Bảng Kanban đã nổi lên như một công cụ mạnh mẽ để nâng cao năng suất và trực quan hóa các quy trình làm việc. Cho dù bạn là nhà phát triển phần mềm, chuyên gia tiếp thị hay chỉ đơn giản là đang tìm cách quản lý công việc hàng ngày của mình hiệu quả hơn, việc hiểu bảng Kanban là gì và cách thức hoạt động của nó có thể mang lại lợi ích to lớn cho quy trình làm việc của bạn. Việc triển khai bảng Kanban cho phép các công ty theo dõi các số liệu khác nhau của nhóm của họ.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ đi sâu vào chủ đề về bảng Kanban, bao gồm mọi thứ từ định nghĩa đến các thành phần và các loại khác nhau của nó.

Bảng Kanban là gì?

Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án trực quan có nguồn gốc từ Nhật Bản và trở nên nổi bật thông qua hệ thống sản xuất của Toyota vào những năm 1940 . Thuật ngữ “Kanban” được dịch là “thẻ trực quan” hoặc “biển hiệu” và chính xác là như vậy – sự thể hiện trực quan về các nhiệm vụ công việc và tiến trình của chúng. Mục đích chính của bảng Kanban là tạo điều kiện thuận lợi cho việc trực quan hóa công việc, theo dõi và cải tiến liên tục.

Bảng Kanban hoạt động như thế nào?

Nguyên tắc cốt lõi đằng sau bảng Kanban là tạo ra sự trình bày trực quan về các mục công việc và trạng thái của chúng, thường được sắp xếp thành các cột hoặc làn bơi. Đó có thể là bảng Kanban vật lý (bảng trắng có ghi chú và bút đánh dấu) hoặc bảng Kanban kỹ thuật số (sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc công cụ Kanban ).

Nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng bảng Kanban, thì đây là quy trình về cách thức hoạt động của phương pháp Kanban thường:

• Hạng mục công việc – Đây là những nhiệm vụ hoặc phần công việc cần phải hoàn thành. Mỗi hạng mục công việc được thể hiện bằng một tấm thẻ hoặc một tờ giấy dán trên bảng.
• Cột – Bảng bao gồm các cột thể hiện các giai đoạn công việc khác nhau. Các cột phổ biến bao gồm “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Xong”. Các mục công việc di chuyển từ cột này sang cột tiếp theo khi chúng tiến triển.
• Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành) – Để ngăn chặn tình trạng quá tải của các thành viên trong nhóm và duy trì quy trình làm việc suôn sẻ , bảng Kanban thường áp đặt giới hạn về số lượng mục công việc được phép trong mỗi cột.
• Tín hiệu trực quan – Tín hiệu trực quan, chẳng hạn như màu sắc, biểu tượng hoặc thẻ, được sử dụng để biểu thị trạng thái của từng mục công việc. Ví dụ: thẻ màu đỏ có thể biểu thị một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao, trong khi thẻ màu xanh lá cây có thể biểu thị một mục đã hoàn thành.
• Cải tiến liên tục – Kanban khuyến khích các nhóm thường xuyên xem xét bảng của họ, xác định các điểm tồn đọng hoặc sự kém hiệu quả và thực hiện các điều chỉnh để hoạt động trơn tru hơn.

Các thành phần của bảng Kanban là gì?

Một bảng Kanban điển hình bao gồm một số thành phần chính giúp nó hoạt động hiệu quả:

1. Thiệp hoặc giấy ghi chú

Thẻ hoặc ghi chú dán là trung tâm của bảng Kanban. Mỗi hạng mục công việc được thể hiện bằng một thẻ hoặc ghi chú. Những thẻ này thường bao gồm các thông tin sau:

• Tiêu đề: Tên hoặc tiêu đề ngắn gọn, mang tính mô tả cho nhiệm vụ.
• Mô tả: Chi tiết bổ sung về nhiệm vụ, bao gồm các yêu cầu hoặc bối cảnh.
• Người được giao: Thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
• Ngày đến hạn: Thời hạn hoặc ngày mục tiêu để hoàn thành nhiệm vụ.
• Thẻ hoặc Nhãn: Chúng có thể bao gồm nhãn hoặc thẻ để phân loại nhiệm vụ, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, loại nhiệm vụ hoặc giai đoạn dự án.
• Nhận xét: Không gian để các thành viên trong nhóm thêm ghi chú hoặc nhận xét về tiến độ của nhiệm vụ.
• Các thẻ này di chuyển qua các cột của bảng khi các mục công việc tiến triển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Chúng đóng vai trò thể hiện trực quan các nhiệm vụ và cung cấp thông tin cần thiết cho các thành viên trong nhóm.

2. Cột

Các cột trên bảng Kanban thể hiện các giai đoạn hoặc bước khác nhau trong quy trình làm việc của bạn. Chúng tạo ra một luồng trực quan về các hạng mục công việc từ trái sang phải. Tên cột phổ biến có thể bao gồm:

• Tồn đọng: Đây là nơi các nhiệm vụ ban đầu được thêm vào khi chúng ở trong hàng đợi nhưng chưa được thực hiện tích cực.
• Việc cần làm: Các nhiệm vụ đã sẵn sàng để bắt đầu sẽ được chuyển đến đây từ hồ sơ tồn đọng.
• Đang tiến hành: Các nhiệm vụ hiện đang được các thành viên trong nhóm thực hiện.
• Đánh giá: Cột này dành cho các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ xem xét hoặc phê duyệt.
• Đã hoàn thành: Nhiệm vụ đã hoàn thành và đáp ứng các tiêu chí để hoàn thành.
• Các cột giúp các thành viên trong nhóm xem nhanh vị trí của các nhiệm vụ trong quy trình làm việc và theo dõi tiến trình của họ.

3. Giới hạn WIP (Đang tiến hành)

Giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) được đặt cho mỗi cột trên bảng Kanban. Các giới hạn này xác định số lượng nhiệm vụ hoặc mục công việc tối đa được phép trong mỗi cột tại bất kỳ thời điểm nào. Việc thực hiện các giới hạn WIP là rất quan trọng để ngăn chặn tình trạng quá tải của các thành viên trong nhóm và duy trì luồng công việc ổn định.

Ví dụ: nếu bạn đặt giới hạn WIP là 3 cho cột “Đang tiến hành”, điều đó có nghĩa là không thể tích cực thực hiện đồng thời quá 3 nhiệm vụ. Hạn chế này khuyến khích các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới, giảm bớt tình trạng đa nhiệm và tắc nghẽn.

4. Tín hiệu thị giác

Tín hiệu trực quan là tín hiệu cung cấp thông tin bổ sung về từng hạng mục công việc. Chúng có thể bao gồm các thành phần như mã màu, biểu tượng hoặc thẻ. Tín hiệu hình ảnh phục vụ nhiều mục đích khác nhau:

• Mức độ ưu tiên: Màu sắc hoặc biểu tượng khác nhau có thể cho biết mức độ ưu tiên của nhiệm vụ. Ví dụ: màu đỏ có thể đại diện cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao, trong khi màu xanh lá cây có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp.
• Loại nhiệm vụ: Biểu tượng hoặc nhãn có thể biểu thị các loại nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như sửa lỗi, yêu cầu tính năng hoặc nợ kỹ thuật.
• Trạng thái: Tín hiệu trực quan cũng có thể cho biết trạng thái hiện tại của một tác vụ, cho biết tác vụ đó bị chặn, đang thực hiện hay sẵn sàng để xem xét.
• Những tín hiệu trực quan này giúp các thành viên trong nhóm nhanh chóng đánh giá trạng thái và đặc điểm của từng nhiệm vụ trên bảng.

5. Số liệu

Số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của hệ thống Kanban và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Các số liệu phổ biến bao gồm:

• Thời gian thực hiện: Thời gian cần thiết để một hạng mục công việc đi từ cột “Việc cần làm” đến cột “Hoàn thành”. Nó đo thời gian tổng thể để hoàn thành một nhiệm vụ.
• Thời gian chu kỳ: Khoảng thời gian từ khi tạo một nhiệm vụ đến khi hoàn thành nó. Nó tập trung vào thời gian làm việc tích cực cho một nhiệm vụ.
• Thông lượng: Số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể, chẳng hạn như một tuần hoặc một tháng.
• WIP (Đang tiến hành): Giám sát số lượng nhiệm vụ đang thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào để đánh giá hiệu quả của quy trình làm việc.
• Các số liệu này cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về hiệu quả của nhóm, cho phép cải tiến liên tục các quy trình và hiệu suất.

Bằng cách hiểu và tối ưu hóa các thành phần này, bảng Kanban trở thành một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa, quản lý và cải thiện quy trình làm việc trong nhiều cài đặt, từ phát triển phần mềm đến quản lý dự án và hơn thế nữa.

Các loại bảng Kanban

Bảng Kanban là công cụ linh hoạt được sử dụng trong nhiều ngành và bối cảnh khác nhau. Chúng có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể. Dưới đây là một số loại phổ biến nhất:

1. Kanban cá nhân

Biểu đồ Kanban cá nhân được thiết kế để sử dụng cho cá nhân. Chúng giúp mọi người quản lý các công việc và hoạt động hàng ngày của mình, cung cấp hình ảnh rõ ràng về những gì cần phải làm và những gì đang được tiến hành. Bảng Kanban cá nhân đặc biệt hữu ích trong việc cải thiện việc quản lý thời gian và năng suất cá nhân.

2. Đội Kanban

Bảng Kanban nhóm là công cụ cộng tác được các nhóm sử dụng để quản lý công việc tập thể. Chúng cho phép các thành viên trong nhóm điều phối và ưu tiên các nhiệm vụ , đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất quan điểm và công việc diễn ra suôn sẻ. Bảng Kanban nhóm rất phổ biến trong các nhóm phát triển phần mềm, tiếp thị và quản lý dự án.

3. Kanban Scrum và Agile

Các phương pháp Scrum board và Agile thường kết hợp các nguyên tắc Kanban vào thực tiễn của họ. Trong bối cảnh này, bảng Kanban giúp các nhóm phát triển quản lý các lần chạy nước rút, tồn đọng và quy trình công việc của họ hiệu quả hơn. Những bảng này đặc biệt phổ biến trong các nhóm phát triển phần mềm Agile.

4. Kanban danh mục đầu tư

Bảng Kanban danh mục đầu tư được thiết kế dành cho các tổ chức quản lý nhiều dự án, dòng sản phẩm hoặc sáng kiến ​​chiến lược. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc ở cấp danh mục đầu tư, giúp các giám đốc điều hành và quản lý dự án đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến phân bổ và ưu tiên nguồn lực.

5. Sản xuất Kanban

Khái niệm Kanban ban đầu do Toyota phát triển cho các quy trình sản xuất vẫn được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp như sản xuất ô tô. Nó nhằm mục đích tối ưu hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tạo ra một hệ thống sản xuất đúng lúc. Bảng thông tin Kanban sản xuất quản lý mức tồn kho và đơn đặt hàng sản xuất để đảm bảo quy trình sản xuất hiệu quả.

6. Dịch vụ Kanban

Bảng Kanban dịch vụ thường được sử dụng trong các ngành hướng tới dịch vụ như chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ khách hàng và quản lý dịch vụ CNTT . Chúng giúp hợp lý hóa các yêu cầu dịch vụ, ưu tiên các nhiệm vụ và đảm bảo giải quyết vấn đề kịp thời.

7. Kanban bán hàng

Đội ngũ bán hàng sử dụng bảng Kanban để quản lý khách hàng tiềm năng, cơ hội và quy trình bán hàng. Những bảng này giúp các chuyên gia bán hàng trực quan hóa quy trình bán hàng của họ, theo dõi các giao dịch tiềm năng và tập trung vào những khách hàng tiềm năng hứa hẹn nhất.

Lợi ích của bảng Kanban là gì? 

Bảng Kanban cung cấp một số lợi ích chính góp phần cải thiện quản lý quy trình làm việc và năng suất nhóm:

• Rõ ràng về hình ảnh : Bảng Kanban cung cấp sự thể hiện trực quan rõ ràng về công việc, giúp bạn dễ dàng hiểu được trạng thái của nhiệm vụ và quy trình làm việc tổng thể.
• Quản lý tác vụ hiệu quả : Các thành viên trong nhóm có thể xem nhiệm vụ nào đang được thực hiện, nhiệm vụ nào đã hoàn thành và nhiệm vụ nào cần chú ý, giúp ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
• Giảm tình trạng quá tải công việc : Giới hạn WIP ngăn cản các thành viên trong nhóm đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc, giảm căng thẳng và tăng cường sự tập trung.
• Cải tiến liên tục : Việc đánh giá thường xuyên của hội đồng quản trị giúp xác định các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả, tạo điều kiện cải tiến quy trình liên tục.
• Tính linh hoạt : Kanban có thể được điều chỉnh phù hợp với nhiều quy trình công việc và ngành nghề khác nhau, khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt cho nhiều loại công việc khác nhau.
• Hợp tác nâng cao : Bảng Kanban khuyến khích cộng tác và giao tiếp trong các nhóm, đảm bảo mọi người đều thống nhất về nhiệm vụ và mục tiêu.
• Tăng năng suất : Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị và rõ ràng, bảng Kanban giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Phần kết luận

Bảng Kanban là công cụ linh hoạt có thể áp dụng trong nhiều ngành và tình huống khác nhau. Bằng cách trực quan hóa quy trình làm việc và cho phép các nhóm cộng tác hiệu quả, bảng Kanban cải thiện hiệu quả, nâng cao năng suất và mang lại kết quả tốt hơn. Cho dù bạn đang phát triển phần mềm, lập kế hoạch cho một sự kiện hay quản lý các nhiệm vụ cá nhân, việc triển khai bảng Kanban có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và đạt được mục tiêu của bạn hiệu quả hơn.

Tin liên quan