Bạn là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ? Bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP ? Nếu câu trả lời là ‘ có ‘ thì bạn phải biết các tính năng quan trọng của các công cụ ERP trước khi đưa ra quyết định mua hàng cuối cùng. Hôm nay trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về các tính năng cần thiết nhất của một hệ thống ERP.

Nhưng trước đó, bạn phải hiểu rõ về nguồn lực kinh doanh của mình cần được tự động hóa. Nếu bạn biết rõ nhu cầu của mình thì bạn sẽ tự hiểu được thành phần nào là quan trọng nhất và đáng được ưu tiên khi nói đến quá trình tự động hóa kinh doanh.

Các nguồn lực có thể quản lý của doanh nghiệp của bạn

Nói chung, hầu hết các tổ chức kinh doanh bao gồm nguồn lực tài chính , nguồn nhân lực và nguồn lực vật chất . Khách hàng của một doanh nghiệp kinh doanh cũng được coi là một nguồn lực quan trọng. Đây là những nguồn lực mà hầu hết các chủ doanh nghiệp cảm thấy căng thẳng khi quản lý.

Tuy nhiên, bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể quản lý các nguồn lực này với sự trợ giúp của các kế toán viên chuyên nghiệp, giám đốc tài chính, quản lý nhân sự và quản lý nguồn khách hàng. Nhưng sử dụng những chuyên gia này trong doanh nghiệp của bạn đồng nghĩa với việc bạn phải trả cho họ một khoản tiền khổng lồ.

May mắn thay, với sự trợ giúp của một phần mềm ERP chính thức, những tài nguyên này có thể được quản lý tự động với một vài cú nhấp chuột và bạn có thể tiết kiệm tiền bạc, thời gian và công sức khó kiếm được của mình. Không rườm rà nữa, chúng ta vào thẳng chủ đề ngay nhé.

Các tính năng cơ bản của các công cụ ERP

Là nguồn lực quan trọng nhất, con người hoặc nhân viên trong doanh nghiệp của bạn cần được quản lý một cách hiệu quả và cẩn thận. Bạn có thể muốn theo dõi việc tham gia và nghỉ việc của nhân viên, tự động hóa quy trình trả lương, đánh giá hiệu suất của nhân viên, v.v. Một công cụ ERP tự động giúp bạn thực hiện những việc này một cách dễ dàng.

Vì khách hàng là nền tảng của doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ phải làm mọi thứ bạn có để giữ cho khách vui vẻ. Vì mục đích này, bạn sẽ phải liên lạc với họ theo yêu cầu, hỗ trợ cho bất kỳ vấn đề nào, lên lịch một cuộc họp với họ và nhiều hơn nữa. Những điều này có thể dễ dàng được thực hiện với một công cụ ERP tự động.

Dù bạn làm gì nếu bạn không lưu giữ hồ sơ các giao dịch và phân tích chúng đúng cách để đưa ra các báo cáo sâu sắc nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt trong tương lai, thì việc đạt được thành công sẽ rất khó khăn. Một hệ thống ERP tốt sẽ giúp bạn thực hiện điều này mà hầu như không cần nỗ lực.

Ngoài các  tính năng HRM , CRM và Kế toán cơ bản , ERP của bạn phải có các tính năng sau:

• Hỗ trợ các cổng thanh toán: Tại sao bạn sẽ thực hiện thanh toán theo cách thủ công hoặc theo phương thức ngoại tuyến trong khi có rất nhiều cách để thực hiện thanh toán trực tuyến? Các cổng thanh toán như Visa, PayPal, hoặc tích hợp thanh toán ngân hàng nội địa rất phổ biến. Trong khi lựa chọn giải pháp ERP, bạn phải đảm bảo rằng công cụ hỗ trợ các cổng thanh toán này. Với cổng thanh toán này, bạn sẽ có thể nhận thanh toán qua thẻ tín dụng từ khách hàng của mình.

• Tự động hóa email:  Bất kể bạn điều hành doanh nghiệp của mình trực tuyến hay ngoại tuyến, nhóm của bạn có thể trải qua quá trình quản lý dự án và bạn có thể muốn thông báo cho họ bằng email tự động trong trường hợp kích hoạt một sự kiện. Quan trọng nhất, bạn có thể muốn quảng bá doanh nghiệp của mình bằng cách gửi tin tức và ưu đãi liên quan đến hàng hóa và dịch vụ của bạn cho khách hàng. Để gửi email theo cách tự động , phần mềm ERP bạn chọn phải hỗ trợ chức năng này.

• Khả năng tùy biến: Khi nói đến các giải pháp ERP, không có cái gọi là “Một kích thước phù hợp với tất cả”. Đó là bởi vì mỗi doanh nghiệp là duy nhất và do đó một giải pháp phù hợp với một doanh nghiệp kinh doanh có thể không phù hợp với các doanh nghiệp khác. Do đó, khả năng tùy biến là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống ERP.

• Quản lý giao dịch:  Vì một thành phần quản lý giao dịch của hệ thống ERP cung cấp thông tin cho đại diện bán hàng trong thời gian thực, những trở ngại như can thiệp thủ công của việc phê duyệt sẽ bị chấm dứt, do đó sẽ quy mô lợi nhuận của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể phối hợp liền mạch với nhiều khách hàng và hàng trăm giao dịch mà không bị nhầm lẫn đây là điều bắt buộc để tăng doanh thu bán lại và bán kèm.

• Quản lý quy trình làm việc:  Với mục tiêu giảm thời gian và tiền bạc, việc tự động hóa email của bạn, tạo liên hệ và nhân viên cũng như các tác vụ liên quan khác với tính năng quy trình làm việc có thể đóng một vai trò quan trọng để tăng năng suất của doanh nghiệp kinh doanh của bạn. Do đó, bạn nên xác định xem giải pháp ERP mà bạn đang kiểm tra có chức năng này hay không.

• Quản lý chấm công: Một tính năng thiết yếu khác của hệ thống ERP là quản lý chấm công . Chúng tôi biết việc ghi chép các mục nhập nhân viên theo cách thủ công là khó chịu đến mức nào. Quá trình này có thể được thực hiện bằng công cụ ERP cùng với máy quét vân tay, thẻ đục lỗ hoặc bất kỳ thiết bị sinh trắc học nào khác.

• Tích hợp với WooCommerce: Nếu bạn đang sử dụng WordPress, bạn có thể sử dụng plugin WooCommerce cho hoạt động kinh doanh trực tuyến của mình. Do đó, khả năng ERP của bạn được tích hợp với plugin WooCommerce là một điều rất cần thiết.

• Quản lý tiền lương:  Việc đền bù kịp thời cho nhân viên của bạn các lợi ích bằng tiền là cơ sở để tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Một công cụ ERP tốt sẽ không chỉ cho phép bạn bồi thường cho nhân viên của mình mà còn giúp bạn tự động tính toán và khấu trừ thuế liên bang và những thứ khác.

• Dịch vụ hoàn trả:   ‘ Hoàn trả ‘ là một tính năng rất hữu ích của một công cụ ERP. Giả sử rằng bạn đang ở ngoài văn phòng và một trong những nhân viên của bạn cần tiền mặt để chi cho chi phí vận hành văn phòng của bạn. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên có thể yêu cầu hoàn lại tiền và thanh toán chi phí khi đang bay. Bạn có thể bồi thường cho họ sau vào thời gian thuận tiện của bạn.

• Quản lý tài liệu: Một tình huống khá phổ biến mà các chủ doanh nghiệp đang gặp phải khi họ phải làm nhiều giấy tờ, chia sẻ những giấy tờ đó với những nhân viên khác và cất giữ chúng ở một nơi an toàn. Nếu bạn thuộc nhóm này, bạn nên xem xét kỹ lưỡng và đảm bảo rằng công cụ ERP mà bạn sắp mua có chứa tính năng quản lý tài liệu này.

• Quản lý hàng tồn kho: Một tính năng quan trọng khác của một phần mềm ERP xuất sắc không gì khác ngoài “ Quản lý hàng tồn kho ”. Để ngăn chặn các sự kiện như đơn hàng tồn kho và hàng tồn kho dư thừa và cân bằng giữa chúng, bạn phải sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp kinh doanh của mình.

• Quản lý tài sản: Hầu hết, nếu không phải tất cả, các văn phòng phân phối tài sản văn phòng quý giá như ô tô, máy tính xách tay, máy tính bảng, v.v. cho nhân viên của họ. Với một giải pháp ERP tốt, bạn sẽ có thể tạo ra những tài sản này và chỉ định những tài sản này cho một số nhân viên nhất định. Bạn cũng sẽ có thể yêu cầu nhân viên của mình với thành phần này giao lại tài sản được giao cho cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu.

• Thông báo SMS:  Là một trong những tính năng quan trọng nhất, thông báo SMS là cần thiết khi bạn muốn gửi SMS trực tiếp trên điện thoại di động mà nhân viên của bạn đang sử dụng. Tính năng này là bắt buộc khi các email và tin nhắn của hệ thống không đủ để thông báo cho nhân viên của bạn trong trường hợp có một thông báo quan trọng hoặc những thứ tương tự.

• Đồng bộ hóa liên hệ: Rất có thể bạn sẽ gặp rắc rối khi nhập lại dữ liệu liên hệ theo cách thủ công nếu bạn chuyển sang một nền tảng mới. Nếu bạn có nhiều dữ liệu liên hệ trong giải pháp quản lý khách hàng khác nhau thì bạn có thể yêu cầu nhập chúng vào hệ thống ERP hiện tại của mình. Do đó, nó là một tính năng quan trọng của giải pháp ERP.

• Quản lý dự án: Quản lý dự án là một công việc không hề dễ dàng và quá trình quản lý một dự án có nhiều khía cạnh khác nhau như giao nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm cụ thể, gửi thông báo trong trường hợp được giao nhiệm vụ, gửi tin nhắn, nhận xét về một nhiệm vụ nhất định cho một thành viên có liên quan vv Đây là lý do tại sao quản lý dự án là một phần không thể thiếu của giải pháp ERP.

• Tự động hóa tuyển dụng:  Tầm quan trọng của việc tự động hóa quy trình tuyển dụng hoặc tuyển dụng các chuyên gia cho tổ chức kinh doanh của bạn là điều mà không ai có thể phủ nhận. Một giải pháp ERP toàn khối thường được bổ sung chức năng này. Từ việc xuất bản các bài đăng tuyển dụng trên trang web của bạn đến sàng lọc, phỏng vấn và cung cấp đào tạo, mọi thứ đều có thể được thực hiện với tính năng này.

• Báo cáo tài chính: Một hệ thống ERP được phát triển đầy đủ có thể tự tạo ra các báo cáo tài chính có giá trị. Các báo cáo này sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh và nhanh chóng khi đến giai đoạn khủng hoảng.

Kết thúc

Theo quan sát của chúng tôi, đây là những tính năng quan trọng nhất của một phần mềm ERP. Để vận hành doanh nghiệp của bạn một cách hợp lý, bạn phải hợp lý hóa doanh nghiệp của mình với một hệ thống ERP bởi vì không ai có thể làm được điều đó với sự trợ giúp của công nghệ.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hệ thống ErpTechUp vì nó có tất cả các tính năng quan trọng cần thiết để quản lý một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tin liên quan