7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
18.11.2024Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép các nhóm HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Hiện nay, hơn 80% doanh nghiệp sử dụng phần mềm HR . Nhưng với nhiều lựa chọn có sẵn trên thị trường, giải pháp lý tưởng nên là gì? Để hiểu sâu hơn, hãy đọc blog chi tiết của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu các loại phần mềm HR khác nhau.
Phần mềm HR là gì?
Phần mềm HR là một bộ công cụ kỹ thuật số được thiết kế để quản lý và hợp lý hóa các nhiệm vụ của nguồn nhân lực như bảng lương, tuyển dụng, tuyển dụng, theo dõi hiệu suất và sự tham gia của nhân viên. Phần mềm này giúp các doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ HR lặp đi lặp lại, giảm lỗi thủ công và tăng năng suất chung. Phần mềm HR cũng cho phép các nhóm HR tập trung nhiều hơn vào các sáng kiến chiến lược, như phát triển và giữ chân nhân viên, bằng cách xử lý các nhiệm vụ hành chính một cách hiệu quả.
Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, hệ thống quản lý nguồn nhân lực giúp các công ty đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể cải thiện kế hoạch lực lượng lao động, tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện quy trình nhân sự tổng thể theo mọi cách có thể.
Có những loại phần mềm nhân sự nào?
Có nhiều loại phần mềm HR khác nhau, mỗi loại đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể. Hiểu các loại này giúp đưa ra quyết định sáng suốt và đưa ra ý tưởng rõ ràng về các giải pháp kinh doanh.
1. Phần mềm HR cốt lõi
Phần mềm Core HR bao gồm các nhiệm vụ hành chính cơ bản như quản lý dữ liệu nhân viên, bảng lương, theo dõi thời gian và quản lý phúc lợi. Nó giúp các doanh nghiệp xử lý các chức năng HR thiết yếu giúp hoạt động diễn ra suôn sẻ. Bằng cách tập trung dữ liệu nhân viên, nó làm giảm nguy cơ sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định về việc làm.
2. Phần mềm tuyển dụng
Phần mềm tuyển dụng được thiết kế để quản lý quy trình tuyển dụng. Nó giúp các nhóm nhân sự đăng danh sách việc làm, theo dõi ứng viên, sàng lọc ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Phần mềm này rất cần thiết cho các công ty muốn hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo họ tuyển dụng được những nhân tài tốt nhất một cách hiệu quả. Các công cụ tuyển dụng tiên tiến thường bao gồm sàng lọc ứng viên tự động và các đề xuất do AI cung cấp để tìm ra sự kết hợp hoàn hảo.
3. Phần mềm tích hợp
Sau khi một nhân viên được tuyển dụng, phần mềm hướng dẫn nhân viên sẽ giúp họ hòa nhập vào công ty. Nó tự động hóa các nhiệm vụ như thủ tục giấy tờ, đào tạo nhân viên và giới thiệu với các thành viên trong nhóm, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ cho những người mới được tuyển dụng. Nó cũng thúc đẩy trải nghiệm tích cực của nhân viên ngay từ ngày đầu tiên, giúp những người mới được tuyển dụng thích nghi nhanh hơn và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
4. Phần mềm quản lý hiệu suất
Phần mềm quản lý hiệu suất cho phép các công ty theo dõi hiệu suất của nhân viên thông qua các đợt đánh giá thường xuyên, thiết lập mục tiêu và phản hồi. Phần mềm này giúp sắp xếp công việc của nhân viên theo mục tiêu của công ty và cung cấp lộ trình rõ ràng cho sự phát triển chuyên môn. Nó cũng cung cấp các công cụ để phản hồi theo thời gian thực và phân tích hiệu suất, cho phép các nhóm nhân sự xác định điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện.
5. Phần mềm quản lý học tập
Phần mềm quản lý học tập (LMS) được sử dụng để cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên. Phần mềm này giúp các doanh nghiệp cung cấp các cơ hội học tập liên tục, đảm bảo nhân viên có các kỹ năng cần thiết để thành công trong vai trò của mình. Hệ thống LMS có thể theo dõi tiến trình học tập, quản lý chứng chỉ và tạo lộ trình đào tạo được cá nhân hóa để đảm bảo nhân viên luôn gắn bó và liên tục phát triển các kỹ năng của mình.
Các bước chi tiết để lựa chọn phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp của bạn
11 Lợi Ích Của Phần Mềm Nhân Sự Năm 2024
Bây giờ bạn đã biết các loại phần mềm HR khác nhau, bước tiếp theo là chọn giải pháp phù hợp cho công ty của bạn. Sau đây là hướng dẫn từng bước về quy trình lựa chọn phần mềm HR có thể giúp bạn hiểu quy trình.
1. Đánh giá nhu cầu kinh doanh của bạn
Trước khi bước vào thị trường, điều cần thiết là phải xác định doanh nghiệp của bạn cần gì từ phần mềm nhân sự. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như:
- Chúng ta cần tự động hóa những quy trình nhân sự nào ?
- Chúng ta đang tìm kiếm giải pháp trọn gói hay phần mềm chuyên biệt cho tuyển dụng, tính lương hay quản lý hiệu suất?
- Chúng tôi có bao nhiêu nhân viên và chúng tôi đang phát triển nhanh như thế nào? Hiểu được các yêu cầu riêng của bạn sẽ thu hẹp các lựa chọn của bạn và giúp bạn tìm thấy phần mềm phù hợp.
2. Đặt ngân sách
Phần mềm HR có thể có chi phí rất khác nhau, từ các giải pháp giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp nhỏ đến các tùy chọn đắt tiền hơn ở cấp độ doanh nghiệp. Xác định số tiền doanh nghiệp của bạn sẵn sàng chi cho việc lựa chọn phần mềm HR. Khi lập ngân sách, hãy cân nhắc không chỉ chi phí ban đầu mà còn cả bất kỳ khoản phí định kỳ nào, chẳng hạn như chi phí đăng ký hoặc cấp phép. Ngân sách của bạn sẽ hướng dẫn các lựa chọn của bạn và đảm bảo bạn không chi tiêu quá mức.
Cũng quan trọng không kém khi tính đến các chi phí ẩn tiềm ẩn, chẳng hạn như phí triển khai, phí tùy chỉnh và chi phí đào tạo cho nhóm nhân sự của bạn. Hãy chắc chắn tính đến khả năng mở rộng dài hạn, vì nhu cầu của bạn có thể tăng theo thời gian. Bằng cách lập kế hoạch cho cả chi phí nhân sự hiện tại và tương lai , bạn có thể tránh vượt ngân sách và đảm bảo khoản đầu tư vào hệ thống theo dõi ứng viên & nhân sự của bạn mang lại giá trị.
3. Nghiên cứu các lựa chọn phần mềm
Sau khi đánh giá nhu cầu và lập ngân sách, đã đến lúc nghiên cứu các tùy chọn phần mềm tính lương khác nhau . Tìm phần mềm cung cấp các tính năng bạn cần với mức giá phù hợp với ngân sách của bạn. Đánh giá trực tuyến, khuyến nghị từ đồng nghiệp và báo cáo ngành có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị.
Bạn cũng có thể muốn khám phá các phiên bản demo hoặc yêu cầu dùng thử phần mềm để cảm nhận cách chúng hoạt động. Cách tiếp cận thực hành này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc phần mềm có phù hợp với nhóm của bạn hay không.
4. Đánh giá các tính năng và khả năng sử dụng
Không phải tất cả phần mềm HR đều được tạo ra như nhau. Một số có thể xuất sắc trong một lĩnh vực, như tuyển dụng, nhưng lại thiếu sót trong quản lý hiệu suất. Sau đây là các tính năng chính cần chú ý:
- Giao diện thân thiện với người dùng: Nhóm nhân sự của bạn có thể dễ dàng sử dụng phần mềm không?
- Tùy chọn có thể tùy chỉnh: Phần mềm có cho phép tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể không?
- Truy cập di động: Nhân viên có thể truy cập phần mềm khi đang di chuyển không?
- Báo cáo và phân tích: Phần mềm có cung cấp các công cụ báo cáo toàn diện không? Việc đặt những câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá xem phần mềm có dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn không.
5. Kiểm tra khả năng tích hợp và khả năng mở rộng
Điều quan trọng là phải cân nhắc xem hệ thống phần mềm HR có tích hợp với các hệ thống hiện tại của bạn hay không, chẳng hạn như phần mềm tính lương hoặc kế toán . Điều cuối cùng bạn muốn là chọn một hệ thống yêu cầu nhập dữ liệu thủ công vì nó không giao tiếp với các công cụ khác. Ngoài ra, khả năng mở rộng là rất quan trọng. Hãy tự hỏi:
- Phần mềm này có phát triển cùng doanh nghiệp của tôi không?
- Tôi có thể thêm người dùng hoặc tính năng khi công ty tôi mở rộng không? Việc lựa chọn phần mềm có thể mở rộng theo quy mô doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn tránh khỏi rắc rối khi phải chuyển sang hệ thống mới trong tương lai.
6. Xem lại hỗ trợ khách hàng
Chất lượng hỗ trợ khách hàng có thể tạo nên hoặc phá vỡ trải nghiệm của bạn với phần mềm HR . Trước khi đưa ra quyết định, hãy xem xét các tùy chọn hỗ trợ của nhà cung cấp. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm HR cung cấp các sản phẩm có giá khác nhau dựa trên sự tham gia của họ. Do đó, hãy cân nhắc các câu hỏi như:
- Công ty có cung cấp hỗ trợ 24/7 không?
- Có người quản lý tài khoản chuyên dụng hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật nào có thể triển khai không?
- Có các nguồn tài nguyên hữu ích như Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn và hội thảo trên web không? Hỗ trợ khách hàng tốt đảm bảo bạn được hỗ trợ khi cần, giảm thiểu thời gian chết và gián đoạn.
7. Ra quyết định và thực hiện
Sau khi thực hiện các bước trước, bạn sẽ có danh sách rút gọn các tùy chọn phần mềm HR. Bây giờ, đã đến lúc đưa ra quyết định cuối cùng. Sau khi đã chọn đúng phần mềm, điều quan trọng là phải triển khai đúng cách. Đảm bảo nhóm HR của bạn được đào tạo phù hợp và phần mềm được tích hợp đầy đủ với các hệ thống khác của bạn. Sau đó, hãy cân nhắc triển khai phần mềm theo từng giai đoạn để giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Điều quan trọng nữa là phải trao đổi với nhân viên về những thay đổi sắp tới, nêu rõ những lợi ích của phần mềm mới và cách phần mềm mới sẽ cải thiện các nhiệm vụ hàng ngày của họ. Thiết lập mốc thời gian rõ ràng để triển khai và chỉ định các thành viên nhóm chuyên trách để giám sát quy trình. Thường xuyên theo dõi hiệu suất của phần mềm trong các giai đoạn đầu, giải quyết mọi vấn đề kịp thời. Ngoài ra, hãy thu thập phản hồi từ nhóm nhân sự của bạn và những người dùng khác để thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào và tối ưu hóa hệ thống cho mục đích sử dụng trong tương lai.
Phần kết luận
Việc lựa chọn đúng công cụ quản lý nguồn nhân lực không nhất thiết phải quá sức. Bằng cách thực hiện theo các bước sau, đánh giá nhu cầu của bạn, lập ngân sách, nghiên cứu các tùy chọn, đánh giá các tính năng, kiểm tra tích hợp và xem xét hỗ trợ khách hàng, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực phù hợp không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn giải phóng nhóm quản lý nguồn nhân lực của bạn để tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn, cuối cùng góp phần vào thành công của công ty bạn.
Khi công ty của bạn phát triển, phần mềm quản lý nhân sự có khả năng mở rộng sẽ tiếp tục đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu không ngừng thay đổi của bạn, cho phép bạn luôn dẫn đầu trong việc quản lý lực lượng lao động. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự một cách cẩn thận lại rất quan trọng; đây là khoản đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận về lâu dài.
Những câu hỏi thường gặp
1. Những tính năng nào là quan trọng khi chọn phần mềm nhân sự?
Khi lựa chọn phần mềm HR, các tính năng chính cần tìm bao gồm quản lý nhân viên, xử lý bảng lương, quản lý phúc lợi, theo dõi thời gian và chấm công, quản lý hiệu suất, tuyển dụng và đào tạo, báo cáo và phân tích. Ngoài ra, khả năng tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác và giao diện thân thiện với người dùng là rất quan trọng để hợp lý hóa các tác vụ HR một cách hiệu quả.
2. Sự khác biệt giữa phần mềm HR trên nền tảng cloud và tại chỗ là gì?
Phần mềm HR dựa trên đám mây được lưu trữ trực tuyến và truy cập qua Internet, cung cấp tính linh hoạt, cập nhật tự động và khả năng truy cập từ xa. Phần mềm HR tại chỗ được cài đặt cục bộ trên máy chủ của công ty, cung cấp quyền kiểm soát hoàn toàn đối với dữ liệu và tùy chỉnh nhưng thường đòi hỏi nhiều chi phí trả trước và bảo trì CNTT hơn.
Tin liên quan
ECRM là gì? Sự khác biệt giữa ECRM và CRM
Doanh nghiệp của bạn có liên tục tìm kiếm những cách mới để thu hút khách hàng không? Bạn đã sẵn sàng triển khai các công nghệ mới lấy khách hàng làm trung tâm và tăng hiệu quả hoạt động chưa? Nếu vậy, đã đến lúc bạn nên bắt tay vào áp dụng công nghệ ECRM cho […]
Module Tài chính ERP: Các lợi ích và tính năng chính
Khi được yêu cầu chọn ra những lĩnh vực mà ERP tạo ra ROI, ba câu trả lời hàng đầu là giảm chi phí CNTT (40%) , giảm mức tồn kho (38%) và giảm thời gian chu kỳ (35%). Module Tài chính ERP có thể hợp lý hóa các quy trình và tài chính của tổ chức […]
Giải thích về tự động hóa ERP: Lợi ích, tính năng và triển khai
Tự động hóa ERP đang thay đổi trò chơi cho các doanh nghiệp bằng cách loại bỏ công việc thủ công, giảm lỗi và tăng hiệu quả. Các hệ thống ERP truyền thống cần đầu vào liên tục của con người, nhưng tự động hóa hợp lý hóa quy trình làm việc và cung cấp […]
