Hàng tồn kho là một trong những thuật ngữ kế toán chính trong báo cáo tài chính. Nó được định nghĩa là hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn kinh doanh. Nó có thể bao gồm nguyên liệu thô, thành phẩm hoặc sản phẩm số lượng lớn được chia thành các phần nhỏ hơn và bán riêng lẻ. Hàng tồn kho cũng có thể bao gồm hàng hóa vô hình như phần mềm và ứng dụng di động.

Tầm quan trọng của Quản lý hàng tồn kho giúp các công ty kiểm soát hiệu quả cung và cầu. Nếu không có hệ thống quản lý hàng tồn kho thành công, các doanh nghiệp có thể gặp rủi ro giao hàng sai, thiếu hàng, tồn kho dư thừa, hư hỏng, chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng của khách hàng, v.v.

Ngược lại với phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý hàng tồn kho tập trung vào một quy trình chuỗi cung ứng duy nhất. Nó có thể tích hợp với các giải pháp hệ thống khác, bao gồm phần mềm điểm bán hàng (POS), vận chuyển và quản lý kênh bán hàng. Điều này giúp các công ty xây dựng một ngăn xếp tích hợp được cá nhân hóa có thể đáp ứng nhu cầu hàng ngày của họ.

Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu một số kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho có chọn lọc.

Quản lý hàng tồn kho hoạt động như thế nào?

Quản lý hàng tồn kho ERP là gì? Lợi ích, Tính năng và Công cụ

Ở cấp độ cơ bản, nhiều kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hoạt động bằng cách theo dõi sản phẩm, thành phần và các thành phần khác nhau giữa các nhà cung cấp, hàng tồn kho có sẵn, hàng hóa sản xuất và doanh số. Điều này đảm bảo rằng hàng tồn kho được sử dụng theo cách hiệu quả và hiệu suất nhất có thể. 

Hơn nữa, quản lý hàng tồn kho cung cấp dự báo và thông tin chi tiết theo thời gian thực để hiểu rõ hơn về số lượng sản phẩm đã bán, hàng tồn kho chưa bán và doanh số dự kiến ​​trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này giúp các công ty lập kế hoạch sản xuất tốt hơn và giúp quản lý hàng tồn kho theo cách tốt hơn .

Chúng ta hãy lấy một ví dụ để hiểu quy trình quản lý hàng tồn kho hoạt động như thế nào. TechUp quyết định thành lập một doanh nghiệp sản xuất và bán bàn gỗ. Mỗi chiếc ghế anh sản xuất cần bốn kích thước gỗ khác nhau. TechUp liên hệ với nhà cung cấp của mình và mua tám tấm ván gỗ với mỗi kích thước gỗ anh yêu cầu. Các tấm ván mua hiện đã được đưa vào kho hàng kinh doanh của TechUp.

Khi TechUp biến nguyên liệu thô thành bàn, anh ta tiến hành bán chúng. Mức tồn kho của TechUp bây giờ sẽ có sự thay đổi. Anh ta không chỉ cần theo dõi số lượng bàn đã bán mà còn phải theo dõi số lượng nguyên liệu thô anh ta có tại bất kỳ thời điểm nào, anh ta có thể sản xuất bao nhiêu bàn, anh ta có thể sản xuất nhanh như thế nào, anh ta có thể bán bao nhiêu bàn, v.v. 

Điều này giúp TechUp dự báo doanh số trong một khoảng thời gian nhất định và xác định lượng nguyên liệu thô cần thiết cho phù hợp.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Ngày nay, tất cả những thông tin chi tiết này đều có thể dễ dàng được lưu trữ trong phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi toàn bộ hàng tồn kho, đơn đặt hàng, lô hàng số lượng lớn, xe tải của nhà cung cấp, v.v. Dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ và nhu cầu của khách hàng, bạn thậm chí có thể dự báo nhu cầu với sự trợ giúp của giải pháp phân tích tiên tiến. 

Nó giúp bạn xác định lượng hàng tồn kho cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định để có thể đáp ứng nhu cầu kịp thời.

Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho quan trọng

Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình theo dõi hàng tồn kho hoặc mức tồn kho và sự di chuyển của hàng hóa. Nó bao gồm việc giao nguyên liệu thô cho nhà sản xuất, thực hiện đơn đặt hàng thành phẩm, v.v. Đây là một trong những khối xây dựng cơ bản của chuỗi cung ứng vì nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa dòng tiền và tăng lợi nhuận.

1. Số lượng đặt hàng tối thiểu

Số lượng đặt hàng tối thiểu, hay MOQ, là số lượng hàng hóa nhỏ nhất mà một doanh nghiệp bán lẻ phải mua để giữ chi phí tồn kho ở mức thấp. Thông thường, các mặt hàng tồn kho có chi phí sản xuất cao có MOQ thấp so với các mặt hàng giá rẻ, rẻ hơn và dễ sản xuất hơn. 

2. Phân tích ABC

Trong kỹ thuật quản lý phân tích ABC, bạn cần tính toán giá trị của các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Kỹ thuật tồn kho này chia hàng hóa thành ba loại khác nhau dựa trên tác động của chúng đến tổng chi phí tồn kho.

Các sản phẩm được phân loại như sau:

• Loại A: Chúng là sản phẩm có giá trị nhất của doanh nghiệp bạn và đóng góp tối đa vào lợi nhuận
• Loại B: Các sản phẩm trong các loại này nằm giữa các sản phẩm có giá trị cao nhất và thấp nhất. Chúng không có tác động lớn nhưng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty bạn.
• Loại C: Các sản phẩm này thường có giá trị thấp và mặc dù chúng quan trọng để tính toán lợi nhuận nhưng không có nhiều ý nghĩa khi xét riêng lẻ. 

Công thức để thực hiện phân tích hàng tồn kho ABC là

(Số lượng sản phẩm bán ra trong một năm)*(Chi phí cho mỗi sản phẩm)=Giá trị sử dụng hàng năm cho mỗi sản phẩm

3. Hàng tồn kho an toàn

Hàng tồn kho an toàn, còn được gọi là ‘hàng tồn kho đệm’ hoặc ‘hàng tồn kho dự phòng’, là hàng tồn kho dư thừa mà các công ty đặt hàng và giữ lại ngoài hàng tồn kho chu kỳ thông thường của họ. Điều này được thực hiện để ngăn ngừa tình trạng hết hàng và để đáp ứng bất kỳ biến động bất ngờ nào về nhu cầu. 

Các doanh nghiệp cũng duy trì lượng hàng tồn kho an toàn để khắc phục các vấn đề như sự chậm trễ tiềm ẩn của nhà cung cấp, dự báo nhu cầu không chính xác và những yếu tố không chắc chắn khác.

4. Theo dõi lô

Một cách khác để quản lý hàng tồn kho bao gồm theo dõi lô, trong đó các công ty có thể nhóm và giám sát các hàng hóa tương tự để theo dõi ngày hết hạn của hàng tồn kho hoặc theo dõi hàng hóa hết hạn, lỗi hoặc hư hỏng trở lại lô ban đầu của chúng. Các đặc điểm được sử dụng để nhóm các mặt hàng tương tự lại với nhau bao gồm ngày sản xuất, địa điểm, ngày hết hạn, nguồn chuỗi cung ứng và bất kỳ bộ phận hoặc nguyên liệu thô cụ thể nào được sử dụng.

Theo dõi lô hàng là một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả vì nó giúp cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho, theo dõi nhanh hơn các lô hàng hoặc mặt hàng cụ thể ngay cả sau khi chúng đã được bán và giúp tính toán hàng tồn kho, bao gồm cả FIFO và LIFO dễ dàng hơn.

5. Hàng ký gửi

Trong hàng tồn kho ký gửi, người gửi hàng đồng ý cung cấp hàng hóa cho người nhận hàng và người nhận hàng không phải trả trước chi phí tồn kho. Người gửi hàng cung cấp sản phẩm vẫn có quyền sở hữu, trong khi người nhận hàng chỉ trả tiền khi bán được hàng. 

Hàng tồn kho ký gửi là một lợi ích quản lý chuỗi cung ứng trong đó người gửi hàng hoặc nhà cung cấp giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi chúng được bán. Vì nhà bán lẻ không thực sự mua bất kỳ hàng tồn kho nào cho đến khi chúng được bán, nên các sản phẩm chưa bán được có thể được trả lại cho nhà cung cấp. 

6. Sản xuất tinh gọn

Sản xuất tinh gọn là một tập hợp rộng các hoạt động quản lý có thể áp dụng cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Đây là một quy trình sản xuất dựa trên ý tưởng giảm thiểu lãng phí trong một đơn vị sản xuất đồng thời tối đa hóa năng suất. Nó đảm bảo hiệu quả kinh doanh được cải thiện bằng cách loại bỏ mọi lãng phí và hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng khỏi hoạt động kinh doanh của bạn.

7. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho quan trọng giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu trong tương lai đối với sản phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường. Ngoài ra, nó cũng giúp ích cho nhiều yếu tố ảnh hưởng khác nhau như tính theo mùa, hành vi của người tiêu dùng và điều kiện kinh tế. 

Dự báo chính xác cho phép các công ty tối ưu hóa mức tồn kho, đảm bảo có đủ hàng khi cần đồng thời tránh chi phí liên quan đến tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng.

Các loại dự báo nhu cầu

• Phương pháp định tính: Dựa trên ý kiến ​​chuyên gia, nghiên cứu thị trường và thông tin chi tiết từ các nhóm tập trung.
• Phương pháp định lượng: Sử dụng các mô hình thống kê, dữ liệu bán hàng và phân tích xu hướng để dự đoán nhu cầu.

Dự báo nhu cầu đặc biệt quan trọng trong các ngành có nhu cầu thay đổi, chẳng hạn như thời trang hoặc công nghệ. Với các công cụ và phân tích phù hợp, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?

Quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho khi chúng di chuyển từ nhà cung cấp đến kho đến khách hàng của bạn. Năm giai đoạn của quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm mua hàng tồn kho, sản xuất hoặc chế tạo hàng tồn kho, giữ hàng tồn kho, bán thành phẩm và báo cáo chúng trên báo cáo tài chính của bạn.

Chúng ta hãy cùng hiểu rõ hơn từng bước trong năm bước này.

1. Mua hàng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho là mua hàng. Điều này bao gồm mua nguyên liệu thô có thể được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác hoặc mua hàng hóa không cần lắp ráp hoặc sản xuất để bán.

2. Sản xuất hàng hóa

Giai đoạn thứ hai trong quy trình quản lý hàng tồn kho là sản xuất hoặc chế tạo. Không phải tất cả các doanh nghiệp đều tham gia vào sản xuất. Ví dụ, một công ty kinh doanh hàng thành phẩm không có bất kỳ hàng tồn kho thực tế nào của riêng mình hoặc bán sản phẩm bán buôn và sẽ không yêu cầu bất kỳ hoạt động sản xuất hoặc chế tạo nào.

3. Nắm giữ hàng hóa

Giữ hàng tồn kho có nghĩa là lưu trữ hàng tồn kho của bạn trước khi sản xuất hoặc cho đến khi hàng hóa thành phẩm được bán cho người tiêu dùng cuối cùng. Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho các công ty không có hàng tồn kho của riêng mình và dựa vào người bán bên thứ ba để vận chuyển hàng hóa đến khách hàng của họ.

4. Bán hàng

Sau khi sản xuất và đóng gói xong, hàng hóa của bạn đã sẵn sàng để bán cho khách hàng cuối cùng. Quá trình này được gọi là bán hàng và bao gồm việc giao sản phẩm của bạn đến tay khách hàng và tính tiền cho sản phẩm đó.

5. Báo cáo

Báo cáo là giai đoạn cuối cùng của quy trình quản lý hàng tồn kho. Sau khi bạn đã bán hàng, đã đến lúc báo cáo chúng trên báo cáo tài chính của bạn. Hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là ‘ giá vốn hàng bán ‘ trong báo cáo lãi lỗ hoặc báo cáo thu nhập. 

Phần kết luận

Việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại, chẳng hạn như dự báo nhu cầu, mức PAR, đếm chu kỳ và luân chuyển hàng hóa, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho.

Những phương pháp quản lý hàng tồn kho này giúp doanh nghiệp duy trì độ chính xác của hàng tồn kho, giảm chi phí và cải thiện hiệu quả chung.

Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho này, các công ty có thể đi đầu trong một thị trường ngày càng cạnh tranh, biến các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho thành một khía cạnh quan trọng để hoạt động thành công.

Tin liên quan