Các vấn đề liên quan tới hệ thống CRM và cách khắc phục
15.04.2022Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) được cho là sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả nhóm của bạn bằng cách sắp xếp hợp lý các truy vấn của khách hàng và quản lý chúng một cách dễ dàng. Nhưng nếu bạn đang gặp phải các vấn đề khi sử dụng hệ thống CRM dẫn đến kết quả làm việc hiệu quả của nhóm, thì đó là một dấu hiệu xấu cho doanh nghiệp của bạn. Thành thật mà nói, đối mặt với các vấn đề về hệ thống CRM là rất phổ biến ngày nay. Có thể có một số lý do khiến bạn phải đối mặt với các vấn đề khi bạn đang sử dụng hệ thống CRM.
Nhưng để khắc phục những vấn đề đó, bạn cần làm theo một số lời khuyên từ các chuyên gia. Hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo đã được chứng minh để giải quyết các vấn đề thường gặp với hệ thống CRM và cách bạn có thể giải quyết chúng một cách chủ động.
Vì vậy, nếu bạn đang thất vọng với các vấn đề của hệ thống CRM và muốn giải quyết chúng để cải thiện doanh nghiệp của mình, hãy tiếp tục đọc bài viết này. Hy vọng rằng nó sẽ giúp bạn đưa ra các ý tưởng để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới bằng cách đảm bảo một hệ thống CRM phù hợp.
Tầm quan trọng của Hệ thống CRM trong một Công ty
Một xu hướng mới trong dịch vụ khách hàng là việc triển khai các hệ thống CRM. Nó cung cấp một cách để các công ty có được dữ liệu về khách hàng của họ, quản lý mối quan hệ của họ với những khách hàng này và hiểu được điều gì khiến họ thành công.
Hơn nữa, các công ty luôn tìm cách cải thiện quy trình làm việc nội bộ của họ. Một cách có thể được thực hiện là áp dụng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng đáng tin cậy. Một hệ thống CRM toàn diện sẽ giúp theo dõi tất cả khách hàng của bạn và những gì họ cần ở cấp độ cá nhân. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có cơ hội cung cấp dịch vụ tốt nhất cho tất cả khách hàng của mình.
Về cơ bản hơn, hệ thống CRM được sử dụng để theo dõi khách hàng và tương tác của họ với Doanh nghiệp của bạn. Bằng cách cung cấp tất cả thông tin trên một nền tảng có tổ chức, CRM cho phép dễ dàng đưa ra quyết định về dữ liệu khách hàng và dựa trên đó họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt cho các chiến dịch quảng cáo & tiếp thị trong tương lai của mình.
10 vấn đề phổ biến nhất của hệ thống CRM
1. Đánh cắp dữ liệu
An ninh là một vấn đề lớn. Mọi người đều quan tâm đến dữ liệu ngày nay. Từ chủ doanh nghiệp đến một người ngẫu nhiên có hồ sơ trực tuyến, ai cũng muốn giữ cho dữ liệu của mình được bảo vệ và an toàn. Và giá trị của dữ liệu là rất lớn.
Về mặt kinh doanh của bạn, dữ liệu công ty của bạn được cho là tài sản quý giá nhất mà bạn có. Vì vậy, nếu có bất kỳ cơ hội nào mà hệ thống CRM bạn đã chọn có thể làm rò rỉ dữ liệu của bạn, thì đó có thể là một tình huống tàn khốc cho bạn và cả công ty của bạn.
Và thành thật mà nói, có rất nhiều hệ thống CRM có tiếng xấu là mất bảo mật. Vì việc tham gia vào nền tảng CRM mới liên quan đến việc thu thập và chuyển dữ liệu dự trữ khổng lồ, bạn cần chắc chắn rằng bạn có một hệ thống mà bạn có thể tin tưởng.
2. Thiếu các chức năng mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu
Lựa chọn đối tác phù hợp là điều quan trọng đối với sự thành công của bạn, lựa chọn phần mềm phù hợp cũng vậy. Có thể hấp dẫn để chọn giải pháp phần mềm CRM rẻ nhất. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của công ty bạn thường đắt hơn nhiều so với việc chỉ mua phần mềm phù hợp ngay từ đầu.
Các công ty khác có thể mắc sai lầm ngược lại. Giống như, chi một khoản tiền nhỏ cho một hệ thống đắt tiền với hàng đống tính năng mà họ sẽ không bao giờ sử dụng. Chi phí là quan trọng, nhưng nó nên được xem xét thứ hai để tìm phần mềm CRM phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.
Vì vậy, khi bạn chuẩn bị mua một hệ thống CRM cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo rằng nó đi kèm với tất cả các chức năng cần thiết mà doanh nghiệp của bạn thực sự cần. Nếu bạn mua một hệ thống CRM mà không có phân tích phù hợp, nhân viên của bạn sẽ không thấy cần thiết phải sử dụng nó.
3. Mất nhiều thời gian để cập nhật hệ thống
Mặc dù quy trình sử dụng hệ thống CRM tương đối đơn giản, nhưng vẫn mất một khoảng thời gian và nhiều băng thông để di chuyển dữ liệu, đặc biệt nếu bạn có một kho thông tin khổng lồ cần di chuyển.
Ngoài ra, mọi người cần thời gian để làm quen với giải pháp CRM mới. Có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng trước khi một số thành viên trong Doanh nghiệp của bạn có thể tự mình giải quyết những thách thức khi sử dụng hệ thống CRM.
Bạn mong đợi những người tiếp thị của mình chốt được nhiều giao dịch nhất có thể. Nhưng nếu bạn cung cấp cho họ một công cụ ngốn một lượng lớn thời gian chỉ để cập nhật và không mang lại bất kỳ giá trị nào cho công việc của họ, thì đây thực sự sẽ là trò đùa lớn nhất trong bán hàng.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn một hệ thống CRM đơn giản và dễ bảo trì.
4. Định giá cao của một hệ thống CRM
Một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty đang cố gắng triển khai CRM phải đối mặt là chi phí liên quan đến việc mua, cài đặt và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm mới.
Giống như mọi chủ sở hữu công ty khởi nghiệp khác, bạn cũng đã nghe nói rằng phần mềm CRM mang lại lợi nhuận.
Điều đó không có nghĩa là bạn nên mua một hệ thống CRM có uy tín đi kèm với số lượng tính năng không giới hạn và một số tính năng thậm chí bạn sẽ không cần sử dụng. Bất kể khi nói loại hệ thống CRM này sẽ phá vỡ ngân hàng của bạn để mua hàng.
Hoặc, nếu bạn đã mua một loại CRM như vậy, bạn có thể bắt đầu hạ cấp nó. CRM hầu như luôn được định giá theo từng bậc. Một phiên bản cơ bản sẽ rẻ, trong khi một phiên bản nhiều tính năng hơn đòi hỏi đầu tư nhiều hơn đáng kể.
5. Quá phức tạp khiến nhân viên không sử dụng nó
CRM là phần mềm được phát triển cao, vì vậy người dùng và người vận hành có thể thiếu hiểu biết về CRM.
Hầu hết nhân viên không đến làm việc để chống lại hệ thống. Nếu người dùng từ chối hệ thống CRM thì doanh nghiệp cần hiểu vấn đề là gì. Trong hầu hết các trường hợp, điều này có thể bắt nguồn từ việc thiếu quyền quản lý đối với hệ thống CRM.
Nếu người dùng cảm thấy họ đang lãng phí thời gian cập nhật hệ thống thì họ sẽ ngừng sử dụng hệ thống đó.
Và đồng thời nếu bạn cần phân bổ các phiên chỉ để giáo dục nhân viên về cách sử dụng hệ thống CRM đã chọn, có thể bạn cũng sẽ không tìm thấy bất kỳ lý do gì để tiếp tục với hệ thống CRM của mình.
6. Thiếu hỗ trợ
Giả sử, bạn đã mua một hệ thống CRM và phát hiện ra một số chức năng không hoạt động bình thường, thì bạn sẽ làm gì! Rõ ràng, bạn sẽ nhờ nhóm hỗ trợ để có được các giải pháp.
Sau khi tạo một phiếu cho các vấn đề của bạn, nếu bạn cần đợi một thời gian dài để nhận được câu trả lời từ nhóm hỗ trợ, điều này có thể thực sự khiến bạn khó chịu. Việc thiếu hỗ trợ là một vấn đề rất phổ biến của hệ thống CRM. Điều này có thể không làm bạn hài lòng khi sử dụng hệ thống CRM.
Trong khi đó, bạn cũng có thể mất khách hàng của mình do không thể quản lý họ đúng cách.
Nhóm của bạn sẽ luôn có câu hỏi về hệ thống và phần mềm của bạn chắc chắn sẽ cần các bản sửa đổi và chỉnh sửa khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi. Các đối tác CRM của bạn cần luôn sẵn sàng trợ giúp bạn ở mọi bước.
Để tránh những trường hợp như vậy, trước khi chọn một hệ thống CRM, hãy kiểm tra xếp hạng của công cụ CRM đó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phiên bản miễn phí (nếu có) của phần mềm CRM đó để kiểm tra mức độ đáp ứng của nhóm hỗ trợ của họ.
7. Quản lý tích hợp
Mặc dù một số người dùng CRM tiềm năng hiểu những lợi ích mà hệ thống CRM mang lại trong cửa hàng, những người khác lại e ngại về những lỗ hổng tiềm ẩn trong hệ thống. Một số người dùng lo ngại rằng việc triển khai CRM sẽ không cung cấp chức năng tích hợp mà họ cần.
Do đó, họ cho rằng nó sẽ tạo ra khoảng trống trong việc hợp tác với tiếp thị, tạo khách hàng tiềm năng, quản lý truyền thông, bán vé, giao tiếp nội bộ và các chức năng kinh doanh quan trọng khác.
Tuy nhiên, nếu bạn kiểm tra danh sách tích hợp cung cấp công cụ CRM bạn đã chọn, bạn sẽ có thể xóa bỏ nghi ngờ này.
8. Mất dữ liệu
Một số CRM sử dụng máy chủ từ xa hoặc máy chủ của bên thứ ba để thu thập và lưu trữ hồ sơ của khách hàng . Các ứng dụng CRM được vận hành thông qua máy chủ của bên thứ ba có một số nhược điểm.
Điểm bất lợi là doanh nghiệp không có quyền kiểm soát dữ liệu và trong trường hợp tắt CRM từ xa, doanh nghiệp hoặc công ty sẽ không thể khôi phục hồ sơ.
Do đó, một hệ thống CRM không ổn định có thể dẫn đến mất doanh thu hàng nghìn đô la cho công ty. Để tránh những tổn thất đó, doanh nghiệp nên sử dụng các bản sao lưu cục bộ nếu sử dụng ứng dụng CRM do một công ty khác lưu trữ.
9. Sự phụ thuộc vào Đội ngũ IT
Không phải lúc nào đội ngũ CNTT cũng tham gia vào mọi giai đoạn của công ty bạn. Mặc dù chúng không thể thiếu trong việc hiểu các tính năng kỹ thuật và các khía cạnh chức năng, nhưng sẽ không hợp lý nếu hoàn toàn phụ thuộc vào chúng cho mọi thứ.
Nhóm bán hàng và tiếp thị cần hiểu rõ hơn về cách hệ thống sẽ hoạt động để đạt được các mục tiêu trong tương lai vì các bộ phận này là những người sử dụng chính của hệ thống CRM.
Ngày nay, có rất nhiều phần mềm CRM dựa trên đám mây hỗ trợ người quản lý truy cập dữ liệu khách hàng của họ từ xa.
Điều này giúp kết thúc giao dịch nhanh hơn. Bây giờ, đối với những chức năng này, nhóm IT có thể sẵn sàng hoặc không luôn sẵn sàng để hỗ trợ cho bạn. Do đó, tất cả các nhóm phải tham gia bình đẳng trong suốt thời gian thực hiện và di chuyển dữ liệu.
10. Chọn Giải pháp Sai
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng việc chọn sai giải pháp CRM có thể làm giảm năng suất nhóm của bạn. Các doanh nghiệp khác nhau có những mục tiêu khác nhau và những nhu cầu khác nhau.
Một trong những cân nhắc quan trọng nhất khi chọn một CRM là đăng ký một CRM phù hợp với kinh nghiệm và nền tảng kỹ thuật của nhóm của bạn. Thật không may, một số doanh nghiệp bỏ qua khía cạnh này do muốn đăng ký một hệ thống tiên tiến với một danh sách dài các tính năng.
Đừng quên mục tiêu của bạn và người bạn đang làm việc cùng và cho bất cứ khi nào bạn đang tìm kiếm phần mềm CRM.
Mẹo khắc phục tất cả những vấn đề này với hệ thống CRM
Bây giờ bạn có thể tự hỏi tại sao bạn cần sử dụng hệ thống CRM khi nó tạo ra tất cả những vấn đề này cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng đừng quên rằng nếu bạn thực hiện một phân tích chuyên sâu trước khi mua hoặc triển khai một công cụ CRM theo yêu cầu của mình, bạn sẽ không gặp phải một vấn đề nào mà chúng tôi đã đề cập ở trên.
Vì vậy, khi bạn chuẩn bị một hệ thống CRM cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có chiến lược sử dụng giải pháp CRM và giải pháp đi kèm với tất cả các tính năng cần thiết mà bạn thực sự cần để quản lý khách hàng của mình.
Nếu bạn có một doanh nghiệp vừa và nhỏ và muốn trải nghiệm một công cụ CRM không phức tạp , chúng tôi muốn đề xuất cho bạn hệ thống ErpTechUp CRM để quản lý khách hàng của bạn. Tại sao? Hãy để chúng tôi chỉ ra lý do.
Và đây là lý do tại sao bạn cần ErpTechUp cho doanh nghiệp của mình
Cung cấp cho bạn giao diện người dùng dễ sử dụng để quản lý dữ liệu khách hàng của bạn mà không cần phải có kinh nghiệm sử dụng công cụ CRM trước đây.
Nó đi kèm với 3 Module khác nhau nhưng riêng biệt: Quản lý Nhân Sự (HRM), CRM và Kế toán. Nếu bạn không muốn sử dụng HRM và Kế toán, bạn có thể chỉ cần ẩn các module này. Và bất cứ lúc nào bạn có thể kích hoạt các module này trong trường hợp bạn cần.
Dành cho bạn
Sử dụng hệ thống CRM cho doanh nghiệp của bạn là một bước đi thông minh để quản lý khách hàng của bạn đúng cách . Bạn sẽ hiếm khi tìm thấy bất kỳ doanh nghiệp nào không sử dụng công cụ CRM. Tuy nhiên, mối quan tâm chính là tìm ra công cụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải từ bỏ công cụ CRM của mình giữa chừng.
Để tìm ra công cụ CRM tốt nhất, bạn có thể dựa vào các đề xuất của chúng tôi. Hoặc, bạn có thể tự mình tìm kiếm và tìm thấy bằng cách so sánh các công cụ CRM khác theo yêu cầu của bạn.
Tin liên quan
Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả
Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]
Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng
Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]
7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]
