Biểu đồ Gantt so với Kanban: Chọn công cụ phù hợp cho dự án của bạn
26.07.2024Các nhà quản lý dự án liên tục xem xét các quy trình vì các nhóm dự án ngày càng có tính đa chức năng và toàn cầu hóa. Do đó, việc lập kế hoạch dự án phù hợp là rất quan trọng vì 46% tổ chức coi đây là ưu tiên hàng đầu. Bởi vì việc lập kế hoạch hiệu quả sẽ đặt nền tảng cho việc thực hiện dự án thành công.
Tuy nhiên, những thay đổi quá mức cùng một lúc có thể làm gián đoạn năng suất của nhóm. Đối với các nhóm dự án đang cố gắng tìm ra cách tốt nhất để mô tả các dự án phức tạp, lập lịch, quản lý và hoàn thành công việc của mình, thì vấn đề nan giải cơ bản là biểu đồ Gantt so với Kanban.
Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa biểu đồ Kanban và biểu đồ Gantt và lý do nên chọn chúng.
Biểu đồ Gantt là gì?
Hãy tưởng tượng một dự án xây dựng để xây dựng một văn phòng mới. Biểu đồ Gantt cho dự án này sẽ hiển thị tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án, chẳng hạn như thiết kế tòa nhà, xin giấy phép, thuê nhà thầu và xây dựng thực tế.
Mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thanh, với độ dài của thanh biểu thị thời lượng của nhiệm vụ. Biểu đồ cũng hiển thị sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, chẳng hạn như nhu cầu hoàn thành thiết kế trước khi bắt đầu xây dựng.
Ưu và nhược điểm của biểu đồ Gantt
Bây giờ bạn đã hiểu ý nghĩa của biểu đồ Gantt, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số ưu và nhược điểm của biểu đồ Gantt.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Hình ảnh rõ nét | Độ phức tạp |
| Phụ thuộc nhiệm vụ | Mất thời gian |
| Theo dõi tiến độ | Bản chất tĩnh |
| Phân bổ nguồn lực | Chi tiết giới hạn |
Ưu điểm của biểu đồ Gantt
Sau đây là một số lợi ích quan trọng khác của biểu đồ Gantt:
- Hình ảnh hóa rõ ràng : Biểu đồ Gantt cung cấp mốc thời gian trực quan của dự án, giúp bạn dễ dàng xem ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
- Sự phụ thuộc của nhiệm vụ: Chúng thể hiện rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, giúp xác định nhiệm vụ nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ khác.
- Theo dõi tiến độ: Người quản lý dự án có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và toàn bộ dự án.
- Phân bổ nguồn lực: Chúng giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả bằng cách trực quan hóa nguồn lực nào là cần thiết cho từng nhiệm vụ.
Nhược điểm của Biểu đồ Gantt
Mặc dù biểu đồ Gantt có nhiều ưu điểm, nhưng nó cũng có những nhược điểm. Sau đây là một số nhược điểm khi sử dụng biểu đồ Gantt:
- Độ phức tạp : Đối với nhiều dự án có số lượng nhiệm vụ lớn, biểu đồ Gantt có thể trở nên quá phức tạp và khó quản lý.
- Tốn thời gian: Việc tạo và cập nhật biểu đồ Gantt có thể tốn thời gian, đặc biệt là đối với các dự án có nhiều thay đổi.
- Bản chất tĩnh: Biểu đồ Gantt có thể không đủ linh hoạt để dễ dàng thích ứng với những thay đổi về phạm vi hoặc lịch trình của dự án.
- Chi tiết hạn chế: Mặc dù cung cấp góc nhìn tổng quan, biểu đồ Gantt có thể không nắm bắt được mọi sắc thái và chi tiết của từng nhiệm vụ.
Những lý do chính để chọn biểu đồ Gantt làm phần mềm quản lý dự án của bạn
Nói một cách đơn giản, biểu đồ Gantt sẽ sắp xếp và tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của nhóm bạn bằng cách phân bổ thời gian và nguồn lực cụ thể cho từng nhiệm vụ. Sau đây là ba yếu tố gợi ý nên sử dụng biểu đồ Gantt thay vì bảng Kanban:
1. Phối hợp nhiệm vụ
Một trong những tính năng chính của biểu đồ Gantt là khả năng hiển thị sự phụ thuộc của nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là minh họa nhiệm vụ nào phải hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) được sử dụng để xác định trình tự các bước quan trọng quyết định thời lượng dự án tối thiểu. Biểu đồ Gantt có thể làm nổi bật đường dẫn quan trọng, giúp người quản lý dự án tập trung vào các nhiệm vụ không thể trì hoãn mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
2. Quản lý thời hạn
Biểu đồ Gantt cho phép người quản lý dự án đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ và mốc thời gian. Điểm cuối của các thanh trên biểu đồ biểu thị các thời hạn này.
Hơn nữa, biểu đồ Gantt cho phép các nhà quản lý dự án bao gồm thời gian đệm giữa các nhiệm vụ để tính đến sự chậm trễ tiềm ẩn. Điều này giúp quản lý rủi ro và đảm bảo thời hạn được đáp ứng, ngay cả khi một số nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.
3. Phương pháp quản lý dự án truyền thống
Quản lý dự án truyền thống nhấn mạnh vào việc lập kế hoạch chi tiết trong giai đoạn đầu. Điều này bao gồm việc xác định nhiệm vụ dự án, thời lượng, sự phụ thuộc và phân bổ nguồn lực.
Biểu đồ Gantt trở thành tài liệu trung tâm ghi lại thông tin này.
Bảng Kanban là gì?
Bảng Kanban là gì? Các loại bảng Kanban hay dùng nhất
Bảng Kanban là một công cụ quản lý quy trình làm việc trực quan . Nó thường bao gồm các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc của dự án, chẳng hạn như “Cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”.
Có nguồn gốc từ quy trình sản xuất của Toyota, bảng Kanban hiện được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau để cải thiện hiệu quả và năng suất.
Ưu và nhược điểm của bảng Kanban
Giống như Biểu đồ Gantt, bảng Kanban chắc chắn có thể hữu ích cho việc quản lý dự án và có thể không hữu ích cho những dự án khác. Hãy cùng xem xét một số ưu và nhược điểm của bảng Kanban trong chiến lược quản lý dự án của bạn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Quy trình làm việc trực quan | Thiếu quản lý thời gian |
| Uyển chuyển | Quá tải cho các dự án lớn |
| Cải tiến liên tục | Yêu cầu kỷ luật |
| Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) | Chi tiết hạn chế về sự phụ thuộc |
Ưu điểm của bảng Kanban
Sau đây là một số lợi ích quan trọng khác của bảng kanban:
- Quy trình làm việc trực quan : Bảng Kanban cung cấp hình ảnh trực quan rõ ràng về quy trình làm việc, giúp bạn dễ dàng xem trạng thái của từng tác vụ.
- Tính linh hoạt : Chúng rất linh hoạt và có thể dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong phạm vi dự án hoặc quy trình làm việc.
- Cải tiến liên tục: Kanban khuyến khích cải tiến liên tục bằng cách cho phép các nhóm xác định các điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình.
- Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP): Bảng Kanban giúp giới hạn WIP, đảm bảo rằng các nhóm tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới.
Nhược điểm của bảng Kanban
Mặc dù bảng Kanban có nhiều ưu điểm, nhưng chúng cũng có những nhược điểm. Sau đây là một số nhược điểm khi sử dụng bảng Kanban:
- Thiếu quản lý thời gian: Không giống như biểu đồ Gantt, bảng Kanban không cung cấp mốc thời gian hoặc thời hạn rõ ràng cho các nhiệm vụ.
- Gây quá tải cho các dự án lớn: Đối với các dự án lớn có nhiều nhiệm vụ, bảng Kanban có thể trở nên lộn xộn và khó quản lý.
- Yêu cầu kỷ luật : Các nhóm cần phải có kỷ luật trong việc di chuyển nhiệm vụ và cập nhật bảng thường xuyên.
- Chi tiết hạn chế về sự phụ thuộc: Bảng Kanban có thể không hiển thị rõ ràng sự phụ thuộc giữa các tác vụ, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về phối hợp.
Những lý do chính để chọn Kanban Board làm phần mềm quản lý dự án của bạn
Các nhóm dự án cần chuẩn hóa các quy trình để duy trì hiệu quả khi công việc tiến triển qua từng bước sẽ thấy rằng bảng Kanban là lý tưởng. Sau đây là ba lý do hàng đầu để chọn bảng Kanban thay vì biểu đồ Gantt:
- Quản lý quy trình làm việc trực quan: Bảng Kanban hoàn hảo cho các nhóm cần hình ảnh trực quan rõ ràng về quy trình làm việc của mình.
- Tập trung vào cải tiến quy trình: Kanban khuyến khích các nhóm liên tục cải tiến quy trình của mình bằng cách xác định và loại bỏ các điểm nghẽn.
- Đơn giản và trực quan: Bảng Kanban dễ thiết lập và sử dụng, là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án đơn giản.
Biểu đồ Gantt so với Bảng Kanban: Sự khác biệt chính
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về cả biểu đồ Gantt và bảng Kanban, chúng ta hãy phân biệt biểu đồ Gantt và bảng Kanban để rõ ràng hơn:
| Tính năng | Biểu đồ Gantt | Bảng Kanban |
|---|---|---|
| Tập trung | Lịch trình và mốc thời gian | Quản lý quy trình làm việc và cải tiến liên tục |
| Phương pháp lập kế hoạch | Lên kế hoạch trước và chi tiết | Có thể thích nghi và linh hoạt |
| Phạm vi dự án | Phạm vi được xác định rõ ràng và cố định | Phạm vi không chắc chắn hoặc đang phát triển |
| Hiển thị dòng thời gian | Dòng thời gian chi tiết của dự án với ngày bắt đầu và ngày kết thúc | Tầm nhìn hạn chế về mốc thời gian, tập trung vào thời gian hoàn thành nhiệm vụ |
| Phụ thuộc nhiệm vụ | Hiển thị rõ ràng sự phụ thuộc của nhiệm vụ | Không hiển thị bản chất phụ thuộc của nhiệm vụ |
| Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) | Không bị giới hạn một cách cố hữu | Giới hạn WIP để tránh làm quá tải nhóm |
| Thay đổi cách quản lý | Khó thích nghi với những thay đổi | Dễ dàng thích ứng với những thay đổi và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên. |
| Giao tiếp | Cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan rõ ràng về lịch trình dự án | Cung cấp tổng quan trực quan về các giai đoạn quy trình công việc và tiến độ nhiệm vụ |
| Phù hợp nhất cho | Quản lý dự án truyền thống, các dự án có thời gian cố định và phụ thuộc | Quản lý dự án linh hoạt, các dự án có phạm vi không chắc chắn hoặc quy trình công việc đang diễn ra |
Kết Luận
Biểu đồ Gantt và Kanban là những cách tiếp cận khác nhau nhưng hiệu quả để quản lý dự án. Mỗi cách đều có ưu điểm và nhược điểm riêng.
Việc xem xét các chi tiết của dự án như mục tiêu, lĩnh vực, thành viên nhóm, vai trò của người quản lý và những yếu tố khác sẽ giúp bạn chọn được cách tốt nhất để giải quyết dự án.
Trong một số trường hợp, sự kết hợp giữa biểu đồ Gantt và Kanban sẽ mang lại hiệu quả thực hiện kế hoạch cao nhất.
Tin liên quan
Bài đăng(Post) không có nghĩa là thay thế trò chuyện nhóm
Bài đăng không có nghĩa là thay thế trò chuyện nhóm. Trong thời đại số hóa hiện nay, các nền tảng mạng xã hội và ứng dụng trò chuyện đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc thay thế hoàn […]
Chiến lược CRM là gì? Định nghĩa và tầm quan trọng
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đã trở thành một thành phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh trong thời đại hiện đại. Phát triển một chiến lược CRM hợp lý cho phép các công ty quản lý hiệu quả các mối quan hệ và tương tác với khách hàng trên nhiều điểm […]
10 thách thức trong quản lý dự án và cách vượt qua?
Quản lý một dự án không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số dự án lại gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu của mình chưa? Thực tế là những thách thức trong quản lý dự án rất phổ biến và có thể làm […]
