10 Quy Trình Nhân Sự Thiết Yếu Bạn Cần Thực Hiện

11.07.2023

Các quy trình nhân sự được sắp xếp hợp lý là rất quan trọng cho sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Xét cho cùng, việc lập kế hoạch nhân sự không hiệu quả , tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp và gói bồi thường không hấp dẫn là những dấu hiệu cảnh báo có thể nhanh chóng dẫn đến tăng chi phí, lãng phí thời gian và hình ảnh thương hiệu kém.

50% nhân viên mới sẽ ở lại tổ chức nếu tổ chức đó mang lại trải nghiệm tích hợp tuyệt vời. Đó là điều có thể dẫn đến việc cải thiện một trong các quy trình nhân sự của bạn. Đó là lý do tại sao các quy trình nhân sự của bạn phải hiệu quả, sắp xếp hợp lý và linh hoạt để bắt kịp các xu hướng và nhu cầu mới của nhân viên.

Việc có các quy trình quản lý nguồn nhân lực có cấu trúc sẽ thúc đẩy vòng đời nhân viên lành mạnh và trải nghiệm công việc tích cực. Làm sao? Bằng cách hợp lý hóa cách nhân viên đến và tiến bộ trong tổ chức của bạn.

Tự hỏi làm thế nào để quản lý hiệu quả các quy trình nguồn nhân lực của bạn? Dưới đây là hướng dẫn cung cấp thông tin về các quy trình nhân sự, lợi ích của việc tự động hóa quy trình này, danh sách các quy trình nhân sự chính và cách các nhà lãnh đạo nhân sự có thể quản lý hiệu quả các quy trình nhân sự.

Quy trình nhân sự là gì?

Các quy trình nhân sự là một tập hợp các chức năng nhân sự phụ thuộc lẫn nhau – tuyển dụng, giới thiệu, đào tạo, bồi thường, tuân thủ, tạo danh sách kiểm tra giới thiệu , v.v.

Phác thảo chiến lược, tóm tắt và hợp lý hóa các quy trình nhân sự để phù hợp với giá trị và mục tiêu kinh doanh của bạn dẫn đến vòng đời nhân viên nhất quán và trải nghiệm nhân viên xuất sắc.

Việc sắp xếp các quy trình HRM của bạn là rất quan trọng để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh đồng thời đạt được sự xuất sắc trong hoạt động.

Quản lý quy trình nhân sự từ đầu đến cuối là gì?

Các quy trình nhân sự từ đầu đến cuối liên quan đến toàn bộ vòng đời của nhân viên—các bước giới thiệu nhân viên với tổ chức của bạn, quản lý hiệu suất của họ, thăng tiến và giúp họ rời đi.

Giờ đây, quản lý quy trình nhân sự từ đầu đến cuối đang hợp lý hóa các bước khác nhau trong vòng đời của nhân viên này bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ đơn giản hơn để tăng cường kiểm soát.

Thực hiện những nhiệm vụ nhỏ này dành một cấu trúc nhất định cho từng giai đoạn của quy trình HRM, tiết kiệm thời gian của HR và cắt giảm chi phí của công ty. Cấu trúc này giúp nhân viên được thông báo về các bước tiếp theo trong hành trình của họ, nâng cao trải nghiệm của họ.

Tuy nhiên, với hàng trăm nhân viên tham gia vào các bộ phận khác nhau, việc quản lý thủ công quá trình chuyển đổi của ứng viên thành một nhân viên có kỹ năng, phù hợp có thể trở nên phức tạp và không hiệu quả. 

Với quy trình quản lý nguồn nhân lực từ đầu đến cuối dựa trên công nghệ, bạn có thể theo sát ứng viên trong suốt hành trình của họ mà không cần can thiệp thủ công tối thiểu trong khi tạo báo cáo dữ liệu để cải thiện.

Ưu điểm của tự động hóa quy trình nhân sự là gì? 

Tự động hóa quy trình nhân sự sử dụng phần mềm để tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự tẻ nhạt, giúp bộ phận nhân sự quản lý nhân sự tốt hơn—trong thời gian ngắn hơn và hiệu quả cao hơn. Đó là câu trả lời cuối cùng nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để hợp lý hóa các quy trình nhân sự.

Dưới đây là 6 lợi ích bạn có thể gặt hái bằng cách tự động hóa quy trình nhân sự: 

1. Độ chính xác nâng cao

Thực hiện thủ công các quy trình HRM phức tạp liên quan đến sự can thiệp cao của con người, làm tăng khả năng xảy ra lỗi. Làm lại và sửa những lỗi này làm tăng thêm chi phí và thời gian, dẫn đến việc quản lý nhân sự thất vọng và kém hiệu quả. Tự động hóa các quy trình nguồn nhân lực làm cho chúng đơn giản hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Đó là lý do tại sao tự động hóa phải là một phần trong chiến lược nhân sự của bạn.

2. Giảm chi phí

Bằng cách tự động hóa quy trình nhân sự và loại bỏ sự can thiệp của con người, mức độ chính xác tăng lên, tiết kiệm chi phí làm lại. Trên thực tế, phần mềm như vậy không cần đầu tư lớn hoặc bảo trì đáng kể. Bạn có thể dễ dàng chọn mô hình trả tiền khi bạn sử dụng, cắt giảm một phần chi phí của bạn.

3. Hiệu quả cao hơn

Tự động hóa nhân sự giúp loại bỏ các nút thắt cổ chai đồng thời giúp các quy trình nhân sự minh bạch diễn ra suôn sẻ. Những nhân viên tài năng sẽ không còn phải thực hiện các nhiệm vụ vận hành tốn thời gian (mà bạn có thể dễ dàng tự động hóa) và có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược tốt hơn.

Chẳng hạn, thay vì tìm kiếm thông tin theo cách thủ công, chẳng hạn như vị trí của một ứng viên cụ thể trong quy trình giới thiệu, bạn có thể dễ dàng có thông tin theo ý mình với tính năng tự động hóa quy trình HRM.

4. Ra quyết định sáng suốt

Sau khi bạn tự động hóa các quy trình HRM, việc theo dõi đa cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Giám sát chặt chẽ tất cả các quy trình giúp bạn nhận thức được chức năng và hiệu quả của chúng trong khi tìm kiếm những điểm không hiệu quả. Những thông tin chuyên sâu về dữ liệu này cho phép bạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

5. Tiết kiệm thời gian

69% chuyên gia nhân sự tin rằng việc tự động hóa quy trình tuyển dụng giúp giảm đáng kể thời gian tiêu hao. Tất nhiên, khi tất cả các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được tự động hóa, nhân viên có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ có giá trị cao và tác động đáng kể đến tổ chức. Không chỉ vậy, các tác vụ tự động đều nhất quán và không có lỗi, loại bỏ nhu cầu kiểm tra lại. 

6. Quy trình công việc nhất quán

Phần mềm nhân sự tuân theo một cấu trúc nhất định và sẽ không đi chệch khỏi cấu trúc đó cho đến khi bạn thực hiện các thay đổi. Nhưng đó không phải là trường hợp của nhân viên hoặc các công cụ quản lý nguồn nhân lực riêng biệt . Nhân viên và công cụ có cách thực hiện các nhiệm vụ nhất định, thường mang lại kết quả đầu ra khác nhau. Đó là lý do tại sao phần mềm tự động hóa tất cả trong một là lựa chọn khôn ngoan hơn nếu ưu tiên của bạn là thực hành nhân sự nhất quán trong các tổ chức.

10 Quy Trình Nhân Sự Chính Để Tăng Hiệu Quả

Nguồn nhân lực không phải là một khái niệm độc lập mà bao gồm một loạt các bước của quy trình nhân sự. Dưới đây là 10 quy trình chính của nhân sự:

1. Lập kế hoạch nhân sự

Lập kế hoạch nhân sự là một trong những quy trình quản lý nguồn nhân lực quan trọng liên quan đến việc xác định và lập kế hoạch cho nhu cầu ‘con người’ của tổ chức. Lập kế hoạch nhân sự có nghĩa là sắp xếp số lượng và loại nhân viên cần thiết. Việc lập kế hoạch chiến lược này đặt nền tảng cho các chức năng nhân sự khác – tuyển dụng, duy trì, v.v. Lập kế hoạch nhân sự đảm bảo công ty có đúng nhân viên trong mỗi bộ phận vào đúng thời điểm để hướng tới tầm nhìn của tổ chức.

2. Tuyển dụng

Tuyển dụng liên quan đến việc thu hút các ứng viên phù hợp để phỏng vấn và lựa chọn những người phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

Để tuyển dụng các ứng viên có tay nghề cao, bộ phận nhân sự phải cập nhật các tin tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng, đưa ra gói thù lao hấp dẫn và thu hẹp phạm vi phù hợp nhất để đưa ra những ứng viên phù hợp. Sau khi xác định các ứng viên đủ điều kiện, HR phải sàng lọc họ, tiến hành các cuộc phỏng vấn chính thức và tiến hành kiểm tra lý lịch.

Tuyển dụng tồi có giá gấp 5 lần lương của ứng viên . Ngược lại, một quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp giảm chi phí và nâng cao uy tín của nhà tuyển dụng/công ty trên thị trường và trong mắt ứng viên. 

3. Giữ chân 

Giữ chân đề cập đến quá trình mà các công ty đảm bảo rằng các nhân viên hiện tại không từ chối công việc và làm việc cho công ty trong những năm qua. Giữ chân nhân viên phải là ưu tiên hàng đầu, vì doanh thu tốn 33-200% tiền lương của nhân viên nghỉ việc . 

Không chỉ vậy, luân chuyển nhân viên thường làm tăng khối lượng công việc của những nhân viên còn lại, làm xáo trộn quy trình làm việc chung và giảm năng suất. Ngược lại, việc duy trì giúp tiết kiệm chi phí và thời gian lấp đầy lại chỗ trống trong khi giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

4. Giới thiệu

Sau khi bộ phận nhân sự có danh sách các ứng viên được tuyển dụng, đã đến lúc bắt đầu danh sách kiểm tra giới thiệu .

Onboarding liên quan đến các nhiệm vụ như:

Tự hỏi tại sao giới thiệu lại quan trọng như vậy? Quá trình giới thiệu đặc biệt giúp giữ chân 69% nhân viên trong ít nhất 3 năm, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm chi phí tìm kiếm nhân viên mới mỗi tháng. 

Bạn muốn làm cho quy trình giới thiệu của mình được sắp xếp hợp lý và hiệu quả? Tự động hóa là câu trả lời. Có nhiều loại phần mềm giới thiệu nhân viên trên thị trường để giúp bạn đạt được quá trình giới thiệu nhân viên liền mạch.

5. Đào tạo và phát triển 

Đào tạo và phát triển nhân viên là một trong những quy trình nhân sự quan trọng giúp nhân viên hiểu được các yêu cầu cụ thể của công ty và trao quyền cho họ phù hợp. Bất kể kỹ năng của nhân viên là gì, bạn phải cung cấp cho họ cơ hội học tập và phát triển khi mới được tuyển dụng.

Quá trình phát triển phải tiếp tục để đảm bảo nhân viên được cập nhật đầy đủ các kỹ năng mới, giúp họ phù hợp với vai trò lãnh đạo. Điều này cải thiện năng suất và nâng cao sự hài lòng trong công việc.

Chẳng hạn, việc không mở rộng đào tạo sản phẩm cho đại diện bán hàng có thể cản trở việc giao tiếp với khách hàng. Họ có thể gặp khó khăn trong việc thể hiện tốt sản phẩm và giải quyết các thắc mắc của khách hàng, khiến bạn mất khách hàng do thiếu sự hài lòng của khách hàng

6. Lương thưởng và Phúc lợi

Bạn muốn thu hút và giữ chân những ứng viên tốt nhất? Chiến lược bồi thường và lợi ích, một trong những bước chính của quy trình nhân sự, là cách để thực hiện. Các nhà quản lý nhân sự và nhóm nhân sự phải cung cấp một gói có lợi cho cả tổ chức và nhân viên của mình. Xem xét các gói bồi thường của nhân viên hiện tại ở các vị trí tương tự và các ưu đãi thị trường tiêu chuẩn cho quy trình này.

Ví dụ tốt nhất về lợi ích của nhân viên ở Hoa Kỳ là chăm sóc sức khỏe, điều này khá tốn kém. Những lợi ích như vậy thu hút nhiều ứng viên hơn và nâng cao sự hài lòng của nhân viên, khiến họ cảm thấy ‘được quan tâm tại nơi làm việc’.   

7. Quản lý hiệu suất

Quy trình quản lý hiệu suất là một quy trình nguồn nhân lực cốt lõi nhằm cố gắng giám sát hiệu suất của nhân viên , kiểm tra xem nó có phù hợp với mục tiêu của tổ chức hay không và các phương pháp cải tiến thủ công. Quá trình quản lý hiệu suất được tiến hành thường xuyên để loại bỏ sự không nhất quán và kết hợp các cải tiến tiềm năng. Nó cũng đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và gắn kết, giảm doanh thu của nhân viên. 

Quản lý hiệu suất là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và xây dựng đội ngũ các nhà lãnh đạo tương lai, những người đóng góp to lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp. 

Phản hồi 360 độ tạo nên một ví dụ quản lý hiệu suất nhân viên hiệu quả. Nó đánh giá hiệu suất của nhân viên sau khi thu thập đánh giá về đóng góp của nhân viên từ nhiều người quản lý. 

8. Quan hệ nhân viên

Quan hệ nhân viên là một quá trình quản lý nguồn nhân lực quan trọng. Đó là về việc hình thành các chính sách cho hành vi của nhân viên, văn hóa nơi làm việc và an toàn cho người lao động, đồng thời giải quyết các hành vi không phù hợp. Nó cũng bao gồm việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và giữa nhân viên với cấp quản lý.

Khi quan hệ nhân viên được thiết lập, các thành viên của tổ chức phù hợp với văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty. Điều này dẫn đến hoạt động tổ chức trơn tru.

9. Tuân thủ quy định

Việc tuân thủ quy định đảm bảo rằng tất cả các quy trình của tổ chức – quy tắc tuyển dụng và nơi làm việc, cách đối xử với nhân viên, các nhu cầu về sức khỏe và an toàn đều phù hợp với luật và quy định về việc làm. Để làm như vậy, các nhóm nhân sự phải kiểm tra xem các chính sách và kế hoạch không đi chệch khỏi nghĩa vụ pháp lý (quy định của chính phủ) để tránh bị phạt do không tuân thủ.

Tuân thủ quy định có phần lợi ích hợp lý; nó giúp bạn:

10. Phân tích nhân sự 

Dữ liệu và phân tích nguồn nhân lực là một trong những quy trình nhân sự quan trọng nhất. Nó liên quan đến việc thu thập và áp dụng dữ liệu liên quan đến nguồn nhân lực và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện quá trình xử lý nhân sự và kết quả kinh doanh.

Nó giúp bạn giám sát các số liệu về nguồn nhân lực như chi phí lao động và lợi nhuận trên vốn nhân lực tác động như thế nào đến hoạt động chung của tổ chức. Dựa trên dữ liệu này, HR phân tích và cải thiện các quyết định về nhân tài, chính sách lực lượng lao động hoặc các lĩnh vực liên quan khác. Làm như vậy giúp họ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo và loại bỏ các quy trình không hiệu quả.

Credit Suisse, một công ty ngân hàng đầu tư, đã sử dụng dữ liệu nhân sự và phân tích để xác định những nhân viên có nguy cơ cao với lý do khiến họ có khả năng nghỉ việc. Điều này đã giúp tổ chức tiết kiệm được 70.000.000 đô la hàng năm bằng cách loại bỏ các yếu tố làm tăng doanh thu của nhân viên, dẫn đến tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. 

Tổng kết

Quản lý hiệu quả quy trình kinh doanh nhân sự của bạn sẽ giúp bạn vượt qua trò chơi quản lý tài năng của mình bằng cách thu hút và giữ chân những tài năng tốt nhất vào tổ chức của bạn. Điều này cũng sẽ xây dựng một môi trường lành mạnh để nhân viên phát triển.

Nhưng chỉ bằng cách tự động hóa các quy trình nguồn nhân lực, bạn mới có thể thúc đẩy tăng trưởng thực sự. Với phần mềm tự động hóa quy trình nhân sự được trang bị, bạn có thể loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa và lãng phí công sức/thời gian/chi phí—một phần quan trọng trong các mục tiêu kinh doanh. Sau đó, bạn có thể giải phóng thời gian của mình để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng nhằm tăng sự hài lòng của nhân viên và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

Các câu hỏi thường gặp

1. Các quy trình nguồn nhân lực hoàn chỉnh mất bao lâu?

Các quy trình nhân sự luôn năng động và cần được giám sát liên tục để đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy không có thời gian cố định để hoàn thành chúng.

2. Ai cần trở thành một phần của quy trình nhân sự?

Các nhà quản lý và lãnh đạo nhân sự tiến hành xử lý nhân sự cho các nhân viên của tổ chức.

3. Các quy trình nhân sự có thể tiết kiệm thời gian cho công ty của bạn không?

Có, hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh nguồn nhân lực giúp tiết kiệm thời gian vì giải phóng Nhân sự khỏi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược tốt hơn.

4. Tại sao các quy trình nhân sự lại quan trọng?

Các quy trình quản lý nhân sự rất quan trọng đối với một tổ chức vì chúng nâng cao trải nghiệm của nhân viên, tăng năng suất, tăng cường giữ chân nhân viên và đảm bảo sự gắn kết của nhân viên.

5. Làm thế nào các quy trình nhân sự được quản lý tốt có thể cải thiện văn hóa công ty?

Một dòng quy trình kinh doanh nguồn nhân lực liền mạch dẫn đến sự gắn kết, hài lòng và năng suất cao của nhân viên, bổ sung vào văn hóa công ty mạnh mẽ.

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm