Vai trò của ERP trong quản lý nguồn nhân lực và tầm quan trọng của nó

13.11.2023

Các tổ chức không ngừng tìm kiếm những cách thức sáng tạo để hợp lý hóa hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đang cách mạng hóa cách các công ty quản lý các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của họ, bao gồm cả Quản lý nguồn nhân lực (HRM).

Hiện nay, gần 36% tổ chức đã triển khai hệ thống ERP với ứng dụng nhân sự.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khả năng của hệ thống ERP trong lĩnh vực nhân sự, những lợi thế chiến lược của việc tích hợp ERP vào HRM và vai trò then chốt của ERP trong việc định hình các hoạt động nhân sự hiện đại. Hơn nữa, bạn có thể khám phá 5 Hệ thống ERP dành cho Nhân sự tốt nhất và so sánh chúng dựa trên tính năng, giá cả cũng như ưu và nhược điểm.

Hệ thống ERP có thể làm gì cho nhân sự?

Một trong những chức năng chính của HRM trong ERP là tập trung dữ liệu. ERP cho phép bộ phận nhân sự lưu trữ, truy cập và quản lý tất cả thông tin nhân viên trong một hệ thống tích hợp. Điều này bao gồm dữ liệu về tuyển dụng, giới thiệu, đánh giá hiệu suất, chấm công, trả lương, phúc lợi, v.v. Việc tập trung hóa này giúp đơn giản hóa việc truy cập dữ liệu, đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và giảm trùng lặp dữ liệu.

Lợi ích chiến lược của việc tích hợp ERP vào HRM là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành một thành phần quan trọng trong Quản lý nguồn nhân lực (HRM) hiện đại . Việc tích hợp ERP vào HRM mang lại một số lợi thế chiến lược có thể mang lại lợi ích to lớn cho các tổ chức. Hãy cùng khám phá những lợi thế chiến lược của việc kết hợp hệ thống ERP vào HRM.

1. Nâng cao hiệu quả và năng suất

Phần mềm HR ERP tự động hóa các quy trình nhân sự khác nhau, giảm thời gian và công sức cần thiết cho các công việc hành chính thông thường. Điều này dẫn đến hiệu quả và năng suất được cải thiện. Các chuyên gia nhân sự có thể chuyển hướng tập trung từ các hoạt động thủ công, tẻ nhạt sang các sáng kiến ​​chiến lược, chẳng hạn như quản lý nhân tài và phát triển nhân viên. Kết quả là họ có thể đóng góp có ý nghĩa hơn cho các mục tiêu của tổ chức.

2. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Hệ thống ERP HRMS cung cấp quyền truy cập thời gian thực vào dữ liệu nhân sự toàn diện. Dữ liệu này bao gồm hồ sơ nhân viên, hồ sơ chấm công, đánh giá hiệu suất, v.v. Bằng cách phân tích thông tin này, các chuyên gia nhân sự có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Ví dụ : họ có thể xác định khoảng cách về kỹ năng trong tổ chức, lập kế hoạch chương trình đào tạo hoặc đánh giá tác động của chính sách nhân sự đối với hiệu suất của nhân viên. Những hiểu biết sâu sắc này rất có giá trị cho việc lập kế hoạch nhân sự chiến lược và điều chỉnh các hoạt động nhân sự phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

3. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Các hệ thống ERP nhân sự hiện đại thường đi kèm với các cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên. Điều này trao quyền cho các cá nhân quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự của riêng họ, chẳng hạn như cập nhật thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép hoặc đăng ký nhận các phúc lợi.

Khả năng tự phục vụ không chỉ cải thiện trải nghiệm của nhân viên mà còn giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên nhân sự. Khi nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin của mình, họ cảm thấy kiểm soát được cuộc sống công việc của mình nhiều hơn, dẫn đến mức độ hài lòng và gắn kết với công việc cao hơn.

4. Tiết kiệm chi phí

Hệ thống ERP hợp lý hóa các quy trình nhân sự bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như tính lương, quản lý phúc lợi và theo dõi chấm công. Việc tự động hóa này giúp giảm chi phí hành chính và giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi thủ công. Hơn nữa, nó giúp loại bỏ nhu cầu về giấy tờ vật lý và chi phí lưu trữ liên quan đến các hoạt động nhân sự truyền thống. Nhìn chung, việc tiết kiệm chi phí từ việc tích hợp ERP có thể là đáng kể và góp phần nâng cao sức khỏe tài chính của tổ chức.

5. Tuân thủ và giảm thiểu rủi ro

Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các luật và quy định lao động khác nhau. Hệ thống ERP được trang bị để xử lý các yêu cầu tuân thủ bằng cách tạo cảnh báo và báo cáo liên quan đến các vấn đề nhân sự, chẳng hạn như cập nhật luật lao động, hạn chế giờ làm việc và các quy định về thuế. Cách tiếp cận chủ động này giúp các tổ chức luôn tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý và các hình phạt có thể xảy ra.

6. Khả năng mở rộng

Hệ thống ERP rất linh hoạt và có thể thích ứng với nhu cầu thay đổi của tổ chức. Cho dù công ty đang mở rộng, tái cơ cấu hay thu hẹp quy mô, hệ thống ERP đều có thể được điều chỉnh cho phù hợp. Các mô-đun mới có thể được thêm vào hoặc các mô-đun hiện có có thể được sửa đổi hoặc loại bỏ khi yêu cầu nhân sự thay đổi. Khả năng mở rộng này cho phép các tổ chức điều chỉnh hệ thống ERP của mình cho phù hợp với chiến lược nhân sự cụ thể và mục tiêu kinh doanh đang phát triển.

7. Lập kế hoạch nhân sự chiến lược

Hệ thống ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch nhân sự chiến lược bằng cách cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu cần thiết về hiệu suất, kỹ năng và tài năng của lực lượng lao động. Các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng dữ liệu này để xác định những nhân viên có tiềm năng cao, lập kế hoạch kế nhiệm và thiết kế các chiến lược thu hút nhân tài. Bằng cách điều chỉnh các hoạt động nhân sự phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức, hệ thống ERP giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Vai trò của ERP trong quản lý nguồn nhân lực

7 Quy trình quản lý nhân sự chiến lược chính để thành công trong kinh doanh

Các giải pháp phần mềm nhân sự tích hợp này đóng vai trò then chốt trong hoạt động nhân sự hiện đại , cung cấp nhiều chức năng giúp nâng cao hiệu quả, hợp lý hóa quy trình và cung cấp những hiểu biết có giá trị. Dưới đây chúng tôi đã khám phá nhiều vai trò của ERP trong bộ phận nhân sự.

1. Quản lý dữ liệu tập trung

Hệ thống ERP đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu liên quan đến nhân sự. Họ lưu trữ thông tin nhân viên toàn diện, bao gồm chi tiết cá nhân, lịch sử công việc, đánh giá hiệu suất, hồ sơ đào tạo, phúc lợi, dữ liệu bảng lương, v.v. Tập trung hóa đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, giảm thiểu sự dư thừa và đơn giản hóa việc truy cập dữ liệu, giúp các chuyên gia nhân sự dễ dàng truy xuất, cập nhật và phân tích thông tin quan trọng.

2. Tuyển dụng và quản lý nhân tài

Hệ thống ERP cung cấp các mô-đun toàn diện để tuyển dụng và quản lý nhân tài. Chúng cho phép các chuyên gia nhân sự tạo tin tuyển dụng, theo dõi ứng viên và đánh giá trình độ của ứng viên. Ngoài ra, chúng còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch nghề nghiệp và xác định những nhân viên có tiềm năng cao.

3. Nhân viên tự phục vụ (ESS)

Các hệ thống ERP hiện đại thường có cổng Tự phục vụ của Nhân viên, cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, gửi yêu cầu nghỉ phép, xem phiếu lương và thậm chí đăng ký nhận các phúc lợi. Điều này không chỉ trao quyền cho nhân viên mà còn giảm bớt công việc hành chính cho nhân viên nhân sự.

4. Quản lý tiền lương và phúc lợi

ERP tự động hóa việc xử lý bảng lương , đảm bảo thanh toán lương chính xác và kịp thời. Họ cũng hỗ trợ quản lý phúc lợi, giúp nhóm nhân sự quản lý bảo hiểm sức khỏe nhân viên, kế hoạch nghỉ hưu và các đặc quyền khác một cách hiệu quả.

5. Tuân thủ và báo cáo

Bộ phận nhân sự phải tuân thủ các luật và quy định lao động khác nhau. ERP hỗ trợ các chuyên gia nhân sự tuân thủ bằng cách tạo báo cáo và cảnh báo về các vấn đề liên quan đến nhân sự, chẳng hạn như cập nhật luật lao động, hạn chế về giờ làm việc và các quy định về thuế.

6. Hiệu quả và năng suất

Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự thông thường, hệ thống ERP nâng cao hiệu quả và năng suất tổng thể trong bộ phận nhân sự. Tính năng tự động hóa này giúp giảm việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và loại bỏ nhu cầu thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, tốn nhiều công sức. Do đó, các chuyên gia nhân sự có thể tập trung vào các khía cạnh chiến lược hơn của HRM.

7. Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Hệ thống ERP cung cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào vô số dữ liệu và phân tích nhân sự. Điều này cho phép các nhóm nhân sự đưa ra quyết định sáng suốt và dựa trên dữ liệu. Họ có thể sử dụng dữ liệu này để lập kế hoạch lực lượng lao động, phát triển các chiến lược cải thiện hiệu suất và xác định các lỗ hổng kỹ năng trong tổ chức. Những hiểu biết sâu sắc này rất có giá trị trong việc điều chỉnh các hoạt động nhân sự với các mục tiêu chiến lược của công ty.

Thực tiễn tốt nhất để triển khai ERP trong HRM

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành một phần không thể thiếu trong Quản lý nguồn nhân lực (HRM) hiện đại. Tuy nhiên, việc thực hiện thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và tuân thủ các phương pháp hay nhất. Dưới đây là các bước và chiến lược chính để triển khai hiệu quả hệ thống ERP trong HRM

1. Xác định mục tiêu rõ ràng 

Trước khi triển khai, hãy thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho hệ thống ERP của bạn trong HRM. Xác định những gì bạn muốn đạt được, cho dù đó là hiệu quả được cải thiện, độ chính xác dữ liệu tốt hơn, quy trình hợp lý hay việc ra quyết định nâng cao. Có một mục đích được xác định rõ ràng là rất quan trọng cho sự thành công của việc thực hiện của bạn.

2. Có sự tham gia của các bên liên quan chính

Thu hút các bên liên quan chính, bao gồm các chuyên gia nhân sự, nhóm CNTT và trưởng bộ phận ngay từ đầu. Ý kiến ​​đóng góp và hiểu biết sâu sắc của họ rất có giá trị để hiểu được nhu cầu và mong đợi cụ thể của từng bộ phận. Sự hợp tác đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

3. Đánh giá quy trình nhân sự hiện tại

Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình nhân sự hiện tại của bạn. Xác định các điểm yếu, sự kém hiệu quả và các lĩnh vực mà tự động hóa có thể mang lại lợi ích đáng kể nhất. Hiểu được trạng thái hiện tại của bạn sẽ giúp điều chỉnh hệ thống ERP để giải quyết những thách thức cụ thể.

4. Chọn giải pháp ERP phù hợp

Chọn một hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu nhân sự của bạn. Xem xét các yếu tố như khả năng mở rộng, tính linh hoạt và khả năng tương thích của hệ thống với cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức bạn. So sánh các nhà cung cấp khác nhau và các dịch vụ của họ để đưa ra quyết định sáng suốt.

5. Lập kế hoạch và lập ngân sách cẩn thận

Xây dựng một kế hoạch thực hiện toàn diện bao gồm dòng thời gian chi tiết, phân bổ nguồn lực và ngân sách. Đảm bảo rằng kế hoạch của bạn tính đến những gián đoạn và tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Có một kế hoạch có cấu trúc tốt sẽ giúp dự án đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách.

6. Di chuyển và dọn dẹp dữ liệu

Chất lượng dữ liệu rất quan trọng để triển khai ERP thành công . Dữ liệu sạch, chính xác và cập nhật nên được di chuyển từ các hệ thống hiện có sang ERP mới. Thực hiện các quy trình làm sạch và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo rằng bạn bắt đầu với một tập dữ liệu đáng tin cậy.

Tổng kết

Tóm lại, triển khai hệ thống ERP trong HRM là một nỗ lực phức tạp nhưng bổ ích. Bằng cách tuân thủ các phương pháp hay nhất và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp, các tổ chức có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP, hợp lý hóa quy trình nhân sự và thúc đẩy thành công trong kinh doanh thông qua quản lý nhân sự được cải thiện.

Hãy liên hệ với ErpTechUp nếu bạn cần tư vấn về việc triển khai ERP cho việc quản lý nhân sự

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp hướng tới đạt được hoạt động xuất sắc, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thực hành kho tốt nhất bao gồm một bộ chiến lược và nguyên tắc toàn diện […]

08.04.2024 Xem thêm
Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để duy trì mối quan hệ kinh doanh bền chặt và giữ chân khách hàng. Để giúp bạn làm hài lòng khách hàng và cải thiện ROI kinh doanh của mình, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm hiểu về các loại hệ thống CRM khác […]

01.04.2024 Xem thêm
Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, với thị trường dự kiến ​​​​sẽ đạt doanh thu hơn 80 tỷ USD vào năm 2025 . Và tại sao không? Hệ thống phần mềm CRM được triển khai đúng cách có thể mang lại ROI đáng kinh ngạc vượt quá […]

25.03.2024 Xem thêm