Mỗi dự án bao gồm một số nhiệm vụ cần được thực hiện bởi nhiều bên liên quan trong giới hạn về thời gian và nguồn lực. Mọi dự án cũng đi theo một con đường được xác định rõ ràng. Các nhà quản lý cố gắng điều hành một dự án mà không hiểu đúng các chi tiết này và trình tự của chúng sẽ trở nên quá tải và không hiệu quả.

Cách thực sự duy nhất để quản lý các dự án, dù là ngắn hạn hay đang diễn ra, là có một lộ trình được xác định rõ ràng. Đây là lý do tại sao quản lý dự án là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ dự án nào.

Quản lý dự án thiết lập một vòng đời rõ ràng cho một dự án bất kể quy mô. Bằng cách tuân theo vòng đời của dự án trong quản lý dự án, người quản lý dự án có thể điều hành dự án một cách liền mạch từ đầu đến cuối. Thống kê cho thấy 61% các nhà quản lý dự án áp dụng phương pháp dự án xác định cho từng dự án . Để giúp bạn hiểu 5 giai đoạn quản lý dự án này, chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về chúng.

Nhưng trước khi hiểu định nghĩa vòng đời dự án và các giai đoạn của vòng đời dự án, chúng ta hãy khám phá định nghĩa và tầm quan trọng của quản lý dự án.

Tổng quan về quản lý dự án

Quy trình Quản lý dự án là phương pháp lập kế hoạch và thực hiện một dự án từ đầu đến cuối. Nó liên quan đến việc tổ chức các nguồn lực như con người, thời gian, tài sản trí tuệ và tiền bạc để đáp ứng thỏa đáng nhu cầu của khách hàng. Các ngành như Công nghệ thông tin, Xây dựng, Kỹ thuật, Chăm sóc sức khỏe, Giải trí thường sẽ sử dụng Module Quản lý dự án thường xuyên.

Các dự án có các mục tiêu cụ thể nhằm giải quyết vấn đề cho khách hàng. Họ cũng có một phạm vi được xác định rõ ràng và hạn chế tài nguyên. Công việc của người quản lý dự án là làm việc với nhóm của họ trong phạm vi và giới hạn đã xác định để hoàn thành các mục tiêu của dự án đúng hạn theo sự hài lòng của khách hàng. Họ cũng thực hiện kiểm tra chất lượng và đảm bảo liên lạc thông suốt giữa các bên khác nhau.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm đưa dự án vào cuộc sống và hoàn thành nó. Họ có thể chọn một phương pháp phù hợp nhất với dự án và ngành, như Quản lý dự án linh hoạt hoặc Quản lý dự án tinh gọn . Họ cũng quyết định Phần mềm quản lý dự án nào hữu ích nhất dựa trên loại và mục tiêu của dự án để đảm bảo hiệu suất dự án cao.

Một dự án là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều thách thức, nhiều chi tiết nhỏ và nhiều bên liên quan. Quản lý dự án đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh này được quản lý liền mạch và dự án diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.

Vòng đời quản lý dự án là gì?

Vòng đời quản lý dự án là một lộ trình có hệ thống để các nhà quản lý bắt đầu, thực hiện và hoàn thành một dự án. Định nghĩa về vòng đời của dự án liên quan đến việc tổng hợp từng bước các phương pháp hay nhất trong từng giai đoạn trong năm giai đoạn quản lý dự án.

Mục đích của vòng đời quản lý dự án là trang bị cho người quản lý dự án các công cụ và cấu trúc để quản lý từ đầu đến cuối của một dự án. Nó chia nhỏ quy trình thành nhiều giai đoạn quản lý dự án mà người quản lý dự án có thể giải quyết từng giai đoạn một.

Có một số ví dụ về vòng đời dự án như các dự án (Xây dựng-Kinh doanh-Chuyển giao) cho cơ sở hạ tầng, phát triển và triển khai phần mềm, xây dựng các dự án nhà ở, v.v., trong đó có thể thấy 5 giai đoạn quản lý dự án.

Tầm quan trọng của các giai đoạn vòng đời dự án là chúng đề cập đến mọi chi tiết mà người quản lý dự án có thể cần để thực hiện dự án. Mỗi giai đoạn hướng dẫn người quản lý dự án thông qua các hoạt động cần thiết một cách có tổ chức. Việc tuân theo mô hình vòng đời phát triển dự án có thể giúp người quản lý dự án đưa ra đầu ra chất lượng cao và tránh lãng phí tài nguyên.

Xem thêm: 15 kỹ thuật quản lý dự án tốt nhất cho người mới trong năm 2023

Tầm quan trọng của các giai đoạn quản lý dự án

Mọi tổ chức, bất kể quy mô, quản lý các dự án trong suốt năm giai đoạn này. Vì vậy, các giai đoạn rất quan trọng đối với mọi tổ chức để đảm bảo các dự án được quản lý thành công và đạt được các mục tiêu mong muốn. Dưới đây là một số khía cạnh sẽ giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của các giai đoạn quản lý dự án.

• Nó làm cho các nhóm liên kết với dự án tập trung hơn. 
• Vì mọi hoạt động đều được xác định trước trong giai đoạn lập kế hoạch, nó dẫn đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
• Với việc lập kế hoạch hiệu quả cho các giai đoạn, vòng đời quản lý dự án được sắp xếp hợp lý và có thể đạt được kết quả mong muốn trong quá trình kết thúc dự án. 
• Với các giai đoạn quản lý dự án, các tổ chức có thể đảm bảo rằng kết quả của từng giai đoạn sẽ đưa tổ chức đến gần hơn với việc đạt được các mục tiêu của mình.
• Với sự vận hành thành công của từng giai đoạn, tổ chức đảm bảo rằng các nhóm sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo cho đến khi kết thúc.
• Các giai đoạn của quản lý dự án cho phép tổ chức tiến hành một cách tiếp cận có cấu trúc, làm cho vòng đời dự án hiệu quả hơn.
• Với các vai trò và trách nhiệm công việc được xác định trước, các tổ chức có thể cung cấp một lộ trình rõ ràng cho các nhóm mà họ cần tuân theo để đạt được thành công.
• Khung hoạt động trở nên hiệu quả và dễ hiểu đối với tất cả các thành viên trong nhóm vì mọi thứ đều được xác định trước.
• Các quy trình và giao tiếp có thể được sắp xếp hợp lý vì các trách nhiệm và hoạt động được xác định trước, điều này sẽ làm giảm sai sót.
• Làm việc theo giai đoạn cho phép doanh nghiệp theo dõi và liên kết các giai đoạn để họ có thể đánh giá hướng đi của dự án và giúp dự án thành công.
• Nó tăng cường sự tham gia của mọi người trong tổ chức đối với dự án bất kể tên gọi là gì.
• Một tầm quan trọng khác của các giai đoạn là sự thành công của dự án là chắc chắn ở một mức độ lớn.

Do đó, nếu một tổ chức tiến hành các dự án phù hợp với năm giai đoạn này, mọi thứ sẽ được sắp xếp hợp lý và vòng đời dự án sẽ hiệu quả hơn.

5 giai đoạn quản lý dự án

Có thể phân tích 5 giai đoạn quản lý dự án như sau:

1. Xác định và lập kế hoạch (Initiating and Planning): Giai đoạn này bao gồm việc xác định mục tiêu, phạm vi và các yêu cầu của dự án, đánh giá rủi ro và lợi ích, xác định tài nguyên cần thiết và lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2. Thực hiện (Executing): Giai đoạn này bao gồm triển khai các kế hoạch đã được thiết kế, quản lý tài nguyên và mối quan hệ với đối tác, cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, giám sát tiến độ và chất lượng, giải quyết các vấn đề phát sinh, và báo cáo tiến độ cho những người quản lý cấp trên.
3. Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling): Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi tiến độ thực hiện dự án, giám sát các chỉ tiêu chất lượng và chi phí, xử lý các rủi ro và vấn đề phát sinh, và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng.
4. Điều chỉnh và cải tiến (Adjusting and Improving): Giai đoạn này bao gồm việc đánh giá lại các kế hoạch, phương pháp và quy trình đã thực hiện, đưa ra các điều chỉnh và cải tiến để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quá trình thực hiện dự án.
5. Kết thúc (Closing): Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các công việc, đánh giá kết quả dự án, đóng gói và bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng hoặc bên ngoài, đánh giá và học hỏi kinh nghiệm và kiến thức từ dự án để áp dụng cho các dự án tương lai.

Tổng kết

Quản lý một dự án là một hành trình dài, phức tạp và khó khăn. Nếu không có lộ trình có hệ thống, người quản lý dự án có thể thất bại. Do đó, hiểu được 5 giai đoạn quản lý dự án là điều cần thiết để thành công. Nếu quản lý dự án thủ công không khả thi đối với các tổ chức, họ có thể lựa chọn phần mềm quản lý dự án để đảm bảo quản lý dự án thành công.

Trong bài đăng này, chúng tôi đã thảo luận chi tiết về các giai đoạn của vòng đời dự án, bao gồm các bước mà bạn có thể thực hiện và các công cụ mà bạn có thể sử dụng. Hướng dẫn về các giai đoạn của vòng đời quản lý dự án này có thể giúp bạn quản lý các dự án của mình một cách hiệu quả và năng suất.

Các câu hỏi thường gặp

1. Điều gì xảy ra nếu người quản lý dự án bỏ qua giai đoạn quản lý dự án?

Các giai đoạn quản lý dự án được liên kết với nhau và mỗi bước của mỗi giai đoạn phải được tuân thủ một cách tôn giáo để đạt được hiệu quả. Nếu người quản lý dự án bỏ qua một giai đoạn, điều đó sẽ gây ra lỗ hổng trong hoạt động và toàn bộ hệ thống có thể bị rối tung. Có thể có tác động bất lợi đến vòng đời dự án. Ban quản lý phải có kế hoạch dự phòng để đối phó với những mâu thuẫn đó

2. Làm cách nào để đảm bảo rằng tôi nắm vững tất cả các giai đoạn quản lý dự án?

Tất cả các giai đoạn đều quan trọng như nhau đối với vòng đời dự án hiệu quả. Nắm vững cả 5 giai đoạn của quản lý dự án là phải hiểu được yêu cầu của dự án trên cơ sở đó mới vạch ra được chiến lược hiệu quả và tất cả các giai đoạn đều có thể thành công.

Tin liên quan