Chúng ta luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc điều hành công việc kinh doanh của mình. Mọi công ty khởi nghiệp đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề. Họ vượt qua những rào cản này với sự giúp đỡ từ ý kiến ​​của các chuyên gia và kinh nghiệm thực tế cá nhân đã trải qua. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu của mình, chúng tôi sẽ chia sẻ một số vấn đề chính và giải pháp cho  các vấn đề phổ biến này.

Những rào cản chính và các Giải pháp có thể áp dụng ERP để giải quyết chúng

Không ai biết khi nào vấn đề phát sinh. Vì lý do đó, tất cả các Chủ Doanh nghiệp nào cũng cần phải chuẩn bị. Cách dễ nhất để xử lý một vấn đề là coi vấn đề như một công việc hàng ngày, phân tích vấn đề, hiểu tất cả các sự việc và giải quyết nó bằng một giải pháp thích hợp.

Đây là một số khó khăn chung trong vòng đời của một Doanh nghiệp:

 

1. Quản lý dòng tiền
2. Lưu trữ và chia sẻ tài liệu, dữ liệu 
3. Kiểm soát về hàng tấn giao dịch
4. Tuyển dụng những nhân viên tốt và hiệu quả nhất
5. Giữ liên lạc với khách hàng
6. Thách thức về quản lý dự án hiệu quả đảm bảo mọi deadline.
7. Theo dõi giờ làm việc của nhân viên
8. Nhập dữ liệu bằng cách đồng bộ hóa
9. Dễ dàng nhận thông tin từ nhân viên của mình.

1. Vấn đề quản lý dòng tiền

Tiền là một trong những thách thức hàng đầu. Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn về tài chính và khởi động dự án mà không có kế hoạch. Vấn đề tiền bạc phát sinh khi khách hàng giữ các khoản thanh toán, xuất hiện các khoản chi ngoài kế hoạch, các hóa đơn chưa thanh toán và nhiều hơn nữa.

Với sự giúp đỡ của một kế toán, bạn có thể giải quyết vấn đề này để lo tất cả các khoản tài chính và con số mà không cần phải tự quản lý tất cả. Nhưng việc trả lương cho một nhân viên kế toán đôi khi rất tốn kém, thêm vào đó là sự phức tạp khi phải xem xét, kiểm tra và thuê một nhân viên mới. Thay vào đó, sẽ dễ dàng hơn, rẻ hơn và dễ tiếp cận hơn, đó là có được một giải pháp trực tuyến tự động việc quản lý những con số.

Với giải pháp module kế toán của ErpNext, bạn có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ hệ thống, quản lý dòng tiền của mình. Bạn có thể tạo ngân sách hàng năm, thanh toán hóa đơn tự động, cảnh báo các khoản chi bất thường, v.v.

2. Quản lý tài liệu

Dù quy mô của doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay lớn, bạn không thể tránh khỏi việc quản lý tài liệu trở thành vấn đề lớn. Đó là bởi vì giấy là một vấn đề vật chất và nó có thể bị mất, bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng. Hơn nữa, phải mất nhiều thời gian để gửi và nhận các giấy tờ cho các bên liên quan khác nhau có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

May mắn thay, với sự trợ giúp của phần mềm ERPNext, tài liệu của bạn có thể dễ dàng được quản lý và thậm chí chia sẻ qua Cloud nội bộ công ty.

3.Các vấn đề về sổ sách, kế toán và tài chính

Nếu bạn cần giữ hồ sơ về giao dịch kinh doanh của bạn. Cho dù bạn tiếp thị và bán sản phẩm của mình giỏi đến đâu, nếu bạn không lưu giữ hồ sơ giao dịch của mình một cách hiệu quả thì bạn sẽ không thể đo lường bất kỳ khía cạnh nào về hiệu quả kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, việc tính toán liên quan đến quá trình kế toán đòi hỏi một số lượng kiến ​​thức kỹ thuật tốt. Ví dụ: bạn không thể tạo bảng cân đối thử trừ khi bạn là một người đam mê kế toán.

Việc áp dụng một Module trong ERPNext là đủ để duy trì việc ghi sổ và hoàn thành quy trình kế toán phức tạp một cách tự động. Có nghĩa là bạn không cần phải là một chuyên gia trong lĩnh vực kế toán.

Một tin tốt khác là các giải pháp ERPNext hiện đại đủ thông minh để tự tạo các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, v.v. Các báo cáo này sẽ hướng dẫn bạn đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng theo ý mình.

Hơn nữa, công cụ ERPNext có khả năng mở rộng phù hợp với nhu cầu kế toán của bạn với các chức năng quản lý hàng tồn kho, quản lý tài sản, hoàn trả và tính lương cho toàn bộ nhân viên công ty.

4. Tuyển dụng nhân viên

Tuyển dụng một nhân viên mới tài năng là một nhiệm vụ rất thách thức và khó khăn đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể xử lý các công việc liên quan đến tiếp thị nhưng anh ta không thể hỗ trợ khách hàng. Ngược lại, các nhân viên hỗ trợ không thể xử lý tốt nhiệm vụ tiếp thị.

Hơn nữa, tuyển dụng bao gồm việc tham gia các kỳ thi về thể chất, sắp xếp nhân sự và nguồn lực, thiết lập, tất cả đều đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian, sức lực và tiền bạc. Bằng cách sử dụng giải pháp tuyển dụng tự động, như ERP, bạn có thể đăng thông tin tuyển dụng, đánh giá trực tuyến, sắp xếp CV của ứng viên, theo dõi tất cả các tương tác với ứng viên và nhiều hơn nữa.

5.Giao tiếp và chăm sóc khách hàng

Chiến lược kinh doanh ngày nay xoay quanh nhu cầu của khách hàng. Từ khách hàng tiềm năng mới cho đến khách hàng trả tiền, bạn phải liên lạc với họ bằng email hoặc SMS hoặc thậm chí bằng cách gặp trực tiếp. Nếu bạn không giữ được liên lạc với khách hàng tiềm năng thì khả năng rất cao là họ sẽ tỏ ra lạnh nhạt với bạn.

Để đáp ứng mục đích này, bạn có thể sử dụng một công cụ tự động như CRM, là một phần của hệ thống ERPNext. CRM  có tích hợp sẵn và tự động nhắn tin, gửi email và các chức năng khác cần thiết để thiết lập một hệ thống liên lạc liền mạch giữa bạn và khách hàng của bạn.

Nhiều người trong chúng ta chỉ tin tưởng vào dịch vụ trước bán hàng. Nhưng truyền thống cũ này cần được thay đổi. Chúng ta cũng phải tập trung vào hỗ trợ sau bán hàng. Bằng cách cung cấp một dịch vụ sau bán hàng chất lượng, bạn có thể tạo ra những khách hàng trung thành. Thực sự khó khăn khi xử lý các yêu cầu của khách hàng và tất cả các vấn đề bằng tay đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Cảm nhận nỗi đau của một khách hàng. Cố gắng giải quyết vấn đề của họ bằng sự đồng cảm và quan tâm. Công cụ CRM (Customer Relationship Management) giải quyết hầu hết các vấn đề liên quan đến quản lý người dùng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Bạn cũng có thể dễ dàng giao tiếp với khách hàng thông qua trò chuyện trực tiếp hoặc gửi thư. Bạn cũng có thể theo dõi các đối tác B2B của mình .

6.Thách thức về quản lý công việc – dự án

Quản lý thời gian cũng là một thách thức lớn. Doanh nghiệp cần có ý thức hơn về thời gian.

Để tránh rủi ro có nhiều dự án thất bại hoặc công việc chưa hoàn thành, doanh nghiệp nên sử dụng Công cụ quản lý dự án. Bằng công cụ Quản lý dự án – Project manager, là một phần trong hệ thống ERPNext bạn có thể thiết lập những cột mốc quan trọng của mình. Bạn có thể dễ dàng tạo danh sách việc cần làm cho nhân viên của mình. Trong danh sách này, bạn có thể thêm khoảng thời gian, tiến trình, cơ sở nhận xét và nhiều hơn nữa. Phần mềm giúp bạn liên lạc với các đại lý của mình thông qua các tùy chọn nhắn tin nội bộ. Bạn có thể thảo luận về chi tiết nhiệm vụ được giao, kỳ vọng, mô tả trong phần nhận xét của từng đầu việc được giao. Công cụ này giúp bạn quản lý tốt tiến độ các dự án của bạn.

7. Quản lý chấm công và nghỉ việc

Theo dõi thời gian như khi nhân viên chấm công và để biết ai đang nghỉ theo cách thủ công hoặc bằng phương pháp bút và giấy đã trở thành một cách lỗi thời ngày nay. Một công cụ ERP không chỉ có thể theo dõi thời gian này mà còn tạo báo cáo về việc nhân viên đi làm và nghỉ việc. Ví dụ, bạn sẽ có thể biết thời gian làm việc trung bình của một nhân viên, thời gian làm thêm giờ , tổng số giờ làm việc , v.v.

Phần tốt nhất đến khi công cụ ERP có thể hiển thị các báo cáo này bằng đồ thị – biểu đồ thanh, biểu đồ, biểu đồ hình tròn, v.v.

8. Thông báo

Người ta thường thấy rằng để thông báo về một kỳ nghỉ đơn giản, giám đốc nhân sự cần viết thông báo đó vào một tờ giấy và phổ biến nó cho mọi bộ phận, điều này lại là một vấn đề tốn thời gian.

Tuy nhiên, rào cản này có thể dễ dàng được giải quyết bằng phần mềm ERP. Nhân viên của bạn không chỉ có thể xem thông báo trên bảng điều khiển phần mềm của họ mà còn có thể nhận thông báo trong hộp thư đến hoặc thậm chí trên tùy chọn nhắn tin trên điện thoại của họ.

Tin tốt là một số phần mềm ERP cung cấp dịch vụ tùy chỉnh cách bạn đưa ra thông báo. Có nghĩa là bạn chỉ có thể hiển thị thông báo cho các bộ phận hoặc nhân viên của bạn.

9. Đồng bộ hóa dữ liệu

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có hàng chục nghìn địa chỉ liên hệ trong hệ thống hiện tại của mình và muốn họ xuất hoặc nhập vào công cụ ERP mới của bạn? Nếu công cụ ERP mới của bạn không hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu thì bạn phải thực hiện thủ công, điều này có thể thực sự khó chịu và tốn thời gian.

May mắn thay, các công cụ ERP cực kỳ hiện đại sẽ cho phép bạn đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu quan trọng bao gồm cả danh bạ của hệ thống ERP hiện tại, giảm thiểu thời gian, tiền bạc và công sức quý báu của bạn.

Kết thúc

Những trở ngại mà chúng tôi đề cập ở đây là phổ biến nhất và thường gặp phải của các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn cũng đang gặp phải những vấn đề này, bạn có thể mua một hệ thống ERP để tiết kiệm thời gian quý báu, tiền bạc và công sức của bạn.

ERPTechUp rất vui khi được hỗ trợ Doanh Nghiệp của bạn!!!

Tin liên quan