Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

03.06.2024

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương thủ công.

Hãy cùng tìm hiểu về tự động hóa bảng lương, lợi ích của nó và cách triển khai hệ thống tự động hóa bảng lương trong tổ chức của bạn.

Tự động hóa tiền lương là gì?

Tự động hóa tính lương là một quá trình hợp lý hóa việc tính lương và giảm nhu cầu tham gia thủ công. Phần mềm tự động hóa bảng lương có thể tính toán tổng và lương ròng, tính toán các khoản khấu trừ thuế trong bảng lương, thu thập dữ liệu bảng lương cần thiết, gửi các khoản thanh toán cho nhân viên và cung cấp hồ sơ bảng lương.

Tự động hóa bảng lương cho phép các công ty tính toán chính xác số giờ làm thêm và ngày nghỉ, khấu trừ đúng số tiền thuế và duy trì hồ sơ bảng lương phù hợp để tránh bị phạt. Tự động hóa từng bước của quy trình trả lương từ thiết lập khoản tiền gửi trực tiếp đến tính toán các khoản khấu trừ thuế giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô bằng cách đảm bảo các khoản thanh toán cho nhân viên chính xác và kịp thời.

Quy trình tự động hóa bảng lương là một giải pháp linh hoạt mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Cho dù bạn là một tập đoàn lớn hay một công ty nhỏ, việc triển khai hệ thống tính lương tự động có thể tăng đáng kể độ chính xác và hiệu quả.

Tự động hóa tiền lương có thể làm gì?

Phần mềm tự động tính lương có nhiều khả năng khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp nhưng thường bao gồm:

Các giải pháp phần mềm tính lương thường tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp thuế tự động và thường có sẵn khả năng tích hợp với các công cụ để quản lý thời gian, chấm công và kế toán.

Hệ thống tính lương trực tuyến tự động hóa một số quy trình nhất định, tuy nhiên các nhiệm vụ hành chính vẫn thuộc về các tổ chức.

Lợi ích của tự động hóa tiền lương

Phần mềm tính lương trong ERP có thể giúp Doanh nghiệp của bạn?

Tự động hóa tính lương làm giảm khả năng xảy ra sai sót đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức. Chúng ta hãy xem những lợi ích của hệ thống tính lương tự động.

1. Hiệu quả về mặt thời gian

So với quy trình xử lý bảng lương thủ công tẻ nhạt, việc sử dụng phần mềm tự động hóa bảng lương mang lại sự gia tăng đáng kể về năng suất và tốc độ. Nó biến đổi các phương pháp truyền thống bằng cách thay thế tự động hóa công nghệ bằng các quy trình thủ công chậm chạp.

Tự động hóa hợp lý hóa việc tính toán lương hàng giờ tẻ nhạt và tích hợp dữ liệu đồng hồ thời gian, cho phép dữ liệu được tự động tích hợp vào hệ thống tính lương. Ngoài việc đảm bảo thanh toán chính xác và kịp thời, tự động hóa trong bảng lương còn loại bỏ khả năng xảy ra sai sót khi can thiệp thủ công.

2. Tiết kiệm chi phí

Nguyên nhân chính giúp tiết kiệm đáng kể trong tự động hóa bảng lương tự động hóa là giảm sai sót trong quy trình phân bổ bảng lương và lập hoá đơn. Các quy trình tính lương theo truyền thống đòi hỏi một lượng lớn lao động thủ công để khai thác, nhập và xử lý dữ liệu.

Bằng cách tích hợp tự động hóa, nỗ lực thủ công này sẽ giảm đi, từ đó giảm chi phí vận hành liên quan đến quản lý nhân sự. Việc sử dụng phần mềm tự động hóa bảng lương giúp loại bỏ nhu cầu thuê chuyên gia tài chính chuyên nghiệp, tiết kiệm tiền lương của họ—điều này có thể tăng thêm khi xét đến chi phí cao của các kế toán viên có kinh nghiệm.

3. Tránh phát sinh lỗi

Hiệu quả của việc tính lương chính xác tăng lên khi giảm các quy trình thủ công. Hệ thống tính lương tự động giúp giảm bớt gánh nặng tính toán các khoản thanh toán khác nhau.

Với sự dễ dàng hơn nữa của việc tự động hóa việc tạo tiền lương, tự động hóa bảng lương tính toán một cách khéo léo nhiều dòng thu nhập khác nhau, bao gồm tiền thưởng, hoa hồng và các khoản khấu trừ lương. Hệ thống tính lương tự động tăng hiệu quả hoạt động bằng cách giảm sai sót thông qua các quy trình hợp lý.

Bằng cách tự động hóa tính toán và nhập dữ liệu, các hệ thống này giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi khi xử lý thủ công. Nó thúc đẩy thanh toán chính xác và nhanh chóng, nâng cao sự hài lòng chung của tổ chức.

4. Bảo mật dữ liệu

Hệ thống tự động tính lương được trang bị các tính năng giúp công ty tuân thủ các quy định về lao động và thuế. Cập nhật thường xuyên đảm bảo rằng các hệ thống này luôn cập nhật những thay đổi về thuế suất, khấu trừ và yêu cầu tuân thủ.

Nó làm giảm khả năng bị phạt do không tuân thủ và đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý. Điều này mang lại cho các công ty sự đảm bảo rằng quy trình trả lương của họ được thực hiện tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Tính bảo mật của dữ liệu bảng lương được bảo vệ bằng cách sử dụng các cơ chế bảo mật tiên tiến mà hoạt động tính lương tự động sử dụng. Các biện pháp bảo vệ này bao gồm xác thực hai yếu tố, giao thức mã hóa và mật khẩu một lần (OTP).

5. Hợp lý hóa quy trình

Phần mềm tự động tính lương được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình trong quy trình tính lương của tổ chức, từ thu thập dữ liệu đến thanh toán. Nó đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của IRS bằng cách tạo ra các báo cáo như báo cáo lãi lỗ, những báo cáo này rất quan trọng để hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Tự động hóa bảng lương cũng giúp việc đối chiếu dễ dàng hơn bằng cách thường xuyên so sánh thông tin bảng lương với hồ sơ nhân sự và hướng dẫn của công ty. Nó giúp việc so sánh các chu kỳ trả lương hiện tại và quá khứ trở nên dễ dàng hơn, điều này giúp việc phát hiện các điểm bất thường trở nên dễ dàng hơn.

Làm thế nào để triển khai tự động hóa tiền lương?

Khi triển khai phần mềm tính lương tự động, có nhiều yếu tố bổ sung cần tính đến ngoài việc đánh giá các tính năng.

Sau khi bạn quyết định chuyển sang hệ thống tính lương tự động, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn đang xử lý việc di chuyển đúng cách. Các hành động sau sẽ giúp bạn tự động hóa việc thanh toán cho nhân viên:

1. Chọn phần mềm phù hợp

Điều quan trọng là chọn hệ thống tính lương tự động lý tưởng cho công ty của bạn dựa trên các biến số như quy mô công ty và các yêu cầu riêng vì không phải tất cả các hệ thống tính lương tự động đều được tạo ra như nhau. 

Mặc dù có rất nhiều hệ thống tính lương tự động nhưng không phải tất cả chúng đều phù hợp với công ty của bạn. Hãy dành chút thời gian để giới hạn các lựa chọn và tránh xa các công ty quá cụ thể chỉ cung cấp dịch vụ tính lương. 

Một giải pháp toàn diện hơn sẽ mang lại lợi ích cho hầu hết các công ty, vì vậy hãy tìm kiếm hệ thống trả lương cung cấp các dịch vụ bổ sung như phúc lợi cho nhân viên và hỗ trợ quản lý dự án.

2. Tích hợp dữ liệu

Đảm bảo rằng tất cả thông tin về bảng lương và chi tiết nhân viên được nhập chính xác ngay từ đầu để tránh các vấn đề sau này. Ánh xạ cấu trúc tệp và dữ liệu hiện tại của bạn sang nền tảng bảng lương mới khi truyền dữ liệu bảng lương để tránh mọi vấn đề về tương thích. Điều chỉnh những khác biệt này để xác định những thay đổi cần thiết trong quá trình di chuyển, có tính đến các biến thể trong định dạng tệp, liên kết dữ liệu, tùy chỉnh và mục dữ liệu giữa các hệ thống.

Để tải dữ liệu vào hệ thống mới, trước tiên dữ liệu phải được trích xuất từ ​​hệ thống cũ và sửa đổi để phù hợp với định dạng và cấu trúc của phần mềm tính lương mới của bạn.

3. Tùy chỉnh và cấu hình

Rất nhiều hệ thống cho phép bạn điều chỉnh báo cáo theo yêu cầu của mình. Bạn có thể tạo bộ lọc tùy chỉnh, khám phá các điểm dữ liệu cụ thể và tạo báo cáo giải đáp mối quan tâm kinh doanh của mình. Hệ thống tính lương được cấu hình tốt mang lại cho bạn khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và hiểu rõ hơn về chi phí lao động của bạn bằng cách cung cấp cả tùy chọn báo cáo tiêu chuẩn và có thể định cấu hình. Chu kỳ thanh toán, khấu trừ thuế và quy tắc nghỉ phép đều có thể được xác định dễ dàng trong hệ thống.

Thiết lập hệ thống xử lý bảng lương cho người lao động ở một số quốc gia, có tính đến các luật thuế, tỷ giá hối đoái và các khoản đóng góp bắt buộc khác nhau. Trước khi triển khai hệ thống mới, hãy chuẩn bị các biểu mẫu và giấy tờ thuế (EIN, I-9, W-4) và cho nhân viên của bạn biết rằng hệ thống mới sẽ được áp dụng.

4. Đào tạo

Để hỗ trợ nhân viên hiểu và điều chỉnh theo hệ thống mới, việc đào tạo là điều cần thiết. Để đảm bảo rằng nhân viên có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, một chương trình đào tạo toàn diện cần xem xét tất cả các lợi ích và tính năng của nó. Cho nhân viên đủ thời gian để làm quen với hệ thống, cho dù có đào tạo nội bộ hay bên ngoài. Các bước quan trọng bao gồm:

5. Kiểm tra và xác nhận

Điều cần thiết là phải kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống tự động hóa bảng lương trước khi đi vào hoạt động để giảm sai sót và đảm bảo quá trình chuyển đổi liền mạch. Đối với bài kiểm tra này, bạn có thể chọn một khoảng thời gian trả lương nhất định để có thể so sánh kết quả đầu ra từ cả hai hệ thống và tìm ra bất kỳ sự khác biệt nào. Giai đoạn này hỗ trợ xác nhận rằng hệ thống tự động tính toán chính xác tiền lương, thuế, lợi ích và các khoản khấu trừ.

Bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện trong giai đoạn thử nghiệm này phải được ghi lại kỹ lưỡng để phục vụ nhu cầu đào tạo và tham khảo trong tương lai. Quá trình cẩn thận này đảm bảo rằng hệ thống trả lương mới đáng tin cậy và được chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng rộng rãi.

6. Tuân thủ và bảo mật

Duy trì việc tuân thủ các quy định liên quan đến tiền lương là trách nhiệm thường xuyên đòi hỏi phải chú ý đến chi tiết và điều chỉnh thường xuyên. Việc duy trì cập nhật phần mềm tính lương là điều cần thiết nếu bạn muốn tận dụng các tính năng mới, tăng cường bảo mật và cải thiện hiệu suất.

Kiểm toán nội bộ và bên ngoài là cần thiết để xác nhận tính chính xác và tuân thủ của hệ thống trả lương. Điều cần thiết nữa là phải duy trì các dấu vết kiểm toán rộng rãi trong hệ thống trả lương. Để duy trì trách nhiệm giải trình và tính minh bạch, những hồ sơ này phải theo dõi mọi thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu bảng lương, bao gồm dấu thời gian và thông tin chi tiết về người dùng. Các quy trình kiểm tra và kiểm toán thường xuyên bảo vệ công ty khỏi những lo ngại tiềm ẩn về pháp lý và tài chính bằng cách hỗ trợ duy trì tính chính xác của hệ thống trả lương.

Tổng kết

Việc lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp là một lựa chọn quan trọng đối với công ty của bạn. May mắn thay, rất nhiều hệ thống tính lương trực tuyến có hiệu suất vượt trội, giao diện thân thiện với người dùng và khả năng tích hợp, khiến chúng trở nên hoàn hảo cho những chủ doanh nghiệp không có nhiều chuyên môn về tính lương.

Bất kỳ công ty nào muốn đảm bảo rằng nhân viên của mình được trả lương đúng hạn và chính xác trong khi tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định đều phải có hệ thống quản lý tiền lương hiệu quả. Nếu bạn muốn một phần mềm tính lương hoàn chỉnh, đáp ứng nhu cầu công ty bạn hãy liên hệ với ErpTechUp để được tư vấn miễn phí

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ lâu đã là trụ cột của các tổ chức lớn. Nó tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất. Khoảng 94% doanh nghiệp áp dụng ERP tổng hợp để […]

27.05.2024 Xem thêm