Xác định và khắc phục các hạn chế về nguồn lực trong quản lý dự án

23.12.2021

Nguồn lực là những gì bạn cần để thực hiện kế hoạch dự án của mình — con người, thiết bị và vật liệu. Quản lý các nguồn lực đó là một phần trong cách bạn thực hiện một dự án thành công.

Mỗi nhiệm vụ trong kế hoạch dự án của bạn sẽ có các nguồn lực của dự án như con người, thời gian và ngân sách kèm theo. Do đó, bạn phải biết tình trạng sẵn có của chúng để lên lịch cho chúng. Đó là một hạn chế về nguồn lực và người quản lý dự án phải học cách quản lý những ràng buộc đó để giữ cho dự án tiếp tục lâu dài.

Nguồn lực trong Quản lý Dự án là gì?

Hạn chế về nguồn lực là bất kỳ hạn chế hoặc rủi ro nào liên quan đến các nguồn lực của dự án. Xác định các ràng buộc quản lý tài nguyên này là một phần của giai đoạn lập kế hoạch dự án. Các ràng buộc về tài nguyên là rào cản có thể khiến dự án của bạn bị sai hướng và ngăn cản việc phân phối thành công.

Các ràng buộc tác động đến mọi khía cạnh của vòng đời dự án. Trên thực tế, những ràng buộc phổ biến nhất trong quản lý dự án được gọi là ràng buộc ba: Thời gian, chi phí và phạm vi. Các dự án có ngân sách (chi phí), thời hạn (thời gian) và người quản lý dự án phải biết chính xác dự án sẽ bao gồm những gì (phạm vi).

Trong khi ràng buộc ba là phổ biến nhất trong quản lý dự án, chúng không phải là những ràng buộc duy nhất. Bên ngoài những hạn chế về quản lý tài nguyên mà chúng ta đang nói đến ngày hôm nay, còn có chất lượng, sự hài lòng của khách hàng và những hạn chế khác. Tất cả chúng sẽ tác động đến dự án của bạn.

Quản lý tài nguyên dự án của bạn và có các công cụ để nhanh chóng phân bổ những gì cần thiết là những gì phần mềm quản lý dự án làm. Module Quản lý dự án trong ERP là một phần mềm cho phép bạn tổ chức, theo dõi và phân bổ tài nguyên để phù hợp. Quản lý tài nguyên của bạn bằng biểu đồ Gantt trực tuyến hoạt động liền mạch với các tính năng quản lý tài nguyên của chúng tôi. Hãy dùng thử ERP ngay hôm nay!

Các ràng buộc về nguồn lực

Các hạn chế về nguồn lực thường liên quan đến chi phí. Các ngân sách dự án xác định những kinh nghiệm và kỹ năng của đội bạn lắp ráp, cũng như các nguồn tài nguyên không phải con người bạn có thể có được.

Đó là lý do tại sao tính sẵn sàng là một thành phần quan trọng của các hạn chế về tài nguyên. Không cần quản lý sự sẵn có của tài nguyên và phân bổ tài nguyên trong một dự án, bạn có thể nhanh chóng tìm cho mình những tài liệu tuyệt vời — nhưng không có nhóm nào sử dụng chúng. (Hoặc, một nhóm chuyên gia không có thiết bị cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của mình.)

Do đó, chi phí, tính khả dụng và khả năng tiếp cận đều được kết hợp chặt chẽ với việc quản lý các hạn chế về nguồn lực trong một dự án. Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến một dự án khi người quản lý dự án chịu trách nhiệm về các nhóm được phân bổ theo địa lý, điều này có thể làm phức tạp thêm quy trình quản lý tài nguyên.

Ràng buộc tài nguyên

Ràng buộc là các yếu tố hạn chế hoặc hạn chế việc sử dụng tài nguyên. Các ràng buộc về nguồn lực rất đa dạng, nhưng thường có một điểm chung; Giá cả. Mọi người, địa điểm và mọi thứ đều phải trả giá bằng tiền, cho dù bằng tiền lương, tiền thuê hay mua.

Nếu bạn đang làm việc trong một dự án xây dựng và cần thuê thiết bị hạng nặng vào tháng 3 để đào một con mương, nhưng tất cả máy móc đều còn hợp đồng cho đến tháng 3, đó là một hạn chế về nguồn lực. Bạn phải xác định và giải quyết những hạn chế này trong giai đoạn lập kế hoạch của vòng đời dự án.

Trong ví dụ trên, người quản lý dự án sẽ xem xét thiết bị dự trữ, có thể bằng cách chọn một công ty cho thuê thay thế. Dù bằng cách nào, họ nên đưa ra những quyết định này lâu dài trước khi bất kỳ cơ sở nào bị phá vỡ đối với dự án. Những quyết định đó được lập thành văn bản trong kế hoạch quản lý tài nguyên, là tài liệu lập kế hoạch dự án xác định cách thức quản lý các nguồn lực của dự án. Không làm như vậy là một cách chắc chắn để không đạt kế hoạch và chi tiêu vượt quá ngân sách của bạn.

Mẹo quản lý các nguồn lực

Bây giờ chúng ta đã hiểu các ràng buộc về tài nguyên, hãy thảo luận một số phương pháp hay nhất để sử dụng. Làm theo các mẹo quản lý dự án này có thể giúp bạn quản lý tài nguyên tổng thể:

Làm thế nào để lập lịch trình

Lập lịch hạn chế tài nguyên giải quyết các tình huống trong đó tài nguyên bị hạn chế và cho phép bạn nghĩ ra các cách để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Hoàn thành các dự án trong điều kiện hạn chế về nguồn lực đòi hỏi phải giải quyết vấn đề. Người quản lý dự án sáng tạo cần xem xét dự án và xác định cách chuyển nguồn lực để giải quyết các hạn chế. Để làm được điều này, các nhà quản lý dự án cần cân bằng bộ ba nguồn lực hạn chế, vì vậy điều này có thể có nghĩa là lấy từ ngân sách, lịch trình hoặc phạm vi. Cho dù sử dụng ràng buộc nào, kết quả cuối cùng phải là một dự án tiếp tục đáp ứng thời hạn và ngân sách của nó .

Các dự án có thể thất bại hoặc không thể hoàn thành nếu bạn không thể giải quyết các hạn chế về tài nguyên. Lập lịch hạn chế tài nguyên thường là một hành động cân bằng. Nếu bạn không thể thuê đủ người để sản xuất một sản phẩm và đáp ứng nhu cầu, thì bạn có thể tìm kiếm nguyên liệu rẻ hơn hoặc giảm lượng hàng tồn kho.

Tất nhiên, có những rủi ro đối với chất lượng của sản phẩm có thể giao của bạn và sự hài lòng là cơ sở khách hàng. Bạn cần phải tính đến tất cả các kết quả này khi thực hiện và điều chỉnh lịch trình.

 

 

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ […]

21.02.2024 Xem thêm
Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện nay được xem xét trong danh sách các yêu cầu cơ bản để quản lý doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch đến quản lý, nó được sử dụng trong các dịch vụ sản xuất cốt lõi, quy trình tài chính, v.v. trong một tổ […]

15.02.2024 Xem thêm
Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Sự xuất hiện của điện toán đám mây, AI, máy móc và học tập kỹ thuật số đã bắt đầu một sự phát triển toàn cầu trong kinh doanh. Các tổ chức trên toàn thế giới đang triển khai các xu hướng công nghệ nhân sự mới để tạo ra một môi trường làm việc năng […]

05.02.2024 Xem thêm