CRM Automation: Chức năng và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp
28.10.2024Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc nuôi dưỡng mối quan hệ khách hàng bền chặt là điều cần thiết để đạt được thành công. CRM và tự động hóa tiếp thị phục vụ các chức năng riêng biệt trong một doanh nghiệp nhưng có thể phối hợp với nhau để tối ưu hóa hiệu quả chung.
Theo các nghiên cứu gần đây, các doanh nghiệp triển khai hệ thống CRM có mức lợi nhuận trung bình là 8,71 đô la cho mỗi đô la chi tiêu và tự động hóa có thể tăng năng suất bán hàng lên tới 14,5%. Nó cách mạng hóa cách các doanh nghiệp xử lý mối quan hệ với khách hàng, tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy hiệu quả tổng thể.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào khái niệm quản lý quan hệ khách hàng tự động , các chức năng chính và lợi ích của nó. Hãy cùng tìm hiểu nhé.
CRM Automation là gì?
Lợi ích của phần mềm CRM cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tự động hóa CRM là quá trình tự động hóa các quy trình tốn thời gian và lặp đi lặp lại bên trong hệ thống CRM bằng công nghệ. Điều này bao gồm một loạt các hoạt động như nhập dữ liệu, quản lý khách hàng tiềm năng, chiến dịch tiếp thị, theo dõi bán hàng và tương tác dịch vụ khách hàng.
Phần mềm CRM có thể tự động hóa các quy trình này, hợp lý hóa các tác vụ quản lý quan hệ khách hàng, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Bằng cách triển khai tự động hóa CRM, các doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác của dữ liệu, tăng cường giao tiếp và cho phép nhóm của họ tập trung vào các hoạt động chiến lược và có tác động hơn.
Mục tiêu chính của quản lý quan hệ khách hàng tự động là đơn giản hóa các quy trình và tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả hơn, cho phép các doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với nhu cầu của khách hàng và những thay đổi của thị trường. Sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng có thể đạt được nhiều hơn từ các tương tác khách hàng được cá nhân hóa mà nó cho phép.
Chức năng chính của CRM Automation là gì?
Tự động hóa CRM là điều cần thiết để nâng cao cách doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với khách hàng. Sau đây là các chức năng chính của nó:
1. Quản lý liên lạc hiệu quả
Tự động hóa CRM đơn giản hóa việc quản lý liên hệ bằng cách tập trung và tổ chức dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng các công ty có thể theo dõi các tương tác, lưu giữ hồ sơ đầy đủ về mọi khách hàng và dễ dàng truy xuất và thay đổi dữ liệu người tiêu dùng. Mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn và sự hài lòng của khách hàng cao hơn là kết quả của sự nhất quán trong giao tiếp này, giúp cải thiện tính cá nhân hóa.
Ví dụ: Salesforce có thể tự động cập nhật hồ sơ khách hàng với thông tin tương tác mới, đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều có thông tin mới nhất để giao tiếp nhất quán và cá nhân hóa.
2. Quản lý khách hàng tiềm năng hợp lý
Bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý khách hàng tiềm năng, các công ty có thể tạo, đánh giá và chốt khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Hệ thống CRM cho phép các nhóm bán hàng tập trung vào những khách hàng tiềm năng nhất bằng cách tự động chấm điểm khách hàng tiềm năng dựa trên các tiêu chí được xác định trước, chẳng hạn như mức độ tương tác hoặc hành vi. Điều này rút ngắn chu kỳ bán hàng, giảm lao động thủ công và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Ví dụ: HubSpot CRM tự động chấm điểm khách hàng tiềm năng bằng cách đánh giá mức độ tương tác, chẳng hạn như lượt truy cập trang web hoặc tương tác nội dung, giúp nhóm bán hàng ưu tiên khách hàng tiềm năng có khả năng chuyển đổi cao nhất.
3. Tiếp thị qua email được cá nhân hóa
Hệ thống CRM cung cấp các tính năng tự động hóa tiếp thị qua email mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp gửi thông tin liên lạc có mục tiêu và được cá nhân hóa. Bằng cách tự động hóa các chiến dịch email, các công ty có thể phân khúc đối tượng của mình dựa trên các yếu tố như hành vi mua hàng hoặc nhân khẩu học và gửi các thông điệp được thiết kế riêng. Cách tiếp cận có mục tiêu này tăng cường sự tương tác, thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng.
Ví dụ: Mailchimp tự động gửi các email theo dõi được thiết kế riêng , chẳng hạn như giảm giá cho những khách hàng đã từ bỏ giỏ hàng để khuyến khích họ tiếp tục giao dịch.
4. Hệ thống tích hợp cho hoạt động toàn diện
Quản lý quan hệ khách hàng tự động thường liên quan đến việc tích hợp nhiều hệ thống kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như ERP, nền tảng tiếp thị và các công cụ hỗ trợ khách hàng. Sự tích hợp này đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch giữa các phòng ban, cung cấp góc nhìn thống nhất về tương tác của khách hàng. Nó cho phép các doanh nghiệp phối hợp nỗ lực, chia sẻ thông tin chi tiết và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ví dụ: Zoho CRM tích hợp với hệ thống ERP để tự động cập nhật mức tồn kho, cung cấp cho đội ngũ bán hàng thông tin về tình trạng sẵn có của sản phẩm theo thời gian thực và nâng cao dịch vụ khách hàng và phối hợp hoạt động.
5. Phân tích và báo cáo sâu sắc
Hệ thống CRM tự động cung cấp khả năng phân tích và báo cáo toàn diện, cho phép bạn hiểu sâu hơn về hành vi của khách hàng, thành công trong bán hàng và xu hướng của ngành. Những hiểu biết này cho phép các công ty đưa ra lựa chọn dựa trên dữ liệu, cải thiện chiến lược và tìm ra khả năng tăng trưởng. Báo cáo tự động cung cấp quyền truy cập vào thông tin hiện tại, cho phép phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các diễn biến của thị trường.
Ví dụ: Microsoft Dynamics 365 cung cấp phân tích thời gian thực về doanh số bán hàng và hành vi của khách hàng, cho phép các công ty nhanh chóng điều chỉnh các chiến lược tiếp thị để ứng phó với xu hướng, qua đó cải thiện khả năng ra quyết định và hiệu suất.
Các bước thiết lập tự động hóa CRM
Thiết lập tự động hóa CRM là một quy trình quan trọng có thể cải thiện đáng kể việc quản lý quan hệ khách hàng của bạn bằng cách cải thiện hiệu quả, độ chính xác và khả năng phản hồi. Việc triển khai được cân nhắc kỹ lưỡng đảm bảo rằng hệ thống CRM đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn và cải thiện tương tác với khách hàng. Sau đây là các giai đoạn chính để triển khai tự động hóa CRM thành công.
Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn
Bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu bạn muốn đạt được với tự động hóa CRM. Cho dù bạn đang tìm cách cải thiện sự tương tác của khách hàng , hợp lý hóa quy trình bán hàng, tăng cường nỗ lực tiếp thị hay tăng hiệu quả hoạt động, việc có các mục tiêu cụ thể sẽ hướng dẫn quá trình thiết lập. Các mục tiêu này cũng sẽ đóng vai trò là chuẩn mực để đánh giá sự thành công của các sáng kiến tự động hóa của bạn.
Bước 2: Xác định các số liệu chính
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho phép bạn đánh giá hiệu quả của hệ thống crm tự động của mình . Chúng có thể bao gồm các số liệu như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, tăng trưởng doanh số và thành công của các chiến dịch tiếp thị. Bằng cách theo dõi các KPI này, bạn có thể thấy cách tự động hóa ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình và sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện chiến lược của mình.
Bước 3: Vạch ra quy trình làm việc tự động hóa của bạn
Thiết kế quy trình làm việc tự động hóa của bạn là một bước quan trọng trong quá trình triển khai tự động hóa quy trình crm . Bắt đầu bằng cách phác thảo các tác vụ và quy trình cụ thể sẽ được tự động hóa, chẳng hạn như chấm điểm khách hàng tiềm năng, chiến dịch email tự động, theo dõi khách hàng và nhập dữ liệu. Bằng cách lập bản đồ các quy trình làm việc này, bạn có thể đảm bảo rằng mọi khía cạnh của tương tác với khách hàng và quản lý dữ liệu đều được đề cập, dẫn đến hoạt động hợp lý và hiệu quả hơn.
Bước 4: Tích hợp với các hệ thống hiện có
Để tự động hóa CRM có hiệu quả hoàn toàn, nó phải tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có của bạn, bao gồm nền tảng email, công cụ tự động hóa tiếp thị và cơ sở dữ liệu bán hàng. Phần mềm tự động hóa tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các nhiệm vụ tiếp thị, đặc biệt là trong việc tạo khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Sự tích hợp này cho phép trao đổi thông tin suôn sẻ trên nhiều nền tảng khác nhau, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu có liên quan đều được cập nhật và có thể truy cập được. Sự tích hợp hiệu quả thúc đẩy chức năng của hệ thống CRM của bạn, cung cấp bức tranh toàn cảnh về tương tác và dữ liệu của khách hàng.
Bước 5: Kiểm tra, tinh chỉnh và đào tạo
Trước khi triển khai hoàn toàn tự động hóa CRM, hãy tiến hành thử nghiệm mở rộng để phát hiện bất kỳ vấn đề hoặc lĩnh vực nào có thể cải thiện. Thử nghiệm cho phép bạn tinh chỉnh quy trình làm việc và tự động hóa quy trình crm , đảm bảo chúng hoạt động như mong đợi.
Đảm bảo rằng tất cả người dùng hiểu cách sử dụng hệ thống crm tự động hiệu quả và quen thuộc với bất kỳ quy trình hoặc giao thức mới nào. Đào tạo và tinh chỉnh liên tục giúp tối đa hóa lợi ích của quản lý quan hệ khách hàng tự động , cho phép nhóm của bạn thích ứng với các tính năng và bản cập nhật mới khi chúng khả dụng.
Những phương pháp tốt nhất cho giải pháp CRM Automation là gì?
Việc triển khai các giải pháp tự động hóa CRM đòi hỏi phải cân nhắc cẩn thận để đảm bảo chúng đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn. Sau đây là một số thực hành tuyệt vời cần tuân theo:
1. Chọn một nền tảng đặt người dùng lên hàng đầu
Chọn một nền tảng CRM ưu tiên trải nghiệm của người dùng. Giao diện thân thiện với người dùng giúp nhóm của bạn dễ dàng sử dụng hệ thống, rút ngắn quá trình học và khuyến khích nhiều người áp dụng hơn. Nền tảng nên cung cấp thiết kế trực quan, điều hướng rõ ràng và các nguồn hỗ trợ dễ tiếp cận để giúp người dùng phát huy tối đa tiềm năng của họ.
2. Chọn một CRM dễ dàng và mạnh mẽ
Điều cần thiết là phải chọn một hệ thống CRM cân bằng giữa tính đơn giản với các tính năng mạnh mẽ. Ngoài việc thân thiện với người dùng, hệ thống phải đủ mạnh để quản lý các quy trình và công việc phức tạp. Hãy tìm các tính năng như bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, công cụ tự động hóa và phân tích toàn diện có thể giúp bạn hợp lý hóa hoạt động và có được những hiểu biết có giá trị.
Giới Thiệu Phần mềm CRM ErpTechUp: https://erp.techup.vn/san-pham/crm/
3. Đảm bảo CRM của bạn hoạt động trên thiết bị di động
Một CRM hoạt động với các thiết bị di động là điều cần thiết trong môi trường ưu tiên thiết bị di động ngày nay. Truy cập di động cho phép nhóm của bạn cập nhật thông tin, theo dõi tương tác và quản lý các tác vụ khi đang di chuyển, đảm bảo họ luôn năng suất và phản hồi, ngay cả khi không ở văn phòng. Một CRM thân thiện với thiết bị di động tăng cường tính linh hoạt và đảm bảo nhóm của bạn có thể truy cập dữ liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi.
4. Kết nối và theo dõi dữ liệu từ nhiều kênh
Phần mềm hỗ trợ khách hàng, phương tiện truyền thông xã hội, nền tảng tiếp thị qua email và các nền tảng khác đều phải hoạt động dễ dàng cùng với CRM của bạn. Tích hợp này cho phép bạn thu thập và theo dõi dữ liệu từ nhiều kênh, cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về các hoạt động tương tác với người tiêu dùng. Bạn có thể cải thiện sự hiểu biết của mình về hành vi của người tiêu dùng và điều chỉnh các kế hoạch của mình bằng cách tập trung dữ liệu này.
5. Thiết lập quy trình tự động hóa rõ ràng
Việc thiết lập một quy trình tự động hóa CRM rõ ràng và được xác định rõ ràng là rất quan trọng để triển khai thành công tự động hóa CRM. Chỉ định những tác vụ cụ thể nào, như chấm điểm khách hàng tiềm năng, tiếp thị qua email và nhắc nhở theo dõi, sẽ được tự động hóa. Đảm bảo rằng các quy trình này phù hợp với mục tiêu kinh doanh và quy trình làm việc của bạn, đồng thời thường xuyên xem xét và tinh chỉnh chúng để duy trì hiệu quả và hiệu suất.
6. Tùy chỉnh Tự động hóa để Phù hợp với Nhu cầu của Bạn
Tùy chỉnh là chìa khóa để tối đa hóa lợi ích của quản lý quan hệ khách hàng tự động . Cấu hình các tính năng và quy trình làm việc của hệ thống theo nhu cầu và hoạt động kinh doanh của riêng bạn. Cho dù đó là thiết lập các trường tùy chỉnh, thiết kế quy trình làm việc cụ thể hay cấu hình các quy tắc tự động hóa, tùy chỉnh đảm bảo rằng hệ thống CRM hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn và nâng cao hiệu suất tổng thể.
Lợi ích chính của CRM Automation
Có một số lợi thế khi sử dụng tự động hóa CRM và nó có thể cải thiện đáng kể việc quản lý tự động hóa khách hàng và quy trình kinh doanh. Sau đây là một số lợi ích chính:
1. Nâng cao hiệu quả
Tự động hóa CRM hợp lý hóa các hoạt động lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, lập lịch theo dõi và quản lý thông tin khách hàng. Các doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động này có thể tiết kiệm lao động thủ công, loại bỏ lỗi và giải phóng thời gian của nhân viên cho các hoạt động chiến lược hơn. Hiệu quả cao hơn này chuyển thành thời gian phản hồi nhanh hơn và quy trình làm việc hiệu quả hơn.
2. Theo dõi kịp thời
Tự động hóa đảm bảo rằng việc theo dõi khách hàng được thực hiện đúng thời hạn và nhất quán. Hệ thống CRM có thể được lập trình để gửi lời nhắc tự động, email theo dõi hoặc thông báo dựa trên các kích hoạt được xác định trước, chẳng hạn như yêu cầu hoặc giao dịch mua của khách hàng. Khả năng này giúp duy trì giao tiếp thường xuyên với khách hàng, thúc đẩy mối quan hệ tốt hơn và cải thiện cơ hội chốt doanh số.
3. Quyết định dựa trên dữ liệu
Tự động hóa CRM cung cấp cho các công ty quyền truy cập tức thời vào phân tích và dữ liệu, cho phép đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Nhiều dữ liệu, bao gồm hành vi của khách hàng, thành công trong bán hàng và hiệu quả của chiến dịch, có thể được theo dõi bằng các giải pháp báo cáo tự động. Với việc sử dụng dữ liệu này, các công ty có thể hiểu rõ hơn các mô hình, xác định các lĩnh vực cần phát triển và điều chỉnh các chiến lược của mình để tăng hiệu suất trên mọi phương diện.
4. Hợp tác liên phòng ban
Hệ thống CRM có chức năng tự động hóa cải thiện giao tiếp giữa nhiều phòng ban, bao gồm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng. Bằng cách tập trung dữ liệu khách hàng và tự động hóa việc chia sẻ thông tin, các nhóm có thể cộng tác hiệu quả hơn, truy cập thông tin cập nhật và tạo ra trải nghiệm khách hàng nhất quán .
Những nỗ lực phối hợp hơn và cách tiếp cận toàn diện hơn đối với quản lý quan hệ khách hàng là kết quả của quan hệ đối tác này. Bằng cách nâng cao hiệu quả của cả nhóm bán hàng và dịch vụ khách hàng, các giải pháp tự động đảm bảo rằng các nhiệm vụ được quản lý hiệu quả hơn, dẫn đến doanh số và duy trì tốt hơn.
5. Hóa đơn hợp lý
Tự động hóa cũng có thể cải thiện quy trình thanh toán bằng cách tự động hóa việc tạo và phân phối hóa đơn. Điều này làm giảm nguy cơ sai sót, đảm bảo thanh toán nhanh chóng và tăng tốc dòng tiền. Việc lập hóa đơn tự động cũng tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng, giúp quản lý tài khoản và đối chiếu dễ dàng hơn.
6. Đồng bộ dữ liệu liền mạch
Quản lý quan hệ khách hàng tự động cung cấp đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều hệ thống và nền tảng. Kết nối này phá vỡ các kho dữ liệu và cung cấp bức tranh toàn diện về tương tác và lịch sử của người tiêu dùng. Cho dù tích hợp với nền tảng email, kênh truyền thông xã hội hay hệ thống thương mại điện tử , đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch đảm bảo rằng tất cả thông tin có liên quan đều có thể truy cập được ở một nơi, nâng cao khả năng ra quyết định và dịch vụ khách hàng.
Phần kết luận
Tự động hóa CRM là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các công ty quản lý tương tác với khách hàng và hợp lý hóa quy trình. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng, các công ty có thể nâng cao hiệu quả, đảm bảo giao tiếp kịp thời và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tự động hóa CRM không chỉ tăng hiệu quả hoạt động mà còn tăng trải nghiệm tổng thể của khách hàng, dẫn đến sự hài lòng và lòng trung thành tăng lên. Đầu tư vào các giải pháp tự động hóa CRM phù hợp là một quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển và thành công.
Tin liên quan
Phòng CNTT thuê ngoài là gì? Tại sao phù hợp với Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phòng CNTT thuê ngoài đang ngày càng trở thành một giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp hiện đại. Khi mà công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực từ sản xuất đến dịch vụ, việc quản lý và duy trì một hệ thống CNTT hiệu quả trở nên […]
Bảo mật dữ liệu CRM: 6 vấn đề và thực hành bảo mật CRM hàng đầu
Bạn đã bao giờ cân nhắc liệu dữ liệu khách hàng của mình có an toàn trong hệ thống CRM không? Khi các doanh nghiệp ngày càng dựa vào phần mềm CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng nhạy cảm, việc đảm bảo bảo mật CRM đã trở thành ưu tiên hàng đầu. Đối […]
Bảo mật ERP là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Hệ thống ERP rất quan trọng đối với các tổ chức hiện đại vì chúng tích hợp các chức năng kinh doanh chính như tài chính, nguồn nhân lực và quản lý chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, việc tập trung hoạt động này cũng khiến hệ thống ERP trở thành mục tiêu hấp dẫn cho […]