Quy trình quản lý hiệu suất: Hướng dẫn đầy đủ
25.06.2024Quản lý hiệu suất hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên chỉ có 6% công ty tin rằng quy trình đánh giá hiệu suất của họ có hiệu quả. Điều này nêu bật khoảng cách đáng kể giữa thực tiễn hiện tại và kết quả tối ưu, nhấn mạnh sự cần thiết phải có sự hiểu biết toàn diện và xem xét lại các hệ thống quản lý hiệu suất.
Cho dù bạn là chuyên gia nhân sự đang tìm cách hợp lý hóa quy trình xử lý tài liệu hay là người quản lý muốn truyền cảm hứng và phát triển nhóm của mình thì hướng dẫn này là dành cho bạn. Đến cuối blog này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về các giai đoạn, bước và yếu tố chính của quy trình quản lý hiệu suất. Hãy đi sâu vào.
Quy trình quản lý hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất là một cách tiếp cận có cấu trúc được các công ty sử dụng để giám sát và nâng cao hiệu suất của nhân viên. Quá trình này bao gồm việc xác định rõ ràng những gì được mong đợi từ nhân viên, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ, đánh giá hiệu suất của họ và thực hiện các hành động thích hợp để đảm bảo nhân viên đáp ứng các mục tiêu của công ty.
Quy trình này phải công bằng, minh bạch và được áp dụng nhất quán trong toàn tổ chức. Mục đích là để giúp nhân viên phát triển, giải quyết kịp thời mọi vấn đề về hiệu suất và giúp công ty đạt được mục tiêu thông qua quản lý hiệu quả hiệu suất của nhân viên. Ngoài ra, việc triển khai khung quản lý hiệu suất có thể gắn kết hơn nữa các mục tiêu công việc với các mục tiêu kinh doanh chiến lược và cải thiện sự gắn kết tổng thể của nhân viên.
Các bước trong quy trình quản lý hiệu suất là gì?
Chu trình quản lý hiệu suất là một phương pháp tiếp cận liên tục giúp đảm bảo lực lượng lao động thực hiện tối ưu và góp phần hiện thực hóa các mục tiêu của tổ chức. Nó bao gồm một số bước quan trọng để đảm bảo rằng công việc của mọi người phù hợp với những gì công ty muốn đạt được.
1. Lập kế hoạch
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hiệu suất là giai đoạn lập kế hoạch. Nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được và có thể đạt được cho nhân viên. Những mục tiêu này phải phù hợp với những gì tổ chức đang cố gắng đạt được và phải được các nhà quản lý và nhân viên cùng nhau quyết định. Trong giai đoạn này, các kỳ vọng, vai trò và trách nhiệm được vạch ra rõ ràng và kế hoạch giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động được xây dựng.
2. Giám sát
Trong suốt chu trình thực hiện, người quản lý nên thường xuyên theo dõi và theo dõi sự tiến bộ của nhân viên đối với mục tiêu của họ, tập trung vào việc đo lường hiệu suất của nhân viên . Điều này liên quan đến việc cung cấp phản hồi, huấn luyện và hỗ trợ liên tục để giúp nhân viên đi đúng hướng và vượt qua mọi thử thách. Người quản lý cũng nên thu thập dữ liệu và tài liệu liên quan đến hiệu suất của nhân viên, những dữ liệu này sẽ được sử dụng trong giai đoạn đánh giá.
3. Xem xét
Vào những thời điểm nhất định (ví dụ: hàng năm, nửa năm một lần), nên thực hiện đánh giá hiệu suất chính thức để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Trong quá trình đánh giá này, người quản lý và nhân viên nên có cuộc thảo luận hai chiều để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên so với mục tiêu đã đề ra. Việc xem xét phải dựa trên dữ liệu khách quan và bằng chứng được thu thập trong giai đoạn giám sát. Nó cũng nên cho phép nhân viên chia sẻ quan điểm, thảo luận về thành tích của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc phát triển.
4. Khen thưởng
Dựa trên việc đánh giá hiệu suất, sự công nhận, khen thưởng hoặc hậu quả phù hợp sẽ được xác định. Những nhân viên có thành tích cao sẽ nhận được những phần thưởng như tiền thưởng, thăng chức hoặc sự công nhận khác. Những nhân viên làm việc kém hiệu quả cần được trao cơ hội phát triển hoặc kế hoạch hành động khắc phục.
Giai đoạn này là chìa khóa trong việc củng cố các hành vi mong muốn, động viên nhân viên và điều chỉnh hiệu suất của cá nhân với các mục tiêu của tổ chức. Giải quyết hiệu suất kém thông qua giao tiếp cởi mở và minh bạch là rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên hiểu được kỳ vọng và nhận được sự hỗ trợ cần thiết để cải thiện.
Các yếu tố chính của quản lý hiệu suất là gì?
Để có một quy trình hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả, một số yếu tố chính phải được tích hợp liền mạch. Hơn nữa, các công cụ quản lý hiệu suất đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện kết quả kinh doanh và điều chỉnh hệ thống với những người quản lý có thể đưa ra phản hồi thường xuyên, tạo ra lực lượng lao động có động lực cao.
1. Tính nhất quán
Tính đồng nhất trong việc thực hiện các bước của quy trình quản lý hiệu suất trong toàn tổ chức là rất quan trọng. Cần thiết lập các hướng dẫn rõ ràng, các quy trình chuẩn hóa và các tiêu chí đánh giá nhất quán để loại bỏ những thành kiến. Ngoài ra, hãy đảm bảo tất cả nhân viên đều được đối xử công bằng, bất kể vai trò của họ hay bộ phận họ làm việc.
2. Độ chính xác
Quy trình của hệ thống quản lý hiệu suất phải được xây dựng trên dữ liệu chính xác và khách quan. Việc thiết lập mục tiêu chính xác, cơ chế phản hồi thường xuyên và tài liệu toàn diện về thành tích của nhân viên cũng như các lĩnh vực cần cải thiện là điều cần thiết để đánh giá hiệu suất công bằng và chính xác.
3. Tương lai
Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả phải có khả năng thích ứng và hướng tới tương lai. Nó nên kết hợp các chiến lược để xác định và nuôi dưỡng các nhà lãnh đạo tương lai. Nó cũng nên dự đoán nhu cầu phát triển của tổ chức và trang bị cho nhân viên những kỹ năng và năng lực cần thiết để thành công lâu dài.
4. Sự gắn kết của nhân viên
Sự tham gia tích cực và sự ủng hộ của nhân viên là những thành phần quan trọng của quy trình hệ thống quản lý hiệu suất thành công. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở, tìm kiếm ý kiến đóng góp của nhân viên và tạo cơ hội tự đánh giá và phản hồi sẽ khuyến khích quyền sở hữu và cam kết đối với quy trình.
5. Dễ sử dụng
Sự đơn giản và thân thiện với người dùng là chìa khóa để đảm bảo áp dụng rộng rãi và triển khai hiệu quả quy trình quản lý hiệu suất. Các quy trình đơn giản hóa, các công cụ dễ sử dụng và các quy tắc rõ ràng có thể giảm bớt số lượng giấy tờ và khiến mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn.
Nó cũng cho phép các nhà quản lý và nhân viên tập trung vào các cuộc thảo luận thực chất và thiết lập mục tiêu có ý nghĩa.
Ba giai đoạn trong quy trình quản lý hiệu suất là gì?
Thông thường có ba giai đoạn chính trong quá trình quản lý hiệu suất khi xử lý các hành vi kém hiệu quả
1. Hướng dẫn
Đây thường là bước đầu tiên khi hiệu suất của nhân viên không đáp ứng được mong đợi. Nó liên quan đến việc cung cấp hướng dẫn, phản hồi và hỗ trợ để giúp nhân viên hiểu họ đang thiếu sót ở đâu và họ cần làm gì để cải thiện.
2. Hành động
Nếu việc huấn luyện không dẫn đến sự cải thiện như mong muốn thì giai đoạn tiếp theo là hành động khắc phục. Điều này liên quan đến các biện pháp kỷ luật chính thức như cảnh cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản, kế hoạch cải thiện hiệu suất hoặc đình chỉ. Hành động khắc phục nhằm mục đích giải thích rõ ràng mức độ nghiêm trọng của các vấn đề về hiệu suất và hậu quả nếu không có cải tiến.
3. Chấm dứt
Nếu một nhân viên không tiến bộ hơn trong công việc, ngay cả sau khi được huấn luyện và có kế hoạch cải thiện hiệu suất, họ có thể phải rời công ty. Chấm dứt hợp đồng thường được coi là biện pháp cuối cùng khi tất cả các nỗ lực khác để giải quyết các vấn đề về hiệu suất đã cạn kiệt và nhân viên không thể hoặc không muốn đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc.
Quy trình quản lý hiệu suất: Thực tiễn tốt nhất
Một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả là điều cần thiết để các tổ chức hỗ trợ sự phát triển của nhân viên, tăng năng suất và đáp ứng các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là một số thực tiễn chính cần xem xét khi triển khai hệ thống quản lý hiệu suất. Một chiến lược quản lý hiệu suất được thiết kế tốt là rất quan trọng để cải thiện hiệu suất của tổ chức.
1. Đánh giá những gì hiện tại đang hoạt động và không hoạt động
Trước khi bắt đầu hoặc cập nhật quy trình quản lý hiệu suất hiện tại của bạn, hãy đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống hiện tại. Thu thập phản hồi từ nhân viên và người quản lý, phân tích dữ liệu hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Đánh giá này sẽ cung cấp những hiểu biết hữu ích và giúp tùy chỉnh quy trình mới để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
2. Chọn cách tiếp cận phù hợp
Không có một quy trình quản lý hiệu suất nào phù hợp cho tất cả mọi người. Các tổ chức nên xem xét cẩn thận về văn hóa, quy mô, ngành và nhân khẩu học lực lượng lao động của mình để chọn phương pháp tiếp cận phù hợp với nhu cầu riêng của họ.
Các lựa chọn có thể bao gồm đánh giá hàng năm truyền thống, mô hình phản hồi liên tục hoặc kết hợp cả hai. Cách tiếp cận được lựa chọn phải phản ánh các giá trị của tổ chức và thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở và cải tiến liên tục.
3. Gặp gỡ và đào tạo người quản lý
Người quản lý thực sự quan trọng trong việc làm cho chương trình quản lý hiệu suất hoạt động hiệu quả. Cung cấp đào tạo toàn diện và các nguồn lực để đảm bảo họ hiểu quy trình, trách nhiệm của mình và cách tiến hành các cuộc trò chuyện về hiệu suất hiệu quả. Các cuộc họp và trao đổi thường xuyên với người quản lý có thể giúp giải quyết các mối quan ngại, đưa ra hướng dẫn và duy trì tính nhất quán trong việc triển khai quy trình trong toàn tổ chức.
4. Đặt mục tiêu THÔNG MINH
Một bước quan trọng trong quá trình quản lý hiệu suất là thiết lập mục tiêu. Đảm bảo rằng nhân viên đặt mục tiêu SMART phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu SMART cung cấp sự rõ ràng và cho phép đo lường tiến độ. Thu hút nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu để đảm bảo cam kết của họ. Lên lịch kiểm tra thường xuyên để xem xét tiến độ và điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết.
5. Áp dụng quản lý hiệu suất liên tục
Thay vì chỉ sử dụng các đánh giá không thường xuyên, hãy khuyến khích một nền văn hóa luôn diễn ra phản hồi và huấn luyện. Phản hồi liên tục thúc đẩy giao tiếp cởi mở, điều chỉnh khóa học kịp thời và quy trình quản lý hiệu suất năng động hơn. Khuyến khích đăng ký thường xuyên, phản hồi theo thời gian thực và các buổi huấn luyện để giải quyết kịp thời các thách thức và ăn mừng những thành công trong suốt chặng đường.
6. Thiết lập một hệ thống chính thức
Mặc dù phản hồi liên tục là cần thiết nhưng việc có sẵn các quy trình quản lý hiệu suất chính thức cũng rất quan trọng. Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng, quy trình chuẩn hóa và tiêu chí đánh giá nhất quán để đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong toàn tổ chức. Giải thích rõ ràng những gì người quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm, đồng thời chia sẻ quy trình và mốc thời gian với tất cả các bên liên quan.
7. Giúp nhân viên lập kế hoạch phát triển nhân viên
Các bước trong quy trình quản lý hiệu suất không chỉ nhằm đánh giá hiệu suất mà còn giúp mọi người phát triển và cải thiện. Khuyến khích nhân viên tạo các kế hoạch phát triển cá nhân hóa nhằm xác định các lĩnh vực cần cải thiện, các kỹ năng hoặc năng lực mong muốn và chiến lược để đạt được mục tiêu của họ. Cung cấp các nguồn lực đào tạo, cố vấn và hỗ trợ để giúp nhân viên phát triển một cách chuyên nghiệp.
8. Sử dụng công nghệ
Sử dụng công nghệ để đơn giản hóa và cải thiện quy trình quản lý hiệu suất. Tận dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý hiệu suất để tự động hóa lời nhắc, tập trung tài liệu và cung cấp các phân tích có giá trị để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Công nghệ cũng có thể hỗ trợ phản hồi theo thời gian thực, theo dõi mục tiêu và cộng tác liền mạch giữa người quản lý và nhân viên trong suốt quá trình.
Nếu Doanh nghiệp bạn đang muốn sử dụng phần mềm quản lý công việc, hiệu suất của nhân viên hãy liên hệ với ErpTechUp để được tư vấn miễn phí
Kết Luận
Quy trình quản lý hiệu suất là một phương pháp có cấu trúc để quản lý và cải thiện hiệu suất của nhân viên. Nó bao gồm các giai đoạn lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng. Khi được triển khai hiệu quả, nó sẽ điều chỉnh các mục tiêu, thúc đẩy cải tiến, thúc đẩy thành công và góp phần đạt được các mục tiêu chiến lược.
Các phương pháp hay nhất cho quy trình quản lý hiệu suất bao gồm việc đánh giá hệ thống hiện tại, chọn phương pháp tiếp cận phù hợp, đào tạo người quản lý và đặt mục tiêu SMART. Bạn cũng nên thu thập phản hồi liên tục, thiết lập các thủ tục chính thức, thúc đẩy các kế hoạch phát triển và tận dụng công nghệ.
Tin liên quan
Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả
Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]
Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng
Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]
7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]
