Điểm bán hàng (POS) Terminal: Mọi thứ bạn cần biết

24.07.2023

Đã qua rồi cái thời mà máy tính tiền là phương tiện chính để xử lý doanh số bán hàng. Các doanh nghiệp hiện đại yêu cầu công nghệ tiên tiến tích hợp liền mạch với các hoạt động của họ và cung cấp những hiểu biết có giá trị về hiệu suất bán hàng của họ. Hệ thống POS là trung tâm để thực hiện các giao dịch, quản lý hàng tồn kho và tạo báo cáo.

Nền tảng điểm bán hàng (POS) là một hệ thống phần cứng giúp đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình thanh toán, cho phép doanh nghiệp xử lý giao dịch, theo dõi bán hàng và quản lý hàng tồn kho từ một nơi.

Nhưng thiết bị đầu cuối POS là gì? Nó hoạt động như thế nào và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn? Hãy tìm hiểu điều đó trong bài viết này

Thiết bị đầu cuối điểm bán hàng (POS) là gì?

Về cốt lõi, thiết bị đầu cuối POS kết hợp các thành phần phần cứng và phần mềm để đảm bảo trải nghiệm thanh toán hiệu quả. Phần cứng thường bao gồm máy tính hoặc máy tính bảng, máy quét mã vạch hoặc đầu đọc thẻ, ngăn đựng tiền và máy in hóa đơn. Phần mềm POS chạy trên thiết bị đầu cuối cho phép doanh nghiệp ghi lại và theo dõi doanh số bán hàng, quản lý mức tồn kho và tạo báo cáo theo thời gian thực.

Nhiều hệ thống POS cũng cung cấp các tính năng và chức năng có giá trị giúp hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Chúng có thể bao gồm các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) , chương trình khách hàng thân thiết, quản lý nhân viên, tích hợp với phần mềm kinh doanh khác (chẳng hạn như hệ thống quản lý kho hoặc kế toán), phân tích báo cáo bán hàng và phân tích theo dõi hiệu suất.

Thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng hoạt động như thế nào?

Nguyên tắc làm việc của hệ thống điểm bán hàng rất đơn giản.

Đây là cách nó hoạt động trong bảy bước.

  1. Bạn nhập giao dịch: Khi khách hàng sẵn sàng mua hàng, bạn nhập chi tiết giao dịch vào thiết bị đầu cuối POS. Điều này có thể bao gồm quét mã vạch hoặc nhập thủ công thông tin sản phẩm.
  2. Tổng số tiền được tính toán : Thiết bị đầu cuối POS tính toán tổng số tiền phải trả dựa trên chi tiết giao dịch đã nhập, bao gồm thuế và chiết khấu áp dụng.
  3. Lựa chọn phương thức thanh toán : Bạn nhắc khách hàng chọn phương thức thanh toán, chẳng hạn như thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc tiền mặt.
  4. Chấp nhận thanh toán: Nếu khách hàng chọn hình thức thanh toán bằng thẻ, họ sẽ cắm hoặc quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ hoặc sử dụng các phương thức thanh toán không tiếp xúc như NFC, mã QR. Thiết bị đầu cuối POS xử lý thanh toán một cách an toàn bằng cách mã hóa dữ liệu thẻ và gửi để xác thực.
  5. Ủy quyền và xác minh : Thiết bị đầu cuối POS liên lạc với bộ xử lý thanh toán hoặc ngân hàng thu để xác minh chi tiết thẻ và số tiền khả dụng. Giao dịch được phê duyệt hoặc từ chối dựa trên phản hồi nhận được.
  6. Hoàn thành giao dịch : Nếu thanh toán được ủy quyền, thiết bị đầu cuối POS sẽ hiển thị “giao dịch đã hoàn tất”. Sau đó, nó in biên lai và cập nhật hồ sơ bán hàng và mức tồn kho.
  7. Các tính năng bổ sung tùy chọn : Thiết bị đầu cuối POS có thể cung cấp các tính năng bổ sung như tích hợp chương trình khách hàng thân thiết, thu thập dữ liệu khách hàng hoặc tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác cho mục đích báo cáo hoặc quản lý hàng tồn kho

Tại sao thiết bị đầu cuối POS lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm các giao dịch được sắp xếp hợp lý, xử lý thanh toán, bán hàng và quản lý hàng tồn kho cũng như quản lý quan hệ khách hàng tốt hơn. Hãy hiểu chi tiết tầm quan trọng của thiết bị đầu cuối POS.

1. Giao dịch hợp lý

Thiết bị đầu cuối máy POS đơn giản hóa việc thanh toán bằng cách tự động tính toán và loại bỏ các lỗi thủ công. Chúng cho phép quét hoặc nhập thông tin sản phẩm hiệu quả, tính toán tổng số tiền đến hạn và tạo biên lai chính xác. Điều này hợp lý hóa quy trình giao dịch, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và không gặp rắc rối.

2. Chấp nhận thanh toán

Thiết bị đầu cuối thanh toán POS chấp nhận nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và các chế độ không tiếp xúc như ví điện tử hoặc thiết bị hỗ trợ NFC. Bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán, bạn có thể đáp ứng sở thích của khách hàng và tăng khả năng hoàn thành giao dịch bán hàng. Sự linh hoạt trong việc chấp nhận thanh toán này có thể nâng cao sự hài lòng và thuận tiện của khách hàng.

3. Bảo mật nâng cao

Thiết bị đầu cuối POS ưu tiên bảo mật bằng cách mã hóa dữ liệu nhạy cảm của khách hàng trong quá trình thanh toán, chẳng hạn như thông tin thẻ. Mã hóa này giúp bảo vệ chống vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép, bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng và giảm nguy cơ hoạt động gian lận. Các doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin với khách hàng của họ và duy trì danh tiếng tích cực bằng cách đảm bảo các giao dịch an toàn.

4. Quản lý Bán hàng và Hàng tồn kho

Thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng thường bao gồm các tính năng quản lý hàng tồn kho và bán hàng . Họ theo dõi dữ liệu bán hàng, cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết có giá trị về các sản phẩm bán chạy nhất, thời kỳ bán hàng cao điểm và mô hình mua hàng của khách hàng. Thông tin này cho phép đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, chẳng hạn như bổ sung hàng tồn kho, chiến lược giá và chiến dịch tiếp thị. Ngoài ra, thiết bị đầu cuối POS giúp quản lý mức tồn kho bằng cách tự động cập nhật số lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán hàng, giảm khả năng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều.

5. Tích hợp với Hệ thống kinh doanh

Thiết bị đầu cuối POS tích hợp với các công cụ kinh doanh của bên thứ ba như hệ thống CRM, phần mềm kế toán hoặc công cụ quản lý hàng tồn kho. Điều này hợp lý hóa các hoạt động bằng cách tự động truyền dữ liệu và loại bỏ nhu cầu nhập thủ công.

Ví dụ: dữ liệu bán hàng từ thiết bị đầu cuối POS có thể được chuyển liền mạch sang phần mềm kế toán, giảm các tác vụ hành chính và đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác. Tích hợp với hệ thống CRM cho phép doanh nghiệp xây dựng hồ sơ khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và cá nhân hóa các tương tác của khách hàng, nâng cao nỗ lực quản lý quan hệ khách hàng.

6. Quản lý quan hệ khách hàng

Thiết bị đầu cuối POS, chẳng hạn như địa chỉ email hoặc số điện thoại, có thể thu thập dữ liệu khách hàng trong quá trình giao dịch. Thông tin này cho phép doanh nghiệp xây dựng hồ sơ khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và thực thi các chương trình khách hàng thân thiết.

Bằng cách hiểu sở thích và hành vi của khách hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị, cung cấp các chương trình khuyến mãi được cá nhân hóa và tăng cường khả năng giữ chân khách hàng. Thiết bị đầu cuối POS với khả năng của chương trình khách hàng thân thiết tích hợp cho phép doanh nghiệp thưởng cho khách hàng trung thành và thúc đẩy mối quan hệ lâu dài.

7. Khả năng mở rộng và tăng trưởng

Thiết bị đầu cuối POS được thiết kế để đáp ứng sự phát triển và mở rộng của các doanh nghiệp. Họ có thể dễ dàng xử lý khối lượng giao dịch gia tăng và hỗ trợ nhiều sổ đăng ký hoặc địa điểm. Các thiết bị đầu cuối POS bổ sung có thể tích hợp liền mạch vào hệ thống khi doanh nghiệp mở rộng. Khả năng mở rộng này cho phép các doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu thay đổi, quản lý hiệu quả khối lượng bán hàng cao hơn và duy trì chất lượng dịch vụ nhất quán khi họ phát triển.

8. Theo dõi bán hàng theo thời gian thực

Theo dõi bán hàng theo thời gian thực với thiết bị đầu cuối POS cho phép bạn theo dõi doanh số bán hàng của mình trong thời gian thực. Do đó, bạn có thể cập nhật thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình bằng cách theo dõi doanh số bán hàng hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Ngoài ra, bằng cách truy cập dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, bạn có thể thu được thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất kinh doanh của mình. Bạn có thể dễ dàng xác định các xu hướng và mẫu trong hoạt động bán hàng của mình, giúp bạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Phân tích thông tin này cho phép bạn xác định sản phẩm hoặc dịch vụ nào đang bán chạy và dịch vụ nào có thể cần được chú ý.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn thiết bị đầu cuối POS cho doanh nghiệp của bạn

Có một số yếu tố cần xem xét khi chọn hệ thống POS cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm nhu cầu cụ thể, tùy chọn thanh toán, khả năng mở rộng, bảo mật và tổng chi phí sở hữu. Hãy hiểu nó một cách chi tiết.

1. Nhu cầu kinh doanh và ngành

Đánh giá các yêu cầu kinh doanh và nhu cầu cụ thể của ngành, chẳng hạn như khối lượng giao dịch bạn xử lý, mức độ phức tạp của sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp và bất kỳ tính năng hoặc chức năng cụ thể nào cần thiết cho hoạt động của bạn. Xem xét các yếu tố như liệu bạn có cần chức năng quản lý bàn cho nhà hàng hay không , tính năng quét mã vạch cho hoạt động bán lẻ hoặc theo dõi hàng tồn kho cho doanh nghiệp có nhiều địa điểm.

2. Tùy chọn thanh toán

Xác định các loại phương thức thanh toán bạn muốn chấp nhận. Điều này có thể bao gồm thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví di động hoặc thanh toán không tiếp xúc. Đảm bảo rằng thiết bị đầu cuối POS mà bạn chọn hỗ trợ các tùy chọn thanh toán cụ thể mà bạn yêu cầu để đáp ứng sở thích của khách hàng và mang lại trải nghiệm thanh toán liền mạch.

3. Khả năng mở rộng và tăng trưởng

Xem xét các kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp bạn. Chọn một thiết bị đầu cuối POS có thể đáp ứng việc mở rộng của bạn, cho dù thêm nhiều máy đăng ký hay mở các địa điểm mới. Tìm kiếm các hệ thống cung cấp khả năng mở rộng mà không làm giảm hiệu suất, đảm bảo giải pháp POS của bạn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

4. Bảo mật và Tuân thủ

Bảo mật là tối quan trọng khi xử lý dữ liệu khách hàng và xử lý thanh toán. Đảm bảo thiết bị đầu cuối POS tuân thủ các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn ngành, chẳng hạn như tuân thủ PCI-DSS , để bảo vệ thông tin khách hàng. Tìm kiếm các tính năng như mã hóa dữ liệu nhạy cảm trong quá trình truyền và lưu trữ. Ngoài ra, hãy xem xét các tùy chọn sao lưu và phục hồi để bảo vệ dữ liệu kinh doanh của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố không lường trước.

5. Báo cáo và Phân tích

Phân tích khả năng báo cáo và phân tích của thiết bị đầu cuối POS. Tìm kiếm các tính năng cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu quả kinh doanh của bạn, chẳng hạn như xu hướng bán hàng, quản lý hàng tồn kho và hành vi của khách hàng. Các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ có thể giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa mức tồn kho, xác định các sản phẩm bán chạy nhất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

6. Hỗ trợ và bảo trì

Hỗ trợ khách hàng là rất quan trọng khi mua thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng. Do đó, đảm bảo họ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đáp ứng trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào. Ngoài ra, hãy hỏi về các bản cập nhật phần mềm, sửa lỗi và các dịch vụ bảo trì liên tục. Một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy giúp giảm thiểu thời gian chết và đảm bảo hoạt động trơn tru.

7. Tổng chi phí sở hữu

Đánh giá tổng chi phí triển khai và bảo trì hệ thống thiết bị đầu cuối POS. Xem xét các chi phí trả trước như mua phần cứng, giấy phép phần mềm và phí cài đặt. Đánh giá các chi phí liên tục như phí giao dịch, cập nhật phần mềm, phí hỗ trợ, phí hàng tháng (đối với hệ thống dựa trên đám mây) và mọi chi phí tích hợp hoặc tùy chỉnh tiềm năng. Cân bằng các tính năng và chức năng bạn yêu cầu với tổng chi phí sở hữu sẽ giúp bạn chọn một thiết bị đầu cuối POS phù hợp với ngân sách và mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn.

8. Tích hợp phần cứng và phần mềm

Đánh giá khả năng tương thích và tích hợp của thiết bị đầu cuối POS với các thiết bị phần cứng và hệ thống phần mềm hiện có của bạn. Đảm bảo rằng thiết bị đầu cuối POS có thể kết nối liền mạch với các thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền hoặc hệ thống trưng bày nhà bếp cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Ngoài ra, hãy xem xét việc dễ dàng tích hợp thiết bị đầu cuối POS với các giải pháp phần mềm khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như hệ thống quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm kế toán.

9. Thân thiện với người dùng và đào tạo

Xem xét tính thân thiện với người dùng của giao diện thiết bị đầu cuối POS và sự dễ dàng mà nhân viên của bạn có thể học và vận hành nó. Hãy tìm một thiết bị đầu cuối POS có giao diện trực quan và được tổ chức tốt, vì điều này sẽ giảm thiểu thời gian học tập và giảm thời gian đào tạo cho nhân viên của bạn. Điều hướng phải rõ ràng và logic, cho phép nhân viên truy cập các chức năng cần thiết trong quá trình giao dịch một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, hãy hỏi về đào tạo và hỗ trợ được cung cấp bởi nhà cung cấp POS. Đảm bảo họ cung cấp các tài liệu, tài nguyên đào tạo toàn diện và có thể là các buổi đào tạo tại chỗ hoặc từ xa để trang bị cho nhân viên của bạn kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng thiết bị đầu cuối POS một cách hiệu quả. Hỗ trợ liên tục và tiếp cận với nhóm dịch vụ khách hàng đáng tin cậy cũng sẽ có lợi trong trường hợp có bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi kỹ thuật nào có thể phát sinh trong quá trình hoạt động hàng ngày.

Tổng Kết

Thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng (POS) rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó kết hợp phần cứng và phần mềm để tạo thuận lợi cho việc chấp nhận thẻ và xử lý giao dịch. Thiết bị đầu cuối POS mang lại một số lợi ích, bao gồm xử lý thanh toán hợp lý , cải thiện hiệu quả, báo cáo chính xác và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Tuy nhiên, khi chọn thiết bị đầu cuối POS, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố như nhu cầu kinh doanh, tùy chọn thanh toán, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp, tính thân thiện với người dùng, bảo mật, báo cáo và phân tích, hỗ trợ khách hàng và tổng chi phí sở hữu.

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ […]

21.02.2024 Xem thêm
Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện nay được xem xét trong danh sách các yêu cầu cơ bản để quản lý doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch đến quản lý, nó được sử dụng trong các dịch vụ sản xuất cốt lõi, quy trình tài chính, v.v. trong một tổ […]

15.02.2024 Xem thêm
Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Sự xuất hiện của điện toán đám mây, AI, máy móc và học tập kỹ thuật số đã bắt đầu một sự phát triển toàn cầu trong kinh doanh. Các tổ chức trên toàn thế giới đang triển khai các xu hướng công nghệ nhân sự mới để tạo ra một môi trường làm việc năng […]

05.02.2024 Xem thêm