Quy trình triển khai Hệ thống ERP như thế nào?
27.05.2022Phần mềm lập kế hoạch ERP đã trở nên phổ biến rộng rãi trong vài năm qua. 96% các công ty mới nổi thành công trong các ngành tương ứng của họ dựa vào các giải pháp ERP.
Và tại sao không? ERP cho phép các doanh nghiệp tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh của họ, hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và cung cấp một cái nhìn tổng thể về các dự án của họ. Tuy nhiên, điều đáng nói là 50% việc triển khai ERP không thành công ngay lần đầu tiên. Bên cạnh đó, hầu hết các chi phí triển khai đều gấp ba đến bốn lần so với dự kiến ban đầu.
Điều tốt là bạn có thể giảm thiểu rủi ro thất bại khi triển khai ERP bằng các bước và quy trình phù hợp. Và đó là những gì chúng tôi sẽ chỉa sẽ trong bài viết này. Vì vậy, hãy bắt đầu với việc tìm hiểu quy trình triển khai ERP là gì?
Triển khai ERP là gì?
Quá trình triển khai ERP bao gồm tích hợp tất cả các chức năng của bạn, chuyển dữ liệu của bạn từ các hệ thống truyền thống sang ERP (cả tài chính và giao dịch) và tối ưu hóa hoạt động của bạn.
Điều đáng nói là việc triển khai ERP rất phức tạp và có thể mất hàng tháng để hoàn thành. Nhưng về lâu dài ERP sẽ rất quan trọng . Dưới đây là một số thống kê chứng minh điều đó.
- Tự động hóa và tăng tốc các hoạt động hàng ngày, giúp giảm 23% chi phí quản lý và 26% chi phí vận hành.
- Hợp lý hóa mọi hoạt động và cải thiện trải nghiệm của khách hàng lên tới 68%.
- Giảm 35% thời gian chu kỳ và 38% lượng hàng tồn kho.
- ERP cũng có thể tăng năng suất từ 20% đến 30%.
- Nhìn chung, 95% công ty nói rằng hệ thống ERP cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.
Hiểu về Quy trình triển khai ERP
Vòng đời triển khai ERP bao gồm nhiều giai đoạn, từ khám phá và lập kế hoạch đến tùy chỉnh và triển khai.
Thông thường, có sáu giai đoạn triển khai ERP:
- Khám phá và Lập kế hoạch
- Thiết kế và phát triển
- Tùy biến
- Chuyển đổi dữ liệu
- Kiểm tra và Triển khai
- Đào tạo nhân viên của bạn
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về từng giai đoạn triển khai ERP.
1- Khám phá và lập kế hoạch
Kế hoạch triển khai ERP bao gồm tìm giải pháp ERP phù hợp, thiết lập nhóm dự án, tạo lịch trình và ước tính ngân sách của bạn.
Tìm giải pháp ERP thật dễ dàng. Tất cả những gì bạn phải làm là duyệt qua danh sách các hệ thống ERP tốt nhất. Sau đó, hãy đảm bảo rằng bạn chọn cái phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp và mục tiêu dài hạn.
Bước tiếp theo là tạo một nhóm triển khai ERP.
Để bắt đầu, bạn sẽ cần những thành viên sau trong nhóm của mình.
- Người quản lý dự án: Họ sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
- Chuyên viên phân tích ứng dụng: Để đảm bảo việc di chuyển và làm sạch dữ liệu ERP hiệu quả.
- Nhà phát triển ứng dụng: Để tùy chỉnh ERP theo yêu cầu của bạn.
- Chuyên viên phân tích chất lượng: Để phân tích hoạt động của hệ thống và đề xuất các thay đổi.
Trong khi những người này sẽ là một phần cốt lõi của quá trình triển khai ERP, bạn sẽ cần thêm những người làm việc trên các chức năng khác nhau.
Ví dụ, bạn sẽ cần:
- Trưởng phòng kế toán trong quá trình quản lý tài khoản, sổ cái, tài sản và tiền mặt
- Các kỹ sư trong quá trình quản lý sản xuất, quản lý tài liệu, thiết kế và lập lịch trình
- Nhân viên cửa hàng trong quá trình quản lý tài liệu, quản lý hàng tồn kho và quản lý kho hàng
- Trưởng phòng kinh doanh trong quá trình dự báo, thông tin kinh doanh và các chức năng CRM
Để đạt được mục tiêu, bạn sẽ cần xác định các vấn đề, bao gồm cả hiệu quả của quy trình, mà bạn muốn giải quyết thông qua ERP. Bạn cũng nên xem xét tầm nhìn của doanh nghiệp mình để tăng tuổi thọ triển khai hệ thống ERP.
Giai đoạn lập kế hoạch cũng sẽ bao gồm chi phí triển khai ERP dự kiến. Theo nghiên cứu mới nhất của SelectHub, 45% dự án ERP vượt quá ngân sách. Ngoài ra, trung bình, việc triển khai ERP mất 30% thời gian so với dự kiến .
Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị sẵn một khoảng (thời gian và tiền bạc) cho việc triển khai ERP để nó không ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của bạn.
2- Thiết kế và phát triển
Bây giờ bạn đã xác định quy trình công việc hiện tại của mình và các vấn đề bạn muốn giải quyết thông qua ERP, đã đến lúc tạo một thiết kế chi tiết. Đây là một trong những bước triển khai ERP quan trọng nhất, vì vậy bạn cần có sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức của mình.
Như đã đề cập ở bước cuối cùng, bạn nên thu hút sự tham gia của mọi người từ các bộ phận khác nhau vì họ có hiểu biết sâu sắc nhất về các quy trình kinh doanh hiện tại.
Ngoài ra, khi bạn cho mọi người tham gia vào giai đoạn thiết kế, họ sẽ có nhiều khả năng áp dụng hệ thống và tận dụng tối đa lợi ích của nó.
Ngoài ra, bạn nên tập trung vào việc xác định các lỗ hổng trong các quy trình hiện tại của mình và tìm ra các giải pháp tiềm năng. Điều này sẽ cho phép bạn xây dựng một công cụ bền vững phù hợp với mục tiêu của bạn và cung cấp giải pháp quản lý kinh doanh tốt nhất theo quy trình kinh doanh hiện tại của bạn.
3- Phát triển và Tùy chỉnh
Khi bạn đã xác thực các yêu cầu thiết kế, bạn có thể bắt đầu giai đoạn phát triển. Nó sẽ bao gồm cấu hình và tùy chỉnh phần mềm để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn.
Quá trình phát triển sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang đầu tư vào hệ thống ERP dựa trên đám mây hay hệ thống server đặt tại công ty. Ví dụ: các giải pháp ERP server tại chỗ sẽ được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của công ty bạn, trong khi ERP đám mây sẽ được lưu trữ trong máy chủ của nhà cung cấp cho bạn.
Mặt khác, ERP dựa trên đám mây mang lại sự linh hoạt hơn (hỗ trợ công việc từ xa) và cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực về những gì đang xảy ra trong tổ chức. Bạn thậm chí có thể sử dụng điện thoại thông minh để theo dõi các quy trình kinh doanh của mình ở bất cứ đâu.
Điều đó nói rằng, đây là giai đoạn triển khai ERP, nơi các nhà phát triển sẽ cấu hình hệ thống để phù hợp với các yêu cầu chức năng, quy trình xử lý và khung dây.
Và trong khi họ làm việc đó, họ sẽ cần ghi lại toàn bộ quá trình. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các thay đổi trong tương lai trong ERP có thể được thực hiện với kiến thức đầy đủ về cách hệ thống được phát triển, do đó ngăn ngừa các vấn đề và thất bại.
Họ cũng sẽ cần tạo ra các tài liệu đào tạo để giúp các nhân viên không chuyên về kỹ thuật hiểu và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Mẹo: Việc tùy chỉnh có thể ảnh hưởng đến tiến trình và chi phí của dự án. Do đó, chỉ thực hiện các thay đổi ở những nơi quan trọng và tránh tùy chỉnh mọi khía cạnh của công cụ.
4- Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo là chuyển dữ liệu sang hệ thống ERP. Nhóm phát triển sẽ lập kế hoạch quá trình chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống kế thừa sang phần mềm ERP mới.
Tuy nhiên, nó có thể vô cùng phức tạp vì các hệ thống kế thừa khác nhau sẽ có dữ liệu ở các định dạng khác nhau.
Một trong những thách thức lớn nhất đối với việc di chuyển dữ liệu là nhiều phòng ban có các bản sao thông tin của riêng họ về cùng một khách hàng hoặc sản phẩm. Ngoài ra, các quy định về khu vực và ngành cụ thể ngày càng tăng ảnh hưởng đến cách các doanh nghiệp lưu trữ và sử dụng dữ liệu. Vì vậy, khi chuyển dữ liệu của bạn sang ERP, bạn sẽ cần phải tuân thủ tất cả các luật để ngăn chặn bất kỳ vấn đề pháp lý nào.
Để đảm bảo di chuyển thành công, bạn sẽ cần phát triển các giao thức rõ ràng để xử lý dữ liệu không đầy đủ hoặc bị thiếu.
Bạn sẽ cần giúp nhóm di chuyển dữ liệu của mình
- Làm sạch và xác minh dữ liệu
- Thiết lập cơ sở dữ liệu
- Ánh xạ dữ liệu kế thừa sang các trường cơ sở dữ liệu mới
- Truyền dữ liệu sang hệ thống mới
- Kiểm tra và xác thực dữ liệu kế thừa
- Kiểm tra và xác minh các đầu vào dữ liệu mới
Ngoài ra, hãy làm theo các phương pháp hay nhất về di chuyển ERP này để tăng cơ hội thành công.
- Bắt đầu sớm và phân bổ đủ tài nguyên để đảm bảo việc di chuyển dữ liệu không trở thành nút cổ chai.
- Trước khi bắt đầu quá trình di chuyển, hãy phân tích dữ liệu hiện có của bạn, loại bỏ những dữ liệu thừa và suy nghĩ về cách chúng sẽ được sử dụng để ra quyết định trong toàn tổ chức.
- Chỉ định trách nhiệm quản lý dữ liệu để tuân thủ các quy định có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
tạo một đồ họa thông tin với những điểm này với tiêu đề “Di chuyển dữ liệu trong quy trình triển khai ERP”
5- Kiểm tra và Triển khai
Thông thường, kiểm tra và phát triển đi đôi với nhau. Ví dụ, nhóm dự án có thể kiểm tra các Module và chức năng khác nhau khi chúng được phát triển và đề xuất các thay đổi cho phù hợp.
Tuy nhiên, việc kiểm tra nghiêm ngặt hệ thống ERP là rất quan trọng sau khi quá trình phát triển kết thúc. Bạn có thể làm điều đó bằng cách cho phép một số nhân viên kết hợp ERP vào các hoạt động hàng ngày của họ. Giai đoạn triển khai ERP này cũng sẽ bao gồm việc kiểm tra dữ liệu đã di chuyển để đảm bảo mọi thứ đều đúng vị trí trước khi chuyển hoàn toàn sang ERP.
Bạn cũng sẽ cần phải kiểm tra các vấn đề bảo mật ERP và tính toàn vẹn của dữ liệu để đảm bảo bạn được an toàn trước các vi phạm dữ liệu.
Một khi bạn tự tin về việc triển khai ERP, đã đến lúc bắt đầu hoạt động. Một số tổ chức triển khai tất cả các Module cùng một lúc, trong khi những tổ chức khác tập trung vào các chức năng ưu tiên cao trước (như module kế toán và module sản xuất) và thêm dần các module khác. Để giảm thiểu rủi ro, nhiều tổ chức chạy song song cả hệ thống kế thừa của họ và hệ thống ERP cho đến khi họ hoàn toàn tự tin.
Bất kể bạn muốn triển khai ERP như thế nào, đây là một số điều cần lập kế hoạch.
- Kiểm tra hệ thống (trước và sau khi triển khai)
- Xác định các chỉ số để đánh giá dự án
- Tạo chiến lược dự phòng trong trường hợp hệ thống ngừng hoạt động
- Kiểm tra tốc độ mạng và độ tin cậy
- Quy trình sao lưu dữ liệu
Cũng cần nhắc lại rằng mặc dù đã cố gắng hết sức, ban đầu bạn có thể gặp phải các vấn đề, bao gồm cả việc nhân viên không sẵn sàng thích ứng với hệ thống.
Để chống lại điều này, bạn nên đảm bảo rằng nhóm dự án luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và giúp nhân viên của bạn hiểu hệ thống để tăng khả năng thích ứng.
6- Đào tạo nhân viên của bạn
Mọi triển khai ERP thành công đều bao gồm một giai đoạn đào tạo trong đó bạn dạy nhân viên cách tận dụng tối đa hệ thống trong thời gian ngắn hơn. Tùy thuộc vào cách bạn đang làm việc (từ xa hoặc tại văn phòng), bạn có thể đào tạo nhân viên của mình trực tiếp hoặc online. Mặc dù, đào tạo ảo hiệu quả hơn vì nó cho phép bạn tùy chỉnh tài liệu đào tạo theo các vai trò cụ thể và dễ phối hợp hơn.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để làm theo trong khi đào tạo nhân viên của bạn để triển khai ERP.
- Cung cấp đào tạo dựa trên vai trò để đẩy nhanh quá trình và đảm bảo nhân viên không lãng phí thời gian học những thứ không cần thiết.
- Chia sẻ các video đã quay về cách sử dụng các tính năng chính
- Cho phép nhân viên đưa ra phản hồi về quá trình học tập và hệ thống ERP nói chung. Điều này sẽ cho phép bạn tùy chỉnh thêm quy trình để có kết quả tốt hơn.
- Mở rộng đào tạo vượt quá yêu cầu công nghệ.
Bạn cũng sẽ cần phải lập kế hoạch về trách nhiệm công việc sẽ được thực hiện như thế nào trong khi nhân viên tham gia khóa đào tạo.Bạn cũng có thể xem xét thưởng cho nhân viên của mình các đặc quyền và quà tặng để khuyến khích họ hoàn thành tất cả các module đào tạo.
Cách tốt nhất để triển khai ERP
Như đã đề cập ở trên, việc triển khai ERP thất bại là phổ biến. Tuy nhiên, nó có thể tránh được bằng cách lập kế hoạch và thực hiện theo các phương pháp tốt nhất.
1- Quyết định mua
Việc triển khai ERP thành công phụ thuộc phần lớn vào lãnh đạo cao nhất. Trong nhiều trường hợp, các giám đốc điều hành có thể đắn đo việc triển khai ERP, do chi phí và thời gian dài của nó.
Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng phù hợp với lợi ích lâu dài mà ERP mang lại cho tổ chức, bao gồm năng suất tốt hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng , cuối cùng dẫn đến tăng lợi nhuận.
Việc mua ERP cũng là việc họ cam kết hoàn toàn giám sát dự án thông qua việc lập kế hoạch hỗ trợ.
2- Xác định rõ ràng các yêu cầu của bạn
Mặc dù bạn có thể đã biết lý do tại sao bạn cần một hệ thống ERP và các chức năng bạn cần, nhưng đã đến lúc ghi lại mọi thứ.
Đó là bởi vì khi bạn bắt đầu thiết lập các yêu cầu của mình, bạn sẽ có thể xác định các nhu cầu mà bạn có thể đã bỏ qua.
Ngoài ra, đừng quên lấy ý kiến đóng góp từ mọi người trong tổ chức, từ các bên liên quan đến nhân viên tầng cửa hàng. Điều này sẽ giúp xác định các điểm khó khăn hiện tại và lợi ích tiềm năng trong tương lai, cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn cho quá trình triển khai ERP.
3- Đừng coi thường việc đào tạo
Đối với những người tham gia vào vòng đời triển khai ERP, ngày triển khai là ngày kết thúc dự án. Tuy nhiên, đối với những người dùng khác, đó là sự khởi đầu. Và những gì xảy ra sau đó là rất quan trọng cho sự thành công liên tục của dự án.
Do đó, hãy đầu tư vào đào tạo ERP và đảm bảo tất cả nhân viên của bạn có thể sử dụng nó một cách hiệu quả. Nếu không, bạn sẽ thấy họ dành nhiều thời gian để hiểu hệ thống hơn là thực sự sử dụng nó.
4- Đặt lịch trình và ngân sách thực tế
Như chúng tôi đã đề cập trước đây, trong hầu hết các trường hợp, ngân sách và tiến trình vượt quá kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm có thể giúp bạn thiết lập thời hạn và ngân sách thực tế bằng cách xem xét các yêu cầu tùy chỉnh của bạn.
Ngoài ra, ngân sách của bạn nên bao gồm ít nhất 25% dự phòng cho các chi phí bất ngờ để đề phòng các vấn đề tài chính khi đang thực hiện.
Đánh giá thành công của việc triển khai ERP của bạn
Đánh giá là điều bạn nên làm ít nhất sau ba đến bốn tháng triển khai ERP. Cho nhân viên của bạn thời gian để hiểu và làm quen với hệ thống.
Dưới đây là một số chỉ số bạn nên tìm trong khi phân tích thành công của việc triển khai ERP.
- ROI : Điểm mấu chốt đối với bất kỳ công ty nào, lợi tức đầu tư, là một số liệu quan trọng. Kiểm tra xem bạn đã thấy ROI đáng kể trên những gì bạn đã chi cho ERP .
- Giảm thiểu lỗi do con người gây ra: ERP tự động hóa các quy trình tẻ nhạt và cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ gia tăng giá trị khác. Một hệ thống ERP được triển khai tốt sẽ giảm thiểu sai sót của con người.
- Tăng năng suất: Tự động hóa và tích hợp quy trình có dẫn đến tăng năng suất không? Nếu không, đã đến lúc xem lại các chiến lược triển khai ERP của bạn.
- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng: Cuối cùng, mọi thứ đều bắt nguồn từ việc khách hàng của bạn hài lòng như thế nào. Kiểm tra xem bạn có đang xử lý đơn đặt hàng nhanh chóng hay không và thời gian quay vòng và điểm CSAT đã được cải thiện.
Lời kết
ERP có thể giúp bạn sắp xếp hợp lý các hoạt động của mình và tạo ra một tổ chức tích hợp cao. Tuy nhiên, bạn cần lập kế hoạch cẩn thận cho từng bước triển khai ERP để tăng cơ hội thành công và cuối cùng tạo ra ROI cao hơn.
Tin liên quan
Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả
Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]
Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng
Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]
7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]
