Hướng dẫn cơ bản về phần mềm quản lý dự án

07.12.2021

Việc bảo trì và vận hành dự án thành công dựa vào một người quản lý hiệu quả. Để dễ dàng toàn bộ quá trình, bạn có thể xem hướng dẫn về quản lý dự án phần mềm toàn diện.

Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể tăng năng suất của mình bằng cách tạo, sắp xếp và giao nhiệm vụ trong vòng vài cú nhấp chuột.

Những điều cần cân nhắc trước khi mua một phần mềm để quản lý dự án

Nếu bạn là người mua phần mềm Quản lý dự án thì bài viết này là nơi thích hợp để bạn có cái nhìn sâu sắc trước khi lựa chọn loại công cụ này. Bạn phải kiểm tra và xem xét một số thuộc tính chính để tìm ra phần mềm tốt nhất cho Quản lý dự án cho doanh nghiệp của bạn. Các thuộc tính này bao gồm:

Quản lý dự án hoàn hảo nên có tất cả các yếu tố này. Bởi vì thế giới công nghệ đang chuyển động rất nhanh và những yêu cầu trên sẽ giúp bạn bắt kịp tiến độ. Chúng tôi sẽ cố gắng cung cấp cho bạn hướng dẫn thích hợp về điều này ngay tại đây trong bài viết này.

Người mua đối với phần mềm quản lý dự án

Nếu bạn là người quản lý dự án thì bạn có thể dễ dàng liên quan đến tất cả các tính năng và đo lường giá trị sâu sắc của từng tính năng đó. Giống như trong cuộc sống thực, việc giám sát nhân viên, tổng quan các nhiệm vụ được giao, hoặc theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ không phải là dễ dàng. Vì vậy, mọi người phải sử dụng phần mềm hữu ích, chính xác thì một phần mềm quản lý dự án cần phải có những gì để xem xét nó cho công ty của bạn? Dưới đây là các chi tiết ngắn gọn để bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

– Không có giới hạn cho việc thêm thành viên

Trong một ứng dụng Quản lý dự án hoàn chỉnh, cần có vô số tùy chọn cho các nhiệm vụ, dự án và thêm vô số đồng nghiệp tùy theo nhu cầu của người dùng. Bên cạnh đó, bạn sẽ không bị tính phí dựa trên mỗi người dùng.

Điều này có nghĩa là bạn có thể xây dựng các dự án khác nhau trong một bảng điều khiển duy nhất và tất cả thông tin sẽ được hiển thị trong một dự án cụ thể. Vì vậy việc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.

– Theo dõi thời gian của một dự án

Một phần mềm Quản lý dự án phù hợp phải có khả năng theo dõi sự bắt đầu và kết thúc của một dự án đề ra. Ngoài ra, nên có một số tùy chọn để dừng, tạm dừng hoặc mục nhập tùy chỉnh vào dự án được chỉ định. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể tính toán tổng thời gian dành cho một nhiệm vụ.

Trình theo dõi thời gian không chỉ theo dõi thời gian dành cho một dự án cụ thể mà nó còn mô tả toàn bộ thông tin chi tiết về các nhiệm vụ. Vì vậy, bạn có thể dự đoán thời gian ước tính để hoàn thành nhiệm vụ.

Nó cũng phải cho phép nhân viên ở xa làm việc từ các thành phố khác hoặc sống ở nước ngoài. Như bất kỳ dự án nào sẽ không bị ảnh hưởng do sống ở các múi giờ khác nhau.

– Quản lý các công việc đã hoàn thành hoặc đang thực hiện

Nếu phần mềm Quản lý Dự án có thể triển khai theo dạng biểu đồ thì bạn có thể dễ dàng biết được những gì đang xảy ra trong dự án của mình trong đó. Theo cách thủ công, bạn cần thu thập tất cả các nhiệm vụ và thời gian cần thiết của một dự án theo biểu đồ. Một công cụ quản lý dự án phải có tính năng này trong phần mềm

– Kiểm tra Quy trình làm việc

Quy trình làm việc của từng nhân viên phải được hiển thị. Trong trường hợp, một chủ đề mới xuất hiện trong đầu bạn và bạn muốn tạo một nhiệm vụ mới ngay lúc đó. Vì vậy, phải có một lựa chọn để thực hiện các dự án khác nhau ngay lập tức.

Bảng Kanban có thể cung cấp cho người dùng cơ hội để xây dựng loại dự án tức thì này. Về cơ bản, nó được thiết kế dựa trên cách thức duy trì và phát triển dự án của người Nhật. Và, tiện ích mở rộng này sẽ giúp bạn theo dõi tất cả các nhiệm vụ của mình và sắp xếp chúng theo trạng thái hiện tại của chúng. Ngoài ra, bạn có thể xây dựng bảng tùy chỉnh nếu bạn cần. Vì vậy, phần mềm Quản lý dự án tốt nhất phải có tiện ích bổ sung này.

– Đánh giá năng suất hàng tháng

Nên có một lịch đặc biệt, nơi người quản lý có thể xem các mốc thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng về nhiệm vụ của bạn. Tại đây, bạn có thể xem các nhiệm vụ đang thực hiện, đã hoàn thành và quá hạn.

Báo cáo này có thể giúp bạn biết năng suất hàng tháng của một công ty. Ngoài ra, năng suất của từng công nhân có thể được nhìn thấy trong lịch công việc.

– Xem tất cả các tệp dự án của bạn

Trong trường hợp, bạn muốn xem toàn bộ tệp dự án, thì bạn có thể sẽ phải đi đến từng dự án, bên trong mỗi tệp và tìm xem ai đang làm việc trên đó. Vì vậy, trong công cụ Quản lý dự án, bạn phải xem tất cả các tệp dự án của mình ở một nơi.

– Tạo ra các cột mốc quan trọng

Công cụ Quản lý dự án phải có khả năng thiết lập các mốc quan trọng. Trình theo dõi cột mốc có thể tạo ra các cột mốc quan trọng mà dự án của bạn cần. Chỉ định danh sách nhiệm vụ cho mỗi cột mốc và hoàn thành nó theo đúng thời hạn có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ kịp thời. Ngoài ra, bạn có thể cẩn thận một chút khi một cột mốc đang bị tụt lại phía sau. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng phần mềm Quản lý dự án có các tính năng quan trọng trước khi mua nó.

Một phần mềm quản lý dự án đáng tin cậy là những gì bạn cần!

Phần mềm phù hợp có thể đưa doanh nghiệp hoặc dự án của bạn lên một tầm cao mới. Chúng tôi nghĩ rằng bây giờ bạn sẽ hiểu những yếu tố cần thiết phải có trước khi chọn Phần mềm quản lý dự án phù hợp.

Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên chọn phần mềm quản lý dự án của ERPNEXT vì bạn có thể quản lý hầu như các dự án của bạn. Quan trọng hơn, bạn có toàn quyền truy cập, quyền riêng tư và quyền kiểm soát của mình.

Bài viết liên quan:
Làm thế nào để chọn phần mềm Quản lý Dự án tốt nhất
Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ lâu đã là trụ cột của các tổ chức lớn. Nó tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất. Khoảng 94% doanh nghiệp áp dụng ERP tổng hợp để […]

27.05.2024 Xem thêm
Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án nổi lên như một khuôn khổ quan trọng để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát hiệu quả các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức và góp phần vào sự thành công bền vững. Điều này rất cần thiết vì 70% dự án không […]

21.05.2024 Xem thêm
Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Phân tích dữ liệu (Data Analytics) đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quy trình ra quyết định. Nó liên quan đến việc sử dụng phân tích thống kê và học máy để phân tích các tập dữ liệu lớn. Theo nghiên cứu, thị trường quản lý tài sản toàn cầu được […]

13.05.2024 Xem thêm