Đã có lúc công việc theo dõi hàng tồn kho được thực hiện bằng giấy bút. Các công ty từng có những tủ tài liệu khổng lồ với hàng nghìn ngăn trên khắp cơ sở của họ. Quá trình lập hồ sơ phức tạp và tốn thời gian vì nhân viên phải sắp xếp các hồ sơ theo nhiều hạng mục khác nhau (Ngày cấp, phòng ban, người quản lý, trạng thái ưu tiên, v.v.). Cũng có một cơn đau đầu khác. Khi tủ vượt quá sức chứa, một số hồ sơ cần được di dời hoặc dọn đi để nhường chỗ cho tài liệu mới. Đây là lúc bạn cần biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Sự kém hiệu quả này đã kéo theo các quy trình kinh doanh dễ xảy ra lỗi và cuối cùng đã phải dừng lại. Tín dụng dành cho ERP và các giải pháp tự động hóa bắt đầu giải quyết các vấn đề kinh doanh thường xuyên và quan trọng. Các giải pháp này không chỉ giải quyết các vấn đề mà còn cung cấp độ chính xác và tính di động cho các tổ chức.

Các tính năng và thông số kỹ thuật của các giải pháp ERP khác nhau. Nhưng một giải pháp ERP tốt cho hàng tồn kho đảm bảo một số lợi ích tối thiểu cho tổ chức của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến những khía cạnh đó và cung cấp cho bạn một số mẹo có giá trị về cách quản lý tốt hơn khoảng không quảng cáo của bạn.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một phương pháp giúp các công ty biết họ sẽ có những gì, khi nào và bao nhiêu hàng trong khoảng thời gian đó. Hệ thống này theo dõi tất cả các thông tin về hàng tồn kho từ mua sắm tiết kiệm, quản lý đơn hàng cho đến khi chúng được hoàn thành.

Thực hành này cũng giúp bạn xác định xu hướng để không phải đối mặt với bất kỳ đơn đặt hàng tồn đọng nào hoặc hàng tồn kho dư thừa vì nó sẽ khiến công ty của bạn mất tiền, vì vậy bạn nên nhận thức đầy đủ về những điều sẽ xảy ra.

Tầm quan trọng và lợi ích của quản lý hàng tồn kho

Có nhiều lý do tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng. Có lẽ lý do quan trọng nhất là nó có thể giúp ngăn chặn tình trạng hết hàng. Khi lượng hàng tồn kho thấp, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng hết hàng, dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng. Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bằng cách giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và ngăn ngừa hàng tồn kho bị hết.

Vì vậy, khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng hết hàng, dẫn đến tăng doanh thu và hài lòng khách hàng. Đây là lý do tại sao khi bạn có một doanh nghiệp giao dịch với sản phẩm và khách hàng, việc quản lý hàng tồn kho phù hợp trở thành một phần cấp thiết trong quá trình thiết lập hoạt động kinh doanh của họ.

Các lợi ích chính của Quản lý Kho bao gồm:

• Doanh nghiệp có thể theo dõi trước mức tồn kho để tránh tình trạng hết hàng và thất thoát.
• Cải thiện dòng tiền do bán hàng thường xuyên từ hàng tồn kho, vì tiền mặt luôn luân chuyển trong hoạt động kinh doanh.
• Sự hài lòng của khách hàng do không cần phải chờ đợi để có được sản phẩm mà họ muốn đặt.

Thông tin chi tiết về quản lý hàng tồn kho hiệu quả với các giải pháp ERPNext

Như chúng ta đã biết, quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì nó giúp đảm bảo lượng hàng tồn kho được duy trì ở mức đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Nhưng trong bất kỳ doanh nghiệp nào, quy trình quản lý hàng tồn kho này có thể được tiến hành hiệu quả hơn với Giải pháp ERP, và đây là lý do:

Loại bỏ mục nhập dữ liệu lặp lại và không chính xác

Hệ thống ERP loại bỏ yêu cầu nhập dữ liệu tại mọi điểm của chuỗi kinh doanh. Hãy chia nhỏ nó cho bạn. Nếu bạn đang làm mọi thứ theo cách thủ công, nhân viên của bạn tại kho dự trữ phải đếm các sản phẩm và ghi lại nó.

Sau đó, nó sẽ được giao cho nhóm dữ liệu để nhập những con số này vào một bộ ứng dụng văn phòng. Trong trường hợp người quản lý đang sử dụng một giải pháp chuyên dụng để phân tích mẫu dữ liệu, họ sẽ phải tải lên lại tập dữ liệu từ điểm của họ.

Trong quá trình rườm rà này, khả năng cao là dữ liệu không chính xác. Một giải pháp ERP có thể cung cấp cho bạn một cách thoát khỏi vấn đề này. Bạn không phải nhập dữ liệu hàng tồn kho theo cách thủ công tại mọi thời điểm vì nó sẽ cung cấp phần mềm tích hợp nhiều lớp để hỗ trợ hoạt động của bạn.

Theo dõi sản phẩm của bạn một cách dễ dàng

Theo dõi sản phẩm là một phần chính của các thách thức quản lý hàng tồn kho. Chủ doanh nghiệp và người quản lý hàng tồn kho phải chịu trách nhiệm về mọi chuyển động trong kho dự trữ. Tại nhiều doanh nghiệp, số lượng đơn vị lưu giữ hàng hóa vượt quá con số hàng trăm.

Có thể hiểu, những sản phẩm này có kích thước, hình dạng khác nhau. Một số trong số chúng có thể là sản phẩm đóng chai trong khi một số khác có thể là các mặt hàng bánh đặc. Module phân phối chắc chắn sẽ thay đổi theo các thuộc tính này.

Với tình hình này, ERPTechUp có thể giúp bạn tránh được vô số rắc rối. Nó có thể cho phép bạn theo dõi chuyển động của họ đối với tất cả các sản phẩm của bạn trong một bảng điều khiển.

Dự báo tốt hơn với dữ liệu lịch sử

Việc lưu trữ dữ liệu trong hệ thống liên tục là một trong những tài sản kinh doanh lớn nhất. Nó giúp bạn tìm ra các xu hướng và mẫu tồn kho sản phẩm hữu ích của mình.

Dựa vào đó, bạn có thể đưa ra quyết định chính theo hướng dữ liệu cho từng SKU sản phẩm được lưu trữ trên các kho của bạn. Ví dụ: bạn có thể nghiên cứu dữ liệu lịch sử của một sản phẩm để hiểu nhu cầu theo mùa của sản phẩm và thiết kế các chiến lược tương lai cho phù hợp.

Một số giải pháp ERP cao cấp cung cấp bảng điều khiển phân tích với các tính năng dự báo. Hoặc bạn có thể xuất dữ liệu sang định dạng .csv và tạo mô hình dự báo của riêng bạn bằng Excel hoặc các giải pháp thống kê khác.

Đảm bảo sự phối hợp giữa Tìm nguồn cung ứng và Bán hàng

Một thách thức lớn của quản lý hàng tồn kho là đưa ra các quyết định liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng hàng hóa và bán hàng. Cần phải có sự cân bằng giữa hai điều này nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận. Ví dụ, bạn cần biết vào thời điểm nào trong ngày bạn có thể đủ khả năng để có một số lượng sản phẩm nhất định trong kho.

Nếu có sự không phù hợp, bạn có thể mất doanh số bán hàng hoặc có thể dẫn đến hàng tồn kho lỗi thời. Không có kịch bản nào trong số này là bất kỳ kịch bản thuận lợi nào cho một doanh nhân.

Tích hợp Module kế toán của bạn trong thời gian thực

Một giải pháp ERP vững chắc sẽ cho phép bạn tích hợp hệ thống hàng tồn kho với module kế toán. Lợi ích chính là bất cứ khi nào có chuyển động trong kho dự trữ, nó cũng phản ánh trực tiếp trong sổ tài khoản của bạn. Bằng cách này, bạn có thể nắm rõ hơn về chuỗi giá trị của mình và đưa ra quyết định dựa trên bức tranh tổng thể về doanh nghiệp của bạn.

Với tốc độ ngày càng tăng của internet, các công ty công nghệ đang hướng nhiều hơn vào các giải pháp thời gian thực. Nó bổ sung tính di động trong một tổ chức, do đó cho phép các nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ từ xa.

Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả với các giải pháp ERP phù hợp

Đây là một số lĩnh vực rộng lớn mà giải pháp ERP sẽ giúp bạn thực hiện. Nhưng bạn, với tư cách là người quản lý – chủ sở hữu doanh nghiệp nên khéo léo khi đưa ra quyết định. Có một số yếu tố sẽ ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận khả năng thích ứng với ERP trong công ty của mình.

Ngân sách tài chính, nguồn nhân lực, văn hóa tổ chức, quy trình kinh doanh , cơ sở hạ tầng – là một vài trong số những yếu tố này. Nó khác nhau giữa các tổ chức, đúng như vậy. Nhưng đây là một số câu hỏi thông minh mà bạn nên hỏi (bất kể công ty của bạn là gì) để đánh giá mức độ hiệu quả mà bạn đang quản lý khoảng không quảng cáo của mình.

• Loại hệ thống báo cáo nào được sử dụng trong khoảng không quảng cáo của bạn? Nó có cung cấp dữ liệu có thể hành động trong thời gian thực không?
• Nhà cung cấp / nhà cung cấp của bạn xử lý việc quản lý đơn hàng như thế nào?
• Hàng lỗi thời trung bình hàng ngày của bạn là bao nhiêu và bạn phải trả giá là bao nhiêu?
• Quy trình của bạn để loại bỏ hàng tồn kho lỗi thời / không tốt là gì?
• Bạn có phương pháp tiếp cận có hệ thống để dự báo nhu cầu / yêu cầu tồn kho tại một thời điểm cụ thể không?
• Làm thế nào để bạn điều chỉnh số lượng kho của bạn với dung lượng lưu trữ?
• Có quy trình có cấu trúc để duy trì tính bảo mật của quy trình và dữ liệu quản lý hàng tồn kho không?

Vì vậy, hãy dành thời gian của bạn để trả lời những câu hỏi này. Sau đó, đưa ra quyết định của bạn dựa trên phát hiện. Nó sẽ mở đường cho lợi nhuận và sự xuất sắc trong hoạt động trong tổ chức của bạn.

Bài viết liên quan:

Một số phương pháp hay nhất giúp quản lý kho hiệu quả!

Cách quản lý hàng tồn kho với giải pháp phần mềm ERP

Tin liên quan