Quy trình vòng đời quản lý dự án như thế nào? Tại sao lại quan trọng?

03.01.2022

Quản lý tốt các dự án không chỉ là việc lập hồ sơ các nhiệm vụ, yêu cầu về thời gian và cập nhật trạng thái cho các bên liên quan. Vòng đời quản lý dự án là một hệ thống có tổ chức gồm các quy trình, giai đoạn và kiểm soát. Về cơ bản, điều này hướng dẫn việc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hiệu quả. Vòng đời quản lý dự án có thể được sử dụng cho bất kỳ dự án có quy mô nào. Chưa kể rằng các giai đoạn tiếp theo của nó có thể được sắp xếp theo nhu cầu và phạm vi của dự án.

Trước khi bạn có thể bắt đầu thực hiện một dự án, bạn cần phải hình thành, lập kế hoạch và thực hiện dự án. Đây là chu trình dự án mà bạn cần tuân theo. Bạn có thể bắt đầu ngay lập tức, nhưng bạn cần phải lên kế hoạch cho mọi thứ trước. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa dự án, hãy làm theo giai đoạn vòng đời quản lý dự án được chia sẻ trong bài đăng này ngày hôm nay. Nhưng trước đó chúng ta hãy cùng tìm hiểu

Tại sao Vòng đời Quản lý Dự án lại quan trọng?

Chu trình dự án cung cấp nền tảng cho toàn bộ quá trình quản lý dự án. Do đó, mỗi giai đoạn của dự án cần được thực hiện theo một trình tự và khung thời gian nghiêm ngặt để đảm bảo lợi ích tối đa và sự gián đoạn tối thiểu cho dự án.

Vòng đời quản lý dự án, là một tập hợp các bước lcủa dự án. Vòng đời tuân theo mô hình kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. Vòng đời của Quản lý Dự Án rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng. Chưa kể đến việc nhóm làm theo đúng các bước để hoàn thành dự án. Vòng đời của Quản lý Dự Án cũng rất quan trọng vì nó là cách mà người quản lý dự án xác định bước nào cần chú ý hơn và bước nào đang hoạt động tốt.

Mỗi giai đoạn trong chu kỳ dự án bao gồm các hoạt động cần được thực hiện. Các hoạt động này sau đó được hoàn thành hoặc kết thúc bằng cách chính thức chuyển giao trách nhiệm của giai đoạn đó cho giai đoạn tiếp theo của dự án. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm từ một giai đoạn sẽ được chuyển đổi sang các vai trò có liên quan đến giai đoạn tiếp theo.

Hơn nữa, quản lý dự án là huyết mạch của mọi doanh nghiệp. Mọi thứ bạn làm đều trải qua một dự án. Nếu bạn thành công, thì đó chỉ là do cách bạn quản lý các dự án của mình. Chu kỳ dự án  giúp bạn thực hiện dự án của mình một cách hoàn hảo. Nếu bạn đang làm tốt dự án của mình, thì điều đó có nghĩa là khách hàng của bạn đang hài lòng. Nếu khách hàng của bạn hài lòng, điều đó có nghĩa là bạn đang kiếm được doanh thu.

5 Giai đoạn Cơ bản của Vòng đời Quản lý Dự án là gì?

Vòng đời của dự án cần được thiết kế về cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các bên liên quan trong dự án. Nhưng tất nhiên, đó là bằng cách thực hiện các hoạt động sau: xác định phạm vi, phê duyệt, tập hợp nhóm, xác định kết quả mong muốn, nêu chi tiết cách bạn sẽ đo lường thành công và thiết lập quy trình vòng đời quản lý dự án.

Vòng đời quản lý dự án mô tả quy trình cấp cao của việc quản lý dự án. Điều này bao gồm các bước bạn thực hiện để biến mọi thứ thành hiện thực. Năm giai đoạn của vòng đời quản lý dự án là:

  1. Giai đoạn bắt đầu
  2. Giai đoạn lập kế hoạch
  3. Giai đoạn thực hiện
  4. Giai đoạn Giám sát và Kiểm soát
  5. Giai đoạn kết thúc

Bây giờ chúng ta hãy tìm hiểu chi tiết ngắn gọn về những gì xảy ra trong mỗi giai đoạn khác nhau của vòng đời quản lý dự án.

01. Giai đoạn Bắt đầu Vòng đời Dự án

Giai đoạn Khởi đầu Vòng đời của dự án xác định những gì cần phải được thực hiện trong một dự án. Những nhiệm vụ ban đầu này thường là mua sắm thiết bị, lập kế hoạch, thực hiện nghiên cứu tính khả thi và tạo ngân sách. Giai đoạn Khởi động Dự án có thể được định nghĩa ngắn gọn là hoạt động liên quan đến việc thiết lập một dự án một cách không chính thức. Điều này bao gồm việc phát triển Tuyên bố công việc, điều lệ dự án hoặc tuyên bố mục tiêu, thông qua việc ký kết hợp đồng dự án lần cuối. ” Một dự án trong giai đoạn bắt đầu được phân loại là một dự án không có nỗ lực nào được áp dụng để thực hiện kế hoạch dự án.

Những nhiệm vụ này thường có tính cụ thể của dự án cao và do đó không có nhiều sự chồng chéo với các dự án khác. Như đã đề cập, Giai đoạn Khởi động Dự án cũng xác định những gì cần phải thực hiện trong một dự án.

Một dự án mới phải được bắt đầu bằng một thủ tục hoặc thủ tục bắt đầu dự án. Điều này được thực hiện để mô tả những điều sau: Dự án làm gì? Mục tiêu của dự án là gì? Các bên liên quan trong dự án là ai? Các sản phẩm của dự án là gì? Kết quả của giai đoạn bắt đầu là Điều lệ dự án.

02. Giai đoạn lập kế hoạch vòng đời dự án

Trong giai đoạn lập kế hoạch, nhóm dự án phát triển một kế hoạch dự án chi tiết các công việc sẽ được thực hiện. Giai đoạn Lập kế hoạch của dự án cũng được chia thành hai phần. Giai đoạn đầu tiên là lập kế hoạch tổng thể và chuẩn bị đầu vào cho giai đoạn tiếp theo. Giai đoạn thứ hai bao gồm lập kế hoạch chi tiết và thực hiện giai đoạn này.

Hơn nữa, nó liên quan đến việc lập kế hoạch của một dự án từ đầu đến cuối. Lập kế hoạch bao gồm xác định các mục tiêu của dự án, các công việc chính, tiến độ, ngân sách, các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, mức chất lượng của các dịch vụ được cung cấp, các hoạt động sẽ được thực hiện trong mỗi giai đoạn của dự án, v.v. Thông tin này được Dự án thu thập và phân tích. Để xác định liệu dự án có thành công hay không.

Về cơ bản, đó là việc lập kế hoạch các hoạt động và các nhiệm vụ liên quan để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Các giai đoạn của Vòng đời được trình bày như sau: Giai đoạn Bắt đầu Dự án – Giai đoạn này liên quan đến việc bắt đầu một dự án. Trọng tâm chính ở đây là thu được tài trợ cho dự án và phát triển một trường hợp kinh doanh chính thức sẽ được trình bày với ban quản lý cấp cao để phê duyệt.

03. Giai đoạn Thực hiện Vòng đời Dự án

Trong giai đoạn thực hiện, nhóm dự án tuân theo kế hoạch bằng cách thực hiện các hoạt động được giao trong kế hoạch. Nó liên quan đến việc thực hiện tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Trong giai đoạn này, bạn theo dõi tiến trình của dự án, quản lý các thay đổi và hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết để kết thúc dự án. Điều này bao gồm kiểm tra chất lượng của các sản phẩm phân phối, kiểm tra chấp nhận và phê duyệt quy trình. Bạn cũng thu thập các bài học kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai, sắp xếp kết thúc dự án và chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho người dùng hoặc khách hàng. Các công cụ quản lý dự án giúp bạn theo dõi thời gian, nhiệm vụ và ngân sách đã chi cho dự án của mình.

Hơn nữa, trong giai đoạn này, người quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành trong tiến độ đã thỏa thuận. Người quản lý dự án giám sát trạng thái nhiệm vụ và hiệu suất dự án và thực hiện các điều chỉnh để duy trì tiến độ và ngân sách của dự án. Kế hoạch quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn thực hiện. Nó cung cấp nền tảng cho nhiều quy trình quản lý dự án. Ngoài ra, nó có thể được sử dụng như một công cụ tham khảo để hỗ trợ quản lý dự án và truyền thông.

04. Giai đoạn Giám sát và Kiểm soát Vòng đời Dự án

Một trong những phần khó khăn nhất của quản lý dự án là giám sát và theo dõi tiến độ và hiệu suất của dự án. Song song với việc thực hiện dự án, bạn báo cáo hiệu suất và giám sát, kiểm soát dự án với tư cách là người quản lý dự án. Điều đó có nghĩa là giám sát vòng đời dự án để đảm bảo dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch và nếu không, hãy kiểm soát nó bằng cách đưa ra các giải pháp để đưa dự án trở lại đúng kế hoạch.

Đôi khi việc giám sát và kiểm soát được thực hiện đồng thời với việc thực thi vì nó xảy ra cùng một lúc. Khi các nhóm thực hiện kế hoạch dự án của họ, họ phải liên tục theo dõi tiến độ của chính mình để đảm bảo rằng sản phẩm tiếp tục theo đúng những gì đã hứa. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng không có thay đổi phạm vi nào đối với kế hoạch ban đầu có thể ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của dự án hoặc thậm chí có thể thay đổi tất cả những gì cần được giao.

Để đảm bảo cung cấp những gì đã hứa, các đội phải giám sát các nhiệm vụ trong các thông số nhất định. Ví dụ: tính toán các chỉ số hiệu suất chính hoặc đặt giới hạn ngân sách để theo dõi các biến thể từ chi phí và thời gian được phân bổ, sự cảnh giác thường xuyên này giúp giữ cho các dự án diễn ra suôn sẻ.

Giai đoạn giám sát và kiểm soát vòng đời dự án phải hoàn thành các nhiệm vụ sau để giám sát và kiểm soát dự án . Do đó, người quản lý dự án phải hoàn thành dự án:

05. Giai đoạn kết thúc vòng đời dự án

Trong giai đoạn kết thúc, người quản lý dự án sẽ tiến hành “dọn dẹp” lần cuối để đảm bảo rằng tất cả các công việc được giao đã được hoàn thành và tất cả các nghĩa vụ đã được hoàn thành. Giai đoạn này cũng bao gồm công việc của người quản lý dự án trong việc thông báo cho quản lý cấp cao về kết quả của dự án khi gửi bất kỳ báo cáo tài chính  và viết báo cáo dự án cuối cùng. Đây là một cột mốc quan trọng đối với bất kỳ dự án nào cũng phải thực hiện. Tại thời điểm này, người quản lý dự án có thể cảm thấy nhẹ nhõm vì dự án đã được hoàn thành thành công.

Đó cũng là thời điểm mà người quản lý dự án có thể bắt đầu tự hỏi liệu những lợi ích của dự án đã được thực hiện hay chưa. Sau khi dự án hoàn thành, một số dự án được bên ngoài đánh giá kết quả. Lợi ích và rủi ro của dự án phải được đánh giá lại để xem liệu dự án có thành công hay không. Thường có lợi khi thu hút sự tham gia của những người chịu trách nhiệm về dự án và phát triển một kế hoạch tiếp theo để làm thế nào dự án cụ thể này có thể được mở rộng để mang lại lợi ích hơn nữa cho công ty.

Các quy trình quản lý dự án cần có để dự án thành công

Quản lý dự án là yếu tố then chốt để bất kỳ dự án nào thành công. Nếu các quy trình chính xác được duy trì trong suốt quá trình của một dự án, thì đó sẽ là một quy trình suôn sẻ và khả năng kết quả cuối cùng thành công cao hơn. Những quy trình nào cần được tuân thủ để duy trì một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành? Hãy cùng tìm hiểu.

+ Quản lý tác vụ

Quá trình này liên quan đến việc lập kế hoạch kỹ lưỡng. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là xây dựng một cấu trúc phân tích công việc sẽ cung cấp một danh sách nhiệm vụ chi tiết cho dự án của bạn. Bằng cách hiểu chi tiết về dự án và phân công chúng theo thứ tự, bạn có thể đảm bảo quy trình hiệu quả nhất.

+ Quản lý phạm vi

Phạm vi là chi tiết cụ thể của công việc hiện tại, được xác định bằng cấu trúc phân chia công việc trong giai đoạn lập kế hoạch. Quản lý phạm vi bao gồm việc vạch ra những gì sẽ được thực hiện và những gì sẽ không được thực hiện. Đây là cơ sở để quản lý tác vụ, lập ngân sách và lên lịch trình thực hiện

+ Quản lý tài nguyên

Khi phạm vi dự án được xác định, các nguồn lực cần thiết cho mỗi hoạt động có thể được xác định rõ. Khi dự án tiến triển, việc sử dụng các nguồn lực phải được kiểm soát. Điều này bao gồm việc quan tâm đến tinh thần của nhân viên bằng cách cập nhật tiến độ cho họ theo định kỳ để giúp mọi người không bị gián đoạn trong một dòng công việc quá lâu mà không có nhiều thứ để thể hiện.

+ Quản lý thời gian và lịch trình

Lập kế hoạch tiến độ của một dự án, có thể là một hoặc năm tuần, có thể được chia thành 3 quy trình phụ: ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát. Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động bạn đã được cung cấp cũng như các cột mốc quan trọng và các sản phẩm được giao. Lên kế hoạch cho lịch trình của bạn dựa trên những ước tính đó. Khi giai đoạn thực hiện bắt đầu, hãy theo dõi các chỉ số chính như% hoàn thành so với lịch trình dự án của bạn thường xuyên.

+ Quản lý rủi ro

Để quản lý rủi ro một cách hiệu quả, trước tiên người ta phải xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể khiến một dự án đi chệch hướng. Điều này thường được hoàn thành trước khi bắt đầu dự án, trong giai đoạn lập kế hoạch của một sự kiện quy mô lớn, nơi nhiều biến số từ nhiều thành viên trong nhóm sẽ phát huy tác dụng. Tuy nhiên, vẫn có thể có lợi khi hoàn thành đánh giá rủi ro ngay cả khi một dự án tương đối nhỏ hoặc bao gồm một nhóm nhỏ để không để những rủi ro chưa tính toán được hình thành và phá hủy động lực.

+ Quản lý đảm bảo chất lượng

Khi giai đoạn khởi động bắt đầu, các bên liên quan của dự án thể hiện các yêu cầu về chất lượng của họ đối với các sản phẩm của dự án. Sau đó, những yêu cầu này sẽ được thông báo cho các nhà quản lý dự án, những người này sẽ phân tích các phản hồi và tạo ra một chính sách chất lượng xác định các thủ tục kiểm soát chất lượng sẽ đảm bảo chất lượng.

+ Quản lý chi phí

Khi chúng tôi áp dụng các phương pháp hay nhất này cho từng giai đoạn của vòng đời quản lý dự án, hãy tính toán chi phí, thiết lập ngân sách và giám sát chi phí cho dự án của bạn. Trong khi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, hãy nghĩ trước về chi phí liên quan đến nhiệm vụ đó. Tạo ngân sách để trang trải những chi phí đó. Khi giai đoạn thực hiện bắt đầu, hãy theo dõi tiến trình của dự án khi nó tiến triển.

+ Quản lý vấn đề

Mọi dự án đều đi kèm với rủi ro công bằng và một số dự án chắc chắn sẽ xảy ra sai sót. Quá trình quản lý vấn đề là cách dự án giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong dự án. Điều quan trọng là phải tìm ra quá trình này sẽ như thế nào vì có gì đó chắc chắn sẽ xảy ra sai sót. Quá trình này sẽ bao gồm những người cần được thông báo, cách đưa ra quyết định về việc cần làm tiếp theo và ai có thẩm quyền thực hiện hành động.

+ Quản lý các bên liên quan

Các bên liên quan là trái tim và linh hồn của một dự án và họ là những người giữ cho một dự án tồn tại. Vì vậy, do đó, hiểu nhu cầu của các bên liên quan và giao tiếp với họ trong suốt vòng đời của dự án có thể làm cho một dự án thành công.

+ Quản lý thay đổi

Đối với những người làm việc trong các dự án, sự thay đổi luôn là một điều bất biến. Đến một lúc nào đó, sẽ có một sự thay đổi. một số quan trọng hơn những người khác. Đây không phải là một nguyên nhân để báo động, mà là một lời kêu gọi hành động. Có thể có sự thay đổi đối với một mục tiêu cụ thể, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc thay đổi hình thức. Do đó, điều quan trọng là phải có một kế hoạch quản lý thay đổi để giảm thiểu khả năng xảy ra hỗn loạn.

+ Quản lý giao tiếp

Bạn có thể tự hỏi giao tiếp là một quy trình quản lý dự án như thế nào. Nhưng thành thật mà nói, đúng là như vậy. Hãy dành thời gian để phân tích nhu cầu của từng người và ưu tiên những người cần được cho biết những gì và họ sẽ được thông báo như thế nào.

Đơn giản hóa quy trình vòng đời quản lý dự án của bạn với công cụ ERPTechUp

Bây giờ chúng ta đã biết rằng việc sử dụng các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án là một phần quan trọng của sự thành công của dự án. Và chúng ta đều biết lý do tại sao các nhà quản lý nên sử dụng các giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án để đảm bảo thành công của dự án. Tóm lại, có thể nói rằng vòng đời của dự án là một quá trình có thể được sử dụng để hướng dẫn và chỉ đạo việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý liên tục một dự án. Hơn nữa, vòng đời của dự án cung cấp một cấu trúc để hiểu và quản lý dự án và lập kế hoạch tiến độ của nó.

Nhưng để đảm bảo bạn duy trì quá trình quản lý dự án một cách hiệu quả, bạn nên sử dụng các công cụ phù hợp để giúp bạn. Vòng đời quản lý dự án là một tập hợp các hành động cần thiết để hoàn thành dự án và một công cụ quản lý dự án toàn diện như ERPTechUp chắc chắn có thể giúp ích cho bạn trong vấn đề này.

Bạn hiện đang sử dụng một công cụ quản lý dự án có thể đơn giản hóa quy trình vòng đời quản lý dự án của bạn? Nếu vậy, hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới. Nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ với ErpTechUp . Chúng tôi tin chắc là bạn sẽ tiết kiệm được cả thời gian và công sức khi sử dụng công cụ Erp này của chúng tôi

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ […]

21.02.2024 Xem thêm
Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện nay được xem xét trong danh sách các yêu cầu cơ bản để quản lý doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch đến quản lý, nó được sử dụng trong các dịch vụ sản xuất cốt lõi, quy trình tài chính, v.v. trong một tổ […]

15.02.2024 Xem thêm
Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Sự xuất hiện của điện toán đám mây, AI, máy móc và học tập kỹ thuật số đã bắt đầu một sự phát triển toàn cầu trong kinh doanh. Các tổ chức trên toàn thế giới đang triển khai các xu hướng công nghệ nhân sự mới để tạo ra một môi trường làm việc năng […]

05.02.2024 Xem thêm