Vai trò của lãnh đạo trong quản lý dự án – Hướng dẫn đầy đủ

26.07.2023

Lãnh đạo dự án là lập kế hoạch cho quy trình và hướng nỗ lực của nhóm vào việc đạt được kết quả của dự án. Một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án ước tính rằng nhu cầu đối với các nhà quản lý dự án lành nghề sẽ tăng 33% vào năm 2027 . Điều này cho thấy tầm quan trọng của khả năng lãnh đạo trong quản lý dự án trong bối cảnh kinh doanh không ngừng phát triển.

Các kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng tư duy phê phán và năng lực chiến lược của một nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến sự thành công và kết quả của một dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi đã sắp xếp các sắc thái của quản lý dự án, phong cách lãnh đạo và các kỹ năng lãnh đạo cần thiết cho người quản lý dự án để điều hướng nhóm hướng tới các mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.

Lãnh đạo dự án là gì?

Các nhà lãnh đạo dự án điều hướng nhóm hướng tới kết quả cụ thể trong khung thời gian, phạm vi và tài chính được xác định trước. Vì nó liên quan đến việc quản lý dự án và nhóm, nên việc lãnh đạo và quản lý dự án vẫn là cả một nghệ thuật và khoa học.

Một mặt, đó là việc sử dụng các kỹ năng giao tiếp và giao tiếp giữa các cá nhân của bạn để hướng dẫn nhóm hướng tới việc hoàn thành và phân phối dự án thành công. Mặt khác, nó cũng liên quan đến việc sử dụng các kỹ năng phân tích và lập luận logic để lập kế hoạch, theo dõi, giám sát và đạt được kết quả của dự án và vẫn là một môn khoa học.

Vì đã được chứng minh là làm việc theo nhóm trong một dự án chung sẽ hiệu quả hơn làm việc với tư cách cá nhân, nên khả năng lãnh đạo trong quản lý dự án là then chốt. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc hoàn thành liền mạch các dự án và hoạt động thành công của một tổ chức, bất kể quy mô và phạm vi của nó.

Tại sao các tổ chức yêu cầu các chuyên gia quản lý dự án?

Các nhà quản lý trưởng dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng, với tư cách là một nhóm, họ đạt được các kết quả dự kiến ​​trong khoảng thời gian và ngân sách đã xác định. Sau đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp cần các chuyên gia quản lý dự án. 

1. Quản lý dự án từ đầu đến cuối

Các chuyên gia quản lý dự án chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối về lập kế hoạch, tổ chức, lên lịch, giám sát và theo dõi các hoạt động để đạt được kết quả dự án dự kiến. 

2. Xây dựng kế hoạch dự án

Các nhà lãnh đạo dự án nên chuẩn bị một kế hoạch dự án toàn diện phác thảo phạm vi, thời gian và ngân sách. Nó nên có một ý tưởng rõ ràng về các mốc quan trọng và sản phẩm để họ có thể theo dõi tiến độ. 

3. Kênh truyền thông với các bên liên quan

Giao tiếp liền mạch là điều cần thiết cho sự thành công của một dự án. Bằng cách đưa ra định hướng rõ ràng về mục đích của dự án, người quản lý dự án có thể giúp họ tập trung và phân bổ thời gian cũng như nỗ lực của họ để đạt được mục tiêu của dự án. Điều quan trọng nữa là truyền đạt các mốc quan trọng cho nhóm và cập nhật cho các nhà lãnh đạo và ban quản lý về hiệu suất và tiến độ. 

4. Quản lý rủi ro dự án

Các chuyên gia quản lý dự án nên đầu tư công sức và thời gian vào việc phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình. Họ nên phát triển các chiến lược giảm thiểu và đưa ra các biện pháp khắc phục để đảm bảo đạt được mục tiêu cuối cùng mà không gặp trở ngại.

5. Theo dõi tiến độ liên tục

Một trong những vai trò chính của lãnh đạo trong quản lý dự án là theo dõi dự án định kỳ và theo dõi tiến độ của dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của dự án đều phù hợp với kỳ vọng của dự án và thực hiện các thay đổi nếu cần.  

6. Tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên

Mọi dự án đều có nguồn lực hạn chế như nguồn nhân lực, ngân sách và thời gian. Thúc đẩy sử dụng tài nguyên tối ưu là vai trò chính của lãnh đạo trong quản lý dự án. Làm như vậy giúp nâng cao năng suất của nhóm dự án và giảm thiểu lãng phí. 

Tầm quan trọng của lãnh đạo trong quản lý dự án

Vai trò của lãnh đạo trong quản lý dự án là rất quan trọng vì nó liên quan đến việc quản lý các hoạt động từ đầu đến cuối của dự án, từ lập kế hoạch và giám sát phạm vi dự án đến thiết lập sự phối hợp, giải quyết các thách thức và đưa ra các quyết định quan trọng. 

Sau đây là một số yếu tố cho thấy tầm quan trọng của vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án. 

1. Kỹ năng giao tiếp cho một nơi làm việc hiệu quả

Ngoài chuyên môn kỹ thuật, các nhà quản lý dự án phải có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời để thúc đẩy nhóm hướng tới tầm nhìn chung. Khi các nhà quản lý dự án đầu tư phần lớn thời gian của họ vào việc giao tiếp với các bên liên quan, kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. 

Người quản lý dự án phải có khả năng nói, lắng nghe và đặt câu hỏi cho các bên liên quan bất cứ khi nào cần thiết. Họ nên biết cách giải quyết xung đột và đạt được thỏa thuận để thúc đẩy và tôn trọng mọi người trong nhóm. Các nhà quản lý dự án nên cố gắng thúc đẩy một môi trường làm việc hài hòa, năng động. 

2. Truyền sự tích cực và nhiệt tình trong nhóm

Các nhà quản lý thành công tiếp cận các vấn đề với sự tích cực và luôn có thái độ lạc quan. Họ nên hiểu rằng các vấn đề và thách thức là phổ biến. Người lãnh đạo dự án nên tiếp cận họ với thái độ tìm ra giải pháp hơn là tập trung vào vấn đề. 

3. Trung thực và chính trực

Chính trực là một đức tính cần thiết khi nói đến quản lý dự án. Người quản lý dự án nên thiết lập các chính sách và hướng dẫn và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình. Điều này giúp họ xây dựng niềm tin trong tâm trí khách hàng, thành viên nhóm, đối tác, quản lý, v.v.

4. Nâng cao tiềm năng của nhóm

Các nhà quản lý lãnh đạo dự án tích cực đầu tư nỗ lực của họ vào việc tìm hiểu điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm và tìm ra cách phát huy điểm mạnh của họ. Khi các nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ có xu hướng thể hiện cam kết nhiều hơn đối với các mục tiêu của dự án, từ đó nâng cao tiềm năng của nhóm. 

5. Ra quyết định

Các quyết định của người quản lý dự án tạo ra ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Vì vậy, họ sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt bằng cách khám phá tất cả các khả năng và chọn một khả năng hoạt động tốt nhất khi đạt được các mục tiêu của dự án. 

6 ý tưởng để củng cố vai trò là người lãnh đạo dự án

Chúng tôi đã tuyển chọn một số ý tưởng và mẹo quan trọng để đạt được thành công trong vai trò lãnh đạo dự án nhằm điều hướng nhóm đạt được các mục tiêu đã định. Bên cạnh đó, bạn nên quan sát các nhà lãnh đạo dự án thành công trong lĩnh vực của mình và hiểu công việc của họ từ các khía cạnh khác nhau. 

Bạn cũng nên cố gắng tương tác với các nhà lãnh đạo dự án khác và cởi mở để học hỏi từ họ. Trong phần sau đây, chúng tôi đã tuyển chọn sáu ý tưởng mà chúng tôi nghĩ có thể giúp bạn chuẩn bị cho mình trở thành một nhà lãnh đạo dự án thành công. 

1. Đạt được sự cân bằng

Lãnh đạo và quản lý dự án liên quan nhiều hơn đến việc hiểu khoảng cách và duy trì sự cân bằng giữa các nhóm dự án hàng đầu và tận dụng các kỹ năng của họ để đạt được các mục tiêu cuối cùng. Đó là việc tìm ra phong cách lãnh đạo phù hợp nhất với phạm vi, thời gian và kỹ năng cần thiết để đạt được kết quả của một dự án cụ thể. 

2. Tập trung nhiều hơn vào Nhóm hơn là Dự án

Thách thức chính của các nhà lãnh đạo dự án không phải là lập kế hoạch hay thực hiện dự án mà là thúc đẩy sự phát triển và cộng tác của nhóm giữa họ. Khi bạn xây dựng đội ngũ phù hợp và phát triển văn hóa tích cực, họ sẽ tự động có xu hướng thúc đẩy dự án hoàn thành thành công. 

3. Làm gương

Các nhà quản lý dự án thành công dẫn đầu bằng ví dụ. Họ chịu trách nhiệm về hành động của mình và sở hữu kết quả của dự án. Họ tuân theo hành vi, chất lượng và cách tiếp cận mà họ mong đợi trong nhóm của mình để các thành viên trong nhóm có thể lấy cảm hứng từ họ. 

4. Kết nối và cộng tác hơn là giao tiếp

Các nhà lãnh đạo dự án thành công vượt ra ngoài việc truyền đạt các mục tiêu của dự án, tìm kiếm các cập nhật trạng thái và theo dõi tiến độ. Họ thúc đẩy mối liên hệ sâu sắc hơn với các thành viên trong nhóm và khám phá các cách cộng tác. Những nhà lãnh đạo như vậy có xu hướng hiểu được nguyện vọng và sở thích của các thành viên trong nhóm, ngay cả khi họ vượt ra ngoài phạm vi công việc và nghề nghiệp.  

5. Cải tiến liên tục là chìa khóa

Vai trò của lãnh đạo trong quản lý dự án không ngừng phát triển. Là trưởng dự án, bạn phải luôn cập nhật những công cụ và công nghệ mới nhất. Điều này giúp bạn luôn dẫn đầu và tận dụng các công cụ để nâng cao năng suất hoạt động kinh doanh của bạn. 

6. Trao quyền cho nhóm của bạn với khả năng ra quyết định

Trong thế giới kỹ thuật số, quản lý dự án hoạt động dựa trên các phương pháp linh hoạt và tinh gọn. Việc ra quyết định đã trở nên phi tập trung, vì vậy điều quan trọng là phải trao quyền cho các thành viên trong nhóm bằng kỹ năng ra quyết định và khả năng tư duy phản biện

Điều quan trọng là phải phản ánh và hướng dẫn nhóm về cách đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và hiểu biết sâu sắc hơn là dựa trên thành kiến, phán đoán và định kiến. 

Những kỹ năng bắt buộc mà mọi người quản lý dự án cần có

Phạm vi quản lý dự án không ngừng phát triển, cũng như các kỹ năng và chuyên môn cần thiết để phát triển mạnh trong bối cảnh kinh doanh. Chúng tôi đã đề cập đến các kỹ năng quan trọng mà mọi người quản lý dự án phải có để lãnh đạo các nhóm và chỉ đạo họ hướng tới các mục tiêu của dự án và tầm nhìn của tổ chức. 

1. Giao tiếp hiệu quả

Từ khi khởi động đến theo dõi và đưa ra kết quả, người quản lý dự án phải giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan tham gia vào dự án. Cesar Abeid, người dẫn chương trình podcast nổi tiếng về Quản lý dự án cho Thánh lễ , cho thấy rằng các nhà quản lý dự án dành khoảng 90% thời gian của họ cho giao tiếp 

Thiếu giao tiếp hiệu quả ảnh hưởng xấu đến chất lượng kết quả và giao hàng kịp thời. Người quản lý dự án thành công truyền đạt thông tin, báo cáo, mục tiêu dự án, tầm nhìn của tổ chức, v.v. cho tất cả các bên liên quan một cách hiệu quả. 

2. Đàm phán

Kỹ năng đàm phán là điều bắt buộc đối với người quản lý dự án khi họ tương tác chặt chẽ với tất cả các bên liên quan, từ nhà cung cấp và nhóm cho đến khách hàng. Một nhà lãnh đạo dự án hiệu quả sẽ quản lý việc phân bổ nguồn lực, tương tác với các nhà cung cấp và giải quyết xung đột nhóm để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng bộ với các mục tiêu của dự án. 

3. Lập kế hoạch và lên lịch trình

Lập kế hoạch là một hoạt động cốt lõi cho các chuyên gia quản lý dự án. Người quản lý dự án cần có khả năng thiết lập các mục tiêu rõ ràng, xác định trình tự các hoạt động, lập kế hoạch phân bổ nguồn lực, thiết lập thời gian biểu và theo dõi tiến độ. Có một suy nghĩ thấu đáo làm tăng tỷ lệ thành công của một dự án. 

Với việc chuyển đổi kỹ thuật số ngày càng nổi bật, một số công cụ quản lý dự án đã phát triển để đơn giản hóa quá trình lập kế hoạch và theo dõi. Các nhà quản lý dự án phải học cách khai thác tiềm năng của những công cụ đó để nâng cao hiệu quả của quá trình lập kế hoạch. 

4. Quản lý và giảm thiểu rủi ro

Người quản lý dự án phải có khả năng xác định và lường trước các rủi ro trong quy trình và đưa ra các chiến lược để giảm thiểu chúng. Vì rủi ro là không chắc chắn và không lường trước được, các nhà quản lý dự án thường bỏ qua chúng, ảnh hưởng đến tốc độ thành công của dự án. Họ phải hiểu và thừa nhận những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình và lập kế hoạch để tránh chúng. 

5. Quản lý nhóm hiệu quả 

Thống nhất một nhóm và điều hướng họ hướng tới các kết quả và mục tiêu mong đợi là vai trò chính của lãnh đạo trong quản lý dự án. Người quản lý dự án nên có khả năng ủy thác nhiệm vụ, giải quyết xung đột, đánh giá hiệu suất của các thành viên trong nhóm và thúc đẩy họ nhận phản hồi và chứng minh tiến độ. 

Các nhà quản lý dự án nên dẫn đầu bằng ví dụ, chịu trách nhiệm về kết quả và chịu trách nhiệm về hành động của họ. Họ nên đặt ra các mục tiêu rõ ràng và đưa ra định hướng, hỗ trợ và hướng dẫn để đạt được các mục tiêu của dự án. 

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Với sự phức tạp của các dự án trong thế giới ngày nay, tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề giúp các nhà quản lý dự án đạt được kết quả thành công. Trong những thời điểm thử thách, họ phải luôn chủ động thay vì phản ứng để có thể tìm ra giải pháp. 

Người quản lý dự án nên có kỹ năng xác định và hiểu các vấn đề nhanh hơn và tìm cách giải quyết chúng. Họ nên tiếp cận các vấn đề với một tinh thần cởi mở và phát triển các giải pháp sáng tạo. 

7. Kỹ năng quản lý ngân sách 

Người quản lý dự án phải có sự nhạy bén và năng lực để hiểu được các sắc thái của quản lý ngân sách và phân tích tài chính . Họ nên duy trì kế hoạch ngân sách, ghi lại chi phí trực tiếp và gián tiếp, theo dõi chi phí và khám phá các cơ hội để giảm thiểu chi tiêu. Các nhà quản lý dự án nên vạch ra các chiến lược phân bổ nguồn lực hiệu quả và đảm bảo rằng các kết quả của dự án đạt được trong phạm vi tài chính ước tính. 

8. Báo cáo và Phân tích

Người quản lý dự án phải có khả năng chuẩn bị các báo cáo giúp giao tiếp hiệu quả với nhóm và đánh giá tiến độ cũng như hiệu suất của họ. Điều này giúp thiết lập sự phối hợp với nhóm, nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan khác tham gia vào dự án và giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.  

Tổng Kết

Quản lý dự án đòi hỏi sự hợp tác hiệu quả giữa nhiều bên liên quan và các nhóm liên ngành. Những rủi ro và sự không chắc chắn liên quan làm tăng thêm sự phức tạp của vai trò lãnh đạo trong quản lý dự án. Bằng cách sử dụng phần mềm, công cụ và phương pháp quản lý dự án hiện đại, người quản lý dự án có thể lập kế hoạch cho quy trình hiệu quả hơn, thúc đẩy sự hợp tác sâu sắc hơn và đảm bảo phân bổ nguồn lực tối ưu. 

Một phần mềm quản lý dự án hiệu quả giúp tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí. Các nhà quản lý dự án có thể đầu tư thời gian của họ vào việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quan trọng khác. Các công cụ và phương pháp như vậy nâng cao năng suất của nhóm và hiệu quả của doanh nghiệp. 

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp hướng tới đạt được hoạt động xuất sắc, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thực hành kho tốt nhất bao gồm một bộ chiến lược và nguyên tắc toàn diện […]

08.04.2024 Xem thêm
Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để duy trì mối quan hệ kinh doanh bền chặt và giữ chân khách hàng. Để giúp bạn làm hài lòng khách hàng và cải thiện ROI kinh doanh của mình, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm hiểu về các loại hệ thống CRM khác […]

01.04.2024 Xem thêm
Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, với thị trường dự kiến ​​​​sẽ đạt doanh thu hơn 80 tỷ USD vào năm 2025 . Và tại sao không? Hệ thống phần mềm CRM được triển khai đúng cách có thể mang lại ROI đáng kinh ngạc vượt quá […]

25.03.2024 Xem thêm