Quản lý công việc là gì? Có nên sử dụng phần mềm quản lý công việc?
20.12.2021Các nhà quản lý dự án dành nhiều thời gian để lập kế hoạch công việc sẽ được thực hiện. Sau đó đến giai đoạn thực hiện, và sau đó, phần lớn sự chú ý của người quản lý dự án tập trung vào các lĩnh vực quản lý dự án liên quan đến công việc như quản lý nhiệm vụ, tài nguyên và thời gian. Người quản lý dự án cần xây dựng một hệ thống quản lý công việc để theo dõi tất cả các khía cạnh này cùng một lúc.
Khai thác tối đa nhóm của bạn, đảm bảo họ có các công cụ quản lý công việc cần thiết để phù hợp với năng lực của họ tại một thời điểm cụ thể trong dự án là chìa khóa để tối đa hóa năng suất. Để tạo ra cấu trúc quy trình làm việc tối ưu đó cần phải có một hệ thống quản lý công việc.
Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc có thể được định nghĩa là việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý để quản lý thời gian, nguồn lực, đội nhóm và nhiệm vụ. Mục tiêu chính của quản lý công việc là nâng cao năng suất trong các quy trình hoặc dự án kinh doanh.
Quản lý công việc là chìa khóa để kiểm soát phạm vi dự án và tránh các vấn đề về quản lý tài nguyên, thời gian hoặc nhiệm vụ. Dù bằng cách nào, mục đích của việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án là hợp lý hóa các quy trình này để lập lịch trình tốt hơn cho các nhiệm vụ dự án, đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan, quản lý nguồn lực và đánh giá hiệu suất để cải thiện hơn nữa
Quản lý công việc so với Quản lý dự án
Quản lý công việc và quản lý dự án không hoàn toàn giống nhau nhưng các có các công việc tương tự giống nhau. Cả hai đều là phương pháp để quản lý đội nhóm, thời gian và công việc và cả hai đều có thể được sử dụng trong kinh doanh. Tuy nhiên, sự khác biệt chính giữa chúng là quản lý công việc tập trung vào quản lý phạm vi dự án trong khi quản lý dự án là một khía cạnh rộng hơn nhiều. Họ vừa có thể sử dụng các công cụ để hỗ trợ các thành viên trong nhóm, vừa có thể áp dụng phần mềm quản lý công việc, công cụ quản lý công việc và phần mềm quản lý dự án.
Người quản lý dự án quan tâm đến cả hai và sử dụng chúng để giải quyết tốt hơn các nhiệm vụ dự án thời gian thực và công việc của dự án. Hệ thống quản lý công việc là một phần của các công cụ quản lý dự án, bao gồm lưu trữ tệp và quản lý thời gian. Do đó, quản lý công việc và quản lý dự án làm việc liên tục để cung cấp các công cụ mà người quản lý dự án yêu cầu để quản lý dự án của họ tốt hơn.
Quy trình quản lý công việc
Quá trình quản lý công việc bắt đầu với việc xác định phạm vi dự án, lập kế hoạch, lập lịch trình và sau đó là thực hiện công việc. Nhưng nó không kết thúc ở đó Sử dụng báo cáo tình trạng dự án và các công cụ quản lý công việc để tìm ra điều gì hữu ích và điều gì không.
Quản lý công việc là thực hiện nhiều phần khác nhau của việc quản lý một dự án vì chúng liên quan đến đội nhóm và tích hợp chúng vào một hệ thống quản lý công việc để tăng năng suất. Do đó, quản lý công việc chạm đến nhiều khía cạnh của quản lý dự án.
- Xác định: Để quản lý công việc, trước tiên bạn phải xác định công việc đó được thực hiện như thế nào, khi nào và bằng cách nào. Hãy kỹ lưỡng và chính xác. Khi quản lý dự án, bạn có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc để trực quan hóa mọi nhiệm vụ trong phạm vi dự án của mình.
- Lập kế hoạch: Bây giờ đã đến lúc lên kế hoạch cho những công việc phải làm. Như đã nói trước đây, cấu trúc phân chia công việc sẽ giúp bạn ước tính thời gian về thời gian thực hiện công việc đó và các nguồn lực liên quan.
- Lịch trình: Bạn đã lên kế hoạch công việc và thời gian biểu, bây giờ bạn phải tạo một lịch trình làm việc, dù là hàng ngày hay hàng tuần, để xác định quy trình làm việc và trách nhiệm.
- Tài liệu: Luôn ghi lại quy trình quản lý công việc bằng giấy tờ để nắm bắt bất cứ điều gì đã học được và các thông tin liên quan xuyên suốt.
- Phân tích: Cuối cùng, sử dụng kinh nghiệm và tài liệu để tinh chỉnh các quy trình của bạn. Quản lý công việc là một hệ thống liên tục cải tiến
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Hệ thống quản lý công việc là một tập hợp các công cụ và kỹ thuật quản lý được sử dụng để quản lý các nhóm, nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian. Hầu hết các hệ thống quản lý công việc ngày nay đều dựa vào phần mềm quản lý công việc vì nó cung cấp cho các Công ty, Doanh Nghiệp,… các công cụ cộng tác và các tính năng quản lý dự án để kiểm soát và tối ưu hóa năng suất của nhóm của họ. Đây là một số tính năng chính mà bạn sẽ cần từ phần mềm quản lý công việc.
- Chế độ xem dự án như biểu đồ Kanban và lịch dự án để trực quan hóa các tiến trình và lịch trình của dự án
- Các công cụ cộng tác nhóm trong thời gian thực như bảng tin và bộ nhớ tệp không giới hạn
- Các tính năng quản lý tác vụ, quản lý thời gian và quản lý tài nguyên
- Bảng chấm công và công cụ quản lý khối lượng công việc
- Tích hợp với phần mềm quản lý dự án
Các yếu tố của hệ thống quản lý công việc giống như các tính năng của một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ . Chúng kết hợp quản lý tài nguyên, cộng tác nhóm, quản lý thời gian và nhiệm vụ, lập ngân sách, báo cáo và hơn thế nữa. Nếu bạn thiết lập nó một cách chính xác, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn từ các nhóm dự án của mình.
Cách phần mềm quản lý công việc hoạt động trong Doanh nghiệp
Quản lý Dự Án ErpTechUp là một công cụ quản lý dự án giúp tổ chức công việc nhằm hợp lý hóa các quy trình và tăng năng suất. Nó được đóng gói với các tính năng quản lý công việc chính mà bạn cần để nâng cao dự án và nhóm của mình lên mức hiệu quả cao hơn, chẳng hạn như:
- Quản lý công việc
- Quản lý tài nguyên
- Quản lý thời gian
- Công cụ cộng tác
Lập kế hoạch cộng tác cho các dự án của bạn với biểu đồ trực tuyến của chúng tôi
Hơn nữa, kiểm soát quy trình làm việc bằng cách chia nhỏ kế hoạch dự án lớn thành các giai đoạn nhỏ hơn. Các công cụ quản lý công việc của chúng tôi cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc và chế độ xem để phân biệt các giai đoạn của dự án và sau đó thêm các mốc cho biết khi một giai đoạn bắt đầu và giai đoạn kết thúc
Cập nhật tức thì để tiếp tục hoạt động
Các thành viên trong nhóm nhận được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với kế hoạch dự án ngay lập tức qua email hoặc cảnh báo trong ứng dụng. Lưu trữ tệp và các công cụ cộng tác thời gian thực cho phép người quản lý thêm ý kiến và đính kèm tài liệu và hình ảnh trực tiếp vào nhiệm vụ khi phân công và các nhóm có thể nhận xét bất kể họ đang ở đâu hoặc khi họ đang làm việc. Mọi người cùng làm việc trên một trang cùng sử dụng một phần mềm quản lý công việc.
Cân bằng khối lượng công việc
Người quản lý cũng cần một phần mềm quản lý công việc để có sự minh bạch trong công việc. Trang quản lý công việc có danh sách nhân sự tham gia , nhiệm vụ của họ và phần trăm hoàn thành mà họ chia sẻ. Sử dụng trang khối lượng công việc để xem có ai chưa được phân công công việc hay không, để có thể phân bổ công việc cho họ
Theo dõi tiến độ với Trang tổng quan
Cuối cùng, có được chế độ xem tổng quan của dự án với bảng điều khiển, thực hiện các tính toán quản lý tác vụ, tài nguyên và thời gian cho bạn và sau đó hiển thị kết quả dưới dạng đồ thị và biểu đồ.
Quản lý dự án là phần mềm quản lý dự án được tích hợp các công cụ quản lý công việc để giúp các Doanh nghiệp và nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn. Từ lập kế hoạch đến giám sát và báo cáo về tiến độ, bạn kiểm soát mọi khía cạnh công việc của mình trong suốt vòng đời dự án. Hãy xem tại sao nó lại là công cụ ưa thích của nhiều Doanh Nghiệp và dùng thử 30 ngày miễn phí của chúng tôi ngay hôm nay.
Tin liên quan
Quản lý hàng tồn kho tự động là gì? Lợi ích và tính năng chính
Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến mất doanh số, tồn kho dư thừa và lãng phí tài nguyên. Dữ liệu cho thấy 43% doanh nghiệp nhỏ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công hoặc không theo dõi. Để giải quyết những thách thức này, các hệ thống quản […]
Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp: Tại Sao Nên Đầu Tư?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc triển khai phần mềm ERP không còn xa lạ với các doanh nghiệp, từ những công ty lớn đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Tại sao cần phải đầu tư vào phần mềm ERP? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu […]
Tầm quan trọng của dịch vụ CNTT thuê ngoài bạn đã biết?
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, tầm quan trọng của phòng CNTT thuê ngoài đang ngày càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Việc tối ưu hóa nguồn lực và chi phí là một trong những yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn […]
