Bảo mật dữ liệu CRM: 6 vấn đề và thực hành bảo mật CRM hàng đầu
07.11.2024Bạn đã bao giờ cân nhắc liệu dữ liệu khách hàng của mình có an toàn trong hệ thống CRM không?
Khi các doanh nghiệp ngày càng dựa vào phần mềm CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng nhạy cảm, việc đảm bảo bảo mật CRM đã trở thành ưu tiên hàng đầu.
Đối với tin tặc, hệ thống CRM đã trở thành mục tiêu phổ biến, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhỏ. Trên thực tế, 83% các tổ chức đã trải qua ít nhất một lần vi phạm dữ liệu. Thực hiện bảo mật kém có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu, vi phạm tuân thủ và tổn thất tài chính. Hãy cùng khám phá các vấn đề bảo mật chính và các biện pháp tốt nhất để bảo vệ dữ liệu CRM của bạn.
Bảo mật CRM là gì?
Bảo mật CRM đề cập đến việc bảo vệ hệ thống quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nhạy cảm mà chúng lưu giữ.
Một phần mềm CRM được bảo mật tốt sẽ đảm bảo dữ liệu khách hàng như thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch và sở thích cá nhân được bảo mật và tránh bị truy cập trái phép.
Nó bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, kiểm tra thường xuyên và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.
Đảm bảo bảo mật CRM là điều cần thiết để bảo vệ dữ liệu của cả khách hàng và công ty.
Tại sao bảo mật dữ liệu CRM lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Lợi ích của phần mềm CRM cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bảo mật dữ liệu CRM là điều cần thiết đối với doanh nghiệp vì một số lý do chính. Nó bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng, đảm bảo tuân thủ quy định và duy trì danh tiếng của doanh nghiệp bạn. Hãy cùng phân tích lý do tại sao bảo mật CRM là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn:
1. Bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng
Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp ưu tiên bảo mật dữ liệu CRM là để bảo vệ thông tin nhạy cảm của khách hàng.
Hệ thống CRM lưu trữ mọi thứ từ thông tin cá nhân của khách hàng đến thói quen mua sắm của họ. Vi phạm có thể làm lộ dữ liệu này, dẫn đến trộm cắp danh tính, gian lận và mất lòng tin.
2. Duy trì danh tiếng công ty
Danh tiếng của công ty có thể bị ảnh hưởng đáng kể do vi phạm dữ liệu. Khách hàng tin tưởng doanh nghiệp sẽ bảo vệ thông tin của họ và bất kỳ vi phạm nào cũng có thể làm xói mòn lòng tin này.
Việc duy trì một hệ thống CRM an toàn sẽ cải thiện hình ảnh công ty bạn là đơn vị lưu trữ dữ liệu có trách nhiệm.
3. Ngăn ngừa tổn thất tài chính
Tác động tài chính của vi phạm dữ liệu CRM có thể rất nghiêm trọng. Ngoài chi phí trước mắt để khôi phục dữ liệu bị mất hoặc bồi thường cho khách hàng bị ảnh hưởng, những tác động lâu dài, chẳng hạn như mất khách hàng hoặc làm hoen ố thương hiệu của bạn, có thể dẫn đến tổn thất tài chính lớn.
4. Bảo vệ lợi thế cạnh tranh
CRM của bạn chứa đựng thông tin kinh doanh có giá trị, bao gồm tương tác với khách hàng và mô hình hành vi.
Nếu dữ liệu này rơi vào tay kẻ xấu, đối thủ cạnh tranh của bạn có thể sử dụng nó để làm suy yếu vị thế thị trường của bạn. Rủi ro bảo mật CRM không chỉ giới hạn ở dữ liệu khách hàng mà còn có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ chiến lược kinh doanh của bạn.
5. Đảm bảo tính liên tục hoạt động
Vi phạm có thể làm gián đoạn hoạt động hàng ngày của bạn. Thời gian ngừng hoạt động, khôi phục hệ thống và mất dữ liệu quan trọng có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc hủy bỏ dự án.
Mã hóa dữ liệu CRM và kiểm tra bảo mật thường xuyên đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, ngay cả khi có nguy cơ bị tấn công.
6. Tăng cường tính toàn vẹn của dữ liệu
Tính toàn vẹn dữ liệu đề cập đến việc duy trì và đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong suốt vòng đời của nó.
Khi bảo mật CRM bị xâm phạm, tính toàn vẹn của dữ liệu sẽ bị đe dọa. Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến việc ra quyết định kém và mất lòng tin của khách hàng.
6 vấn đề bảo mật dữ liệu CRM phổ biến nhất
Hệ thống CRM rất quan trọng trong việc quản lý dữ liệu khách hàng, nhưng chúng cũng dễ bị tấn công trước một số mối đe dọa bảo mật có thể cản trở tính toàn vẹn của dữ liệu CRM. Sau đây là 6 vấn đề bảo mật CRM phổ biến mà các doanh nghiệp phải đối mặt:
1. Truy cập trái phép
Truy cập trái phép là một trong những mối đe dọa phổ biến và nguy hiểm nhất đối với hệ thống CRM. Nó xảy ra khi các cá nhân, hoặc tin tặc bên ngoài hoặc nhân viên nội bộ trái phép, truy cập vào dữ liệu khách hàng nhạy cảm được lưu trữ trong CRM.
Loại vi phạm này có thể dẫn đến mất dữ liệu đáng kể, vi phạm quyền riêng tư và thậm chí là các vấn đề về tuân thủ.
Nguyên nhân chính của việc truy cập trái phép
- Mật khẩu yếu
- Thiếu Xác thực đa yếu tố
- Quản lý vai trò người dùng kém
- Thiết bị bị xâm phạm
- Tấn công lừa đảo
- Quản lý vai trò người dùng kém
2. Vi phạm dữ liệu
Vi phạm dữ liệu xảy ra khi những cá nhân không được phép truy cập vào thông tin nhạy cảm được lưu trữ trong hệ thống như nền tảng CRM trực tuyến thông qua hành vi tấn công, khai thác lỗ hổng hệ thống hoặc mối đe dọa từ nội bộ.
Trong bối cảnh bảo mật CRM, vi phạm dữ liệu có thể dẫn đến việc tiết lộ dữ liệu khách hàng có giá trị, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử giao dịch và hồ sơ liên lạc.
3. Mã hóa dữ liệu không đầy đủ
Mã hóa dữ liệu không đầy đủ là một lỗ hổng bảo mật đáng kể trong hệ thống CRM. Mã hóa là quá trình chuyển đổi dữ liệu thành định dạng được mã hóa mà chỉ những người dùng được ủy quyền có khóa giải mã phù hợp mới có thể truy cập hoặc giải mã.
Nếu không có biện pháp mã hóa mạnh mẽ, thông tin nhạy cảm của khách hàng được lưu trữ trong hệ thống CRM của bạn có thể bị đánh cắp và sử dụng sai mục đích bởi những cá nhân không được phép, cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn.
4. Thực hành xác thực người dùng kém
Thực hành xác thực người dùng kém gây ra rủi ro bảo mật đáng kể cho hệ thống CRM. Xác thực là quá trình xác minh danh tính của người dùng đang cố gắng truy cập hệ thống. Nếu quá trình này yếu hoặc quản lý không tốt, người dùng trái phép có thể dễ dàng truy cập vào dữ liệu khách hàng nhạy cảm.
Phương pháp xác thực không đầy đủ cũng giống như việc để cửa CRM của bạn mở toang, tạo điều kiện cho tội phạm mạng dễ dàng xâm nhập toàn bộ hệ thống của bạn.
5. Mất dữ liệu do sao lưu không đủ
Mất dữ liệu là mối đe dọa nghiêm trọng đối với hệ thống CRM và việc sao lưu không đầy đủ hoặc quản lý kém có thể biến rủi ro này thành hiện thực. Mất dữ liệu là việc mất vĩnh viễn thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và các hồ sơ kinh doanh quan trọng khác.
Khi hệ thống CRM không được sao lưu thường xuyên hoặc đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ mất dữ liệu tài sản giá trị nhất của mình do nhiều nguyên nhân như tấn công mạng, lỗi phần cứng hoặc lỗi của con người.
6. Mối đe dọa từ nội bộ
Không phải tất cả các mối đe dọa đều đến từ tin tặc bên ngoài. Nhân viên hoặc nhà thầu có quyền truy cập hợp pháp vào CRM có thể sử dụng sai dữ liệu để trục lợi cá nhân hoặc phá hoại.
Các công ty cần theo dõi nhật ký truy cập và tiến hành kiểm tra thường xuyên để phát hiện mọi hoạt động đáng ngờ.
5 biện pháp thực hành tốt nhất cho bảo mật CRM
Để bảo vệ hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn khỏi các mối đe dọa mạng và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu khách hàng, điều quan trọng là phải triển khai các biện pháp bảo mật hiệu quả.
5 biện pháp tốt nhất sau đây sẽ giúp các doanh nghiệp cải thiện bảo mật CRM và bảo vệ thông tin nhạy cảm:
1. Triển khai xác thực người dùng mạnh mẽ
Xác thực người dùng mạnh là tuyến phòng thủ đầu tiên trong bảo mật CRM. Nó đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào hệ thống CRM và dữ liệu khách hàng nhạy cảm.
Sau đây là một số biện pháp bạn có thể thực hiện để đảm bảo dữ liệu của mình được an toàn.
- Áp dụng Chính sách mật khẩu mạnh : Yêu cầu người dùng tạo mật khẩu phức tạp, dài ít nhất 12 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
(Tránh sử dụng những mật khẩu như tên@123 hoặc tên và ngày sinh).
- Bật Xác thực hai yếu tố (2FA) : Triển khai 2FA để thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu người dùng cung cấp hình thức xác thực thứ hai.
(Chẳng hạn như mã một lần được gửi đến điện thoại của họ, cùng với mật khẩu).
- Giới hạn số lần đăng nhập: Đặt số lần đăng nhập không thành công tối đa để ngăn chặn các cuộc tấn công brute-force. Sau khi đạt đến giới hạn này, hãy tạm thời khóa tài khoản hoặc yêu cầu xác minh bổ sung để truy cập.
(Việc hạn chế số lần đăng nhập giúp ngăn chặn người dùng trái phép sử dụng các công cụ tự động để đoán mật khẩu và xâm phạm hệ thống của bạn.)
2. Cập nhật và vá lỗi phần mềm thường xuyên
Một trong những cách phổ biến nhất mà tội phạm mạng khai thác hệ thống CRM là lợi dụng các lỗ hổng trong phần mềm lỗi thời. Việc cập nhật hệ thống CRM của bạn với các bản vá bảo mật mới nhất là rất quan trọng để ngăn chặn các cuộc tấn công mạng.
Thực hành tốt nhất
- Cập nhật tự động: Đảm bảo phần mềm của bạn luôn chạy phiên bản mới nhất với các bản vá bảo mật mới nhất.
- Theo dõi bản vá lỗi: Trong trường hợp không thể cập nhật tự động, hãy theo dõi các bản vá lỗi mới do nhà cung cấp CRM của bạn phát hành.
- Cập nhật tích hợp của bên thứ ba : Nếu CRM của bạn được tích hợp với các công cụ hoặc phần mềm khác, hãy đảm bảo rằng chúng cũng được cập nhật thường xuyên.
3. Mã hóa dữ liệu nhạy cảm
Mã hóa là một công cụ mạnh mẽ để bảo mật dữ liệu nhạy cảm được lưu trữ trong hệ thống CRM của bạn. Bằng cách mã hóa dữ liệu, ngay cả khi kẻ tấn công có quyền truy cập vào CRM của bạn, thông tin vẫn không thể đọc được nếu không có khóa giải mã chính xác.
Thực hành tốt nhất
- Đảm bảo mọi dữ liệu nhạy cảm của khách hàng đều được mã hóa khi lưu trữ và khi truyền tải.
- Triển khai các giao thức mã hóa mạnh như AES-256 (Tiêu chuẩn mã hóa nâng cao) để mã hóa dữ liệu.
4. Thực hiện kiểm tra bảo mật thường xuyên
Kiểm toán bảo mật giúp xác định các lỗ hổng và khoảng trống tiềm ẩn trong cơ sở hạ tầng bảo mật của hệ thống CRM của bạn. Thực hiện kiểm toán thường xuyên là điều cần thiết để duy trì thế trận bảo mật mạnh mẽ và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng leo thang thành các mối đe dọa nghiêm trọng.
Tại sao điều này lại quan trọng?
- Kiểm tra bảo mật cung cấp thông tin chi tiết về điểm yếu trong giao thức bảo mật CRM của bạn.
- Các cuộc kiểm toán này cũng có thể phát hiện hành vi không tuân thủ các tiêu chuẩn hoặc quy định của ngành, chẳng hạn như GDPR hoặc CCPA, đảm bảo doanh nghiệp của bạn tránh được các hình phạt pháp lý.
5. Cung cấp đào tạo cho nhân viên về giao thức bảo mật
Nhân viên thường là mắt xích yếu nhất trong bất kỳ chiến lược bảo mật nào, đặc biệt là khi nói đến bảo mật CRM.
Nếu không được đào tạo bài bản, họ có thể vô tình tham gia vào các hành vi nguy hiểm hoặc trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công lừa đảo gây nguy hiểm đến tính bảo mật của hệ thống CRM của bạn.
Phần kết luận
Bằng cách thực hiện 5 biện pháp tốt nhất này, các doanh nghiệp chắc chắn có thể tăng cường tính bảo mật cho hệ thống CRM của mình.
Từ xác thực và mã hóa mạnh đến kiểm tra bảo mật thường xuyên và đào tạo nhân viên, các biện pháp này đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của khách hàng được bảo vệ tốt trước truy cập trái phép, vi phạm và tấn công mạng.
Luôn cảnh giác và chủ động với bảo mật CRM là điều cần thiết để duy trì lòng tin của khách hàng, tuân thủ quy định và thành công lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.
Tin liên quan
Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả
Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]
Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng
Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]
7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]
