12 tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP hàng đầu cần xem xét

19.03.2024

Hệ thống ERP hay Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một trong những công nghệ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, giúp họ quản lý tốt hơn các quy trình kinh doanh cốt lõi của mình một cách tập trung và tích hợp.

Để tận dụng hết lợi ích của ERP , cần phải chọn hệ thống ERP phù hợp theo tiêu chí lựa chọn ERP. Nhưng quy trình lựa chọn phần mềm ERP là gì và tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP chính là gì?

Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

Phương pháp lựa chọn phần mềm ERP là gì?

Quy trình lựa chọn ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) bao gồm một số bước chính để đảm bảo chọn đúng phần mềm để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.

Đầu tiên, điều quan trọng là xác định mục tiêu và yêu cầu rõ ràng đối với hệ thống ERP. Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin đầu vào từ các bên liên quan khác nhau ở các bộ phận khác nhau để hiểu nhu cầu cụ thể và những điểm khó khăn của họ.

Tiếp theo, nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp và giải pháp ERP tiềm năng dựa trên các yếu tố như chức năng, khả năng mở rộng, tính dễ triển khai, chi phí và hỗ trợ. Điều này thường liên quan đến việc tiến hành các cuộc trình diễn, yêu cầu đề xuất và truy cập các trang web tham khảo.

Sau khi danh sách rút gọn các nhà cung cấp được thiết lập, việc kiểm tra và đánh giá kỹ lưỡng hệ thống phải được tiến hành thông qua các dự án thí điểm hoặc triển khai bằng chứng khái niệm. 

Tiêu chí lựa chọn ERP là gì?

Từ chức năng và khả năng mở rộng đến chi phí và hỗ trợ, các tiêu chí lựa chọn ERP chính bao gồm nhiều yếu tố cần thiết để so sánh các hệ thống ERP khác nhau . Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về từng cái một.

1. Chức năng

Chức năng là một trong những tiêu chí quan trọng nhất trong việc lựa chọn ERP vì nó quyết định mức độ hệ thống có thể giải quyết các nhu cầu và quy trình cụ thể của tổ chức của bạn. 

Hệ thống ERP phải cung cấp đầy đủ các tính năng và mô-đun để hỗ trợ các chức năng kinh doanh khác nhau như tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Đánh giá khả năng của hệ thống trong việc tự động hóa quy trình công việc, hợp lý hóa quy trình và cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực giữa các phòng ban.

2. Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng đề cập đến khả năng hệ thống ERP phát triển và thích ứng với nhu cầu thay đổi của tổ chức bạn theo thời gian. Điều cần thiết là chọn một giải pháp có thể đáp ứng sự gia tăng về khối lượng dữ liệu, số lượng người dùng và khối lượng giao dịch mà không bị gián đoạn đáng kể hoặc gặp vấn đề về hiệu suất.

Xem xét các yếu tố như kiến ​​trúc của hệ thống, khả năng mở rộng cơ sở dữ liệu và hồ sơ theo dõi của nhà cung cấp trong việc hỗ trợ triển khai và nâng cấp trên quy mô lớn.

3. Tính linh hoạt và tùy chỉnh

Mỗi tổ chức đều có các quy trình và yêu cầu kinh doanh riêng, vì vậy điều quan trọng là chọn một hệ thống ERP có khả năng linh hoạt và tùy chỉnh.

Hãy tìm giải pháp cho phép bạn điều chỉnh quy trình công việc, màn hình, báo cáo và các yếu tố khác để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn mà không cần nỗ lực nhiều về mã hóa hoặc phát triển. Ngoài ra, hãy đánh giá các tùy chọn cấu hình của hệ thống, khả năng mở rộng thông qua API và hỗ trợ tích hợp của bên thứ ba để đảm bảo hệ thống có thể thích ứng với môi trường kinh doanh đang phát triển của bạn.

4. Trải nghiệm người dùng

Trải nghiệm người dùng (UX) đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng và sử dụng thành công hệ thống ERP. Giao diện thân thiện với người dùng với điều hướng và quy trình làm việc trực quan có thể nâng cao năng suất, giảm thời gian đào tạo và khuyến khích áp dụng rộng rãi người dùng trong toàn tổ chức.

Đánh giá mức độ dễ sử dụng, tính năng trợ năng, khả năng di động và hỗ trợ cá nhân hóa của hệ thống để đảm bảo trải nghiệm người dùng tích cực cho tất cả các bên liên quan– từ nhân viên tuyến đầu đến giám đốc điều hành.

5. Nền tảng công nghệ

Nền tảng công nghệ cơ bản của hệ thống ERP là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc vì nó tác động đến các yếu tố như hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng và khả năng tích hợp. 

Đánh giá kiến ​​trúc, công nghệ cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các tùy chọn triển khai (tại chỗ, đám mây hoặc kết hợp) của hệ thống để đảm bảo khả năng tương thích với cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại và lộ trình công nghệ trong tương lai của bạn.

Ngoài ra, hãy xem xét các yếu tố như hỗ trợ của nhà cung cấp, lộ trình nâng cấp và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành để giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa khả năng tồn tại lâu dài.

6. Danh tiếng và hỗ trợ của nhà cung cấp

Danh tiếng và thành tích của nhà cung cấp ERP đóng một vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn. Chọn một nhà cung cấp có lịch sử đã được chứng minh về việc triển khai thành công, khách hàng hài lòng cũng như các dịch vụ hỗ trợ và bảo trì liên tục.

Đánh giá các yếu tố như sự ổn định tài chính, chuyên môn trong ngành, xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng và sự sẵn có của các nguồn hỗ trợ địa phương để đảm bảo mối quan hệ đối tác đáng tin cậy lâu dài. Yêu cầu tài liệu tham khảo, nghiên cứu điển hình và lời chứng thực từ các tổ chức khác trong ngành của bạn để xác thực các tuyên bố và năng lực của nhà cung cấp.

7. Tổng chi phí

Tổng chi phí sở hữu (TCO) của hệ thống ERP không chỉ bao gồm chi phí mua ban đầu mà còn bao gồm các chi phí liên tục như phí cấp phép, chi phí triển khai, tùy chỉnh, đào tạo, bảo trì và hỗ trợ.

Tiến hành phân tích chi phí-lợi ích kỹ lưỡng để so sánh TCO của các giải pháp ERP khác nhau trong thời gian sử dụng dự kiến ​​của chúng, có tính đến các yếu tố như khả năng mở rộng, mức tăng hiệu quả và ROI tiềm năng. 

Cũng lưu ý rằng bạn có thể thương lượng giá cả và các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp để giảm thiểu chi phí tài chính và rủi ro liên quan đến việc triển khai.

8. Khả năng tích hợp

Tích hợp với các hệ thống và ứng dụng hiện có là điều cần thiết để tối đa hóa giá trị và hiệu quả của hệ thống ERP. 

Đánh giá khả năng tích hợp của hệ thống ERP, bao gồm hỗ trợ các giao thức chuẩn, API, định dạng dữ liệu và trình kết nối để liên lạc liền mạch với các giải pháp quản lý doanh nghiệp khác như CRM, BI, ECM, SCM và HRIS.

Ngoài ra, còn đánh giá hệ sinh thái của các đối tác và nhà tích hợp bên thứ ba của nhà cung cấp để đảm bảo khả năng tiếp cận chuyên môn và công cụ cần thiết cho các dự án tích hợp thành công.

9. Tuân thủ quy định

Việc tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất của ngành là yêu cầu quan trọng đối với nhiều tổ chức, đặc biệt là những tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ như chăm sóc sức khỏe, tài chính và sản xuất.

Chọn hệ thống ERP cung cấp các tính năng tuân thủ tích hợp, chẳng hạn như quy trình kiểm tra, mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và khả năng báo cáo để giúp bạn đáp ứng các yêu cầu pháp lý, quy định và bảo mật. 

Ngoài ra, hãy xác minh các chứng nhận của nhà cung cấp, việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành cũng như cam kết về các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư để giảm thiểu rủi ro tuân thủ.

10. Phương pháp và tiến độ thực hiện

Phương pháp và tiến trình triển khai ERP là những yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến sự thành công và hiệu quả của quá trình triển khai.

Đánh giá cách tiếp cận triển khai của nhà cung cấp, bao gồm các phương pháp quản lý dự án, phân bổ nguồn lực tùy chọn triển khai, chương trình đào tạo và dịch vụ hỗ trợ.

Ngoài ra, hãy xác định các mốc quan trọng, sản phẩm bàn giao và mốc thời gian rõ ràng của dự án để đảm bảo sự liên kết giữa kế hoạch triển khai của nhà cung cấp với các mục tiêu và ràng buộc của tổ chức bạn.

11. Đào tạo và hỗ trợ người dùng

Đào tạo và hỗ trợ đầy đủ là điều cần thiết để đảm bảo sự chấp nhận và thành thạo của người dùng với hệ thống ERP mới. Đánh giá các chương trình đào tạo, tài liệu, tài nguyên trực tuyến và các kênh hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo đáp ứng toàn diện nhu cầu đào tạo và giải quyết vấn đề kịp thời. 

Hơn nữa, hãy xem xét các yếu tố như phương pháp đào tạo, chương trình chứng nhận, đào tạo liên tục và tính sẵn có của các nguồn lực hỗ trợ chuyên dụng để giải quyết các câu hỏi kỹ thuật, khắc phục sự cố và yêu cầu tùy chỉnh một cách hiệu quả.

12. Lộ trình và đổi mới trong tương lai

Cuối cùng, hãy xem xét lộ trình trong tương lai và cam kết đổi mới của nhà cung cấp để đảm bảo khả năng tồn tại lâu dài và phù hợp của hệ thống ERP đã chọn.

Đánh giá các khoản đầu tư của nhà cung cấp vào nghiên cứu và phát triển, lộ trình sản phẩm, chu kỳ phát hành và quan hệ đối tác với các nhà cung cấp công nghệ để đánh giá khả năng cung cấp các tính năng mới của họ.

Ngoài ra, hãy tham gia với nhóm đổi mới và quản lý sản phẩm của nhà cung cấp để thảo luận về các xu hướng sắp tới và các công nghệ mới nổi nhằm đón đầu xu hướng và tối đa hóa giá trị khoản đầu tư ERP của bạn.

Phần kết luận

Hệ thống ERP là một trong những giải pháp công nghệ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, cho phép họ quản lý hiệu quả mọi khía cạnh của tổ chức. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể đạt được nếu có giải pháp phù hợp. Khi đưa ra quyết định, hãy xem xét các tiêu chí lựa chọn ERP được liệt kê. Trên hết, hãy ưu tiên các yêu cầu kinh doanh và ngân sách của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Ma trận tiêu chí lựa chọn ERP là gì?

Ma trận tiêu chí lựa chọn ERP phác thảo các yếu tố như chức năng, khả năng mở rộng, chi phí và hỗ trợ được sử dụng để đánh giá và so sánh các hệ thống ERP khác nhau. Mục đích là để kiểm tra tính phù hợp của ERP với nhu cầu của tổ chức.

Các bước chính trong quá trình lựa chọn ERP là gì?

Các bước chính trong lựa chọn ERP bao gồm xác định mục tiêu, nghiên cứu nhà cung cấp, đánh giá hệ thống và hoàn thiện lựa chọn dựa trên các tiêu chí như chức năng, chi phí, tùy chỉnh và hỗ trợ.

Một số sai lầm phổ biến cần tránh trong quá trình lựa chọn ERP là gì?

Một số lỗi phổ biến nhất trong quá trình lựa chọn ERP bao gồm việc xác định không đầy đủ các yêu cầu, bỏ qua thông tin đầu vào của người dùng, quyết định vội vàng và đánh giá thấp độ phức tạp của việc triển khai.

Tôi có thể tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức mình không?

Có, hệ thống ERP thường có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, mức độ và tính khả thi của việc tùy chỉnh có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm và nhà cung cấp.

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp hướng tới đạt được hoạt động xuất sắc, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thực hành kho tốt nhất bao gồm một bộ chiến lược và nguyên tắc toàn diện […]

08.04.2024 Xem thêm
Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để duy trì mối quan hệ kinh doanh bền chặt và giữ chân khách hàng. Để giúp bạn làm hài lòng khách hàng và cải thiện ROI kinh doanh của mình, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm hiểu về các loại hệ thống CRM khác […]

01.04.2024 Xem thêm
Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, với thị trường dự kiến ​​​​sẽ đạt doanh thu hơn 80 tỷ USD vào năm 2025 . Và tại sao không? Hệ thống phần mềm CRM được triển khai đúng cách có thể mang lại ROI đáng kinh ngạc vượt quá […]

25.03.2024 Xem thêm