Quy trình triển khai ERP: Các giai đoạn và phương pháp để triển khai

Việc triển khai hệ thống ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) có thể thay đổi hoàn toàn hoạt động kinh doanh bằng cách cung cấp khả năng quản lý tích hợp các chức năng cốt lõi như tài chính, nhân sự và chuỗi cung ứng.

Ngày nay, hơn 64% doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phần mềm ERP để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP có thể phức tạp và đầy thách thức đối với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ có nguồn vốn hạn chế.

Vì vậy, chúng ta hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu cách triển khai quy trình ERP thành công với từng giai đoạn.

Triển khai ERP là gì?

Việc triển khai ERP là quá trình tích hợp tất cả các chức năng của bạn, chuyển dữ liệu từ hệ thống truyền thống sang ERP (cả tài chính và giao dịch) và tối ưu hóa hoạt động của bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là việc triển khai ERP rất phức tạp và có thể mất vài tháng để hoàn thành. Tuy nhiên, tầm quan trọng của ERP cuối cùng sẽ trở nên đáng kể trong dài hạn.

Ngoài ra, ERP được sử dụng bởi mọi ngành công nghiệp bất kể bản chất và thị trường mục tiêu của nó. Sau đây là những người dùng phần mềm ERP hàng đầu:

Quy trình triển khai ERP là gì?

Quá trình triển khai ERP đề cập đến cách tiếp cận có cấu trúc được thực hiện để triển khai hệ thống ERP trong một tổ chức. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn, từ lập kế hoạch ban đầu và thiết kế hệ thống đến triển khai và hỗ trợ liên tục.

Mục tiêu chính là tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau vào một hệ thống thống nhất để cải thiện hiệu quả, độ chính xác của dữ liệu và khả năng ra quyết định.

Nhưng chúng ta phải bắt đầu từ đâu?

Đừng lo lắng; ngoài ra, chúng tôi đã giải thích các bước đơn giản sẽ hỗ trợ bạn trong việc tổ chức triển khai ERP từ đầu đến cuối.

Quy trình triển khai ERP: 6 giai đoạn của kế hoạch triển khai ERP

Bây giờ chúng ta đã thảo luận về việc triển khai ERP là gì, hãy cùng tìm hiểu các bước triển khai ERP:

Giai đoạn 1: Khám phá & Lập kế hoạch

Quá trình triển khai ERP bắt đầu bằng việc khám phá và lập kế hoạch các mục tiêu và những gì cần đạt được. Trong giai đoạn đầu này, trọng tâm là hiểu được nhu cầu của tổ chức và thiết lập mục tiêu dự án.

Nhóm dự án sẽ chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ liên quan đến việc triển khai, chẳng hạn như lập kế hoạch và lịch trình dự án, phân bổ đủ nguồn lực, quyết định về thiết kế và sản phẩm, cũng như quản lý dự án hàng ngày.

Nhóm dự án ERP thường phải tham gia

• Quản lý dự án: Công việc của họ là đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Chuyên viên phân tích ứng dụng : Đảm bảo di chuyển và làm sạch dữ liệu ERP hiệu quả.
• Nhà phát triển ứng dụng : Để thay đổi ERP theo đúng yêu cầu của bạn.
• Chuyên gia phân tích chất lượng : Đánh giá hiệu suất hệ thống và đề xuất cải tiến.

Ngoài nhóm nhân viên cốt cán này, bạn sẽ cần thêm nhân viên làm việc ở các lĩnh vực khác nhau:

Bạn sẽ cần những nhân viên như:

• Trưởng phòng kế toán tiền mặt, tài sản, sổ cái và tài khoản.
• Kỹ sư lập lịch trình, thiết kế, quản lý tài liệu và quản lý sản xuất.
• Nhân viên cửa hàng trong quá trình quản lý tài liệu, quản lý hàng tồn kho và quản lý kho.
• Trưởng phòng bán hàng phụ trách CRM, trí tuệ kinh doanh và nhiệm vụ dự báo.

Giai đoạn 2: Thiết kế

Bây giờ bạn đã xác định được kế hoạch triển khai ERP, đã đến lúc soạn thảo thiết kế chi tiết. Những người từ các phòng ban khác nhau nên tham gia vào giai đoạn thiết kế vì họ có kiến ​​thức sâu rộng nhất về các quy trình hiện tại của công ty.

Việc có sự tham gia của mọi người vào quá trình thiết kế cũng làm tăng khả năng họ sẽ chấp nhận và sử dụng hệ thống một cách tối đa.

Hơn nữa, bạn cũng nên tập trung vào việc xác định các giải pháp tiềm năng cho những lỗ hổng trong quy trình hiện tại của mình.

Điều này sẽ cho phép bạn xây dựng một công cụ bền vững phù hợp với mục tiêu của mình và cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp tốt nhất theo quy trình kinh doanh hiện tại của bạn.

Giai đoạn 3: Phát triển

Sau khi xác nhận các yêu cầu thiết kế, bạn có thể bắt đầu quá trình phát triển. Quá trình này sẽ bao gồm việc thiết lập và tùy chỉnh chương trình để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Cho dù bạn đang đầu tư vào hệ thống tại chỗ hay ERP chạy trên nền tảng đám mây, quy trình phát triển sẽ khác nhau.

Mặt khác, ERP dựa trên đám mây cung cấp thông tin thời gian thực về sự phát triển của tổ chức và khả năng thích ứng cao hơn. Bạn thậm chí có thể sử dụng điện thoại thông minh để theo dõi các quy trình kinh doanh của mình ở bất kỳ đâu .

Tuy nhiên, ở bước triển khai ERP này, các nhà phát triển sẽ thiết lập hệ thống để phù hợp với wireframe, luồng quy trình và nhu cầu chức năng. Họ cũng sẽ cần tạo tài liệu đào tạo để giúp nhân viên không chuyên về kỹ thuật hiểu và sử dụng hệ thống hiệu quả.

Giai đoạn 4: Kiểm tra

Nhìn chung, phát triển và thử nghiệm diễn ra cùng lúc. Ví dụ, nhóm dự án có thể thử nghiệm các mô-đun và tính năng cụ thể, thực hiện các chỉnh sửa hoặc thay đổi để phản hồi các phát hiện, sau đó thử nghiệm lại.

Đánh giá đầy đủ toàn bộ khả năng của hệ thống, bao gồm cả việc cho phép một số nhân viên dùng thử hệ thống cho tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của họ, nên được thực hiện sau khi thử nghiệm ban đầu các tính năng cơ bản của phần mềm.

Đã đến lúc triển khai ERP khi bạn cảm thấy thoải mái với nó. Trong khi một số công ty tập trung vào các chức năng ưu tiên cao (như sản xuất và kế toán) ban đầu và dần dần thêm các mô-đun khác, những công ty khác triển khai tất cả các mô-đun cùng một lúc.

Để giảm thiểu rủi ro, nhiều tổ chức chạy song song cả hệ thống cũ và ERP cho đến khi họ hoàn toàn tự tin. Bất kể bạn chọn kế hoạch triển khai ERP nào, có một số điều cần cân nhắc:

• Kiểm tra hệ thống (trước và sau khi triển khai)
• Xác định số liệu để đánh giá dự án
• Tạo chiến lược sao lưu trong trường hợp hệ thống ngừng hoạt động
• Kiểm tra tốc độ và độ tin cậy của mạng
• Quy trình sao lưu dữ liệu

Giai đoạn 5: Triển khai

Khi triển khai ERP, giai đoạn quan trọng là triển khai, trong đó hệ thống sẽ được triển khai trên toàn bộ công ty.

Hoàn tất cấu hình hệ thống và chuẩn bị cho việc di chuyển dữ liệu là những bước đầu tiên trong giai đoạn này. Trước khi di chuyển thực tế, quá trình làm sạch và xác thực mở rộng được thực hiện để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Sau khi dữ liệu được di chuyển, trọng tâm chuyển sang thiết lập hệ thống trong môi trường trực tiếp. Điều này bao gồm việc cấu hình vai trò, quyền và quy trình làm việc của người dùng để phù hợp với yêu cầu hoạt động của tổ chức.

Trong quá trình triển khai, điều cần thiết là phải kiểm tra các vấn đề bảo mật ERP và tính toàn vẹn của dữ liệu để đảm bảo bạn an toàn trước các vi phạm dữ liệu. Một kế hoạch chuyển đổi chi tiết giúp giảm thiểu gián đoạn, phác thảo các bước chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới một cách liền mạch.

Giai đoạn 6: Hỗ trợ & Cập nhật 

Sau khi triển khai, hỗ trợ và cập nhật là điều cần thiết để hệ thống ERP có thể hoạt động bền bỉ và hiệu quả.

Giai đoạn này đảm bảo hệ thống chạy hiệu quả và theo kịp các yêu cầu kinh doanh thay đổi. Sau đây là cách xử lý hiệu quả các bản cập nhật và hỗ trợ:

• Hỗ trợ kỹ thuật liên tục: Cung cấp nhóm hỗ trợ chuyên dụng để xử lý thắc mắc của người dùng, khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề kỹ thuật kịp thời.
• Cập nhật hệ thống thường xuyên : Triển khai các bản cập nhật để cải thiện chức năng, sửa lỗi và đảm bảo khả năng tương thích với các công nghệ mới.
• Đào tạo người dùng: Tiến hành các buổi đào tạo liên tục để người dùng thành thạo hệ thống ERP, đặc biệt là khi có tính năng mới hoặc bản cập nhật mới.
• Giám sát hiệu suất : Thường xuyên giám sát hiệu suất hệ thống để xác định và giải quyết mọi tình trạng kém hiệu quả hoặc vấn đề.

10 phương pháp thực hành tốt nhất cho quy trình triển khai ERP thành công

Như đã đề cập ở trên, việc triển khai ERP thất bại là điều thường gặp. Tuy nhiên, có thể tránh được bằng cách lập kế hoạch và tuân thủ các biện pháp thực hành tốt nhất.

1. Đánh giá hệ thống ERP hiện tại

Trước khi triển khai hệ thống ERP mới, hãy đánh giá các hệ thống hiện có để xác định điểm mạnh và điểm yếu. Điều này bao gồm đánh giá toàn diện về khả năng, hiệu suất và sự phù hợp của hệ thống hiện có với các mục tiêu kinh doanh.

Bằng cách đánh giá kỹ lưỡng hệ thống ERP hiện tại, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc cải thiện, thay thế hay đại tu hoàn toàn các giải pháp ERP của mình.

2. Xác định mục tiêu rõ ràng của dự án

Giai đoạn tiếp theo là xác định mục tiêu và phạm vi của dự án triển khai ERP sau khi bạn đã đánh giá các hệ thống hiện tại và tìm ra những điểm cần cải thiện.

Điều này bao gồm việc tìm ra những nhiệm vụ và quy trình cụ thể mà hệ thống ERP sẽ phải thực hiện, những dữ liệu cần tích hợp nào và những mục tiêu kinh doanh cụ thể mà hệ thống phải đáp ứng.

Để xác định phạm vi dự án của bạn, hãy cân nhắc những điều sau:

• Xác định chức năng và quy trình nào sẽ được hệ thống ERP tự động hóa.
• Xác định các yêu cầu dữ liệu cụ thể cho hệ thống ERP.
• Xác định các KPI cần theo dõi và báo cáo để đo lường sự thành công và tác động của việc triển khai ERP.
• Xác định các bên liên quan và hiểu rõ nhu cầu cũng như yêu cầu cụ thể của họ.

Việc xác định phạm vi và mục tiêu của kế hoạch triển khai ERP sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược triển khai rõ ràng và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận thức được mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án.

3. Chọn giải pháp ERP phù hợp

Giai đoạn tiếp theo là chọn một hệ thống phần mềm ERP phù hợp sau khi thiết lập mục tiêu và phạm vi của dự án tích hợp ERP của bạn. Bước này bao gồm việc nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm ERP khác nhau để xác định tùy chọn nào phù hợp nhất với mục tiêu và nhu cầu của công ty bạn.

Khi lựa chọn hệ thống ERP, hãy cân nhắc những điều sau:

• Đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng được nhu cầu và quy trình kinh doanh cụ thể của bạn.
• Chọn một hệ thống có thể phát triển cùng doanh nghiệp của bạn và thích ứng với các yêu cầu thay đổi.
• Đánh giá mức độ tùy chỉnh có sẵn để điều chỉnh hệ thống theo quy trình làm việc riêng của bạn.
• Đảm bảo hệ thống ERP có thể tích hợp liền mạch với các phần mềm và công cụ hiện có.
• Nghiên cứu danh tiếng, dịch vụ hỗ trợ và thành tích của nhà cung cấp trong ngành.
• Hãy cân nhắc tổng chi phí sở hữu, bao gồm triển khai, đào tạo và bảo trì liên tục.
• Đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành về tuân thủ và bảo mật dữ liệu.

4. Thiết lập chương trình ERP của bạn

Sau khi chọn được phần mềm ERP lý tưởng, giờ đây bạn phải thiết lập nó để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Điều này bao gồm việc tùy chỉnh và tinh chỉnh hệ thống theo bộ quy trình kinh doanh, yêu cầu và luồng công việc riêng của bạn. Sau đây là cách thiết lập hoàn chỉnh:

• Đầu tiên, hãy phác thảo rõ ràng các mục tiêu bạn muốn đạt được với hệ thống ERP.
• Thành lập một nhóm dự án chuyên dụng, bao gồm các bên liên quan từ nhiều phòng ban khác nhau.
• Tùy chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn.
• Tích hợp hệ thống ERP vào các nền tảng khác, phần mềm quản lý hàng tồn kho và phần mềm kế toán, cùng với các hệ thống và nguồn dữ liệu khác.

5. Chuẩn bị dữ liệu cho việc di chuyển

Bạn phải dọn dẹp và định dạng dữ liệu trong hệ thống hiện tại của mình để làm cho nó tương thích với hệ thống mới trước khi di chuyển nó sang hệ thống ERP của bạn. Điều này bao gồm việc đánh giá, chuẩn bị và chuyển đổi tất cả dữ liệu hiện tại sang định dạng hoạt động với chương trình ERP của bạn. Sau đó, đưa nó vào hệ thống mới.

Điều quan trọng là phải lập kế hoạch và chuẩn bị dữ liệu trước vì việc truyền dữ liệu có thể là một hoạt động khó khăn và tốn thời gian. Điều này bao gồm:

• Thực hiện kiểm tra dữ liệu toàn diện trên tất cả các ứng dụng và hệ thống hiện tại.
• Xác minh và làm sạch dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
• Nhận biết và phân loại các loại dữ liệu khác nhau cần di chuyển.
• Xác định kỹ thuật truyền dữ liệu.
• Kiểm tra quy trình di chuyển dữ liệu.
• Tạo chiến lược sao lưu và phục hồi trong trường hợp có sự cố hoặc mất dữ liệu.
• Tạo quy trình và chính sách quản trị dữ liệu.

6. Đào tạo và xây dựng chiến lược quản lý thay đổi

Đào tạo và xây dựng chiến lược quản lý thay đổi là điều cần thiết để áp dụng thành công hệ thống ERP.

Đào tạo toàn diện đảm bảo rằng tất cả người dùng đều thành thạo với hệ thống mới, trong khi chiến lược quản lý thay đổi có cấu trúc tốt sẽ giải quyết được sự phản kháng và tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ

7. Cung cấp hỗ trợ liên tục

Sau khi triển khai hoàn tất hệ thống ERP, bạn cần thiết lập quy trình hỗ trợ và bảo trì hệ thống.

Điều này bao gồm việc thực hiện các cuộc kiểm tra bảo trì thường xuyên, cập nhật phần mềm khi cần thiết và giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

Cũng có thể hữu ích khi tạo ra các quy trình vận hành chuẩn (SOP) để sử dụng hệ thống và giải quyết các vấn đề thường gặp. Hơn nữa, để đảm bảo việc triển khai ERP vẫn hoạt động tốt, có thể hữu ích khi sắp xếp các cuộc kiểm tra thường xuyên với người dùng và khách hàng.

8. Kiểm tra hệ thống và xác nhận kỹ lưỡng

Kiểm tra hệ thống ERP và xác thực kỹ lưỡng là những bước quan trọng để đảm bảo chức năng, độ tin cậy và sự phù hợp với các yêu cầu kinh doanh trước khi triển khai đầy đủ. Giai đoạn kiểm tra có thể có nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như:

• Kiểm thử đơn vị: Xác minh rằng từng thành phần riêng lẻ của hệ thống ERP hoạt động chính xác.
• Kiểm thử tích hợp : Đảm bảo các mô-đun và hệ thống khác nhau hoạt động liền mạch với nhau.
• Kiểm thử chấp nhận của người dùng (UAT): Xác thực hệ thống dựa trên các tình huống và quy trình làm việc thực tế.
• Kiểm tra hiệu suất : Đánh giá hiệu suất của hệ thống trong nhiều điều kiện khác nhau.
• Kiểm tra bảo mật : Bảo vệ chống lại các lỗ hổng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Kiểm thử hồi quy : Đảm bảo các bản cập nhật hoặc thay đổi mới không ảnh hưởng xấu đến các chức năng hiện có.

Việc kiểm tra và xác thực kỹ lưỡng sẽ tạo dựng lòng tin vào hiệu suất của hệ thống ERP, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới diễn ra suôn sẻ.

9. Thực hiện quy trình một cách trơn tru

Xây dựng một kế hoạch triển khai toàn diện nêu rõ từng bước, mốc thời gian và các bên chịu trách nhiệm. Kế hoạch này phải giải quyết mọi khía cạnh của quá trình chuyển đổi.

Việc triển khai quy trình ERP một cách suôn sẻ là rất quan trọng để giảm thiểu sự gián đoạn và đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công.

Hãy cân nhắc phương pháp triển khai theo từng giai đoạn để chuyển đổi dần dần các phòng ban hoặc chức năng khác nhau, cho phép điều chỉnh và học hỏi trong suốt quá trình.

10. Tối ưu hóa và cải thiện liên tục

Hệ thống ERP phải được tối ưu hóa và cải tiến thường xuyên để duy trì tính phù hợp và hiệu quả. Để tìm ra những lĩnh vực cần cải thiện, hãy kiểm tra phản hồi của người dùng và hiệu suất hệ thống thường xuyên.

Thành lập nhóm cải tiến liên tục để giám sát việc sử dụng hệ thống, khắc phục sự cố và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa.

Các tổ chức có thể đảm bảo rằng hệ thống ERP của họ tiếp tục là công cụ đáng tin cậy thúc đẩy năng suất bằng cách phát triển văn hóa cải tiến liên tục.

Làm thế nào để đánh giá sự thành công của quá trình triển khai ERP?

Các tổ chức phải đánh giá hiệu quả của việc cài đặt ERP để xác định liệu hệ thống có mang lại những lợi ích như đã hứa hay không và tìm ra những điểm cần cải thiện.

Đây là một số chỉ số quan trọng mà doanh nghiệp có thể theo dõi để đánh giá mức độ triển khai ERP của mình.

• ROI: Lợi tức đầu tư hoặc lợi nhuận ròng là một chỉ số quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Xác minh xem số tiền bạn chi cho ERP có tạo ra lợi tức đầu tư đáng kể hay không.
• Giảm thiểu lỗi của con người : Bằng cách tự động hóa các quy trình tốn thời gian, ERP giải phóng nhân viên để tập trung vào công việc quan trọng hơn. Một ERP được cấu hình tốt có xu hướng giảm tỷ lệ lỗi của con người.
• Tăng năng suất : Năng suất có tăng lên nhờ tự động hóa và tích hợp quy trình không? Nếu không, đã đến lúc xem xét lại kế hoạch triển khai ERP của bạn.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng : Cuối ngày, tất cả phụ thuộc vào mức độ hài lòng của khách hàng. Xác minh xem bạn có thực hiện đơn hàng nhanh chóng không và điểm CSAT và thời gian xử lý của bạn có giảm không.

Phần kết luận

Quá trình triển khai ERP là một công việc quan trọng đòi hỏi phải lập kế hoạch, thực hiện và hỗ trợ liên tục một cách cẩn thận.

Bằng cách hiểu các giai đoạn triển khai và tuân thủ các thông lệ tốt nhất, các tổ chức có thể triển khai thành công và tận dụng lợi ích của hệ thống ERP tích hợp.

Cho dù bạn đang nâng cấp hệ thống hiện có hay triển khai hệ thống mới, việc áp dụng phương pháp có cấu trúc và tập trung vào các yếu tố thành công chính có thể giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Tin liên quan

Các tính năng chính của Phần mềm Kế toán để Quản lý Tài chính Hiệu quả

Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay giám sát một doanh nghiệp lớn, việc theo dõi các tài khoản, chi phí và thuế có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đó là lúc phần mềm kế toán xuất hiện để giải cứu, biến các quy trình tài chính […]

02.12.2024 Xem thêm

Project Leader và Project Manager: Sự khác biệt và kỹ năng

Bạn có biết nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp sẽ cần 88 triệu chuyên gia quản lý dự án vào năm 2027 không? Điều này cho thấy tầm quan trọng của vai trò đang thay đổi của người Project Leader và Project Manager cũng như tầm quan trọng của họ trong việc hoàn thành thành […]

25.11.2024 Xem thêm

7 Bước Để Chọn Phần Mềm Nhân Sự Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Mọi doanh nghiệp đều đòi hỏi hiệu quả, năng suất và cấu trúc quản lý thời gian, đó là lý do tại sao việc lựa chọn phần mềm HR phù hợp lại quan trọng. Một giải pháp phần mềm HR hiệu quả sẽ đơn giản hóa các quy trình này, cải thiện hiệu quả và cho phép […]

18.11.2024 Xem thêm