11 Lợi Ích Của Phần Mềm Nhân Sự Năm 2024

25.12.2023

Khi chúng ta bước sang năm 2024, vai trò của phần mềm nhân sự đã phát triển để trở thành một lực lượng biến đổi ở nơi làm việc hiện đại. Trên thực tế, Thị trường phần mềm HCM trên toàn thế giới đang chứng kiến ​​​​sự tăng trưởng ổn định từ 30,8 tỷ USD vào năm 2019 lên 33,04 tỷ USD vào năm 2024.

Bài viết này khám phá những lợi thế tiên tiến mà phần mềm nhân sự mang lại, đi sâu vào 11 lợi ích chính được thiết lập để xác định lại cách các doanh nghiệp quản lý lực lượng lao động của họ, nâng cao trải nghiệm của nhân viên và điều hướng sự phức tạp của hoạt động nhân sự trong năm 2024.

Tại sao là phần mềm nhân sự?

Phần mềm nhân sự, thường được gọi là phần mềm Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) hoặc Quản lý nguồn nhân lực (HCM), là một công cụ công nghệ toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa các hoạt động nhân sự, tự động hóa các nhiệm vụ và tập trung các quy trình liên quan đến con người trong một tổ chức. 

Các giải pháp phần mềm này bao gồm nhiều chức năng, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, tính lương, quản lý phúc lợi, theo dõi chấm công và chấm công, học tập và phát triển cũng như các sáng kiến ​​gắn kết nhân viên.

Phần mềm nhân sự cải thiện sự gắn kết của nhân viên như thế nào?

1. Trải nghiệm làm quen liền mạch

Việc giới thiệu hiệu quả là rất quan trọng trong việc thiết lập hành trình của nhân viên trong công ty. Phần mềm nhân sự tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giới thiệu suôn sẻ bằng cách tự động hóa thủ tục giấy tờ, cung cấp cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên mới và đảm bảo có thể truy cập dễ dàng các tài liệu đào tạo cần thiết. Điều này mang lại trải nghiệm ban đầu tích cực, thúc đẩy sự tương tác ngay từ đầu.

2. Tăng cường giao tiếp và hợp tác

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng trong việc nuôi dưỡng sự gắn kết. Phần mềm nhân sự thường tích hợp các công cụ như nhắn tin tức thời, nền tảng cộng tác và diễn đàn thảo luận, cho phép nhân viên tương tác, chia sẻ ý tưởng và cộng tác liền mạch giữa các nhóm và phòng ban, bất kể ranh giới địa lý. Điều này tạo điều kiện cho cảm giác thân thuộc và khuyến khích sự tham gia tích cực, dẫn đến mức độ gắn kết tăng lên.

3. Quản lý hiệu suất và phản hồi

Phần mềm nhân sự cung cấp các mô-đun quản lý hiệu suất mạnh mẽ cho phép phản hồi liên tục, thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu suất. Các phiên phản hồi thường xuyên được hỗ trợ bởi phần mềm giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh, lĩnh vực cần cải thiện và cơ hội phát triển nghề nghiệp của họ. Vòng phản hồi minh bạch và mang tính xây dựng này góp phần đáng kể vào mức độ gắn kết cao hơn bằng cách chứng minh rằng tổ chức coi trọng và đầu tư vào sự phát triển của nhân viên.

4. Phát triển nhân viên được cá nhân hóa

Bằng cách sử dụng phần mềm nhân sự, các tổ chức có thể tạo ra các lộ trình học tập và kế hoạch phát triển được cá nhân hóa phù hợp với nguyện vọng và bộ kỹ năng của từng nhân viên. Phương pháp học tập và phát triển được cá nhân hóa này thúc đẩy văn hóa tăng trưởng và cải tiến liên tục, khiến nhân viên cảm thấy có giá trị và có động lực, do đó làm tăng sự gắn kết và lòng trung thành của họ đối với công ty.

5. Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu và ra quyết định

Phần mềm nhân sự tạo ra những phân tích và hiểu biết có giá trị thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu. Những hiểu biết sâu sắc này cung cấp cho các chuyên gia nhân sự và lãnh đạo tổ chức những thông tin hữu ích liên quan đến cảm nhận của nhân viên, tỷ lệ thôi việc, mức độ gắn kết, v.v. Việc tận dụng những hiểu biết sâu sắc này cho phép đưa ra quyết định sáng suốt để giải quyết các lĩnh vực có tác động tích cực đến mức độ tương tác.

6. Các sáng kiến ​​về cân bằng cuộc sống và công việc

Phần mềm nhân sự hiện đại thường bao gồm các tính năng hỗ trợ các sáng kiến ​​mang lại hạnh phúc cho nhân viên và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Điều này có thể liên quan đến các công cụ để lên lịch linh hoạt, các chương trình chăm sóc sức khỏe, quản lý thời gian nghỉ phép và nền tảng ghi nhận, thúc đẩy một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, đánh giá cao và được chăm sóc ngoài những đóng góp nghề nghiệp của họ.

11 Lợi Ích Của Phần Mềm Nhân Sự

Phần mềm nhân sự, còn được gọi là phần mềm Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) hoặc Quản lý nguồn nhân lực (HCM), mang lại lợi ích nhiều mặt cho các tổ chức đang tìm cách hợp lý hóa hoạt động nhân sự, nâng cao hiệu quả và nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Dưới đây là 11 lợi ích đáng kể của phần mềm nhân sự đối với nhân viên

1. Quản lý dữ liệu tập trung

Phần mềm nhân sự đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung tất cả thông tin liên quan đến nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ chấm công, đánh giá hiệu suất, lợi ích, v.v. Việc lưu trữ dữ liệu hợp nhất này giúp loại bỏ nhu cầu về nhiều hệ thống và thủ tục giấy tờ, đảm bảo thông tin chính xác và dễ dàng truy cập.

2. Quy trình nhân sự hiệu quả

Tự động hóa các nhiệm vụ hành chính thông thường như quản lý bảng lương, yêu cầu nghỉ phép, thủ tục giới thiệu và đánh giá hiệu suất giúp giảm khối lượng công việc thủ công cho các chuyên gia nhân sự. Việc tự động hóa này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, đảm bảo hoạt động trơn tru hơn.

3. Cải thiện việc ra quyết định bằng Analytics

Phần mềm nhân sự tạo ra các phân tích và báo cáo sâu sắc bằng cách phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất, sự gắn kết, tỷ lệ thôi việc của nhân viên, v.v. Những phân tích này cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, cho phép nhóm nhân sự và lãnh đạo công ty đưa ra các chiến lược và chính sách sáng suốt.

4. Tăng cường tuyển dụng và theo dõi người tuyển dụng

Phần mềm nhân sự nâng cao bao gồm các mô-đun tuyển dụng mạnh mẽ giúp hợp lý hóa quy trình tuyển dụng từ đăng tuyển đến tuyển chọn ứng viên. Các tính năng theo dõi người nộp đơn quản lý sơ yếu lý lịch, theo dõi tiến trình của người nộp đơn và tạo điều kiện liên lạc liền mạch với những người được tuyển dụng tiềm năng.

5. Thay đổi thông tin 

Các chức năng tự phục vụ trao quyền cho nhân viên quản lý thông tin của riêng họ, chẳng hạn như cập nhật thông tin cá nhân, truy cập phiếu lương, yêu cầu thời gian nghỉ hoặc đăng ký nhận phúc lợi. Khả năng tiếp cận này giúp giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên nhân sự và mang lại cho nhân viên quyền tự chủ cao hơn.

6. Tuân thủ tuân thủ

Phần mềm nhân sự thường bao gồm các công cụ quản lý tuân thủ hỗ trợ đảm bảo tuân thủ luật lao động, quy định của ngành và chính sách của công ty. Các hệ thống này có thể tạo báo cáo tuân thủ, theo dõi các chứng nhận và hành động kịp thời để duy trì sự tuân thủ pháp luật.

7. Quản lý hiệu suất và phản hồi

Phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý hiệu suất một cách hợp lý bằng cách thiết lập và theo dõi các mục tiêu, tiến hành đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi liên tục. Cách tiếp cận có cấu trúc này hỗ trợ việc công nhận những người có thành tích tốt nhất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

8. Chương trình đào tạo và phát triển

Nhiều giải pháp phần mềm nhân sự cung cấp hệ thống quản lý học tập (LMS) hỗ trợ các chương trình đào tạo và phát triển. Các hệ thống này cho phép tạo, phân phối và theo dõi các lộ trình học tập được cá nhân hóa, góp phần nâng cao kỹ năng và phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

9. Tăng sự gắn kết của nhân viên

Thông qua các tính năng như nền tảng công nhận , khảo sát nhân viên, công cụ giao tiếp và cơ chế phản hồi, phần mềm nhân sự thúc đẩy văn hóa gắn kết. Nó khuyến khích giao tiếp cởi mở và công nhận thành tích và tạo ra cảm giác thân thuộc giữa các nhân viên.

10. Tiết kiệm chi phí

Mặc dù cần đầu tư ban đầu vào việc triển khai phần mềm nhân sự nhưng khoản tiết kiệm chi phí về lâu dài là rất đáng kể. Giảm thủ tục giấy tờ thủ công, tăng hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình góp phần tiết kiệm chi phí về lâu dài.

11. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm nhân sự có thể dễ dàng mở rộng quy mô để phù hợp với sự phát triển hoặc thay đổi của tổ chức. Cho dù đó là bổ sung các chức năng mới, đáp ứng lực lượng lao động lớn hơn hay thích ứng với các yêu cầu pháp lý thay đổi, tính linh hoạt của phần mềm nhân sự giúp phần mềm có thể thích ứng với nhu cầu ngày càng tăng.

Làm thế nào để chọn phần mềm nhân sự phù hợp?

Chọn phần mềm nhân sự phù hợp là một quyết định quan trọng có thể tác động đáng kể đến hiệu quả quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách điều hướng quy trình và chọn phần mềm nhân sự phù hợp nhất.

1. Xác định nhu cầu nhân sự của bạn

Đánh giá quy trình nhân sự hiện tại của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này có thể bao gồm tuyển dụng, giới thiệu, quản lý hiệu suất, gắn kết nhân viên, tính lương, quản lý phúc lợi và quản lý tuân thủ.

Tham khảo ý kiến ​​​​của các chuyên gia nhân sự, trưởng bộ phận và các bên liên quan khác để thu thập thông tin chi tiết về nhu cầu cụ thể và các điểm khó khăn của họ. Hiểu các yêu cầu riêng của tổ chức là rất quan trọng để chọn phần mềm nhân sự phù hợp với mục tiêu của bạn.

2. Xác định các tính năng chính

Đảm bảo rằng phần mềm bao gồm các chức năng nhân sự cốt lõi như quản lý thông tin nhân viên, theo dõi chấm công và quản lý nghỉ phép. Đây là những tính năng nền tảng cần thiết cho hoạt động nhân sự hiệu quả.

Hãy xem xét khả năng mở rộng của phần mềm. Chọn một giải pháp có thể phát triển cùng với tổ chức của bạn, đáp ứng số lượng nhân viên ngày càng tăng và các yêu cầu kinh doanh ngày càng phát triển.

3. Xem xét thiết kế thân thiện với người dùng

Chọn phần mềm nhân sự thân thiện với người dùng và trực quan. Một hệ thống dễ điều hướng và dễ hiểu sẽ góp phần nâng cao tỷ lệ chấp nhận của người dùng và giảm thời gian học tập cho đội ngũ nhân sự của bạn.

Đảm bảo rằng phần mềm nhân sự cung cấp giao diện thân thiện với thiết bị di động hoặc ứng dụng di động chuyên dụng, cho phép nhân viên và chuyên gia nhân sự truy cập thông tin và thực hiện các nhiệm vụ khi đang di chuyển.

4. Đánh giá sự tuân thủ và bảo mật

Phần mềm nhân sự sẽ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật với luật và quy định lao động. Kiểm tra xem phần mềm có bao gồm các tính năng hỗ trợ báo cáo tuân thủ, quản lý tài liệu và tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu hay không.

Bảo mật là điều tối quan trọng khi xử lý dữ liệu nhân sự nhạy cảm. Đánh giá các biện pháp bảo mật của phần mềm, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành. Xác minh rằng nhà cung cấp tuân theo các biện pháp tốt nhất để bảo vệ dữ liệu.

5. Danh tiếng và hỗ trợ của nhà cung cấp

Nghiên cứu nền tảng và danh tiếng của nhà cung cấp phần mềm nhân sự. Tìm kiếm các đánh giá, lời chứng thực và nghiên cứu điển hình để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của các tổ chức khác đã triển khai phần mềm.

Đánh giá mức độ hỗ trợ khách hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp. Đảm bảo rằng họ cung cấp hỗ trợ kịp thời, bao gồm quyền truy cập vào các kênh hỗ trợ như email, điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp. Hỗ trợ đáng tin cậy là rất quan trọng để giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan ngại trong và sau khi triển khai.

Tổng kết

Việc triển khai phần mềm nhân sự mang đến một giải pháp mang tính thay đổi cho các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa việc quản lý nguồn nhân lực của họ. Vô số lợi ích mà hệ thống quản lý nhân sự mang lại, từ các nhiệm vụ hành chính được sắp xếp hợp lý đến thúc đẩy văn hóa gắn kết và cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu, nhấn mạnh vai trò then chốt của nó trong các tổ chức hiện đại.

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm