Bạn đang xử lý nhiều dự án cùng một lúc? Bạn có đang căng thẳng với việc nhiều dự án?

Sau đó, đã đến lúc tự động hóa hoặc ghi lại các hoạt động dự án của bạn trong một phần mềm quản lý dự án . Nhưng làm thế nào bạn có thể chọn giải pháp quản lý dự án phù hợp từ danh sách dường như vô tận các công cụ quản lý dự án trên thị trường?

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các cách để lựa chọn giải pháp quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao Doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý dự án?

Câu trả lời ngắn gọn là để tăng hiệu quả và dễ dàng hơn trong cách bạn quản lý các dự án của mình.

Đặt mục tiêu

Bạn cần đặt ra các mục tiêu hoặc cột mốc quan trọng cho các dự án của mình nếu không các dự án của bạn có nhiều khả năng thất bại. Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn thiết lập các mục tiêu hoặc các mốc quan trọng một cách dễ dàng.

Hoàn thành dự án đúng hạn

Bạn không thể giành được trái tim của khách hàng trừ khi bạn hoàn thành dự án của mình đúng hạn. Đây là nơi mà một phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn hoàn thành dự án trong thời gian đề ra

Thay thế biểu đồ truyền thống

Biểu đồ là một công cụ tuyệt vời để ghi lại, giám sát và điều chỉnh các hoạt động dự án của bạn. Nhưng vấn đề là nó không đủ năng động để tiết kiệm thời gian của bạn . Ví dụ: nếu bạn định đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn sẽ cần phải viết nó ở mọi nơi theo cách thủ công, điều này gây trở ngại cho cách quản lý các dự án nhanh

Giao tiếp với đội ngũ một cách dễ dàng

Khi nói đến quản lý dự án, giao tiếp là tiện ích mong muốn nhất đối với người quản lý dự án. Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên trong nhóm kinh doanh phải thường xuyên đến gặp các nhà phát triển chỉ vì một truy vấn “Có hoặc Không”? Chắc chắn, một cách tuyệt vời để lãng phí thời gian quý giá và hiệu quả!

Giám sát hoạt động của các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên của bạn

Giải pháp Quản lý dự án là một cách tuyệt vời để biết ai đang làm việc trên giai đoạn nào. Với trang tổng quan quản lý tác vụ chính thức, bạn cũng có thể có được chế độ xem đồ họa về các hoạt động diễn ra bên trong nhóm của mình.

Làm thế nào để chọn đúng Phần mềm Quản lý Dự án?

Trước khi chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp , bạn có thể cần phải tự mình xác định các điểm khó khăn của doanh nghiệp mình khi chưa áp dụng phần mềm quản lý dự án. Sau khi đọc hướng dẫn dưới đây, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có thể điều chỉnh nhu cầu kinh doanh của mình với phần mềm quản lý dự án phù hợp.

1. Lập hóa đơn hoặc lập ngân sách

Bất kể loại dự án bạn đang làm là gì, bạn phải tạo hóa đơn cho khách hàng của mình . Một phần mềm quản lý dự án tốt sẽ bổ sung tính năng lập hóa đơn hoặc lập ngân sách bằng cách tạo chi phí tỷ lệ dự án với tỷ lệ theo giờ và theo hợp đồng.

2. Hệ thống bảo mật mạnh mẽ

Ngay cả khi bạn không xử lý các dự án có tính bảo mật cao, bạn sẽ muốn giữ cho công việc của mình an toàn và bảo mật mọi lúc.

Cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng quản lý dự án ngoại tuyến hay trực tuyến, bạn phải suy nghĩ về các vấn đề bảo mật trước khi quá muộn. Ngay cả khi bạn đang sử dụng một ứng dụng quản lý dự án tuyệt vời, bạn vẫn có thể bị rò rỉ thông tin dự án bởi những tin tặc (hacker)

3. Truy cập trực tuyến thông qua thiết bị di động

Khi phần mềm  trên internet ngày càng trở nên phổ biến và thịnh hành ngày nay, mọi người đang dần từ bỏ các ứng dụng phát triển trên máy tính để bàn và áp dụng các giải pháp dựa trên đám mây để làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. Và điều này cũng không ngoại lệ khi nói đến quản lý dự án.

May mắn thay, các giải pháp quản lý dự án dựa trên trực tuyến thực sự có thể tiết kiệm thời gian trong ngày của bạn bằng cách cho phép bạn làm cả hai. Bạn có thể giao tiếp từ thiết bị di động của mình bằng email và thảo luận về các tùy chọn.

4. Cộng tác với Đồng đội

Ngay từ khi bắt đầu các dự án của mình, bạn phải giao tiếp với đồng nghiệp của mình để đưa và nhận thông điệp cũng như tiếp tục thảo luận. Đây là một điều khá cần thiết để nhóm của bạn có thể cống hiến hết sức mình.

5. Giao diện người dùng trực quan

Một hệ thống quản lý tuyệt vời không gây nhầm lẫn cho người dùng với một giao diện khó sử dụng. Giao diện người dùng được phát triển tốt có nghĩa là bạn sẽ phải mất ít thời gian hơn để làm quen với việc sử dụng nó.

Việc giảm buổi đào tạo cho những người dùng sử dụng giải pháp là điều cần thiết.

6. Khả năng tùy chỉnh

Khi nói đến quản lý các dự án, không có một quy mô nào phù hợp với tất cả các giải pháp hiện có. Bạn nên đặt công cụ quản lý dự án phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn. Vì vậy, bạn phải xem xét khía cạnh khả năng tùy chỉnh của các giải pháp bạn sẽ chọn.

7. Khả năng được tích hợp

Không bao giờ giải quyết chỉ với các tính năng cốt lõi của một giải pháp quản lý dự án. Trước khi sử dụng phần mềm quản lý dự án, bạn phải biết liệu phần mềm có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.

Kết luận

Trước khi mua một phần mềm quản lý Dự án, bạn có thể kiểm tra các tính năng hoặc chức năng của nó bằng cách dùng thử . Điều này khá hữu ích cho cả bạn và các thành viên trong nhóm của bạn. Như một phần thưởng bổ sung, bạn có thể lấy ý kiến ​​từ nhân viên hoặc đồng đội của mình xem giải pháp quản lý dự án có phù hợp hay không.

 

Tin liên quan