Mẹo thiết lập và phát triển kế hoạch dự án ERP thực tế
01.12.2023Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một doanh nghiệp mà không có sự quản lý nào cả. Không có đội ngũ bán hàng để tạo doanh thu, không có đội ngũ kế toán để quản lý sổ sách và không có đội ngũ quản lý dự án để quản lý dự án. Nó sẽ giống như một thị trường địa phương vô tổ chức? Lập một kế hoạch dự án ERP hoàn hảo và thực tế giúp bạn quản lý tổ chức của mình một cách hiệu quả.
Hệ thống Erp mang lại sự ổn định và hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Kế hoạch dự án ERP hoàn hảo tích hợp các quy trình kinh doanh của bạn, chẳng hạn như bán hàng, tài chính, sản xuất, hệ thống nhân sự và hàng tồn kho, để đảm bảo năng suất cao hơn, chi phí thấp hơn và tăng lợi nhuận.
Thị trường ERP toàn cầu có khả năng đạt 97 tỷ USD vào năm 2024 , vì hơn 80% tổ chức đã triển khai ERP.
Nếu bạn đang dự định áp dụng hệ thống ERP cho tổ chức của mình thì đây là kế hoạch dự án ERP triển khai hệ thống ERP để thực hiện theo.
Kế hoạch dự án ERP là gì?
Lập kế hoạch dự án ERP phù hợp cho phép tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày, như mua sắm, quản lý dự án, kế toán, vận hành chuỗi cung ứng cũng như quản lý rủi ro và tuân thủ.
Với việc ERP đóng vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải có một quy trình hiệu quả để chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn . Quá trình lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn được gọi là kế hoạch dự án ERP.
Tầm quan trọng của kế hoạch dự án ERP trong kinh doanh
Kế hoạch dự án ERP, nếu được triển khai đầy đủ, có thể cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn. Nó có thể giúp bạn tối ưu hóa hệ thống của mình và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tài nguyên và quản lý thông tin vượt trội.
Nhưng kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP bị lỗi có thể có tác động ngược lại. Nó có thể dẫn đến quản lý dự án không hiệu quả, tăng chi phí hoạt động và làm suy giảm năng suất của tổ chức. Do đó, điều cần thiết là đặt ra những kỳ vọng thực tế và phát triển kế hoạch dự án ERP phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Lời khuyên để thiết lập và phát triển kế hoạch dự án ERP
1. Tạo nhóm dự án
Đầu tiên, việc tự mình lên kế hoạch cho một dự án ERP có thể là một việc rất khó khăn. Tập hợp một đội ngũ triển khai ERP chuyên nghiệp, tận tâm để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều. Một nhóm dự án ERP hiệu quả nên bao gồm các thành viên sau:
- Người quản lý dự án hoặc người lãnh đạo (Có thể là bạn hoặc bạn có thể bổ nhiệm người khác)
- Nhà phát triển ứng dụng (phụ trách tùy chỉnh hệ thống)
- Nhà phân tích ứng dụng (phụ trách di chuyển và làm sạch dữ liệu)
- Người kiểm tra QA (chịu trách nhiệm kiểm tra hệ thống và hiệu suất)
Có đội ngũ nhân sự phù hợp sẽ giúp quá trình lập kế hoạch dự án ERP nhanh hơn và suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cũng có thể cần phải có sự tham gia của các bên liên quan.
2. Lập kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP
Bây giờ bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho nhóm, đã đến lúc bắt đầu kế hoạch. Dưới đây là một vài bước để làm theo.
- Xác định ngân sách bằng cách dự báo chi phí thực hiện
- Xây dựng kế hoạch triển khai ERP
- Di chuyển thông tin sang hệ thống mới
- Kiểm tra ERP của bạn trước khi đi vào hoạt động
- Đào tạo cơ sở người dùng ERP của bạn
- Triển khai dự án và đánh giá thành công của dự án
Ngoài ra, bạn cũng cần lên kế hoạch để giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình thực hiện. Bạn có thể giảm bớt sự gián đoạn bằng cách thông báo trước rõ ràng về sự thay đổi. Bằng cách này, bạn có thể dành đủ thời gian cho việc đào tạo người dùng.
3. Dự báo chi phí của bạn và quyết định ngân sách
Không có câu trả lời cụ thể về chi phí triển khai ERP là bao nhiêu. Nó phụ thuộc vào một số yếu tố như loại module ERP , mức độ gián đoạn và số lượng đào tạo cần thiết.
Tuy nhiên, hầu hết việc triển khai ERP đều vượt quá ngân sách. Phân tích chỉ ra rằng 35% số lần triển khai ERP vượt quá ngân sách từ 0-25%, 15% số lần triển khai vượt quá ngân sách 26-50% và 6% số lần triển khai vượt quá 50%. Dữ liệu này cho thấy hơn một nửa kế hoạch dự án ERP vượt quá ngân sách.
Ngoài việc đăng ký ERP rõ ràng, đây là một số chi phí tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP tổng thể của bạn.
- Nâng cấp mạng/phần cứng (đặc biệt nếu bạn đang triển khai hệ thống tại chỗ)
- Phí đào tạo/tư vấn cho nhà cung cấp (nếu hỗ trợ và đào tạo không bao gồm giá ban đầu)
- Trả lương làm thêm giờ cho nhân viên
- Sao lưu lưu trữ và dữ liệu (chủ yếu được bao gồm trong chi phí đăng ký ERP, nhưng cần kiểm tra kỹ)
Mặc dù chi phí ERP của bạn phụ thuộc vào các yếu tố từ quy mô công ty đến yêu cầu kinh doanh, nhưng một báo cáo cho thấy các công ty chi trung bình 7.200 USD cho mỗi người dùng hệ thống ERP. Tốt nhất, bạn nên dành ít nhất 1% tổng doanh thu hàng năm của mình cho kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP.
4. Di chuyển dữ liệu của bạn
Khi bạn đã lên kế hoạch cho mọi thứ và mọi người đều đồng tình với thay đổi mới, bạn có thể bắt đầu quá trình thực sự chuyển dữ liệu của mình sang ERP mới. Như đã thảo luận, bạn nên có một nhà phân tích ứng dụng chuyên dụng để thực hiện quá trình này.
Sau đây là một quá trình di chuyển dữ liệu ERP điển hình .
- Xác minh và làm sạch dữ liệu
- Thiết lập cơ sở dữ liệu
- Ánh xạ dữ liệu cũ sang các trường mới
- Truyền dữ liệu sang hệ thống ERP mới
- Kiểm tra và xác minh dữ liệu cũ cũng như dữ liệu đầu vào mới
5. Đào tạo cơ sở người dùng ERP của bạn
Sự chấp nhận của người dùng là chìa khóa thành công của kế hoạch dự án ERP . Bạn có thể đào tạo lực lượng lao động của mình theo nhiều cách khác nhau, nhưng các phương pháp phổ biến nhất là ‘trực tiếp’ và ‘học trực tuyến’. Không có cách nào đúng hay sai để chuẩn bị cơ sở người dùng ERP và bạn hãy chọn cách phù hợp nhất với mình và nhóm của mình.
Đây là những gì bạn cần để nâng cao kết quả của chương trình đào tạo của mình.
- Đào tạo dựa trên vai trò để giữ những nhân viên thiếu thời gian ở bên cạnh
- Các kênh liên lạc rõ ràng với sự hỗ trợ của nhà cung cấp
- Các thành viên thành thạo về mặt kỹ thuật của nhóm có thể chuẩn bị cho người dùng cấp thấp
6. Thực hiện dự án và đánh giá kết quả
Ngày trọng đại cuối cùng đã đến khi hệ thống ERP của bạn đã sẵn sàng đi vào hoạt động. Sau khi bạn hoàn tất quá trình kiểm tra hệ thống, lập lịch trình nhân viên và sao lưu dữ liệu, hãy bước vào giai đoạn ‘đi vào hoạt động’ trong kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP của bạn.
Khi dự án của bạn đi vào hoạt động, hãy đánh giá thành công của nó dựa trên các số liệu sau:
- Hoàn lại vốn đầu tư
- Tăng mức năng suất
- Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Giảm chi phí hoạt động
- Tăng tổng doanh thu và lợi nhuận
Cuối cùng
Điều quan trọng là phải hiểu rằng tất cả các công ty đều khác nhau. Vì vậy, đừng tuân theo lộ trình triển khai khó khăn và nhanh chóng mà hãy tùy chỉnh kế hoạch theo yêu cầu của tổ chức bạn.
Tin liên quan
Quản lý hàng tồn kho tự động là gì? Lợi ích và tính năng chính
Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến mất doanh số, tồn kho dư thừa và lãng phí tài nguyên. Dữ liệu cho thấy 43% doanh nghiệp nhỏ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công hoặc không theo dõi. Để giải quyết những thách thức này, các hệ thống quản […]
Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp: Tại Sao Nên Đầu Tư?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc triển khai phần mềm ERP không còn xa lạ với các doanh nghiệp, từ những công ty lớn đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Tại sao cần phải đầu tư vào phần mềm ERP? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu […]
Tầm quan trọng của dịch vụ CNTT thuê ngoài bạn đã biết?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, tầm quan trọng của phòng CNTT thuê ngoài đang ngày càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Việc tối ưu hóa nguồn lực và chi phí là một trong những yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn […]
