Xác định và khắc phục các hạn chế về nguồn lực trong quản lý dự án
23.12.2021Nguồn lực là những gì bạn cần để thực hiện kế hoạch dự án của mình — con người, thiết bị và vật liệu. Quản lý các nguồn lực đó là một phần trong cách bạn thực hiện một dự án thành công.
Mỗi nhiệm vụ trong kế hoạch dự án của bạn sẽ có các nguồn lực của dự án như con người, thời gian và ngân sách kèm theo. Do đó, bạn phải biết tình trạng sẵn có của chúng để lên lịch cho chúng. Đó là một hạn chế về nguồn lực và người quản lý dự án phải học cách quản lý những ràng buộc đó để giữ cho dự án tiếp tục lâu dài.
Nguồn lực trong Quản lý Dự án là gì?
Hạn chế về nguồn lực là bất kỳ hạn chế hoặc rủi ro nào liên quan đến các nguồn lực của dự án. Xác định các ràng buộc quản lý tài nguyên này là một phần của giai đoạn lập kế hoạch dự án. Các ràng buộc về tài nguyên là rào cản có thể khiến dự án của bạn bị sai hướng và ngăn cản việc phân phối thành công.
Các ràng buộc tác động đến mọi khía cạnh của vòng đời dự án. Trên thực tế, những ràng buộc phổ biến nhất trong quản lý dự án được gọi là ràng buộc ba: Thời gian, chi phí và phạm vi. Các dự án có ngân sách (chi phí), thời hạn (thời gian) và người quản lý dự án phải biết chính xác dự án sẽ bao gồm những gì (phạm vi).
Trong khi ràng buộc ba là phổ biến nhất trong quản lý dự án, chúng không phải là những ràng buộc duy nhất. Bên ngoài những hạn chế về quản lý tài nguyên mà chúng ta đang nói đến ngày hôm nay, còn có chất lượng, sự hài lòng của khách hàng và những hạn chế khác. Tất cả chúng sẽ tác động đến dự án của bạn.
Quản lý tài nguyên dự án của bạn và có các công cụ để nhanh chóng phân bổ những gì cần thiết là những gì phần mềm quản lý dự án làm. Module Quản lý dự án trong ERP là một phần mềm cho phép bạn tổ chức, theo dõi và phân bổ tài nguyên để phù hợp. Quản lý tài nguyên của bạn bằng biểu đồ Gantt trực tuyến hoạt động liền mạch với các tính năng quản lý tài nguyên của chúng tôi. Hãy dùng thử ERP ngay hôm nay!
Các ràng buộc về nguồn lực
Các hạn chế về nguồn lực thường liên quan đến chi phí. Các ngân sách dự án xác định những kinh nghiệm và kỹ năng của đội bạn lắp ráp, cũng như các nguồn tài nguyên không phải con người bạn có thể có được.
Đó là lý do tại sao tính sẵn sàng là một thành phần quan trọng của các hạn chế về tài nguyên. Không cần quản lý sự sẵn có của tài nguyên và phân bổ tài nguyên trong một dự án, bạn có thể nhanh chóng tìm cho mình những tài liệu tuyệt vời — nhưng không có nhóm nào sử dụng chúng. (Hoặc, một nhóm chuyên gia không có thiết bị cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của mình.)
Do đó, chi phí, tính khả dụng và khả năng tiếp cận đều được kết hợp chặt chẽ với việc quản lý các hạn chế về nguồn lực trong một dự án. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến một dự án khi người quản lý dự án chịu trách nhiệm về các nhóm được phân bổ theo địa lý, điều này có thể làm phức tạp thêm quy trình quản lý tài nguyên.
Ràng buộc tài nguyên
Ràng buộc là các yếu tố hạn chế hoặc hạn chế việc sử dụng tài nguyên. Các ràng buộc về nguồn lực rất đa dạng, nhưng thường có một điểm chung; Giá cả. Mọi người, địa điểm và mọi thứ đều phải trả giá bằng tiền, cho dù bằng tiền lương, tiền thuê hay mua.
Nếu bạn đang làm việc trong một dự án xây dựng và cần thuê thiết bị hạng nặng vào tháng 3 để đào một con mương, nhưng tất cả máy móc đều còn hợp đồng cho đến tháng 3, đó là một hạn chế về nguồn lực. Bạn phải xác định và giải quyết những hạn chế này trong giai đoạn lập kế hoạch của vòng đời dự án.
Trong ví dụ trên, người quản lý dự án sẽ xem xét thiết bị dự trữ, có thể bằng cách chọn một công ty cho thuê thay thế. Dù bằng cách nào, họ nên đưa ra những quyết định này lâu dài trước khi bất kỳ cơ sở nào bị phá vỡ đối với dự án. Những quyết định đó được lập thành văn bản trong kế hoạch quản lý tài nguyên, là tài liệu lập kế hoạch dự án xác định cách thức quản lý các nguồn lực của dự án. Không làm như vậy là một cách chắc chắn để không đạt kế hoạch và chi tiêu vượt quá ngân sách của bạn.
Mẹo quản lý các nguồn lực
Bây giờ chúng ta đã hiểu các ràng buộc về tài nguyên, hãy thảo luận một số phương pháp hay nhất để sử dụng. Làm theo các mẹo quản lý dự án này có thể giúp bạn quản lý tài nguyên tổng thể:
- Hãy chiến lược: Trước khi quản lý bất cứ điều gì, bạn cần phát triển một chiến lược và đảm bảo nó phù hợp với chiến lược của công ty. Điều này đòi hỏi bạn phải biết những gì bạn đang cố gắng hoàn thành, cách bạn xác định thành công và điều gì sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình.
- Biết yêu cầu của dự án: Biết thời hạn, sự kiện quan trọng, mục tiêu, ngân sách của bạn và các đối thủ cạnh tranh chính. Việc thu thập các yêu cầu rất đáng để dành thêm thời gian và nỗ lực để thiết lập dự án của bạn thành công.
- Có kế hoạch dự phòng: Bạn có thể xác định và chuẩn bị cho những hạn chế về nguồn lực, nhưng sẽ luôn có những vấn đề về quản lý nguồn lực bất ngờ. Đừng để nó ngoài lề bạn. Có một kế hoạch B, C hoặc D cho những điều bất ngờ. Bạn có thể không biết điều gì sẽ xảy ra, nhưng bạn nên có một kế hoạch dự phòng để biết mình sẽ ứng phó như thế nào.
- Theo dõi thời gian: Các nguồn lực, giống như các dự án, bị giới hạn về thời gian. Bạn nên biết bạn sẽ cần chúng trong bao lâu và theo dõi thời gian bạn đang sử dụng chúng. Điều này rất hữu ích khi bạn đang giải quyết công việc lặp đi lặp lại. Có thể bạn không phân bổ đúng lượng thời gian.
- Ưu tiên: Không phải tất cả các nhiệm vụ đều như nhau và do đó, không phải tất cả các nguồn lực đều sẽ được phân bổ đồng đều. Hãy dành thời gian để ưu tiên công việc của bạn. Xác định sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng, đồng thời biết nỗ lực cần thiết để bạn có thể sắp xếp lịch trình của mình một cách hợp lý.
- Sử dụng Phần mềm Quản lý Dự án: Có phần mềm lập kế hoạch và theo dõi các nguồn lực của bạn giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn muốn các tính năng cung cấp cho bạn dữ liệu thời gian thực và giúp bạn dễ dàng phân bổ lại tài nguyên khi cần thiết.
Làm thế nào để lập lịch trình
Lập lịch hạn chế tài nguyên giải quyết các tình huống trong đó tài nguyên bị hạn chế và cho phép bạn nghĩ ra các cách để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Hoàn thành các dự án trong điều kiện hạn chế về nguồn lực đòi hỏi phải giải quyết vấn đề. Người quản lý dự án sáng tạo cần xem xét dự án và xác định cách chuyển nguồn lực để giải quyết các hạn chế. Để làm được điều này, các nhà quản lý dự án cần cân bằng bộ ba nguồn lực hạn chế, vì vậy điều này có thể có nghĩa là lấy từ ngân sách, lịch trình hoặc phạm vi. Cho dù sử dụng ràng buộc nào, kết quả cuối cùng phải là một dự án tiếp tục đáp ứng thời hạn và ngân sách của nó .
Các dự án có thể thất bại hoặc không thể hoàn thành nếu bạn không thể giải quyết các hạn chế về tài nguyên. Lập lịch hạn chế tài nguyên thường là một hành động cân bằng. Nếu bạn không thể thuê đủ người để sản xuất một sản phẩm và đáp ứng nhu cầu, thì bạn có thể tìm kiếm nguyên liệu rẻ hơn hoặc giảm lượng hàng tồn kho.
Tất nhiên, có những rủi ro đối với chất lượng của sản phẩm có thể giao của bạn và sự hài lòng là cơ sở khách hàng. Bạn cần phải tính đến tất cả các kết quả này khi thực hiện và điều chỉnh lịch trình.
Tin liên quan
Quản lý hàng tồn kho tự động là gì? Lợi ích và tính năng chính
Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến mất doanh số, tồn kho dư thừa và lãng phí tài nguyên. Dữ liệu cho thấy 43% doanh nghiệp nhỏ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công hoặc không theo dõi. Để giải quyết những thách thức này, các hệ thống quản […]
Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp: Tại Sao Nên Đầu Tư?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc triển khai phần mềm ERP không còn xa lạ với các doanh nghiệp, từ những công ty lớn đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Tại sao cần phải đầu tư vào phần mềm ERP? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu […]
Tầm quan trọng của dịch vụ CNTT thuê ngoài bạn đã biết?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, tầm quan trọng của phòng CNTT thuê ngoài đang ngày càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Việc tối ưu hóa nguồn lực và chi phí là một trong những yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn […]
