Hệ thống ERP là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để tích hợp tất cả các khía cạnh quản lý của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thiết kế và tối ưu hóa các quy trình của tổ chức. Việc triển khai một hệ thống ERP tưởng chừng như đơn giản, nhưng quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn. Một số bước chính cần xem xét khi triển khai hệ thống ERP là thiết kế chiến lược, xác định hệ thống, thiết kế chức năng, thiết kế quy trình, v.v.

Mỗi công ty có một hệ thống ERP khác nhau có thể thực hiện phức tạp. Để đạt được mục tiêu của việc thực hiện hiệu quả đòi hỏi bạn phải hiểu rõ các thành phần khác nhau liên quan đến quá trình, bao gồm các rủi ro và cân nhắc cần thiết, cũng như hiểu rõ về nhu cầu của bạn. Thực hiện theo các giai đoạn một cách đúng đắn giúp công ty có thể hiểu được tất cả những thách thức này và tốt hơn nhiều.

Hơn nữa, chi phí để triển khai ERP thành công đòi hỏi một tổ chức phải hiểu biết về tất cả các khía cạnh của quy trình, từ những gì họ đang tham gia vào việc họ sẽ sử dụng nó như thế nào. Và việc tuân theo các giai đoạn triển khai phù hợp của ERP cho phép các công ty nắm được các yếu tố quan trọng đó của chiến lược trước khi nó được áp dụng đầy đủ.

Việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp và tổ chức là điều cần thiết trong việc tối đa hóa hiệu quả của công ty. Nó yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận, kiến ​​thức ngành chi tiết và chú ý đến từng chi tiết. Vì vậy, việc nắm bắt trước các giai đoạn triển khai hệ thống ERP sẽ hợp lý hóa quy trình công việc này một cách đáng kể.

Các giai đoạn triển khai cần xem xét trong ứng dụng hệ thống ERP

1. Nghiên cứu thị trường để tìm ra sự phù hợp hoàn hảo

Trước khi đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của bạn bằng công cụ ERP, hãy đảm bảo nghiên cứu kỹ lưỡng về các giải pháp ERP hiện có trên thị trường. Đáng ngạc nhiên là không phải tất cả các ứng dụng ERP đều có thể phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Là những người kỳ cựu về ERP, chúng ta có thể nói rằng hầu hết các giải pháp ERP, ngay cả với các phiên bản cơ bản, đều đi kèm với vô số tính năng không phù hợp với tất cả các yêu cầu kinh doanh của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ phải trả tiền cho các tính năng mà bạn không có khả năng sử dụng.

Để thoát khỏi điều này, bạn phải nghiên cứu phần mềm ERP sẽ đảm bảo các yêu cầu kinh doanh của bạn và không cung cấp bất cứ thứ gì mà bạn sẽ không bao giờ cần.

2. Tuyển dụng một nhóm có kinh nghiệm về ERP

Cho dù bạn có bao nhiêu kiến ​​thức về bất cứ điều gì, bạn không thể thay thế kiến ​​thức của bạn bằng kinh nghiệm. Trong tương lai, một người có kinh nghiệm về các công cụ ERP sẽ biết tất cả những điều thực chất và những sơ hở của quá trình triển khai. Bằng cách đó, họ có thể dễ dàng xác định các điểm nghẽn và do đó có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Nếu bạn không có người có kinh nghiệm về ERP, đừng ngần ngại thuê chuyên gia tư vấn để hoàn thành công việc một cách trơn tru và nhanh chóng hơn.

3. Không nên kỳ vọng hiệu quả ngay trong thời gian đầu triển khai

Giả sử rằng bạn đã triển khai công cụ ERP cho doanh nghiệp của mình. Bây giờ, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn không thể thấy bất kỳ sự thay đổi nào. Đừng lo lắng! Đây là một kịch bản rất phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh lần đầu tiên triển khai giải pháp ERP.

Trên thực tế, các nhân viên sẽ cần một vài tuần để họ có thể biết tất cả các nguồn lực chưa được khai thác của một công cụ ERP và có thể sử dụng chúng cho phù hợp. Bên cạnh đó, theo thời gian, họ có thể quen với giao diện người dùng và các chức năng và có thể làm mọi thứ nhanh hơn so với những ngày đầu triển khai.

Hãy nhớ rằng, những thay đổi lớn sẽ không xảy ra trong một sớm một chiều.

4. Đảm bảo hệ thống ERP triển khai có tài liệu rõ ràng

Không quan trọng bạn đang triển khai loại hệ thống ERP nào trong doanh nghiệp của mình. Điều quan trọng nhất là “Hệ thống ERP mà bạn triển khai có tài liệu hướng dẫn đầy đủ hay không?”. Bây giờ, là một điều khá bình thường khi là một người dùng, bạn sẽ phải đối mặt với một vài tính năng khó sử dụng. Trong trường hợp này, bạn có thể nhận trợ giúp từ tài liệu chính thức từ nhà cung cấp ERP mà bạn đã chọn.

Một số giải pháp ERP cũng xuất bản các video hướng dẫn mà từ đó bạn có thể giải quyết những rắc rối của mình mà không tốn nhiều công sức.

5. Cập nhật hệ thống

Khi hệ sinh thái ERP đang phát triển liên tục, các nhà cung cấp giải pháp ERP có thể liên tục nâng cao các chức năng với các bản cập nhật liên tục. Về vấn đề này, bạn có thể nhận được các bản cập nhật qua phần mềm

Do đó, đừng bao giờ quên cập nhật công cụ ERP của bạn không chỉ để vá lỗi mà còn nâng cấp hệ thống đước tốt hơn

6. Luôn khám phá và tìm hiểu hệ thống

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn sẽ liên tục phải học hỏi từ những sai lầm phát sinh từ việc sử dụng hàng ngày. Ngoài ra, bạn nên luôn kiểm tra các khía cạnh chưa được khai thác của giải pháp.

Luôn nhớ rằng bạn có thể bỏ lỡ nồi vàng chỉ vì bạn đang thiếu một tính năng đơn giản hoặc có thể bạn không biết về tính năng đó.

Thực hiện đúng các giai đoạn sẽ giúp triển khai hệ thống ERP rút ngắn thời gian hơn

Như chúng tôi đã nói trong các bước triển khai ERP ở trên, bạn sẽ không nhận được ROI đáng kể nào trong những ngày đầu. Nhưng sau khi triển khai ERP trong một vài tháng, bạn sẽ được trải nghiệm nhờ tăng hiệu quả, giảm chi phí, đáp ứng đúng thời hạn và hơn hết là giữ chân được nhiều khách hàng hơn.

Như đã đề cập, triển khai hệ thống ERP là một quá trình cẩn thận, đòi hỏi bạn phải lập kế hoạch cẩn thận, kiên nhẫn và khả năng dành thời gian.

Lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai ERP vì nó ngăn chặn những trục trặc sau này, nhưng sự kiên nhẫn là điều tối quan trọng. Đừng để bị lừa bởi sự hào hứng khi triển khai hệ thống ERP; đảm bảo bạn có đủ thời gian để lập kế hoạch & thành công với dự án của mình.

Cuối cùng, chúng tôi chúc bạn may mắn tìm được phương pháp quản lý doanh nghiệp sau khi triển khai hệ thống ERP đúng cách theo các giai đoạn chính được thảo luận trong bài viết ngày hôm nay.

Nhân tiện, bạn có muốn triển khai một giải pháp ERP hoàn chỉnh cho doanh nghiệp của mình không? Hãy liên hệ với ErpTechUp để được tư vấn miễn phí!

Tin liên quan