Hướng dẫn sử dụng CRM cơ bản

22.11.2021

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc theo dõi thủ công các khách hàng tiềm năng và khách hàng của bạn bằng file excel và ghi chú ngẫu nhiên ở những nơi khác nhau trở nên gần như không thể. Phương thức này không chỉ tiêu tốn thời gian và nhân lực để quản lý. Điều này chỉ làm nhân viên của bạn mệt mỏi và khiến khách hàng của bạn thất vọng.

Bạn không muốn điều này xảy ra với bạn, phải không? Đó là lý do tại sao bạn cần một phần mềm CRM.

CRM là viết tắt của gì?

CRM là viết tắt của “Customer Relationship Management (quản lý quan hệ khách hàng)”. CRM của một phần mềm lưu trữ tất cả các tương tác với khách hàng tiềm năng và hiện tại – mọi thứ từ lượt truy cập đầu tiên của ai đó vào trang web hoặc tương tác với bạn qua một hình thức nào đó.

Lợi ích của CRM

1. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Việc cung cấp trải nghiệm mua hàng  sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết nhiều về khách hàng tiềm năng của mình. Nhìn thoáng qua mọi bài đăng trên website, email và sách điện tử mà họ đã mở hoặc đọc, cũng như các chi tiết chính như quy mô, vị trí và ngành dọc của công ty họ, sẽ mang lại cho bạn một bước tiến lớn.

Bạn có thể cá nhân hóa thông điệp của mình và cung cấp nhiều giá trị hơn ngay lần đầu.

2. Năng suất cao hơn

Với CRM, bạn có thể tự động hóa các tác vụ như ghi nhật ký cuộc gọi và hoạt động, báo cáo, tạo giao dịch, v.v.

Càng giảm được thời gian để làm các công việc hành chính, thì số giờ họ phải làm trước các khách hàng tiềm năng càng nhiều. Doanh thu của bạn sẽ tăng tương ứng.

3. Tăng cường cộng tác

Người quản lý bán hàng có thể biết ngay cách thức và thời điểm nhân viên bán hàng tiếp cận và theo dõi người mua. Dễ dàng triển khai các quy trình chăm sóc khách hàng cho hội nhóm của mình. Các nhân viên bán hàng trong cùng một nhóm có thể tìm hiểu học hỏi thêm những kỹ năng hay nhất của nhau, và hỗ trợ nhau bất cứ khi nào ai đó đi nghỉ phép hoặc bị ốm. Về cơ bản, một CRM tăng cường sự hợp tác và hiệu quả của đội nhóm.

4. Thông tin chi tiết hơn

Ngừng tự hỏi nhân viên bán hàng của bạn đang làm như thế nào. CRM sẽ cung cấp cho bạn cả bức tranh toàn cảnh và sâu sát về hiệu suất công việc, bao gồm tỷ lệ chuyển đổi toàn nhóm và cá nhân theo giai đoạn giao dịch, quy mô giao dịch trung bình, tốc độ giao dịch.

Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể làm với sự hỗ trợ từ những thông tin này về những gì đang hoạt động đúng và những gì có thể cải thiện hơn nữa.

Cách sử dụng CRM

Khi bạn đã triển khai CRM của mình, đã đến lúc bắt đầu hoạt động.

1. Thêm nhân viên bán hàng của bạn.

Bạn có thể nhận được tất cả các dữ liệu trong nhóm của mình bằng cách sử dụng CRM càng sớm thì dữ liệu của bạn càng chính xác và toàn diện.

Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong quá trình triển khai CRM phải là thêm người dùng phần mềm. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã giải thích giá trị của CRM – cụ thể là cách nó sẽ giúp nhân viên bán hàng của bạn mang lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn – và thu hút sự chú ý của họ. Chúng tôi khuyên bạn hãy chọn những nhân viên xuất sắc nhất và để họ sử dụng phần mềm, các nhân sự khác sẽ làm theo họ khi thấy hiệu quả vượt trội khi sử dụng phần mềm.

2. Tùy chỉnh cài đặt của bạn.

CRM của bạn phải phản ánh quy trình bán hàng của bạn. Điều đó có nghĩa là phản ánh chính xác các giai đoạn mà khách hàng trải qua từ “khách hàng tiềm năng” đến “cơ hội” đến “khách hàng”.

Tất nhiên, điều đó đòi hỏi bạn phải biết các giai đoạn đó ngay từ đầu. Nếu bạn không biết quy trình bán hàng của mình trông như thế nào, hãy dành vài tuần để quan sát và đo lường cách khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Điều gì phân biệt những người mua với những người chọn đối thủ cạnh tranh – hoặc không đưa ra quyết định? Mất bao lâu kể từ khi tiếp xúc ban đầu với nhân viên bán hàng đến khi ký kết thỏa thuận và các bước rời rạc ở giữa là gì?

Giả sử quy trình bán hàng của bạn được chia thành “Kết nối”, “Đạt tiêu chuẩn”, “Bản chào hàng” và “Kết thúc”. Tạo các giai đoạn giao dịch trong quy trình CRM của bạn cho từng giai đoạn. Bây giờ, bạn đã chuẩn hóa quy trình bán hàng cho các nhân viên kinh doanh của mình.

Tiếp theo, tạo các thuộc tính tùy chỉnh để lưu trữ dữ liệu của bạn. CRM của bạn sẽ có “thuộc tính” mặc định hoặc thông tin chi tiết điền vào chỗ trống về khách hàng tiềm năng của bạn. Ví dụ: phần mềm CRM đi kèm với các trường cho số điện thoại, địa chỉ email, ngày tạo (ngày họ vào hệ thống của bạn), thành phố, v.v.

Hầu hết các doanh nghiệp đều có các thuộc tính đặc thù mà họ muốn theo dõi. Để cung cấp cho bạn ý tưởng, có thể bạn muốn thêm một trường cho “Mã đơn hàng”, “Múi giờ làm việc”, “Sản phẩm đã mua” hoặc “Ngày sinh nhật”. Tạo các thuộc tính tùy chỉnh đó ngay bây giờ trước khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu hiện có nào vào CRM của mình.

3. Nhập địa chỉ liên hệ, công ty và giao dịch của bạn.

Rất có thể, bạn hiện đang sử dụng CRM hoặc các bảng tính Excel/Google Sheet khác để theo dõi các khách hàng tiềm năng và cơ hội của mình.

Hầu hết mọi CRM sẽ cho phép bạn cung cấp thông tin này bằng cách tải lên tệp CSV. Mỗi cột trong bảng tính của bạn phải khớp với một thuộc tính liên hệ trong CRM, do đó, dữ liệu của bạn sẽ lưu chuyển liền mạch giữa hệ thống cũ và mới.

4. Tích hợp các công cụ khác của bạn.

Thông tin tiếp thị, bán hàng và thông tin của khách hàng nên được tập trung trong CRM của bạn. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn 360 độ về khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn và cắt giảm việc nhập dữ liệu thủ công.

Dưới đây là một ví dụ về một quy trình không hiệu quả bằng cách sử dụng một số công cụ:

Một phần mềm CRM tốt là sẽ tự động kết nối trọn gói cho bạn từ khâu thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, xử lý quy trình gửi mail tự động, và hỗ trợ việc phân loại khách hàng trước khi chuyển đến tay của nhân viên kinh doanh một cách tự động.

Nếu chưa có phần mềm CRM tốt như vậy, bạn có thể sử dụng các công cụ tự động như n8n, Zapier để thiết lập việc luân chuyển dữ liệu giữa các phần mềm một cách tự động, thay vì nhập thủ công một cách vất vả.

5. Thiết lập trang Dashboard – báo cao tổng quan của bạn.

Bạn nên có một cái nhìn tổng quan rõ ràng về hiệu suất của CRM để bạn có thể giữ cho công việc phù hợp và đưa ra phương hướng và huấn luyện đội nhóm phù hợp. Đó là lý do tại sao trang tổng quan CRM rất tiện dụng: Nó giống như một bảng điều khiển mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Chọn thống kê nào xuất hiện trên trang tổng quan của bạn dựa trên mục tiêu và quy trình bán hàng.

Ví dụ: nếu nhóm của bạn được cho là bán nhiều sản phẩm X hơn trong tháng này, bạn có thể muốn xem bảng phân tích về đơn vị sản phẩm X đã bán so với sản phẩm Y. Hoặc nếu bạn đặt chỉ tiêu hoạt động cho đội ngũ kinh doanh của mình, bạn có thể muốn có một phần báo cáo cho “các hoạt động đã hoàn thành” trong ngày.

6. Bật báo cáo.

Là một giám đốc bán hàng, bạn đang dành rất nhiều thời gian để xem xét dữ liệu. Nhưng những nhân viên kinh doanh của bạn nên dành nhiều thời gian nhất có thể để bán hàng. Đó là lý do tại sao bạn nên tạo báo cáo email hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý.

Cân nhắc gửi email cho các hoạt động được thêm hoặc hoàn thành bởi từng nhân viên, email được gửi hoặc nhận bởi nhân sự đó, cuộc gọi được thực hiện bởi họ, giao dịch chốt thành công (hiển thị theo số lượng hoặc giá trị đơn hàng).

CRM của bạn là chìa khóa

Hướng dẫn này chỉ là sơ lược về những gì bạn có thể đạt được với hệ thống phần mềm CRM trong ERP. Và bạn bắt đầu càng sớm thì càng tốt – thực sự không bao giờ là quá sớm để sử dụng CRM.

 

 

Tag:
CRM
ERP
Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ […]

21.02.2024 Xem thêm
Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện nay được xem xét trong danh sách các yêu cầu cơ bản để quản lý doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch đến quản lý, nó được sử dụng trong các dịch vụ sản xuất cốt lõi, quy trình tài chính, v.v. trong một tổ […]

15.02.2024 Xem thêm
Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Sự xuất hiện của điện toán đám mây, AI, máy móc và học tập kỹ thuật số đã bắt đầu một sự phát triển toàn cầu trong kinh doanh. Các tổ chức trên toàn thế giới đang triển khai các xu hướng công nghệ nhân sự mới để tạo ra một môi trường làm việc năng […]

05.02.2024 Xem thêm