Quản lý hàng tồn kho của nhà hàng: Chiến lược và phương pháp

28.06.2023

Mục Lục

Mở một nhà hàng và sở hữu một nhà hàng vẫn là giấc mơ của nhiều người. Tuy nhiên, điều hành nhà hàng không chỉ là chuẩn bị và phục vụ một bữa ăn ngon.

Quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng đối với các nhà hàng để đảm bảo đủ nguồn cung cấp và giảm lãng phí thực phẩm. Các nghiên cứu cho thấy rằng một nửa số lương thực trên thế giới bị lãng phí , ảnh hưởng đến việc bảo vệ môi trường. Ngoài ra, các nhà hàng còn phải chịu thêm thách thức trong việc tìm nguồn nguyên liệu dễ hỏng và bán các mặt hàng thực phẩm làm từ chúng. Tất cả những điều này làm cho việc quản lý hàng tồn kho của nhà hàng trở thành một vấn đề phức tạp và đầy thách thức.

Trong blog này, ErpTechUp đã sắp xếp các lợi ích của hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà hàng và cách chúng giúp giải quyết các thách thức trong quy trình. Chúng tôi cũng đề cập đến các phương pháp hay nhất và chiến lược hiệu quả để kiểm soát lượng hàng dự trữ của nhà hàng, đồng thời giúp họ đạt được nguồn nguyên liệu bền vững và giảm thiểu lãng phí thực phẩm. Vì vậy, nếu bạn đang khám phá cách kiểm kê hàng hóa trong nhà hàng, thì bài viết này là một bài viết bạn phải đọc.

Quản lý hàng tồn kho nhà hàng là gì?

Quản lý hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bổ sung quan trọng. Đó là tất cả về việc có hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không tiêu tốn không gian vật lý và làm cạn kiệt nguồn lực tiền tệ của doanh nghiệp bạn.

Quản lý hàng tồn kho của nhà hàng theo dõi các thành phần, nguồn cung cấp thực phẩm và các mặt hàng khác như chảo và nồi được sử dụng trong quá trình nấu ăn.

Vì các nhà hàng xử lý các nguyên liệu dễ hỏng và nguồn cung cấp thực phẩm nên việc quản lý hàng tồn kho vẫn còn cồng kềnh. Hệ thống kiểm kê phải ghi lại các nguồn cung cấp vào nhà hàng và theo dõi việc sử dụng chúng. Vì vậy, nó ghi lại các nguyên liệu đi vào nhà hàng và nguồn cung cấp thực phẩm chuyển ra khỏi nhà hàng.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho nhà hàng hiệu quả sẽ ghi lại những điều sau đây.

Theo truyền thống, quy trình quản lý hàng tồn kho được thực hiện bằng các biểu mẫu giấy, bản ghi nhớ, bảng excel, v.v., hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào quy mô và quy mô của nhà hàng. Chúng không chỉ khó theo dõi mà còn không chính xác và dễ mắc lỗi.

Lợi ích của quản lý hàng tồn kho nhà hàng là gì?

Từ việc giúp các nhà hàng giảm lãng phí và quản lý dòng tiền để nâng cao hiệu quả chung của doanh nghiệp, một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích cho các nhà hàng. Sau đây là một số lợi ích quan trọng mà các nhà hàng có thể đạt được bằng cách triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ.

1. Giảm lãng phí thực phẩm

Quản lý hàng tồn kho thích hợp cho các nhà hàng giúp giảm lãng phí thực phẩm vốn vẫn là một vấn đề lớn đối với các nhà hàng trên toàn thế giới. Cần lưu ý rằng khoảng 10% thực phẩm bị lãng phí ngay cả trước khi nó được phục vụ cho người tiêu dùng.

Lãng phí thực phẩm có thể là do trộm cắp, rơi vãi hoặc dư thừa nguồn cung cấp thực phẩm. Hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà hàng giúp hiểu rõ quy trình, xác định điểm thất thoát và dựa trên dữ liệu, các nhà hàng có thể tìm ra cách để giảm thiểu lãng phí.

2. Tối ưu hóa hàng tồn kho

Hệ thống quản lý hàng tồn kho nhà hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa hàng tồn kho và giảm thiểu chi phí thực phẩm và hàng tồn kho. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, các nhà hàng có thể đưa ra dự báo và dự đoán chính xác để họ không dự trữ hàng tồn kho dư thừa.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng giúp tự động hóa quy trình bổ sung hàng hóa, vì vậy bạn có lượng hàng tồn kho phù hợp tại bất kỳ thời điểm nào. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tiền mặt của mình không bị dồn vào hàng tồn kho dư thừa và cải thiện dòng tiền của nhà hàng.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng giúp kiểm soát hàng tồn kho nhà hàng hiệu quả.

3. Quản lý nhà cung cấp từ đầu đến cuối 

Sử dụng quản lý hàng tồn kho cho nhà hàng có thể tự động hóa quy trình quản lý nhà cung cấp. Họ có thể theo dõi nguồn cung cấp, tự động hóa quy trình đặt đơn đặt hàng và tìm nguồn cung ứng cũng như quy trình thanh toán. Điều này nâng cao tính minh bạch của quy trình và giúp các nhà hàng duy trì mối quan hệ thân thiện với các nhà cung cấp và nhà cung cấp.

4. Tỷ suất lợi nhuận tốt hơn

Cần lưu ý rằng lợi nhuận rất ít trong ngành nhà hàng và thực phẩm. Khi chúng phải chịu chi phí vận hành cao, sự đổ tràn hoặc lỗi có thể làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến tỷ suất lợi nhuận.

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp giảm thiểu lãng phí, thất thoát và sai sót để cuối cùng mang lại lợi nhuận tốt hơn. Các doanh nghiệp cũng có thể giảm chi phí thực phẩm phục vụ cho người tiêu dùng, từ đó giúp họ có được lợi thế cạnh tranh.

5. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Không có cách nào tốt hơn để làm hài lòng khách hàng hơn là cung cấp món ăn mà họ yêu cầu, hơn thế nữa, một cách kịp thời. Khi các nhà hàng có đủ số lượng nguyên liệu và nguồn cung ứng tồn kho, họ có thể phục vụ khách hàng ngay khi họ nhận được đơn đặt hàng. Điều này giảm thiểu sự chậm trễ và nhà hàng cũng có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp phát triển một cơ sở khách hàng trung thành trong thời gian dài.

6. Kỹ thuật thực đơn

Một mặt, có quyền truy cập vào chi phí nguyên liệu và công thức nấu ăn cũng như dữ liệu bán hàng từ Điểm bán hàng (POS) giúp bạn tìm ra mức giá tối ưu cho sản phẩm của mình. Nó cũng giúp xác định các mặt hàng thực phẩm tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho nhà hàng và quảng cáo tương tự cho khách hàng.

7. Theo dõi hiệu quả của các chương trình tiếp thị

Các nhà hàng chạy các chiến dịch, ưu đãi và khuyến mãi. Sử dụng phần mềm giám sát hàng tồn kho giúp theo dõi các báo cáo POS để chủ sở hữu có thể hiểu rõ hơn về hiệu quả và thành công của các chiến dịch tiếp thị đó.

Chiến lược hiệu quả để quản lý hàng tồn kho trong nhà hàng là gì?

Như đã giải thích trước đó, quản lý hàng tồn kho trong nhà hàng là một quá trình phức tạp. Hệ thống quản lý hàng tồn kho nhà hàng tốt nhất có khả năng giúp tăng thêm lợi nhuận, giảm thiểu lãng phí, giảm chi phí vận hành và tự động hóa quy trình tìm nguồn cung ứng nguyên liệu và thực phẩm.

Chúng tôi đã tuyển chọn một số mẹo và chiến lược mà bạn có thể áp dụng để đảm bảo luồng hàng tồn kho liền mạch trong nhà hàng. 

1. Tận dụng tốt nhất Tính năng Chi phí Công thức

Quản lý việc sử dụng công thức là cách tốt nhất để giảm thiểu chi phí trong nhà hàng. Khi bạn cung cấp lượng nguyên liệu lý tưởng mà bạn cần để chuẩn bị một món ăn, bạn có thể ước tính những điều sau đây.

Có hồ sơ về công thức và sắc thái tinh tế của các nguyên liệu được sử dụng sẽ giúp bạn duy trì sự đồng nhất trong quá trình chuẩn bị nếu bạn có nhiều cửa hàng thực phẩm. Công thức tính chi phí sẽ giúp bạn xác định những điểm bất thường nếu một số mặt hàng thực phẩm được định giá quá cao hoặc quá thấp. Bạn có thể xác định giá bán lý tưởng và thiết kế lại menu dựa trên giá bán đó.

2. Tự động hóa quản lý thời hạn sử dụng

Quản lý thời hạn sử dụng là một khía cạnh quan trọng của quản lý hàng tồn kho trong ngành nhà hàng, đặc biệt đối với những nhà hàng tiêu thụ nhiều đồ dễ hỏng hơn. Một số mặt hàng, như các loại hạt, ngũ cốc, v.v., có thời hạn sử dụng cao hơn, trong khi những mặt hàng khác, như rau và trái cây, có thời hạn sử dụng thấp hơn.

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, ghi lại thời hạn sử dụng của từng mặt hàng khi chúng được cung cấp. Trong trường hợp hàng tồn quá thời hạn sử dụng do doanh số thấp hơn, hệ thống sẽ gửi thông báo cùng với lý do tương tự. Bạn nên điều chỉnh chiến lược mua hàng của mình dựa trên dữ liệu có sẵn.

3. Điều chỉnh lượng sản phẩm của bạn để bù đắp lượng hàng dư thừa

Trong trường hợp bạn kết thúc với việc dự trữ một loại thực phẩm dư thừa, hãy thảo luận với đầu bếp của bạn. Kiểm tra xem họ có thể điều chỉnh hỗn hợp sản phẩm như thế nào để lượng hàng dư thừa được sử dụng hết. Họ có thể bổ sung thêm hương vị cho thực đơn hiện có hoặc các món khai vị đặc biệt. Điều này giúp giảm lãng phí và xử lý hàng tồn kho một cách hợp lý.

4. Đưa ra các biện pháp khuyến khích để giảm lãng phí thực phẩm

Sử dụng dữ liệu có sẵn từ hệ thống quản lý hàng tồn kho, thiết kế các ưu đãi và phần thưởng cho nhân viên, người phục vụ và các bên liên quan khác trong nhà hàng. Điều này giúp họ có động lực để giảm lãng phí bằng mọi cách.

5. Đưa ra quyết định sáng suốt khi nói đến hàng tồn kho

Sử dụng dữ liệu từ hàng tồn kho trong quá khứ và hiện tại, đồng thời có khả năng hiển thị về cách các thành phần được sử dụng hết sẽ giúp đưa ra quyết định sáng suốt. Bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn và hiểu những gì bạn có thể làm để cải thiện quy trình.

Các phương pháp hay nhất để quản lý hàng tồn kho trong nhà hàng là gì?

Tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho cho nhà hàng, sắp xếp hàng tồn kho hiện có và tận dụng công nghệ để giảm thiểu lãng phí và chi phí là một số phương pháp hay nhất mà các nhà hàng tuân theo khi quản lý hàng tồn kho. Phần sau đây trình bày một lời giải thích chi tiết

1. Giữ hàng ở mức tối thiểu

Luôn tuân theo phương pháp dự trữ tối thiểu và đảm bảo rằng bạn giữ mức dự trữ ở mức thấp nhất có thể. Lượng dự trữ lý tưởng của bạn phải đủ để cung cấp theo yêu cầu của khách hàng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tài chính của bạn không bị khóa trong các kệ hàng và duy trì dòng tiền tối ưu cho hoạt động kinh doanh liền mạch. Hơn nữa, có một lượng hàng dự trữ tối thiểu giúp giảm lãng phí và mang lại lợi nhuận cao hơn.

2. Tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho của nhà hàng là một công việc phức tạp và khó theo dõi khi bạn bị mắc kẹt trong việc sử dụng các biểu mẫu giấy truyền thống hoặc bảng tính Excel.

Tự động hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp đơn giản hóa quy trình. Việc chọn một nền tảng cung cấp ứng dụng dành cho thiết bị di động để quản lý hàng tồn kho giúp quản lý hàng tồn kho của nhà hàng mọi lúc, mọi nơi.

3. Sắp xếp kho của bạn

Trước khi đặt mua hàng mới, hãy sắp xếp hàng tồn kho hiện tại của bạn. Cân nhắc thêm nhãn vào kệ để nhân viên có thể tìm ra thời hạn sử dụng của hàng hóa và lên kế hoạch phù hợp.

4. Theo dõi tất cả hàng tồn kho

Hàng tồn kho của nhà hàng không chỉ liên quan đến nguyên liệu, công thức nấu ăn và nguồn cung cấp thực phẩm. Nó bao gồm mọi thứ, từ xoong nồi đến đồng phục và khăn ăn. Vì vậy, hãy theo dõi số lượng hàng tồn kho và thời hạn sử dụng của tất cả các mặt hàng.

Tần suất bạn dự trữ chúng thay đổi tùy thuộc vào thời hạn sử dụng của chúng. Đối với những đồ không dễ hư hỏng như đồng phục, nồi, v.v., bạn có thể kiểm kê mỗi năm một lần. Mặt khác, đối với những mặt hàng dễ hỏng như rau củ, trái cây…, bạn có thể phải kiểm kho thường xuyên.

5. Coi chừng tỷ lệ bán hết

Tỷ lệ bán hết xác định số lượng hàng hóa được bán trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu bạn đặt 100 mặt hàng và chỉ bán được 70 mặt hàng, thì tỷ lệ bán hết hàng của bạn là 70%. Bạn có thể nhóm các mặt hàng theo thời hạn sử dụng và theo dõi tỷ lệ hàng đã bán để có thông tin chi tiết sâu hơn.

6. Tự động hóa quy trình bổ sung hàng tồn kho

Tận dụng những lợi ích của hệ thống quản lý hàng tồn kho và tự động hóa quá trình sắp xếp lại và bổ sung. Bạn có thể đặt mức ngưỡng cho từng mặt hàng và khi lượng hàng hiện có đạt đến mức đó, hệ thống sẽ tự động đặt hàng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho và phục vụ khách hàng tốt hơn. 

7. Sử dụng Công cụ Dự báo Thông minh

Khi bạn tự động hóa quản lý khoảng không quảng cáo từ đầu đến cuối, bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu và thông tin chi tiết trong một khoảng thời gian cụ thể. Các công cụ dự báo thông minh giúp xác định mức tồn kho tối ưu tại bất kỳ thời điểm nào. Các công cụ này dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử, mức tồn kho hiện có và dữ liệu bán hàng từ hệ thống POS, do đó chính xác hơn so với dự báo thủ công.

Tổng kết

Hàng tồn kho là huyết mạch của hoạt động kinh doanh nhà hàng và điều cần thiết là duy trì mức tồn kho tối ưu để có thể một mặt quản lý chi phí và mặt khác đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì hàng tồn kho cho các nhà hàng vượt ra ngoài thực phẩm và đồ uống để bao gồm các nguồn cung cấp phi thực phẩm như đồng phục, nồi, chảo, v.v., nên không thể duy trì hàng tồn kho bằng các phương pháp truyền thống như bảng tính Excel hoặc biểu mẫu giấy.

Điều quan trọng là sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho của nhà hàng và tận dụng các tính năng và chức năng của nó để tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho từ đầu đến cuối. Bạn nên kiểm tra các giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây vì chúng tiết kiệm chi phí và bạn chỉ phải trả tiền cho những gì bạn sử dụng. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tại đây

Các câu hỏi thường gặp

1. Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng đối với một nhà hàng?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các nhà hàng hợp lý hóa toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho và giúp họ đạt được những điều sau:

  1. Tối ưu hóa quy trình đặt hàng
  2. Giảm thiểu lãng phí thực phẩm
  3. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
  4. Tăng tỷ suất lợi nhuận
  5. Đưa ra dự báo chính xác

2. Làm thế nào để các nhà hàng theo dõi hàng tồn kho của họ?

Theo truyền thống, các nhà hàng quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụng biểu mẫu giấy và bảng tính Excel. Nhưng với thời đại phát triển internet ngày càng nhiều, các giải pháp phần mềm kiểm kê nhà hàng đã phát triển để tự động hóa quy trình. Các giải pháp dựa trên đám mây cung cấp các gói đăng ký mà bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng, giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu. ErpTechUp cung cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho để bạn dễ vận hành và sử dụng

3. Một nhà hàng nên mang theo bao nhiêu hàng tồn kho?

Các nhà hàng nên tuân theo phương pháp dự trữ tối thiểu, nghĩa là họ phải có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, họ không nên dự trữ quá nhiều vì nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí hoạt động. Các chuyên gia gợi ý rằng tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu phù hợp nên nằm trong khoảng từ 4 đến 8, nghĩa là toàn bộ hàng tồn kho của bạn sẽ được bán từ 4 đến 8 lần.

4. Nhà hàng sử dụng phương pháp kiểm kê nào?

Ban đầu, các nhà hàng sử dụng biểu mẫu và bảng tính trên giấy, nhưng với sự phát triển của hệ thống kỹ thuật số và giải pháp phần mềm, họ dựa vào phần mềm quản lý kho thực phẩm để theo dõi nguồn cung cấp và bán hàng. Các giải pháp như vậy giúp giảm bớt quá trình quản lý hàng tồn kho của nhà hàng.

 

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm