Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần phải liên tục quan sát tình hình cạnh tranh của doanh nghiệp mình để luôn dẫn đầu. Về mặt phát triển, nếu bạn cảm thấy rằng doanh nghiệp của mình đang mở rộng quy mô theo thời gian và thấy rằng hệ thống ERP hiện tại không thể theo kịp tốc độ nhu cầu của doanh nghiệp thì đã đến lúc bạn nên suy nghĩ về điều gì đó khác biệt.

Với mục đích này, điều quan trọng hàng đầu không gì khác ngoài sự hiểu biết đúng đắn về nhu cầu kinh doanh của bạn bất cứ khi nào bạn định chọn một giải pháp ERP hoặc muốn thay thế giải pháp hiện có bằng một giải pháp mới hơn, tốt hơn. Hôm nay, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 5 bước để có được quy trình triển khai hệ thống ERP tốt hơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bây giờ, hãy bắt đầu:

Bước 1: Xác định yêu cầu kinh doanh của bạn

Mọi tổ chức kinh doanh đều bao gồm các nhánh khác nhau như quản lý nhân sự, CRM, quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận kế toán, v.v. Bây giờ, việc tìm ra phần nào trong số này là quan trọng nhất để quản lý có thể thúc đẩy bạn chọn công cụ ERP mà bạn đang tìm kiếm. Bạn có thể tự hỏi mình:

• Bạn đã bao giờ có cảm giác rằng khách hàng của bạn sắp rời đi chỉ vì bạn làm mất thông tin và vì vậy bạn đang đấu tranh để cung cấp dịch vụ chăm sóc thích hợp?
• Bạn có cần phải làm nhiều thủ tục giấy tờ để quản lý mọi thứ?
• Có phải công cụ ERP hiện tại của bạn không đủ để đóng vai trò của một kế toán và tạo ra các báo cáo tự động nhưng chính xác?
• Bạn có thấy khó theo dõi việc chấm công , tính lương , quản lý nghỉ phép của nhân viên và các loại nội dung khác liên quan đến Nhân sự không?

Nếu câu trả lời cho các câu hỏi nói trên là ‘có‘ thì đã đến lúc thay thế hệ thống cũ của bạn bằng một hệ thống tốt hơn.

Bước 2: Tìm ra những hạn chế của hệ thống ERP hiện tại của bạn

Tiếp theo, đến một phần quan trọng khác và đó không gì khác ngoài việc tìm ra những hạn chế của hệ thống ERP hiện tại của bạn. Để thuận tiện cho bạn, đây là danh sách các gạch đầu dòng có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực mà ERP đang thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp bạn:

• Chi phí thực hiện và bảo trì có cao không?
• Hệ thống ERP mà bạn đang sử dụng hầu như không thích ứng với phần cứng (như máy chấm công, máy POS, v.v.)?
• Bạn có đang chi nhiều chi phí để đào tạo tất cả nhân viên trong tổ chức của mình để công cụ được sử dụng hiệu quả không?
• Hệ thống kế thừa hiện tại của bạn không tích hợp với các ứng dụng khác cần thiết để tự động hóa doanh nghiệp của bạn?

Tất cả những gì bạn phải làm là tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi này. Nếu câu trả lời là ‘có’ đã đến lúc thay thế hệ thống ERP cũ này rồi đó!

Bước 3: Khám phá các tính năng của một công cụ ERP hiện đại

Mặc dù thực tế là không có giải pháp “ một phần mềm phù hợp với tất cả ”, các công cụ ERP hiện đại có thể được mở rộng với các tiện ích bổ sung để bắt kịp nhu cầu ngày càng tăng của Doanh nghiệp theo thời gian. Điều này cũng dẫn đến việc bạn có thể tùy chỉnh giải pháp theo yêu cầu. Ngoài ra, quyền truy cập tùy chỉnh vào bảng điều khiển quản trị dựa trên các vai trò người dùng khác nhau cũng sẽ đủ hữu ích để bảo mật dữ liệu cho hệ thống của bạn. Dưới đây là một số lợi ích mà một công cụ ERP hiện đại có thể mang lại:

• Tiết kiệm thời gian và công sức của bạn với các tính năng tài chính và kế toán tự động. Bạn không cần phải nhập dữ liệu riêng lẻ trong mỗi bước của quy trình kế toán, Nhân sự và CRM.
• Giúp bạn cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách lưu trữ dữ liệu khách hàng phù hợp với các giai đoạn khác nhau, gửi e-mail hoặc tin nhắn, lên lịch cuộc họp với họ và nhiều hơn nữa .
• Được tích hợp rất dễ dàng với bất kỳ phần mềm nào khác thông qua API.
• Hợp lý hóa nhu cầu quản lý dự án với một công cụ quản lý dự án tích hợp sẵn.
• Cải thiện quản lý hàng tồn kho.
• Đưa ra quyết định tốt hơn thông qua các báo cáo tài chính.
• Giúp bạn thiết lập một văn phòng ảo và cộng tác với nhau.
• Hỗ trợ các vị trí và đơn vị tiền tệ mới và thậm chí cả bản dịch cho phép bạn tham gia vào các thị trường mới cùng với các nhân viên mới nói các ngôn ngữ khác nhau.

Bước 4: Tạo kế hoạch 

Khi bạn muốn triển khai một hệ thống mới hơn trong doanh nghiệp kinh doanh của mình, bạn phải cân nhắc những điều nhất định:

• Liệt kê các chức năng

Ngay cả khi bạn đang có kế hoạch thay thế hệ thống cũ hiện tại của mình bằng một hệ thống mới hơn, hãy lập danh sách các chức năng mà công cụ ERP hiện tại của bạn đã có. Sau đó, chuẩn bị một danh sách mong muốn về các tính năng mà bạn đang tìm kiếm từ một công cụ ERP hiện đại mới. Trong khi chuẩn bị danh sách thứ hai, hãy quay lại bước 3 để kiểm tra lại xem danh sách có thiếu thứ gì không.

• Lập ngân sách

Sau khi bạn đã lập danh sách mong muốn của mình, bây giờ là lúc để thiết lập ngân sách cho giải pháp mà bạn muốn mua. Về vấn đề này, bạn nên bắt đầu với chi phí hỗ trợ và bảo trì và hãy cẩn thận với bất kỳ khoản phí ẩn nào trong quá trình thực hiện.

• Tìm trợ giúp từ các chuyên gia công nghệ

Đừng bao giờ giữ những nghi ngờ trong đầu khi hoàn tất quyết định lựa chọn một giải pháp mới. Nếu bạn nghi ngờ liệu hệ thống mới có đáp ứng được nhu cầu tổ chức riêng biệt của bạn hay không, thì bạn có thể tìm một chuyên gia ERP có thể giải quyết các vấn đề.

Bước 5: Lựa chọn đối tác triển khai hệ thống ERP phù hợp

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hành trình tự động hóa doanh nghiệp của bạn thực sự thú vị nếu bạn có thể chọn đúng giải pháp và đối tác công nghệ. Một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình để tìm một đối tác thích hợp là:

• Họ đã từng triển khai phần mềm của mình cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào khác như của bạn chưa?
• Họ có muốn cung cấp cho bạn dịch vụ hỗ trợ khách hàng trước, trong và sau khi thực hiện không?

• Chuyên môn kỹ thuật và kiến ​​thức về sản phẩm của họ có đủ tốt để giúp bạn không?
• Các đánh giá về sản phẩm của họ có tích cực không?

Đây là một số bảng câu hỏi có thể được sử dụng làm tiêu chí cơ bản để lựa chọn đối tác công nghệ phù hợp và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp nhỏ của bạn để không phải than thở về sau.

Kết thúc

Nếu bạn làm theo các bước này, không có lý do gì mà bạn không thể chọn một giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp kinh doanh của mình hoặc thay thế hệ thống đang sử dụng. Điều cuối cùng mà bạn không thể bỏ qua đó là góp ý của nhân viên. Đó là bởi vì họ sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi công cụ và vì vậy bạn cũng phải lắng nghe họ.

Tuy nhiên, đây không phải là những quy tắc khó và nhanh chóng để chọn một giải pháp mới và thay thế hệ thống cũ của bạn bằng hệ thống mới hơn.

Bài viết liên quan:

Các tính năng cần có trong phần mềm ERP để điều hành Doanh nghiệp

ERP là gì? Cái nhìn tổng quan về hệ thống ERP trong năm 2022

Tin liên quan