Bạn có tin không? Nếu chúng tôi nói với bạn rằng thiết lập một bộ phận nhân sự là phần quan trọng nhất của việc bắt đầu một doanh nghiệp mới?

Bắt đầu một bộ phận nhân sự trong giai đoạn đầu của công ty mang lại cho bạn cơ hội để định hình văn hóa công ty theo cách bạn muốn. Tuyển dụng nhân sự tận tâm có thể là một bước tiến lớn để đạt được điều đó. Nhưng hầu hết các công ty khởi nghiệp có xu hướng tránh làm điều đó trong giai đoạn đầu của họ, để cắt giảm chi phí. Đó là điều dễ hiểu.

Nhìnchung lại, cho dù bạn là một nhân viên nhân sự được giao nhiệm vụ tạo ra một bộ phận nhân sự từ đầu hay một chủ doanh nghiệp đang cố gắng xác định văn hóa công ty của bạn ngay từ đầu, bài viết này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn.

Tại sao bạn cần thành lập phòng nhân sự

Bạn có thể nghĩ rằng bộ phận nhân sự không đóng góp vào doanh số bán hàng hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, nhưng thực tế là có. Nếu bạn không có một đội ngũ nhân sự và chính sách phù hợp, thì việc thu hút nhân tài giỏi hơn chứ chưa nói đến việc giữ chân họ sẽ không có khả năng.

Hơn nữa, một bộ phận nhân sự đóng góp vào sự phát triển kinh doanh của bạn từ phía sau. Đội ngũ nhân sự giúp bạn bổ nhiệm những nhân viên tốt hơn. Và ai lại không biết rằng nhân viên giỏi hơn có nghĩa là dự án ít thất bại hơn và công ty phát triển hơn?

Một chính sách nhân sự được lập thành văn bản có thể đảm bảo bạn có giải pháp cho mọi vấn đề có thể phát sinh của tổ chức. Điều này cũng sẽ không thể quản lý nếu không có bộ phận nhân sự.

Bộ phận nhân sự cũng hỗ trợ bằng cách đảm bảo rằng mọi thứ bạn đang quyết định đều tuân thủ quy tắc của Nhà nước đề ra. Chẳng hạn như giờ làm việc, chính sách lương thưởng , hoặc chính sách làm thêm giờ.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều ví dụ về cách Phòng nhân sự có thể thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc chất lượng dịch vụ của bạn. Đây cũng là lý do chính tại sao bộ phận nhân sự không phải là một công cụ bổ sung, mà là một bộ phận cần thiết cho một doanh nghiệp mới.

Điều kiện để xây dựng bộ phận nhân sự của bạn

Một bộ phận nhân sự không chỉ bao gồm các nhân viên nhân sự. Chính sách công ty, chính sách đãi ngộ, chính sách thuế, thủ tục tuyển dụng, thủ tục an toàn và nhiều thứ khác được tổng hợp lại tạo nên bộ phận nhân sự như thế nào.

Nhóm nhân sự, với sự trợ giúp của các tài liệu này, sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến phỏng vấn, giới thiệu, tiền lương, đánh giá hiệu suất của nhân viên, tăng lương và nhiều hơn nữa.

Nhưng tất cả những công việc này có thể được quản lý dễ dàng thông qua một phần mềm quản lý nhân sự tự động của ERP, hay còn được gọi tắt là phần mềm HRM. Phần mềm Quản lý Nhân sự được sử dụng rộng rãi ngay bây giờ, và đối với một công ty khởi nghiệp với một bộ phận nhân sự rất nhỏ, nó có thể là dễ dàng hơn

Bộ phận nhân sự cần làm gì khi thành lập?

Bắt đầu một bộ phận nhân sự là rất nhiều công việc và hầu hết mọi người không biết bắt đầu từ đâu. Nhưng bạn thật may mắn, tập hợp danh sách kiểm tra sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách bạn có thể bắt đầu một bộ phận nhân sự cho doanh nghiệp của mình.

1. Xác định văn hóa công ty của bạn

Văn hóa công ty là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Ví dụ: giả sử bạn thích làm việc độc lập, nhưng công ty của bạn chủ yếu thực hiện các dự án đòi hỏi làm việc theo nhóm mọi lúc. Điều này chắc chắn sẽ không phù hợp với bạn, phải không?

Văn hóa công ty nhất quán có thể xác định cách mọi người trong công ty nên hành động và cư xử. Bằng cách này, nhân viên biết chính xác những gì họ mong đợi khi họ gia nhập công ty của bạn. Không phải tất cả các nền văn hóa đều dành cho tất cả mọi người. Văn hóa công ty đúng có thể khiến một nhân viên hài lòng, trong khi văn hóa công ty sai khiến người khác ngược lại. Vì vậy, quyết định văn hóa công ty nhất định là quyết định đầu tiên bạn phải thực hiện trong khi xây dựng bộ phận nhân sự.

2. Tạo các vai trò và trách nhiệm công việc cụ thể

Sau khi xác định văn hóa công ty, điều tiếp theo bạn cần làm là tạo ra các vai trò & trách nhiệm công việc cụ thể. Khi mọi người đều biết trách nhiệm của mình là gì, họ sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều và công việc trở nên có tổ chức.

3. Thiết lập hệ thống phân cấp tổ chức

Không có công việc nào có thể được hoàn thành nếu không có sự giám sát thích hợp. Hệ thống phân cấp của công ty chỉ ra ai sẽ báo cáo với ai và ai sẽ giám sát ai. Bạn cũng sẽ cần tạo các phòng ban khác nhau để hoàn thành công việc và quản lý nhân viên một cách hiệu quả . Điều này rất quan trọng trong khi điều hành bất kỳ tổ chức nào.

Mặc dù nhiều tổ chức hiện đại đang áp dụng mô hình phẳng, có nghĩa là bạn không cần sơ đồ tổ chức. Tầm quan trọng của hệ thống phân cấp có tổ chức vẫn không thể bị bỏ qua, đặc biệt là đối với một công ty mới.

4. Xác định chính sách tuyển dụng

Công ty của bạn được đại diện bởi nhân viên của bạn. Điều quan trọng là bạn thuê ai, tại sao bạn thuê và cách bạn thuê . Đảm bảo những điều sau trong khi xác định chính sách tuyển dụng của bạn

• Tạo bản mô tả công việc rõ ràng cho mọi vai trò công việc. Nó sẽ giúp bạn tìm thấy những nhân viên phù hợp với bộ kỹ năng mà bạn đang tìm kiếm.
• Thuê nhân viên dựa trên kỹ năng của họ nhưng đảm bảo họ phù hợp với văn hóa cho tổ chức của bạn.
• Tạo một thư hẹn xin việc mô tả tất cả các điều khoản tuyển dụng để bạn có thể tránh bất đồng trong tương lai.

5. Tạo Chính sách Lương & tăng lương

Lương thưởng và tăng lương là hình thức động lực lớn nhất của một nhân viên, bạn có nghĩ vậy không? Để giữ chân những tài năng hàng đầu, hãy đảm bảo công ty của bạn cung cấp chế độ đãi ngộ công bằng cho họ. Tuy nhiên, ở góc độ nhân sự, có nhiều điều cần phải xem xét hơn trong khi quản lý bảng lương và tăng lương. Hãy cùng tìm hiểu sơ qua về chúng

• Phân tích mức lương trung bình của thị trường và đặt ra một ngưỡng cho số tiền bạn có thể chi tiêu cho một vai trò công việc nhất định. Đừng ngại cải biên một chút nếu bạn nghĩ rằng bạn đã có được người hoàn hảo cho công việc này.
• Tạo cơ cấu hỗ trợ bao gồm tiền thuê nhà, phí y tế, phương tiện đi lại, tiền thưởng và quỹ dự phòng.
• Tạo ra một vòng tròn lương để đảm bảo quá trình trả lương được thực hiện đúng thời hạn.
• Tạo chính sách ;ương thưởng dựa trên đánh giá hiệu suất.

6. Thiết lập Chỉ số Hiệu suất của Nhân viên

Chúng ta vừa nói về chính sách gia tăng dựa trên hiệu suất. Hãy giải thích điều đó một chút. Thực tế điều đó hoạt động như thế nào? Những gì bạn phải làm là tạo ra một hệ thống đánh giá hiệu suất có thể sử dụng để đánh giá hiệu suất của từng nhân viên sau một khoảng thời gian nhất định.

Hệ thống đánh giá hiệu suất phải dựa trên những kỳ vọng rõ ràng và chính xác từ một nhân viên sẽ giúp phát triển cả doanh nghiệp và nhân viên. Bạn không nên chỉ tạo một hệ thống đánh giá hiệu suất vì lợi ích của nó, vì nó có thể làm điều ngược lại trong việc tăng hiệu suất của công ty bạn.

7. Phần thưởng & Công nhận Thành tích

Bây giờ bạn biết tầm quan trọng của việc có một hệ thống đánh giá hiệu suất và đưa ra mức tăng phù hợp. Nếu một nhân viên thường xuyên hoạt động quá mức so với mức bạn đã đặt cho anh ta, thì mức tăng hàng năm là không đủ cho anh ta.

Giải thưởng hàng tháng hoặc hàng quý cho nhân viên xuất sắc nhất, kèm theo phiếu quà tặng và quyền lợi tiền tệ một lần, có thể tạo nên điều kỳ diệu trong việc tạo động lực cho nhân viên. Nó cũng có thể bắt đầu một cuộc cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên để làm việc tốt hơn. Bộ phận nhân sự cần có một hệ thống để tìm ra những nhân viên luôn làm tốt và xứng đáng được khen thưởng thay mặt cho công ty.

8. Sử dụng phần mềm HRM để quản lý tốt hơn

Thành thật mà nói, quản lý bộ phận nhân sự của một công ty không bao giờ là điều dễ dàng. Theo dõi tất cả các nhân viên và hiệu suất của họ là không thể theo cách thủ công, chưa nói đến việc đánh giá họ bằng cách sử dụng chỉ báo hiệu suất. Tuy nhiên, trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, điều đó không còn khó khăn nữa. Sử dụng một công cụ HRM hiệu quả có thể giải phóng bạn khỏi hầu hết các công việc. Ngoài ra, các giải pháp HRM cũng giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Một phần mềm HRM có thể lưu trữ tất cả thông tin nhân viên của bạn, theo dõi hiệu suất của họ dựa trên các nhiệm vụ và hoạt động đã hoàn thành. Nó cũng có thể giúp quản lý bảng lương, điều mà chắc chắn phải làm thủ công. Việc quản lý chấm công, nghỉ phép cũng trở nên thực sự đơn giản với giải pháp HRM phù hợp.

Ngoài ra, phần mềm HRM có thể giúp bạn thoát khỏi những công việc hành chính tốn nhiều thời gian. Thay vào đó, bạn có thể tập trung vào phúc lợi, sự phát triển và đào tạo của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn, xây dựng cầu nối giữa quyền hạn và nhân viên, v.v.

Nhìn chung , phần mềm HRM có thể giúp bạn quản lý nhiều nhiệm vụ khó một cách dễ dàng và đơn giản hóa toàn bộ quy trình nhân sự.

Bài viết liên quan: 

Quản lý nhân sự là gì & Cách quản lý nguồn nhân lực của bạn với ERP

Tại sao Quản lý Nhân sự lại Quan trọng đối với Doanh nghiệp?

Tin liên quan