời giảm chi phí hoạt động

Kết nối với ErpTechUp và tìm hiểu cách kết hợp tối ưu hóa hàng tồn kho vào doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm