Nói một cách đơn giản, kỹ thuật quản lý dự án là một phương pháp cụ thể, đã được thử và kiểm tra để bắt đầu, quản lý và hoàn thành một dự án. Đó là một quá trình quan trọng thúc đẩy sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Trong thế giới kinh doanh có nhịp độ nhanh và không ngừng phát triển, các nhà quản lý dự án phải hiểu một cách toàn diện các kỹ thuật quản lý dự án mới nhất để dẫn dắt nhóm của họ hướng tới thành công.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các kỹ thuật quản lý dự án cũng như các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất. Đọc tiếp để xác định cái nào hoạt động tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn.

Kỹ thuật quản lý dự án là gì?

Các kỹ thuật quản lý dự án đề cập đến các phương pháp có cấu trúc, quy trình quản lý dự án và các công cụ mà người quản lý dự án sử dụng để quản lý phạm vi, ngân sách, lịch trình và tài nguyên của dự án. Những kỹ thuật này là các khối xây dựng của quản lý dự án và giúp đảm bảo rằng một dự án được hoàn thành trong các ràng buộc đã xác định.

Từ các kỹ thuật lập kế hoạch dự án truyền thống như Cơ quan kiến ​​thức quản lý dự án (PMBOK) và Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (PERT) cho đến các phương pháp tiếp cận gần đây hơn như Agile và Scrum, rất nhiều kỹ thuật có sẵn cho người quản lý dự án. Những kỹ thuật này có thể giúp bạn quản lý rủi ro, cải thiện giao tiếp, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và đảm bảo rằng dự án của bạn được phân phối đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.

Khi Nào Sử Dụng Các Kỹ Thuật Quản Lý Dự Án?

Kỹ thuật quản lý dự án là điều cần thiết để đảm bảo sự thành công của bất kỳ dự án nào. Tuy nhiên, sử dụng đúng kỹ thuật vào đúng thời điểm cũng quan trọng như việc hiểu chúng là gì và chúng hoạt động như thế nào. Dưới đây là một số tình huống trong đó các kỹ thuật quản lý dự án bạn đã đề cập trong blog của mình có thể đặc biệt hiệu quả:

1. Dự án phức hợp

Quản lý các dự án phức tạp với nhiều bên liên quan, nhà cung cấp và nhóm yêu cầu các kỹ thuật quản lý dự án phù hợp. Agile, Scrum và Kanban có thể giúp chia nhỏ nhiệm vụ, thúc đẩy cộng tác và giao tiếp, đồng thời đảm bảo thành công của dự án.

2. Sự không chắc chắn và rủi ro

Các dự án liên quan đến sự không chắc chắn hoặc rủi ro cao đòi hỏi phải lập kế hoạch và quản lý cẩn thận để luôn đi đúng hướng. Phương pháp chuỗi sự kiện (ECM) là một công cụ mạnh mẽ để quản lý rủi ro và sự không chắc chắn, vì nó giúp bạn xác định các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh kế hoạch của mình một cách chủ động.

3. Thời hạn và ngân sách eo hẹp 

Để quản lý các dự án có thời hạn và ngân sách eo hẹp, hãy tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và xác định đường dẫn quan trọng bằng Phương pháp Đường dẫn Quan trọng (CPM) và Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình (PERT). Những kỹ thuật này giúp quản lý lịch trình, hoàn thành các sản phẩm bàn giao đúng hạn và nằm trong ngân sách.

4. Dự án dài hạn

Một số dự án yêu cầu lập kế hoạch và giám sát liên tục để đảm bảo chúng đi đúng hướng và các vấn đề tiềm ẩn được giải quyết một cách chủ động. Quản lý giá trị thu được (EVM) và Quy trình hợp nhất hợp lý (RUP) là những kỹ thuật hiệu quả để quản lý các dự án dài hạn, cho phép bạn đo lường tiến độ, xác định các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh kế hoạch của mình khi cần.

Làm thế nào để áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án?

Bạn phải áp dụng đúng kỹ thuật quản lý dự án để tăng tỷ lệ thành công của dự án. Thực hiện theo các thực hành tốt nhất.

• Xác định các mục tiêu của dự án: Xác định rõ ràng các mục tiêu và sản phẩm của dự án. Điều này sẽ giúp đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ phạm vi và mục đích của dự án. Đó cũng là nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng của mình và kế hoạch.
• Phát triển một kế hoạch dự án toàn diện : Tạo một kế hoạch dự án chi tiết phác thảo phạm vi, lịch trình, ngân sách và tài nguyên của dự án. Thiết lập các mốc quan trọng, thời hạn và các giai đoạn dự án rõ ràng để giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Chọn kỹ thuật quản lý dự án phù hợp : Xem xét quy mô dự án, độ phức tạp và thành phần nhóm để xác định kỹ thuật hiệu quả nhất.
• Truyền đạt kế hoạch và kỳ vọng : Đảm bảo mọi người trong nhóm biết vai trò, trách nhiệm của họ và kế hoạch dự án. Ngoài ra, hãy thiết lập một kế hoạch truyền thông để khuyến khích giao tiếp cởi mở và thường xuyên giữa tất cả các bên liên quan.
• Theo dõi tiến độ : Thường xuyên theo dõi và theo dõi tiến độ để xác định các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn. Đánh giá tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với kế hoạch và kỹ thuật của dự án.

Top 15 kỹ thuật quản lý dự án tốt nhất

Dưới đây là danh sách các kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng rộng rãi để quản lý dự án một cách hiệu quả:

1. PMI hoặc PMBOK 

Loại phương pháp quản lý dự án: Truyền thống

Nguồn gốc: Được thành lập vào năm 1969, quản lý dự án đã trở thành một nguyên tắc trong ngành xây dựng, hàng không vũ trụ và quốc phòng. Năm 1969, Gordon Davis thuộc Viện Công nghệ Georgia và Jim Snyder, thuộc Phòng thí nghiệm Smith, Kline & French cảm thấy cần có một tổ chức cung cấp cho các nhà quản lý dự án một nền tảng để trao đổi thông tin và kinh nghiệm. Đây là cách 5 người ở Georgia, Atlanta thành lập PMI.

Nó là gì?

PMI, hay The Project Management Institute (PMI) , là một tổ chức quản lý dự án phi lợi nhuận được thành lập vào những năm 1960 tại Hoa Kỳ. Các nguyên tắc bố cục, quy tắc và các đặc điểm quản lý danh mục dự án và chương trình. Họ cũng cung cấp các chứng chỉ quản lý dự án.

Project Management Body of Knowledge hay PMBOK là một cuốn sách của PMI xuất bản năm 1996 với tất cả các thông tin quản lý dự án được biên soạn và trình bày rõ ràng. Phiên bản thứ 6 mới nhất của nó đã được ra mắt vào năm 2017.

Cuốn sách chia một dự án thành 5 phân đoạn của quy trình: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc. Bất chấp cuộc tranh luận về việc PMBOK là một phương pháp hay cấu trúc của các dự án, điều rõ ràng ở đây là PMBOK là một kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. PMBOK là một khuôn khổ truyền thống cổ điển mà các nhà quản lý dự án có thể sử dụng.

Cách thứ hoạt động:

• Bạn có thể sử dụng kỹ thuật PMBOK cho bất kỳ dự án quy mô nào vì bất kỳ dự án nào cũng sẽ trải qua 5 giai đoạn được đề cập trong cuốn sách PMBOK.
• Đó là một kỹ thuật quản lý dự án tốt để có tất cả mọi người trên tàu chia sẻ cùng một tầm nhìn cho dự án.

2. Phương pháp biểu đồ Gantt 

Loại phương pháp quản lý dự án: Truyền thống

Nguồn gốc: Trong một bài báo xuất bản năm 1970 , Winston W. Royce, một nhà khoa học máy tính người Mỹ, lần đầu tiên mô tả chính thức kỹ thuật quản lý dự án này. Tuy nhiên, sau đó — thuật ngữ “Kỹ thuật thác nước” đã không được sử dụng. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đề cập trong một bài báo của TE Bell và TA Turner vào năm 1976.

Nó là gì?

Như tên cho thấy, phương pháp thác nước phân chia trách nhiệm thành các khía cạnh tốt hơn. Kỹ thuật phổ biến nhất được ưa thích cho mô hình Thác nước là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt là một công cụ và kỹ thuật quản lý dự án giúp trực quan hóa các nhiệm vụ, nhiệm vụ con và lập kế hoạch ưu tiên. Nó cho phép lập kế hoạch cho các dự án chạy nước rút và các mốc quan trọng trong suốt vòng đời quản lý dự án .

Nó giúp bạn quản lý nhiều nhiệm vụ từ một nơi và hiển thị cho bạn so sánh thời gian thực giữa các mốc thời gian đã lên kế hoạch và thực tế trong một dự án. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo Biểu đồ Gantt hiệu quả trong MS Excel, điều này sẽ giúp:

Ngoài ra còn có một số phần mềm biểu đồ Gantt trực tuyến miễn phí giúp bạn tạo các biểu đồ Gantt chi tiết bằng cách kéo và thả dễ dàng.

Cách thức hoạt động: 

• Các dự án phức hợp quy mô lớn trong bất kỳ ngành nào tuân theo một cấu trúc cứng nhắc trong đó các thay đổi không được mong đợi giữa chừng do chi phí và tính thực tế Ví dụ: Quy trình xây dựng và sản xuất
• Bất kỳ dự án quy mô vừa và nhỏ nào không mong đợi việc xoay trục và thay đổi giữa chừng
• Dự án phát triển phần mềm đơn giản
• Các dự án có môi trường làm việc nghiêm ngặt

3. Kanban

Loại phương pháp quản lý dự án: Agile

Nguồn gốc: Toyota lần đầu tiên sử dụng phương pháp Kanban vào cuối những năm 1940 để kiểm soát tốc độ sản xuất xe của mình bằng cách sử dụng tốc độ nhu cầu. Công ty ô tô Nhật Bản đã áp dụng nó cho xưởng máy chính của họ vào năm 1953.

Nó là gì?

Bản dịch theo nghĩa đen của từ “Kanban” có nghĩa là biển quảng cáo trong tiếng Nhật. Và đúng như vậy, bởi vì Kanban có một cách tiếp cận trực quan để quản lý dự án hợp tác .

Kanban hiển thị các mục công việc trên bảng Kanban để mọi người theo dõi quy trình làm việc và tiến độ từ một nơi. Các hạng mục công việc chuyển từ giai đoạn phát triển này sang giai đoạn phát triển khác. Bạn có thể đổi tên các giai đoạn trong bảng Kanban và tăng hoặc giảm số lượng của chúng theo yêu cầu dự án hiện tại của bạn.

Giao diện người dùng của nó giới hạn giai đoạn “Công việc đang tiến hành” và thúc đẩy mọi người chuyển từ trạng thái “Đang làm” sang “Hoàn thành”. Mỗi khi bạn thêm một nhiệm vụ vào danh sách “đã hoàn thành” mọi người trong nhóm sẽ xem được tiến độ của nó.

Bảng kế hoạch trực quan đã lỗi thời trong thời đại phần mềm như của chúng ta. Nhưng phương pháp Kanban thì không. Bây giờ có những cách sử dụng mới cho các công cụ Kanban và phương pháp Kanban. Các nhóm thường sử dụng phương pháp Kanban trong các công cụ quản lý dự án để lập kế hoạch tồn đọng trong phát triển phần mềm, viết kịch bản câu chuyện của người dùng, v.v.

Cách hoạt động:

• Ban đầu được phát triển cho các nhóm sản xuất và phần mềm, Kanban hiện được sử dụng trong các ngành như chiến lược tổ chức, quy trình điều hành, nhân sự, tiếp thị,
• Hầu như bất kỳ nhóm cộng tác nào có lượng lớn yêu cầu đến với quy mô và mức độ ưu tiên khác nhau đều có thể sử dụng phương pháp Kanban.

Phần kết luận

Chúng tôi hy vọng danh sách các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án này sẽ giúp bạn tìm được những công cụ và kỹ thuật phù hợp. Bây giờ bạn đã chọn các kỹ thuật quản lý dự án phù hợp cho mình và nhóm của mình, đã đến lúc tìm công cụ phù hợp để triển khai trong các hoạt động hàng ngày của bạn.

Tin liên quan