18 rủi ro khi triển khai ERP và cách phòng tránh trong năm 2023
23.10.2023Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là công cụ quan trọng giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả tổng thể. Tuy nhiên, việc triển khai một hệ thống ERP mới là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức, đòi hỏi phải lập kế hoạch, nguồn lực và chuyên môn đáng kể.
Thật không may, nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp những rủi ro liên quan đến việc triển khai ERP và không chuẩn bị đầy đủ cho những thất bại có thể xảy ra.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về 20 rủi ro triển khai ERP hàng đầu có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Bằng cách xác định và hiểu những rủi ro này, bạn có thể thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu chúng và đảm bảo tăng trưởng kinh doanh cho tổ chức của mình.
Nhưng trước tiên, hãy bắt đầu với những điều cơ bản – Rủi ro khi triển khai ERP là gì?
Rủi ro triển khai ERP là gì?
Triển khai ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) là một quá trình phức tạp và quan trọng bao gồm việc tích hợp các chức năng kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất.
Mặc dù hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như tăng hiệu quả, cải thiện năng suất và đưa ra quyết định tốt hơn, nhưng việc triển khai nó cũng có thể gây ra những rủi ro đáng kể có thể ảnh hưởng đến thành công chung của dự án.
Một số rủi ro phổ biến nhất khi triển khai hệ thống ERP bao gồm lập kế hoạch không đầy đủ, chất lượng dữ liệu kém, thiếu đào tạo người dùng , chống lại sự thay đổi và hỗ trợ nhà cung cấp không đầy đủ.
Những rủi ro này có thể dẫn đến chi phí vượt mức, sự chậm trễ, lỗi hệ thống và mức độ chấp nhận của người dùng thấp – cuối cùng gây ra lỗi triển khai.
Vì những lý do này, điều cần thiết là phải xác định và giảm thiểu những rủi ro này để đảm bảo triển khai ERP thành công, đáp ứng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn.
Nhưng những rủi ro khi triển khai ERP là gì? Nào, hãy kéo xuống phần tiếp theo để tìm câu trả lời.
Đọc thêm: ErpNext là gì?
20 Rủi Ro Triển Khai ERP Mà Mọi Doanh Nghiệp Nên Biết
Dưới đây là 20 thách thức triển khai ERP hàng đầu có thể gây tổn hại cho hoạt động kinh doanh và danh tiếng thương hiệu của bạn. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi cũng đã cung cấp giải pháp cho từng vấn đề đó. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về từng cái một.
1. Quản lý và lập kế hoạch dự án kém
Quản lý và lập kế hoạch dự án kém có thể dẫn đến thất bại trong việc triển khai ERP. Việc thiếu các mốc thời gian và cột mốc rõ ràng có thể gây nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ và bội chi ngân sách, cùng nhiều nhược điểm khác. Nói cách khác, một chiến lược quản lý dự án được hoạch định và thực hiện tốt là rất quan trọng cho sự thành công của việc triển khai ERP.
Giải pháp: Người quản lý dự án cần hiểu rõ ràng phạm vi và mục tiêu của dự án, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có cùng quan điểm. Ngoài ra nếu có bất kỳ thay đổi nào về yêu cầu, mốc thời gian hoặc các mốc quan trọng thì phải thông báo ngay cho các bên liên quan.
2. Đào tạo và hỗ trợ người dùng không đầy đủ
Đào tạo và hỗ trợ người dùng không đầy đủ là một trong những rủi ro triển khai ERP lớn và phổ biến nhất.
Nhân viên có thể khó thích nghi với hệ thống mới – điều này dẫn đến năng suất giảm sút. Ngoài ra, nếu không được đào tạo bài bản, họ có thể ngần ngại sử dụng hệ thống ERP hoặc sử dụng không đúng cách.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn nên đào tạo toàn diện cho tất cả nhân viên sẽ sử dụng hệ thống ERP. Khóa đào tạo này phải bao gồm hướng dẫn kỹ thuật về cách hệ thống phù hợp với thói quen làm việc hàng ngày của họ.
Việc đào tạo phù hợp sẽ giúp nhân viên sử dụng giải pháp ERP hiệu quả, giảm thiểu những thách thức khi triển khai.
3. Phản đối sự thay đổi của nhân viên
Việc nhân viên phản đối sự thay đổi cũng là một trong những rủi ro thường gặp khi triển khai hệ thống ERP. Việc nhân viên chống lại những thay đổi có thể ảnh hưởng đến vai trò công việc hoặc quy trình hiện tại của họ là điều khá điển hình. Ngoài ra, việc chống lại sự thay đổi có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc thực hiện và thậm chí thất bại của dự án.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn cần trao đổi sớm với nhân viên về những thay đổi sắp tới. Bạn cũng cần thu hút họ tham gia vào quá trình lập kế hoạch và nhận phản hồi của họ để đảm bảo họ cảm thấy được lắng nghe và có giá trị.
Cuối cùng, bằng cách giải quyết các mối quan tâm của nhân viên và biến chúng thành một phần của quy trình, bạn chắc chắn có thể giảm bớt khả năng chống lại sự thay đổi.
4. Sự tham gia của các bên liên quan bị hạn chế
Sự tham gia hạn chế của các bên liên quan là một rủi ro lớn khác khi triển khai ERP. Nếu các bên liên quan chính và người ra quyết định không tham gia vào quá trình này – điều đó có thể dẫn đến các vấn đề trong tương lai và việc thực hiện không thành công.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn phải thu hút sự tham gia của các bên liên quan ngay từ đầu và trong suốt quá trình triển khai.
Luôn cập nhật thông tin và tương tác cho họ bằng các cập nhật thường xuyên về tiến độ, thách thức và quyết định. Sự tham gia này có thể đảm bảo triển khai ERP thành công và giảm thiểu rủi ro về những kỳ vọng và sự chậm trễ không phù hợp.
5. Thiếu sự liên kết giữa hệ thống ERP và quy trình kinh doanh
Một rủi ro lớn khác của ERP là thiếu sự liên kết giữa hệ thống ERP và quy trình kinh doanh. Điều này thường xảy ra khi phần mềm ERP không được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả, dữ liệu không chính xác và giảm năng suất.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn phải đánh giá các yêu cầu của doanh nghiệp và điều chỉnh chúng cho phù hợp với hệ thống ERP. Điều này liên quan đến việc tùy chỉnh và cấu hình hệ thống ERP để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Cuối cùng, sự liên kết phù hợp giữa giải pháp ERP và quy trình kinh doanh sẽ đảm bảo việc triển khai ERP hiệu quả.
6. Các vấn đề về chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu
Rủi ro thứ 6 và là một trong những rủi ro triển khai ERP quan trọng nhất là vấn đề về chất lượng và tính toàn vẹn của dữ liệu. Khi dữ liệu được di chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, điều đó có thể dẫn đến sự không nhất quán, mất dữ liệu hoặc hỏng hóc. Điều này sẽ dẫn đến báo cáo không chính xác và giảm năng suất.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng quá trình di chuyển dữ liệu và thực hiện các hoạt động làm sạch dữ liệu trước khi di chuyển. Điều này đảm bảo dữ liệu chính xác, đầy đủ và nhất quán trên toàn hệ thống ERP.
Ngoài ra, cần thực hiện các hoạt động bảo trì và kiểm tra chất lượng dữ liệu thường xuyên để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và nhất quán.
7. Các biện pháp kiểm tra và đảm bảo chất lượng không đầy đủ
Các biện pháp kiểm tra và đảm bảo chất lượng không đầy đủ là hai yếu tố rủi ro chính khi triển khai ERP.
Khi kiểm tra sai sót, các vấn đề nghiêm trọng có thể không được phát hiện, dẫn đến lỗi hệ thống, mất dữ liệu hoặc các tác động tiêu cực khác. Điều này có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể, giảm năng suất và gây thiệt hại cho danh tiếng của tổ chức.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, điều quan trọng là phải tiến hành các biện pháp kiểm tra toàn diện và đảm bảo chất lượng trong suốt quá trình triển khai ERP . Điều này bao gồm việc kiểm tra tất cả các thành phần hệ thống, chẳng hạn như phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng mạng. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn giảm thiểu nguy cơ lỗi hệ thống.
8. Thách thức tích hợp với các ứng dụng hiện có
Rủi ro ERP lớn tiếp theo trong danh sách “20 rủi ro triển khai ERP hàng đầu ” của chúng tôi là những thách thức tích hợp với các ứng dụng hiện có. Rất có thể phần mềm ERP tốt nhất bạn chọn có thể không tương thích với một số ứng dụng hiện có của bạn. Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất quán về dữ liệu và phải thực hiện thêm công việc thủ công.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, điều cần thiết là phải đánh giá kỹ lưỡng các ứng dụng hiện có để xác định khả năng tương thích của chúng với hệ thống ERP. Bạn cũng nên xem xét việc tùy chỉnh hệ thống ERP hoặc phát triển các công cụ tích hợp để đảm bảo tích hợp trơn tru với các ứng dụng hiện có.
9. Khó khăn trong việc tùy chỉnh và cấu hình hệ thống ERP
Khó khăn trong việc tùy chỉnh và cấu hình hệ thống ERP là một trong những rủi ro triển khai ERP phổ biến. Việc tùy chỉnh và định cấu hình hệ thống để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh cụ thể thường có thể gặp khó khăn – dẫn đến lỗi hệ thống.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, điều quan trọng là phải tùy chỉnh và định cấu hình hệ thống ERP theo cách có cấu trúc. Để làm được điều đó, bạn sẽ cần liên lạc thường xuyên với từng nhóm và các bên liên quan.
Ưu tiên tùy chỉnh và cấu hình hệ thống ERP giúp bạn đạt được kết quả mong muốn cũng như có được lợi thế cạnh tranh.
10. Hỗ trợ và bảo trì của nhà cung cấp bị hạn chế
Hỗ trợ và bảo trì nhà cung cấp hạn chế là một rủi ro lớn khác khi triển khai ERP. Tất cả chúng tôi đều đồng ý rằng điều cần thiết là phải có sự hỗ trợ đáng tin cậy và kịp thời từ nhà cung cấp trong giai đoạn triển khai hệ thống ERP. Trên thực tế, không chỉ trong quá trình triển khai mà còn trong giai đoạn bảo trì.
Giải pháp: Để giảm thiểu yếu tố rủi ro ERP này, hãy luôn chọn nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ toàn diện. Điều này sẽ bao gồm các bản cập nhật thường xuyên, sửa lỗi và đào tạo. Hãy nhớ rằng việc hỗ trợ nhà cung cấp chất lượng không chỉ đảm bảo đầy đủ lợi ích của hệ thống ERP mà còn loại bỏ những tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
11. Phạm vi và mục tiêu dự án không rõ ràng hoặc không thực tế
Phạm vi và mục tiêu dự án không rõ ràng hoặc không thực tế là một trong những rủi ro triển khai ERP phổ biến nhất. Vì lý do này, điều quan trọng là xác định phạm vi và mục tiêu dự án rõ ràng để đảm bảo rằng hệ thống ERP phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Giải pháp: Để giải quyết rủi ro triển khai ERP này, hãy tiến hành phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu kinh doanh của bạn và xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Lưu ý rằng các mục tiêu của dự án phải thực tế, có thể đạt được và có thể đo lường được. Phạm vi và mục tiêu dự án được xác định rõ ràng chắc chắn sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu mong muốn.
12. Thâm hụt ngân sách và chi phí
Vượt ngân sách và chi phí bất ngờ là những rủi ro triển khai ERP đáng kể có thể ảnh hưởng đến sự ổn định tài chính của tổ chức bạn. Bạn phải biết rằng các giải pháp ERP có thể phức tạp và cần đầu tư đáng kể vào phần cứng, phần mềm và dịch vụ triển khai.
Giải pháp: Để giải quyết rủi ro này, điều quan trọng là phải lập ngân sách thực tế có tính đến tất cả các chi phí liên quan đến hệ thống ERP, bao gồm phần cứng, phần mềm, dịch vụ triển khai, đào tạo và bảo trì. Ngoài ra, hãy xem xét tất cả các chi phí bất ngờ tiềm ẩn và xây dựng quỹ dự phòng để giải quyết chúng.
13. Di chuyển dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ
Di chuyển dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ là một trong những thách thức triển khai ERP quan trọng có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Di chuyển dữ liệu liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, đây có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, điều cần thiết là phải có chiến lược di chuyển dữ liệu mạnh mẽ . Điều này liên quan đến việc xác định dữ liệu sẽ được di chuyển, xác minh tính chính xác của dữ liệu và ánh xạ dữ liệu đó tới hệ thống mới. Ngoài ra, bạn phải có kế hoạch dự phòng trong trường hợp di chuyển dữ liệu không thành công vì bất kỳ lý do gì.
14. Lỗ hổng bảo mật và rủi ro
Các lỗ hổng và mối đe dọa bảo mật là những rủi ro triển khai ERP đáng kể có thể ảnh hưởng đến dữ liệu cũng như hoạt động kinh doanh của bạn. Một trong những lý do chính khiến hệ thống ERP luôn nằm trong tầm ngắm của các tin tặc phi đạo đức là vì nó chứa dữ liệu kinh doanh có giá trị và thông tin bí mật.
Giải pháp: Để giảm thiểu Vấn đề bảo mật ERP này , bạn phải thực hiện đánh giá bảo mật toàn diện để xác định các lỗ hổng tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp bảo mật thích hợp. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo về các phương pháp bảo mật tốt nhất và bạn có sẵn kế hoạch ứng phó sự cố toàn diện.
15. Các vấn đề về hiệu suất và khả năng mở rộng
Các yếu tố rủi ro triển khai ERP lớn tiếp theo trong danh sách của chúng tôi là các vấn đề về hiệu suất và khả năng mở rộng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hệ thống ERP có thể không thể xử lý được khối lượng dữ liệu và hoạt động của người dùng ngày càng tăng, dẫn đến hệ thống bị chậm và có khả năng ngừng hoạt động.
Giải pháp: Để giải quyết rủi ro triển khai ERP này, hãy lập kế hoạch mở rộng ngay từ đầu. Đảm bảo rằng nền tảng ERP có thể xử lý hoạt động và khối lượng dữ liệu ngày càng tăng của người dùng. Ngoài ra, hãy thực hiện kiểm tra hiệu suất thường xuyên và chăm sóc cấu hình cũng như cơ sở hạ tầng của hệ thống.
16. Vấn đề tương thích với phần cứng và phần mềm
Một rủi ro ERP phổ biến khác là vấn đề tương thích với phần cứng và phần mềm . Tuy nhiên, nếu vấn đề này không được giải quyết kịp thời và hiệu quả, nó có thể dẫn đến sự cố hệ thống, ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của bạn.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro này, bạn phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng phần cứng và phần mềm hiện có của mình, đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu của hệ thống ERP mới. Ngoài ra, hãy làm việc với nhà cung cấp ERP để xác định mọi vấn đề tương thích tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch giải quyết chúng.
17. Giảm năng suất sau khi thực hiện
Sau khi triển khai hệ thống ERP, có thể bị giảm năng suất tạm thời khi nhân viên điều chỉnh hệ thống mới. Điều này có thể xảy ra do nhân viên có thể không quen với giao diện mới hoặc có thể cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm mới.
Giải pháp: Để giải quyết vấn đề này, hãy đào tạo đầy đủ cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống mới. Ngoài ra, hãy cung cấp hỗ trợ và nguồn lực cần thiết trong giai đoạn chuyển tiếp. Bên cạnh đó, công ty cũng nên tiến hành giám sát hiệu suất thường xuyên để xác định và giải quyết mọi vấn đề ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên.
18. Không thể đạt được lợi ích kinh doanh như mong đợi
Rủi ro triển khai ERP đáng kể cuối cùng là không thể đạt được lợi ích kinh doanh như mong đợi. Các tổ chức thường phải đối mặt với rủi ro này khi phần mềm ERP mới được triển khai không đáp ứng được mong đợi của tổ chức. Nguyên nhân có thể là do cấu hình hệ thống kém, đào tạo không đầy đủ hoặc khả năng tích hợp kém với các hệ thống hiện có.
Giải pháp: Để giảm thiểu rủi ro triển khai ERP này, bạn phải hiểu rõ về mục tiêu và yêu cầu của tổ chức trước khi bắt đầu triển khai ERP. Ngoài ra, hãy tiến hành phân tích kỹ lưỡng về hoạt động của tổ chức, xác định mục tiêu rõ ràng cho hệ thống ERP, lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo nhân viên , v.v.
Tổng kết
Các công cụ ERP đã trở thành một trong những công cụ quan trọng nhất giúp các công ty quản lý và lập kế hoạch nguồn lực tốt hơn . Tuy nhiên, khi triển khai, có một số rủi ro khi triển khai ERP cần được giải quyết, như đã giải thích ở trên. Việc triển khai ERP phù hợp và được lên kế hoạch tốt sẽ giúp tổ chức của bạn theo nhiều cách bao gồm nâng cao dịch vụ khách hàng, quản lý hàng tồn kho và tiết kiệm chi phí.
Tin liên quan
Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả
Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]
Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng
Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]
7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]
