Mẹo thiết lập và phát triển kế hoạch dự án ERP thực tế

01.12.2023

Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một doanh nghiệp mà không có sự quản lý nào cả. Không có đội ngũ bán hàng để tạo doanh thu, không có đội ngũ kế toán để quản lý sổ sách và không có đội ngũ quản lý dự án để quản lý dự án. Nó sẽ giống như một thị trường địa phương vô tổ chức? Lập một kế hoạch dự án ERP hoàn hảo và thực tế giúp bạn quản lý tổ chức của mình một cách hiệu quả.

Hệ thống Erp mang lại sự ổn định và hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Kế hoạch dự án ERP hoàn hảo tích hợp các quy trình kinh doanh của bạn, chẳng hạn như bán hàng, tài chính, sản xuất, hệ thống nhân sự và hàng tồn kho, để đảm bảo năng suất cao hơn, chi phí thấp hơn và tăng lợi nhuận.

Thị trường ERP toàn cầu có khả năng đạt 97 tỷ USD vào năm 2024 , vì hơn 80% tổ chức đã triển khai ERP.

Nếu bạn đang dự định áp dụng hệ thống ERP cho tổ chức của mình thì đây là kế hoạch dự án ERP triển khai hệ thống ERP để thực hiện theo.

Kế hoạch dự án ERP là gì?

Lập kế hoạch dự án ERP phù hợp cho phép tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày, như mua sắm, quản lý dự án, kế toán, vận hành chuỗi cung ứng cũng như quản lý rủi ro và tuân thủ.

Với việc ERP đóng vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải có một quy trình hiệu quả để chọn ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn . Quá trình lựa chọn nhà cung cấp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn được gọi là kế hoạch dự án ERP.

Tầm quan trọng của kế hoạch dự án ERP trong kinh doanh

Kế hoạch dự án ERP, nếu được triển khai đầy đủ, có thể cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn. Nó có thể giúp bạn tối ưu hóa hệ thống của mình và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tài nguyên và quản lý thông tin vượt trội.

Nhưng kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP bị lỗi có thể có tác động ngược lại. Nó có thể dẫn đến quản lý dự án không hiệu quả, tăng chi phí hoạt động và làm suy giảm năng suất của tổ chức. Do đó, điều cần thiết là đặt ra những kỳ vọng thực tế và phát triển kế hoạch dự án ERP phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Lời khuyên để thiết lập và phát triển kế hoạch dự án ERP

1. Tạo nhóm dự án

Đầu tiên, việc tự mình lên kế hoạch cho một dự án ERP có thể là một việc rất khó khăn. Tập hợp một đội ngũ triển khai ERP chuyên nghiệp, tận tâm để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều. Một nhóm dự án ERP hiệu quả nên bao gồm các thành viên sau:

Có đội ngũ nhân sự phù hợp sẽ giúp quá trình lập kế hoạch dự án ERP nhanh hơn và suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cũng có thể cần phải có sự tham gia của các bên liên quan.

2. Lập kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP

Bây giờ bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho nhóm, đã đến lúc bắt đầu kế hoạch. Dưới đây là một vài bước để làm theo.

Ngoài ra, bạn cũng cần lên kế hoạch để giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình thực hiện. Bạn có thể giảm bớt sự gián đoạn bằng cách thông báo trước rõ ràng về sự thay đổi. Bằng cách này, bạn có thể dành đủ thời gian cho việc đào tạo người dùng.

3. Dự báo chi phí của bạn và quyết định ngân sách

 

Không có câu trả lời cụ thể về chi phí triển khai ERP là bao nhiêu. Nó phụ thuộc vào một số yếu tố như loại module ERP , mức độ gián đoạn và số lượng đào tạo cần thiết.

Tuy nhiên, hầu hết việc triển khai ERP đều vượt quá ngân sách. Phân tích chỉ ra rằng 35% số lần triển khai ERP vượt quá ngân sách từ 0-25%, 15% số lần triển khai vượt quá ngân sách 26-50% và 6% số lần triển khai vượt quá 50%. Dữ liệu này cho thấy hơn một nửa kế hoạch dự án ERP vượt quá ngân sách.

Ngoài việc đăng ký ERP rõ ràng, đây là một số chi phí tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP tổng thể của bạn.

Mặc dù chi phí ERP của bạn phụ thuộc vào các yếu tố từ quy mô công ty đến yêu cầu kinh doanh, nhưng một báo cáo cho thấy các công ty chi trung bình 7.200 USD cho mỗi người dùng hệ thống ERP. Tốt nhất, bạn nên dành ít nhất 1% tổng doanh thu hàng năm của mình cho kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP.

4. Di chuyển dữ liệu của bạn

Khi bạn đã lên kế hoạch cho mọi thứ và mọi người đều đồng tình với thay đổi mới, bạn có thể bắt đầu quá trình thực sự chuyển dữ liệu của mình sang ERP mới. Như đã thảo luận, bạn nên có một nhà phân tích ứng dụng chuyên dụng để thực hiện quá trình này.

Sau đây là một quá trình di chuyển dữ liệu ERP điển hình .

5. Đào tạo cơ sở người dùng ERP của bạn

Sự chấp nhận của người dùng là chìa khóa thành công của kế hoạch dự án ERP . Bạn có thể đào tạo lực lượng lao động của mình theo nhiều cách khác nhau, nhưng các phương pháp phổ biến nhất là ‘trực tiếp’ và ‘học trực tuyến’. Không có cách nào đúng hay sai để chuẩn bị cơ sở người dùng ERP và bạn hãy chọn cách phù hợp nhất với mình và nhóm của mình.

Đây là những gì bạn cần để nâng cao kết quả của chương trình đào tạo của mình.

6. Thực hiện dự án và đánh giá kết quả

Ngày trọng đại cuối cùng đã đến khi hệ thống ERP của bạn đã sẵn sàng đi vào hoạt động. Sau khi bạn hoàn tất quá trình kiểm tra hệ thống, lập lịch trình nhân viên và sao lưu dữ liệu, hãy bước vào giai đoạn ‘đi vào hoạt động’ trong kế hoạch dự án triển khai hệ thống ERP của bạn.

Khi dự án của bạn đi vào hoạt động, hãy đánh giá thành công của nó dựa trên các số liệu sau:

Cuối cùng

Điều quan trọng là phải hiểu rằng tất cả các công ty đều khác nhau. Vì vậy, đừng tuân theo lộ trình triển khai khó khăn và nhanh chóng mà hãy tùy chỉnh kế hoạch theo yêu cầu của tổ chức bạn.

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm