Vai trò của lãnh đạo trong quản lý dự án

Lãnh đạo dự án là việc lập kế hoạch quy trình và định hướng nỗ lực của nhóm để đạt được kết quả dự án. Một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án ước tính nhu cầu về quản lý dự án lành nghề sẽ tăng 33% vào năm 2027. Điều này cho thấy tầm quan trọng của lãnh đạo trong quản lý dự án trong bối cảnh kinh doanh không ngừng biến động.

Kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng tư duy phản biện và năng lực chiến lược của người lãnh đạo ảnh hưởng đến sự thành công và kết quả của một dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp những sắc thái của quản lý dự án, phong cách lãnh đạo và các kỹ năng lãnh đạo cần thiết để các nhà quản lý dự án dẫn dắt nhóm hướng tới mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.

Lãnh đạo dự án là gì?

Trưởng dự án dẫn dắt nhóm hướng đến kết quả cụ thể trong khung thời gian, phạm vi và tài chính được xác định trước. Vì liên quan đến việc quản lý dự án và nhóm, lãnh đạo và quản lý dự án vừa là nghệ thuật vừa là khoa học.

Một mặt, nó liên quan đến việc sử dụng các kỹ năng giao tiếp và ứng xử giữa các cá nhân để dẫn dắt nhóm hoàn thành và bàn giao dự án thành công. Mặt khác, nó cũng bao gồm việc sử dụng các kỹ năng phân tích và lập luận logic để lập kế hoạch, theo dõi, giám sát và đạt được kết quả dự án, và vẫn là một khoa học.

Vì làm việc theo nhóm trong một dự án chung đã được chứng minh là hiệu quả hơn làm việc cá nhân, nên vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án là vô cùng quan trọng. Nó đóng vai trò then chốt trong việc hoàn thành dự án một cách liền mạch và đảm bảo sự vận hành thành công của một tổ chức, bất kể quy mô và phạm vi hoạt động.

Tại sao các tổ chức cần có chuyên gia quản lý dự án?

Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng, với tư cách là một nhóm, họ đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian và ngân sách đã định. Sau đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp cần các chuyên gia quản lý dự án. 

1. Quản lý dự án toàn diện

Các chuyên gia quản lý dự án gánh vác trách nhiệm toàn diện trong việc lập kế hoạch, tổ chức, lên lịch, giám sát và theo dõi các hoạt động để đạt được kết quả dự kiến của dự án. 

2. Xây dựng kế hoạch dự án

Trưởng dự án nên chuẩn bị một kế hoạch dự án toàn diện, nêu rõ phạm vi, thời gian và ngân sách. Kế hoạch này cũng cần nêu rõ các cột mốc và kết quả đầu ra để có thể theo dõi tiến độ. 

3. Kênh truyền thông giữa các bên liên quan

Giao tiếp liền mạch là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của một dự án. Bằng cách đưa ra định hướng rõ ràng về mục đích của dự án, các nhà quản lý dự án có thể giúp họ tập trung và dành thời gian cũng như công sức để đạt được mục tiêu dự án. Việc truyền đạt các mốc quan trọng cho nhóm và cập nhật cho các nhà lãnh đạo và ban quản lý về hiệu suất và tiến độ cũng rất quan trọng. 

4. Quản lý rủi ro dự án

Các chuyên gia quản lý dự án nên đầu tư công sức và thời gian vào việc phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện. Họ nên xây dựng các chiến lược giảm thiểu và đưa ra các biện pháp khắc phục để đảm bảo mục tiêu cuối cùng đạt được mà không gặp trở ngại nào.

5. Theo dõi tiến độ liên tục

Một trong những vai trò chính của lãnh đạo trong quản lý dự án là theo dõi dự án định kỳ và giám sát tiến độ. Điều này giúp đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nhất quán với kỳ vọng của dự án và thực hiện các thay đổi nếu cần.  

6. Tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên

Mỗi dự án đều có nguồn lực hạn chế như nhân lực, ngân sách và thời gian. Việc thúc đẩy việc sử dụng tối ưu nguồn lực là vai trò then chốt của lãnh đạo trong quản lý dự án. Điều này giúp nâng cao năng suất của nhóm dự án và giảm thiểu lãng phí.

Tầm quan trọng của lãnh đạo trong quản lý dự án

Vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án rất quan trọng vì nó liên quan đến việc quản lý các hoạt động đầu cuối của một dự án, từ lập kế hoạch và giám sát phạm vi dự án đến thiết lập sự phối hợp, giải quyết các thách thức và đưa ra các quyết định quan trọng. 

Sau đây là một số yếu tố cho thấy tầm quan trọng của vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án. 

1. Kỹ năng giao tiếp cho một nơi làm việc hiệu quả

Ngoài chuyên môn kỹ thuật, quản lý dự án còn phải sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc để dẫn dắt nhóm hướng tới tầm nhìn chung. Vì quản lý dự án dành phần lớn thời gian để giao tiếp với các bên liên quan, nên kỹ năng giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng. 

Quản lý dự án phải có khả năng giao tiếp, lắng nghe và đặt câu hỏi cho các bên liên quan bất cứ khi nào cần thiết. Họ phải biết cách giải quyết xung đột và đạt được thỏa thuận để tạo động lực và tôn trọng mọi người trong nhóm. Quản lý dự án phải nỗ lực thúc đẩy một môi trường làm việc hài hòa, năng động. 

2. Thổi bùng sự tích cực và nhiệt huyết trong nhóm

Các nhà quản lý thành công luôn tiếp cận vấn đề với thái độ tích cực và lạc quan. Họ nên hiểu rằng khó khăn và thách thức là điều bình thường. Người lãnh đạo dự án nên tiếp cận vấn đề với thái độ tìm ra giải pháp thay vì cứ loay hoay với vấn đề. 

3. Sự trung thực và chính trực

Tính chính trực là một đức tính thiết yếu trong quản lý dự án. Người quản lý dự án nên thiết lập các chính sách, hướng dẫn và đảm bảo tính minh bạch trong suốt quá trình. Điều này giúp họ xây dựng niềm tin trong lòng khách hàng, thành viên nhóm, đối tác, ban quản lý, v.v.

4. Nâng cao tiềm năng của nhóm

Các quản lý dự án chủ động đầu tư công sức vào việc tìm hiểu điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm và tìm ra cách phát huy điểm mạnh đó. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ có xu hướng thể hiện sự cam kết mạnh mẽ hơn với các mục tiêu của dự án, từ đó nâng cao tiềm năng của nhóm. 

5. Ra quyết định

Các quyết định của người quản lý dự án có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự án. Vì vậy, họ cần có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt bằng cách khám phá tất cả các khả năng và lựa chọn phương án hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của dự án.

Sự khác biệt chính giữa Lãnh đạo và Quản lý

Lãnh đạo hướng dẫn và thúc đẩy mọi người hướng tới một tầm nhìn. Quản lý là đảm bảo các quy trình và cấu trúc phù hợp được tuân thủ để đạt được tầm nhìn đó. 

Một dự án thành công đến đâu phụ thuộc rất nhiều vào sự cân bằng giữa lãnh đạo và quản lý. Cả hai khía cạnh đều đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ dự án nào. Mặc dù có một số khác biệt, việc hiểu rõ nhóm nào có thể định hướng để đạt được mục tiêu hiệu quả hơn. 

Làm thế nào để bạn có thể cải thiện kỹ năng lãnh đạo với tư cách là Quản lý dự án? 

Thành thật mà nói, lãnh đạo một dự án không phải lúc nào cũng là việc có tất cả câu trả lời. Đôi khi, điều quan trọng là đặt ra những câu hỏi đúng, hỗ trợ nhóm khi mọi việc trở nên khó khăn. Và quan trọng nhất là giữ bình tĩnh khi thời hạn đến gần. Vấn đề là khi nào nên vào cuộc và khi nào nên lùi lại một bước.

Hãy cùng xem xét những cách bạn có thể bắt đầu trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ hơn và thông minh hơn.

1. Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp

Không có phong cách lãnh đạo hoàn hảo nào cả. Cách thức hoặc phương pháp lãnh đạo phải phù hợp với nhóm và tình huống cụ thể. Hãy linh hoạt. Có những ngày nhóm của bạn cần sự chỉ đạo của bạn, và có những ngày họ chỉ cần không gian để phát triển. 

2. Xây dựng niềm tin thông qua sự minh bạch và nhất quán

Không ai thích bất ngờ, trừ khi đó là bánh ngọt. Để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, hãy cởi mở về mục tiêu, quyết định và thách thức của bạn. Niềm tin được xây dựng khi mọi người biết mình mong đợi gì ở bạn.

3. Giám sát và tối ưu hóa khối lượng công việc của nhóm

Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ biết phân công công việc. Hơn nữa, họ còn đảm bảo khối lượng công việc được phân bổ thực tế. Họ thường xuyên kiểm tra và cân đối lại nhiệm vụ khi cần thiết. Điều này có thể tránh kiệt sức và duy trì năng lượng ở mức cao trên mọi phương diện. 

4. Sử dụng Công cụ Quản lý Dự án

Các công cụ dự án nên giảm thiểu sự nhầm lẫn chứ không phải làm tăng thêm sự nhầm lẫn. Hãy chọn những công cụ giúp nhóm của bạn làm việc dễ dàng hơn và cho họ nhiều thời gian hơn để tập trung vào những điều thực sự quan trọng. 

XCRM có đầy đủ các quy trình quản lý dự án, từ bản kanban, đến chia công việc, gắn file, thảo luận về công việc, tag người phụ trách… Bạn đọc muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý dự án hãy liên hệ với XCRM để được tư vấn và miễn phí dùng thử

Những kỹ năng cần có mà mọi nhà quản lý dự án cần có

Phạm vi quản lý dự án không ngừng phát triển, cùng với đó là các kỹ năng và chuyên môn cần thiết để phát triển trong bối cảnh kinh doanh. Chúng tôi đã đề cập đến những kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà quản lý dự án cần có để lãnh đạo nhóm và định hướng họ theo đuổi mục tiêu dự án và tầm nhìn của tổ chức.

1. Giao tiếp hiệu quả

Từ khâu khởi động đến theo dõi và hoàn thành kết quả, các nhà quản lý dự án phải giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan trong dự án. Cesar Abeid, người dẫn chương trình podcast nổi tiếng Project Management for the Masses, cho thấy các nhà quản lý dự án dành khoảng 90% thời gian cho giao tiếp . 

Việc thiếu giao tiếp hiệu quả sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng kết quả và thời gian hoàn thành. Một quản lý dự án thành công sẽ truyền đạt thông tin, báo cáo, mục tiêu dự án, tầm nhìn của tổ chức, v.v. đến tất cả các bên liên quan một cách hiệu quả. 

2. Đàm phán

Kỹ năng đàm phán là điều bắt buộc đối với các nhà quản lý dự án vì họ phải làm việc chặt chẽ với tất cả các bên liên quan, từ nhà cung cấp, nhóm dự án đến khách hàng. Một nhà lãnh đạo dự án hiệu quả sẽ quản lý việc phân bổ nguồn lực, làm việc với nhà cung cấp và giải quyết xung đột trong nhóm để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng bộ với mục tiêu của dự án. 

3. Lập kế hoạch và Lên lịch

Lập kế hoạch là hoạt động cốt lõi của các chuyên gia quản lý dự án. Người quản lý dự án cần có khả năng đặt ra các mục tiêu rõ ràng, xác định trình tự các hoạt động, lập kế hoạch phân bổ nguồn lực, đặt mốc thời gian và theo dõi tiến độ. Việc lập kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ tăng khả năng thành công của dự án. 

Với sự phát triển mạnh mẽ của chuyển đổi số, một số công cụ quản lý dự án đã được cải tiến để đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch và theo dõi. Các nhà quản lý dự án cần học cách khai thác tiềm năng của những công cụ này để nâng cao hiệu quả của quy trình lập kế hoạch. 

4. Quản lý và giảm thiểu rủi ro

Quản lý dự án phải có khả năng xác định và dự đoán rủi ro trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời xây dựng chiến lược để giảm thiểu chúng. Vì rủi ro là bất định và không lường trước được, nên quản lý dự án thường bỏ qua chúng, ảnh hưởng đến tiến độ thành công của dự án. Họ phải hiểu và thừa nhận những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời lập kế hoạch phòng ngừa. 

5. Quản lý nhóm hiệu quả 

Tập hợp đội ngũ và dẫn dắt họ hướng tới kết quả và mục tiêu mong đợi là vai trò then chốt của lãnh đạo trong quản lý dự án. Người quản lý dự án cần có khả năng phân công nhiệm vụ, giải quyết xung đột, đánh giá hiệu suất của các thành viên trong nhóm và thúc đẩy họ tiếp thu phản hồi và thể hiện tiến độ. 

Người quản lý dự án phải gương mẫu, chịu trách nhiệm về kết quả và chịu trách nhiệm về hành động của mình. Họ nên đặt ra các mục tiêu rõ ràng và đưa ra định hướng, hỗ trợ và hướng dẫn để đạt được các mục tiêu của dự án. 

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Với sự phức tạp của các dự án trong thế giới ngày nay, tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề giúp các nhà quản lý dự án đạt được kết quả thành công. Trong thời điểm khó khăn, họ phải chủ động thay vì thụ động để có thể tìm ra giải pháp. 

Người quản lý dự án cần có kỹ năng xác định và hiểu vấn đề nhanh hơn, đồng thời tìm ra cách giải quyết. Họ nên tiếp cận vấn đề với tư duy cởi mở và đưa ra các giải pháp sáng tạo. 

7. Kỹ năng quản lý ngân sách 

Quản lý dự án cần có sự nhạy bén và năng lực để nắm bắt các sắc thái tinh tế của quản lý ngân sách và phân tích tài chính. Họ cần duy trì kế hoạch ngân sách, ghi nhận chi phí trực tiếp và gián tiếp, theo dõi chi phí và tìm kiếm các cơ hội để giảm thiểu chi phí. Quản lý dự án cần xây dựng chiến lược phân bổ nguồn lực hiệu quả và đảm bảo kết quả dự án đạt được trong phạm vi tài chính ước tính. 

8. Báo cáo và Phân tích

Quản lý dự án phải có khả năng lập báo cáo giúp giao tiếp hiệu quả với nhóm và đánh giá tiến độ cũng như hiệu suất của họ. Điều này giúp thiết lập sự phối hợp với nhóm, nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan khác tham gia dự án, đồng thời giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.  

Các nhà quản lý dự án thành công tận dụng nhiều công cụ khác nhau để trình bày thông tin theo định dạng dễ hiểu như biểu đồ, đồ thị, v.v.  

Phần kết luận

Quản lý dự án đòi hỏi sự hợp tác hiệu quả giữa nhiều bên liên quan và các nhóm liên ngành. Những rủi ro và bất định đi kèm làm tăng thêm sự phức tạp cho vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án. Bằng cách sử dụng phần mềm, công cụ và phương pháp quản lý dự án hiện đại, các nhà quản lý dự án có thể lập kế hoạch quy trình hiệu quả hơn, thúc đẩy sự hợp tác sâu rộng hơn và đảm bảo phân bổ nguồn lực tối ưu. 

Một phần mềm quản lý dự án hiệu quả giúp tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí. Các nhà quản lý dự án có thể đầu tư thời gian vào việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quan trọng khác. Những công cụ và phương pháp này giúp nâng cao năng suất của nhóm và hiệu quả kinh doanh. 

Tin liên quan

Cách để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho công ty của bạn?

Đầu tư vào phần mềm nhân sự là một trong những quyết định kinh doanh quan trọng nhất đối với các tổ chức hiện đại. Một hệ thống nhân sự tự động có thể hợp nhất tất cả các quy trình nhân sự và hợp lý hóa quy trình làm việc hiệu quả. Việc lựa […]

17.11.2025 Xem thêm

Lập kế hoạch dự án là gì? Cách lập kế hoạch dự án

Bạn có nghĩ rằng việc thích nghi với công nghệ mới sẽ mở ra khả năng đa nhiệm trong công ty của bạn không? Có! Nhưng đó chỉ là một phần sự thật. Câu trả lời thực sự nằm ở việc kết hợp nỗ lực của bạn với một kế hoạch dự án phù hợp. […]

03.11.2025 Xem thêm

Phân tích bán hàng là gì? Khám phá những lợi ích!

Hiểu rõ xu hướng bán hàng và hành vi người tiêu dùng là chìa khóa thành công, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc biến dữ liệu thành những thông tin hữu ích. Phân tích bán hàng giúp thu hẹp khoảng cách này bằng cách chuyển đổi dữ liệu thô thành các […]

20.10.2025 Xem thêm