Xử lý bảng lương là việc người nhân sụ và kế toán thanh toán tiền lương cho nhân viên. Đây là một chức năng kinh doanh quan trọng do đó các doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các quy trình trả lương được thực hiện hiệu quả. Bảng lương thủ công so với bảng lương tự động là hai loại hệ thống được thảo luận trong bài viết này. Điều quan trọng là phải hiểu những ưu điểm, nhược điểm và sự khác biệt giữa cả hai hệ thống để đưa ra quyết định hiệu quả.

Đối với hầu hết các tổ chức, tiền lương là chi phí lớn nhất của nó. Do đó, đây là chức năng quản lý nguồn nhân lực quan trọng nhất.

Xử lý bảng lương là gì?

Quy trình trả lương thường bao gồm hai bước. Bước đầu tiên là chuẩn bị đầu vào bảng lương. Bước thứ hai là tạo báo cáo bảng lương dựa trên những đầu vào đó. Những báo cáo này cuối cùng được sử dụng để thực hiện thanh toán tiền lương. Xử lý bảng lương là một hoạt động phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố. Trong hầu hết các tổ chức, các yếu tố này thường được ghi lại dưới dạng file excel. Danh sách kiểm tra phục vụ như một hướng dẫn để xử lý bảng lương.

Một danh sách kiểm tra bảng lương điển hình sẽ bao gồm những điều sau đây,

• Mã nhân viên phải hiện hành và cập nhật.
• Tất cả tài liệu tuyển dụng mới phải được hoàn thành trước khi xử lý bảng lương.
• nhân viên sắp nghỉ việc phải được theo dõi.
• Thời gian nghỉ phép và nghỉ ốm phải được tính.
• Thay đổi tiền lương và điều chỉnh tiền lương khác phải được lưu ý.
• Dữ liệu chấm công và làm thêm giờ phải được thu thập và phê duyệt bởi người đứng đầu doanh nghiệp.

Tất cả thông tin này sau đó được tổng hợp và sử dụng để xác định đầu vào bảng lương.

Việc điều chỉnh lương, thêm và xóa nhân viên được thực hiện dựa trên đầu vào bảng lương. Thuế và các khoản khấu trừ theo luật định khác được áp dụng. Số tiền cuối cùng phải trả cho mỗi nhân viên được xác định. Các báo cáo bảng lương này sau đó được xác minh và phê duyệt. Thanh toán tiền lương sau đó được thực hiện theo các báo cáo. Bảng lương có thể được xử lý bằng quy trình thủ công hoặc tự động.

Quy trình tính lương thủ công là gì?

Quy trình tính lương thủ công đòi hỏi một người phải quản lý toàn bộ quy trình tính lương mà không cần sử dụng bất kỳ hệ thống nào . Nó hoàn toàn phụ thuộc vào nỗ lực của con người. Nó liên quan đến việc quản lý toàn bộ quá trình bằng tay. Điều này thậm chí sẽ bao gồm theo dõi dữ liệu tham dự và tính toán các khoản khấu trừ theo luật định. 

Bạn phải tìm người điều hành phù hợp và có kinh nghiệm nhất để tiến hành quy trình tính lương một cách chính xác. Nếu không, nó sẽ khiến một tổ chức phải đối mặt với các vấn đề pháp lý, tiền phạt và hình phạt. Phương pháp này phù hợp nhất cho các tổ chức có số lượng nhân viên ít hơn.

Hãy xem xét một số ưu điểm và hạn chế của quy trình tính lương thủ công.

Ưu điểm	Nhược điểm
Hiệu quả về chi phí	Rất tốn thời gian
Tùy chỉnh	Dễ nhầm lẫn
Thuận lợi cho các tổ chức nhỏ	Yêu cầu nhân viên kinh nghiệm

Quy trình tính lương tự động là gì?

Mặt khác, quy trình tính lương tự động sử dụng phần mềm tính lương chuyên dụng. Phần mềm này có thể tự động hóa gần như tất cả các bước của quy trình tính lương và yêu cầu sự can thiệp tối thiểu của con người. Hệ thống quản lý chấm công có thể được sử dụng để theo dõi chấm công và làm thêm giờ . Chúng có thể được liên kết với phần mềm tính lương, theo dõi các yêu cầu nghỉ phép. Nhiều nhất, người ta có thể cần nhập thông tin tuyển dụng mới và ngày nghỉ việc của nhân viên vào hệ thống. Hệ thống tính lương tự động thường có thể đảm nhận phần còn lại. Điều này có thể bao gồm việc tính thuế và các khoản khấu trừ theo luật định dựa trên khu vực áp dụng.

Những ưu điểm và hạn chế của cả hai quy trình được giải thích chi tiết hơn bên dưới trong blog. Trước tiên, chúng ta hãy xem sự khác biệt giữa bảng lương thủ công và hệ thống bảng lương tự động.

Ưu Điểm	Nhược Điểm
Tiết kiệm thời gian	Đầu tư cao
Hỗ trợ chuyên nghiệp hiệu quả	Tất cả các dữ liệu cần phải được sao lưu.
Tuân thủ thuế
Quản lý tài liệu
Báo cáo

Sự khác biệt giữa hệ thống tính lương thủ công và sử dụng phần mềm tính lương

Hệ thống tính lương thủ công và sử dụng phần mềm tính lương có những khác biệt sau:

1. Độ chính xác: Hệ thống tính lương thủ công có thể dẫn đến sai sót do sự nhầm lẫn hoặc tính toán sai sót, trong khi phần mềm tính lương thường đảm bảo độ chính xác cao hơn vì tính toán được tự động hóa.
2. Tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm tính lương giúp tiết kiệm thời gian so với tính toán thủ công. Phần mềm có thể tự động tính toán, lưu trữ và xử lý thông tin lương, giảm thiểu tình trạng mất mát thời gian.
3. Dễ quản lý: Sử dụng phần mềm tính lương giúp quản lý dễ dàng hơn. Những thông tin về lương, thuế, các khoản phụ cấp và các khoản trợ cấp khác được tự động tính toán và lưu trữ trong phần mềm, giúp cho quản lý có thể dễ dàng truy xuất và kiểm tra.
4. Tính linh hoạt: Phần mềm tính lương có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nó có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý nhân sự hoặc hệ thống kế toán.
5. Chi phí: Sử dụng phần mềm tính lương có thể giảm thiểu chi phí so với việc thuê nhân viên tính lương hoặc sử dụng dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, việc mua và cài đặt phần mềm có thể tốn kém hơn so với việc tính toán thủ công.

Tóm lại, sử dụng phần mềm tính lương có nhiều ưu điểm hơn so với hệ thống tính lương thủ công. Nó giúp tiết kiệm thời gian, dễ quản lý và tăng độ chính xác trong tính toán lương. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm tính lương cũng cần phải đầu tư và cài đặt phần mềm, vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi quyết định sử dụng phần mềm tính lương.

Lợi ích của việc xử lý bảng lương thủ công và tự động

Hãy xem xét từng lợi ích của hệ thống tính lương thủ công và tự động.

Hệ thống tính lương thủ công

Những lợi ích của hệ thống tính lương thủ công như sau:

• Một quy trình tính lương thủ công có thể lý tưởng trong một tổ chức nhỏ với lực lượng lao động hạn chế. 
• Nó có thể được cá nhân hóa và điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu của một tổ chức. 
• Nó có thể linh hoạt hơn, không giống như một hệ thống tự động cứng nhắc. 
• Nó dễ dàng hơn để áp dụng vì nó đòi hỏi một khoản đầu tư ít hơn nhiều.

Hệ thống tính lương tự động

Lợi ích của hệ thống tính lương tự động như sau:

• Đối với công việc kế toán và tính lương của các doanh nghiệp lớn, hệ thống tính lương tự động là lựa chọn khả thi nhất.
• Nó đảm bảo hiệu quả và loại bỏ nhiều nỗ lực. Nó đòi hỏi ít thời gian và nguồn lực hơn nhiều.
• Nó có thể là một khoản đầu tư đáng kể, nhưng người ta có thể thu được nhiều lợi ích từ phần mềm về lâu dài.

Nhược điểm của hệ thống tính lương thủ công và tự động

Hãy xem xét từng vấn đề gặp phải trong hệ thống tính lương thủ công và tự động.

Hệ thống tính lương thủ công

• Xử lý bảng lương thủ công đòi hỏi nhiều nỗ lực của con người. 
• Có nhiều phạm vi sai sót hơn và đó là một hoạt động tốn nhiều thời gian hơn. 
• Tuyển dụng, đào tạo và quản lý một nhóm các cá nhân có kỹ năng cũng là một khoản chi đáng kể. 
• Thực tế không khả thi đối với các tổ chức có quy mô nhân viên lớn để tuân theo hệ thống này. 

Hệ thống tính lương tự động

Một hệ thống quản lý tiền lương tự động cũng giải quyết những thách thức của nó. Chúng như sau:

• Nó thường liên quan đến một khoản đầu tư ban đầu lớn và một cam kết lâu dài. 
• Các cá nhân trong tổ chức nên sẵn sàng bước ra khỏi vùng thoải mái của họ. Họ nên sẵn sàng cam kết với một hệ thống mới. 
• Thông thường, các hệ thống mới được coi là phức tạp và gặp phải sự phản kháng của nhân viên.
• Hệ thống tự động là tiêu chuẩn và khách quan, đôi khi có thể có vấn đề.

Phần mềm tính lương có thể trợ giúp xử lý tính lương như thế nào?

Sự thành công của bất kỳ quy trình kinh doanh nào nằm ở hiệu quả của nó. Hệ thống tự động đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đáng tin cậy. Họ loại bỏ nhiều sự can thiệp của con người và cung cấp kết quả phù hợp và đáng tin cậy. Chúng có thể là một đề xuất tiết kiệm chi phí tuyệt vời về lâu dài. Theo thống kê, khoảng 62% tổ chức đã sử dụng hệ thống trả lương dựa trên nền tảng cloud vào năm 2023, tăng 34% so với mức sử dụng vào năm 2019.

Tuy nhiên, phải cẩn thận trong việc lựa chọn một giải pháp tự động . Cần phải tìm ra sự phù hợp nhất cho tổ chức. Kế hoạch cho tương lai gần và xa phải được xem xét. Hệ thống tính lương tự động đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn và cam kết lâu dài. Một giải pháp phải được lựa chọn cẩn thận sau khi đánh giá nhiều lựa chọn. Phải chú ý chặt chẽ đến việc thực hiện nó. Những yếu tố này rất quan trọng để làm cho nó trở thành một đề xuất hiệu quả.

Xem thêm: Phần mềm tính lương trong ERP có thể giúp Doanh nghiệp của bạn?

Tổng kết

Nhân viên mong muốn được trả lương một cách kịp thời, chính xác và nhất quán. Quản lý bảng lương liền mạch rất quan trọng đối với tinh thần của nhân viên. Nó cũng ảnh hưởng đến danh tiếng của một công ty hoặc tổ chức. Nó ảnh hưởng đến nhận thức về sự ổn định tài chính của nó. Quy trình tính lương tự động là một cách để thực hiện và tự động hóa các quy trình tẻ nhạt để tăng hiệu quả. Vì vậy, từ bài viết này, các công ty có thể lựa chọn hiệu quả giữa bảng lương thủ công và hệ thống bảng lương tự động.

Để phù hợp với phần mềm tính lương, một tổ chức cũng có thể yêu cầu phần mềm kế toán tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình cũng như khắc phục các lỗi gây ra trong quá trình kế toán thủ công. Vì vậy, hãy tiếp tục và chọn phần mềm tính lương tốt nhất cho tổ chức của bạn để đạt được lợi thế cạnh tranh ngay lập tức.

Tin liên quan