Bảng Kanban là gì? Các loại bảng Kanban hay dùng nhất

17.11.2023

Bảng Kanban đã nổi lên như một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất và trực quan hóa các quy trình làm việc. Cho dù bạn là nhà phát triển phần mềm, chuyên gia tiếp thị hay chỉ đơn giản là đang tìm cách quản lý công việc hàng ngày của mình hiệu quả hơn, việc hiểu bảng Kanban là gì và cách thức hoạt động của nó có thể mang lại lợi ích to lớn cho quy trình làm việc của bạn. Việc triển khai bảng Kanban cho phép các công ty theo dõi các số liệu khác nhau của nhóm của họ.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ đi sâu vào chủ đề về bảng Kanban, bao gồm mọi thứ từ định nghĩa đến các thành phần và các loại khác nhau của nó.

Bảng Kanban là gì?

Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án trực quan có nguồn gốc từ Nhật Bản và trở nên nổi bật thông qua hệ thống sản xuất của Toyota vào những năm 1940 . Thuật ngữ “Kanban” được dịch là “thẻ trực quan” hoặc “biển hiệu” và chính xác là như vậy – sự thể hiện trực quan về các nhiệm vụ công việc và tiến trình của chúng. Mục đích chính của bảng Kanban là tạo điều kiện thuận lợi cho việc trực quan hóa công việc, theo dõi và cải tiến liên tục.

Bảng Kanban hoạt động như thế nào?

Nguyên tắc cốt lõi đằng sau bảng Kanban là tạo ra sự trình bày trực quan về các mục công việc và trạng thái của chúng, thường được sắp xếp thành các cột hoặc làn bơi. Đó có thể là bảng Kanban vật lý (bảng trắng có ghi chú và bút đánh dấu) hoặc bảng Kanban kỹ thuật số (sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc công cụ Kanban ).

Nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng bảng Kanban, thì đây là quy trình về cách thức hoạt động của phương pháp Kanban thường:

Các thành phần của bảng Kanban là gì?

Một bảng Kanban điển hình bao gồm một số thành phần chính giúp nó hoạt động hiệu quả:

1. Thiệp hoặc giấy ghi chú

Thẻ hoặc ghi chú dán là trung tâm của bảng Kanban. Mỗi hạng mục công việc được thể hiện bằng một thẻ hoặc ghi chú. Những thẻ này thường bao gồm các thông tin sau:

2. Cột

Các cột trên bảng Kanban thể hiện các giai đoạn hoặc bước khác nhau trong quy trình làm việc của bạn. Chúng tạo ra một luồng trực quan về các hạng mục công việc từ trái sang phải. Tên cột phổ biến có thể bao gồm:

3. Giới hạn WIP (Đang tiến hành)

Giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) được đặt cho mỗi cột trên bảng Kanban. Các giới hạn này xác định số lượng nhiệm vụ hoặc mục công việc tối đa được phép trong mỗi cột tại bất kỳ thời điểm nào. Việc thực hiện các giới hạn WIP là rất quan trọng để ngăn chặn tình trạng quá tải của các thành viên trong nhóm và duy trì luồng công việc ổn định.

Ví dụ: nếu bạn đặt giới hạn WIP là 3 cho cột “Đang tiến hành”, điều đó có nghĩa là không thể tích cực thực hiện đồng thời quá 3 nhiệm vụ. Hạn chế này khuyến khích các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới, giảm bớt tình trạng đa nhiệm và tắc nghẽn.

4. Tín hiệu thị giác

Tín hiệu trực quan là tín hiệu cung cấp thông tin bổ sung về từng hạng mục công việc. Chúng có thể bao gồm các thành phần như mã màu, biểu tượng hoặc thẻ. Tín hiệu hình ảnh phục vụ nhiều mục đích khác nhau:

5. Số liệu

Số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của hệ thống Kanban và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Các số liệu phổ biến bao gồm:

Bằng cách hiểu và tối ưu hóa các thành phần này, bảng Kanban trở thành một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa, quản lý và cải thiện quy trình làm việc trong nhiều cài đặt, từ phát triển phần mềm đến quản lý dự án và hơn thế nữa.

Các loại bảng Kanban

Bảng Kanban là công cụ linh hoạt được sử dụng trong nhiều ngành và bối cảnh khác nhau. Chúng có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất:

1. Kanban cá nhân

Biểu đồ Kanban cá nhân được thiết kế để sử dụng cho cá nhân. Chúng giúp mọi người quản lý các công việc và hoạt động hàng ngày của mình, cung cấp hình ảnh rõ ràng về những gì cần phải làm và những gì đang được tiến hành. Bảng Kanban cá nhân đặc biệt hữu ích trong việc cải thiện việc quản lý thời gian và năng suất cá nhân.

2. Đội Kanban

Bảng Kanban nhóm là công cụ cộng tác được các nhóm sử dụng để quản lý công việc tập thể. Chúng cho phép các thành viên trong nhóm điều phối và ưu tiên các nhiệm vụ , đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất quan điểm và công việc diễn ra suôn sẻ. Bảng Kanban nhóm rất phổ biến trong các nhóm phát triển phần mềm, tiếp thị và quản lý dự án.

3. Kanban Scrum và Agile

Các phương pháp Scrum board và Agile thường kết hợp các nguyên tắc Kanban vào thực tiễn của họ. Trong bối cảnh này, bảng Kanban giúp các nhóm phát triển quản lý các lần chạy nước rút, tồn đọng và quy trình công việc của họ hiệu quả hơn. Những bảng này đặc biệt phổ biến trong các nhóm phát triển phần mềm Agile.

4. Kanban danh mục đầu tư

Bảng Kanban danh mục đầu tư được thiết kế dành cho các tổ chức quản lý nhiều dự án, dòng sản phẩm hoặc sáng kiến ​​chiến lược. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc ở cấp danh mục đầu tư, giúp các giám đốc điều hành và quản lý dự án đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến phân bổ và ưu tiên nguồn lực.

5. Sản xuất Kanban

Khái niệm Kanban ban đầu do Toyota phát triển cho các quy trình sản xuất vẫn được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như sản xuất ô tô. Nó nhằm mục đích tối ưu hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một hệ thống sản xuất đúng lúc. Bảng thông tin Kanban sản xuất quản lý mức tồn kho và đơn đặt hàng sản xuất để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả.

6. Dịch vụ Kanban

Bảng Kanban dịch vụ thường được sử dụng trong các ngành hướng tới dịch vụ như chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ khách hàng và quản lý dịch vụ CNTT . Chúng giúp hợp lý hóa các yêu cầu dịch vụ, ưu tiên các nhiệm vụ và đảm bảo giải quyết vấn đề kịp thời.

7. Kanban bán hàng

Đội ngũ bán hàng sử dụng bảng Kanban để quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội và quy trình bán hàng. Những bảng này giúp các chuyên gia bán hàng trực quan hóa quy trình bán hàng của họ, theo dõi các giao dịch tiềm năng và tập trung vào những khách hàng tiềm năng hứa hẹn nhất.

Lợi ích của bảng Kanban là gì? 

Bảng Kanban cung cấp một số lợi ích chính góp phần cải thiện quản lý quy trình làm việc và năng suất nhóm:

Phần kết luận

Bảng Kanban là công cụ linh hoạt có thể áp dụng trong nhiều ngành và tình huống khác nhau. Bằng cách trực quan hóa quy trình làm việc và cho phép các nhóm cộng tác hiệu quả, bảng Kanban cải thiện hiệu quả, nâng cao năng suất và mang lại kết quả tốt hơn. Cho dù bạn đang phát triển phần mềm, lập kế hoạch cho một sự kiện hay quản lý các nhiệm vụ cá nhân, việc triển khai bảng Kanban có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và đạt được mục tiêu của bạn hiệu quả hơn.

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ lâu đã là trụ cột của các tổ chức lớn. Nó tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất. Khoảng 94% doanh nghiệp áp dụng ERP tổng hợp để […]

27.05.2024 Xem thêm
Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án nổi lên như một khuôn khổ quan trọng để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát hiệu quả các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức và góp phần vào sự thành công bền vững. Điều này rất cần thiết vì 70% dự án không […]

21.05.2024 Xem thêm
Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Phân tích dữ liệu (Data Analytics) đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quy trình ra quyết định. Nó liên quan đến việc sử dụng phân tích thống kê và học máy để phân tích các tập dữ liệu lớn. Theo nghiên cứu, thị trường quản lý tài sản toàn cầu được […]

13.05.2024 Xem thêm