12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

08.04.2024

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp hướng tới đạt được hoạt động xuất sắc, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Thực hành kho tốt nhất bao gồm một bộ chiến lược và nguyên tắc toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa mọi khía cạnh của hoạt động kho. Từ công nghệ tiên tiến đến lập kế hoạch tỉ mỉ, những phương pháp thực hành này là công cụ đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và khả năng thích ứng trong bối cảnh năng động của quản lý chuỗi cung ứng.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho bao gồm sự phối hợp và kiểm soát có hệ thống các nhiệm vụ khác nhau trong kho để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý hàng hóa hiệu quả . Điều này liên quan đến việc giám sát các quy trình như nhận, lưu trữ, chọn lọc, đóng gói và vận chuyển sản phẩm. Mục tiêu chính là duy trì mức tồn kho chính xác, tối ưu hóa việc sử dụng không gian và đảm bảo thực hiện đơn hàng kịp thời.

Để đạt được những mục tiêu này, người quản lý kho sử dụng các công nghệ tiên tiến như quét mã vạch, RFID và tự động hóa. Những công nghệ này cho phép theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

13 phương pháp hay nhất về quản lý kho hàng quan trọng

Quản lý kho hiệu quả bao gồm việc thực hiện các phương pháp hay nhất để tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và đảm bảo luồng hàng hóa thông suốt. Dưới đây là 13 phương pháp quản lý kho hàng quan trọng nhất:

1. Theo dõi hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho ERP là gì? Lợi ích, Tính năng và Công cụ

Theo dõi hàng tồn kho là một phương pháp hay nhất về hệ thống quản lý kho hàng quan trọng liên quan đến việc giám sát và quản lý chính xác mức tồn kho. Việc sử dụng các công nghệ như quét mã vạch, RFID hoặc Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) cho phép hiển thị theo thời gian thực về quá trình di chuyển hàng tồn kho.

Cách thực hành này giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức, đồng thời đảm bảo rằng hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu. Việc theo dõi chính xác cũng tạo điều kiện thực hiện đơn hàng hiệu quả, tăng cường dự báo nhu cầu và giảm thiểu sai sót trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

2. Ưu tiên tự động hóa

Ưu tiên tự động hóa liên quan đến việc tích hợp các công nghệ tiên tiến để hợp lý hóa và tối ưu hóa quy trình kho hàng. Tự động hóa có thể được áp dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như chọn đơn hàng, đóng gói và phân loại.

Các hệ thống tự động, bao gồm băng tải, robot nhặt hàng và Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS), cải thiện hiệu quả, giảm chi phí lao động và nâng cao độ chính xác tổng thể. Tự động hóa không chỉ đẩy nhanh các quy trình mà còn giảm thiểu rủi ro do lỗi của con người, mang lại môi trường kho hàng hiệu quả hơn và ít xảy ra lỗi hơn.

3. Lập kế hoạch quy trình chọn hàng

Lập kế hoạch thủ tục lấy hàng là một khía cạnh quan trọng của quản lý kho hàng, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng. Điều này bao gồm việc tổ chức chiến lược bố trí kho hàng và thực hiện các chiến lược lấy hàng hiệu quả.

Chọn khu vực chỉ định các khu vực cụ thể cho từng người lấy hàng, giảm thời gian di chuyển trong kho. Chọn hàng loạt cho phép thực hiện nhiều đơn hàng cùng lúc, nâng cao hiệu quả hơn nữa. Việc lập kế hoạch chu đáo cho các quy trình lấy hàng giúp giảm thiểu chi phí vận hành, cải thiện độ chính xác của đơn hàng và góp phần vào năng suất tổng thể của kho.

4. Làm cho sản phẩm phổ biến trở nên dễ tiếp cận

Làm cho các sản phẩm phổ biến trở nên dễ tiếp cận là một phương pháp quản lý kho chiến lược tập trung vào việc tối ưu hóa việc sắp xếp các mặt hàng có nhu cầu cao trong kho. Bằng cách đảm bảo rằng các sản phẩm được đặt hàng thường xuyên được lưu trữ ở những vị trí dễ tiếp cận, chẳng hạn như gần khu vực đóng gói và vận chuyển, phương pháp này nhằm mục đích giảm thiểu thời gian cần thiết để thực hiện đơn hàng.

Cách tiếp cận này nâng cao hiệu quả tổng thể, tăng tốc xử lý đơn hàng và góp phần vận hành kho hàng hợp lý hơn.

5. Chia sẻ thông tin chuyên dụng

Chia sẻ thông tin chuyên dụng là phương pháp hay nhất về quản lý kho hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp rõ ràng trong môi trường kho hàng. Việc triển khai các hệ thống chia sẻ thông tin theo thời gian thực, thường được Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hỗ trợ, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào dữ liệu cập nhật về mức tồn kho, trạng thái đơn hàng và các thông tin quan trọng khác.

Cách thực hành này giảm thiểu các lỗi phát sinh do thông tin sai lệch, tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên kho và hỗ trợ đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

6. Ưu tiên an toàn kho hàng

Ưu tiên an toàn kho hàng là một trong những biện pháp cơ bản tốt nhất trong hoạt động kho hàng liên quan đến việc tạo và duy trì môi trường làm việc an toàn. Điều này bao gồm đào tạo an toàn thường xuyên cho nhân viên kho, sử dụng thiết bị an toàn phù hợp và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình an toàn.

Văn hóa an toàn là trên hết không chỉ bảo vệ nhân viên khỏi tai nạn mà còn bảo vệ tính toàn vẹn của hàng hóa trong kho. Cam kết về an toàn này là cần thiết để thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và giảm thiểu nguy cơ chấn thương.

7. Theo dõi KPI kho của bạn

Theo dõi các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) của kho là một cách tiếp cận chiến lược để đánh giá và cải thiện hiệu suất của kho. Các KPI này có thể bao gồm các số liệu như độ chính xác của đơn hàng, giao hàng đúng hạn, doanh thu hàng tồn kho và các chỉ số liên quan khác.

Việc thường xuyên theo dõi và phân tích các KPI này sẽ cung cấp những hiểu biết có giá trị về hiệu quả hoạt động của kho. Phương pháp thực hành dựa trên dữ liệu này cho phép người quản lý kho xác định các khu vực cần cải thiện, đo lường mức độ thành công so với mục tiêu và thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa hiệu suất tổng thể của kho.

8. Hãy nâng cao và chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp

Chuẩn bị nâng cao cho các trường hợp khẩn cấp là phương pháp hay nhất về quản lý kho hàng quan trọng, tập trung vào việc dự đoán và lập kế hoạch cho các sự kiện không lường trước được. Cách tiếp cận chủ động này bao gồm việc phát triển các kế hoạch dự phòng toàn diện để giải quyết các tình huống khẩn cấp khác nhau, chẳng hạn như thiên tai, gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc các sự cố bất ngờ khác.

Bằng cách có sẵn các giao thức và nguồn lực được xác định rõ ràng, các nhà kho có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trong các trường hợp khẩn cấp, giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động và đảm bảo an toàn cho cả nhân viên và hàng tồn kho.

9. Lặp lại các hoạt động

Lặp lại các hoạt động là phương pháp hay nhất nhằm nhấn mạnh sự cải tiến liên tục trong các quy trình kho hàng. Nó liên quan đến việc thường xuyên xem xét và tinh chỉnh quy trình hoạt động dựa trên dữ liệu hiệu suất, phản hồi từ nhân viên và những thay đổi trong yêu cầu kinh doanh.

Bằng cách áp dụng tư duy cải tiến liên tục, kho hàng có thể thích ứng với điều kiện thị trường đang phát triển, tối ưu hóa hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này đảm bảo rằng các hoạt động của kho vẫn linh hoạt, phản ứng nhanh và phù hợp với nhu cầu năng động của doanh nghiệp và ngành.

10. Một SKU cho mỗi mặt hàng

Việc có một Đơn vị lưu kho (SKU) cho mỗi mặt hàng là phương pháp quản lý kho tốt nhất bao gồm việc chỉ định một mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm riêng biệt trong kho. Phương pháp này giúp đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý các mặt hàng trong kho.

Mỗi SKU tương ứng với một sản phẩm cụ thể, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho chính xác, thực hiện đơn hàng và tổ chức tổng thể. Cách thực hành này giảm thiểu rủi ro sai sót liên quan đến nhận dạng sản phẩm và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.

11. Giảm điểm tiếp xúc

Giảm điểm tiếp xúc là phương pháp quản lý kho tốt nhất nhằm mục đích hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm thiểu số lần xử lý sản phẩm trong quá trình hoạt động.

Bằng cách tối ưu hóa các quy trình và giảm thiểu việc xử lý hàng hóa không cần thiết, kho có thể nâng cao hiệu quả, giảm khả năng xảy ra lỗi và giảm khả năng thiệt hại trong quá trình xử lý. Thực tiễn này đặc biệt quan trọng để cải thiện tốc độ hoạt động tổng thể, độ chính xác và duy trì chất lượng sản phẩm trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

12. Chuẩn hóa hoạt động của nhà cung cấp

Tiêu chuẩn hóa hoạt động của nhà cung cấp là phương pháp hay nhất bao gồm việc thiết lập các quy trình nhất quán để nhận hàng từ nhà cung cấp. Tiêu chuẩn hóa này bao gồm các tiêu chuẩn ghi nhãn, đóng gói và tài liệu thống nhất đã được thỏa thuận với các nhà cung cấp. Bằng cách tạo ra một cách tiếp cận tiêu chuẩn hóa để tương tác với nhà cung cấp, kho hàng có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong việc xử lý hàng tồn kho đầu vào.

Cách thực hành này hợp lý hóa việc tích hợp hàng hóa vào hoạt động kho hàng, giảm thời gian xử lý và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhận và lưu kho. Tiêu chuẩn hóa hoạt động của nhà cung cấp thúc đẩy tính nhất quán và độ tin cậy trong chuỗi cung ứng.

Phần kết luận

Khi các doanh nghiệp điều hướng sự phức tạp của thị trường toàn cầu, việc áp dụng các phương pháp thực hành tốt nhất này không chỉ trở thành mệnh lệnh chiến lược mà còn là con đường để tạo ra môi trường kho linh hoạt, phản ứng nhanh và thích ứng. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, các tổ chức đặt nền tảng cho một chuỗi cung ứng mạnh mẽ và sẵn sàng cho tương lai, có thể đáp ứng liền mạch những thách thức và cơ hội trong bối cảnh kinh doanh không ngừng phát triển.

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Composable ERP: Mọi thứ bạn cần biết!

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) từ lâu đã là trụ cột của các tổ chức lớn. Nó tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, mua sắm, quản lý dự án và sản xuất. Khoảng 94% doanh nghiệp áp dụng ERP tổng hợp để […]

27.05.2024 Xem thêm
Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án là gì và làm thế nào để phát triển nó?

Chiến lược quản lý dự án nổi lên như một khuôn khổ quan trọng để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát hiệu quả các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức và góp phần vào sự thành công bền vững. Điều này rất cần thiết vì 70% dự án không […]

21.05.2024 Xem thêm
Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Data Analytics trong quản lý tài sản năm 2024

Phân tích dữ liệu (Data Analytics) đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện quy trình ra quyết định. Nó liên quan đến việc sử dụng phân tích thống kê và học máy để phân tích các tập dữ liệu lớn. Theo nghiên cứu, thị trường quản lý tài sản toàn cầu được […]

13.05.2024 Xem thêm