Phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics) là gì? Định nghĩa, ví dụ, số liệu

14.09.2023

Với sự tiến bộ của công nghệ, việc quản lý nguồn nhân lực đã có những thay đổi đáng kể trong những năm gần đây.

Mặc dù các chuyên gia nhân sự tập trung chủ yếu vào khía cạnh con người khi điều hành doanh nghiệp nhưng họ ngày càng phụ thuộc vào công nghệ.

58% doanh nghiệp sử dụng công nghệ nhân sự để tìm kiếm, thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu . Báo cáo cũng chỉ ra rằng 74% công ty có kế hoạch tăng chi tiêu cho công nghệ nhân sự.

Nhưng tại sao các doanh nghiệp lại đầu tư vào công nghệ nhân sự, cụ thể là phân tích nhân sự? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận chính xác điều này.

Phân tích dữ liệu nhân sự là gì?

Phân tích nhân sự là phương pháp dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt hơn về các chức năng nhân sự.

Còn được gọi là phân tích nguồn nhân lực, phân tích nhân sự tập trung chủ yếu vào bộ phận nhân sự của một tổ chức .

Nó liên quan đến việc đo lường và phân tích một loạt các số liệu nhân sự, bao gồm

Những hiểu biết sâu sắc này giúp doanh nghiệp lấp đầy chỗ trống nhanh hơn, cải thiện tỷ lệ giữ chân, giảm chi phí và tăng hiệu quả tổ chức. 

Tại sao chúng ta cần phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics)?

Bây giờ chúng ta đã biết phân tích dữ liệu nhân sự là gì?, hãy cùng chúng tôi hiểu tại sao nó lại quan trọng.

Tại sao hầu hết các tổ chức đều cần dữ liệu và phân tích nhân sự chuyên biệt khi họ đã sở hữu nó? Công nghệ nhân sự không thể chỉ nhìn vào thông tin họ đã có sao?

Dữ liệu thô không cung cấp bất kỳ thông tin hữu ích nào cho kết quả kinh doanh. Nó giống như việc nhìn vào một bảng tính khổng lồ chứa đầy những con số và từ ngữ. Dữ liệu dường như vô giá trị nếu không có cấu trúc hoặc mục đích.

Khi dữ liệu thô được sắp xếp, đánh giá và đánh giá, nó sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc cần thiết. Nó hỗ trợ trả lời các truy vấn như:

Với bằng chứng dựa trên thông tin, các công ty có thể tập trung vào việc thực hiện các sửa đổi cần thiết và lập chiến lược cho những nỗ lực trong tương lai.

Với khả năng ứng phó với những thách thức quan trọng của tổ chức mà không cần suy đoán, điều tự nhiên là nhiều tập đoàn sử dụng phân tích trong lĩnh vực nhân sự liên quan đến các cải tiến về hiệu suất với các sáng kiến ​​nhân sự.

Lợi ích của phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics) là gì?

Khi ngành nhân sự tiếp tục đáp ứng nhu cầu của kỷ nguyên kỹ thuật số và làm việc từ xa, các chuyên gia nhân sự cần tận dụng dữ liệu để đáp ứng các mục tiêu chiến lược của họ.

Tóm lại, phân tích lực lượng lao động biến đổi việc quản lý nhân sự bằng cách cho phép bộ phận nhân sự: 

Dưới đây là tổng quan chuyên sâu về tầm quan trọng của phân tích trong nhân sự. 

1. Cải thiện khả năng giữ chân nhân viên

Phân tích nhân sự đo lường các số liệu có thể giúp bạn cải thiện năng suất và giữ chân nhân viên, cuối cùng dẫn đến tiết kiệm chi phí (liên quan đến tuyển dụng). 

Ví dụ: bạn nên theo dõi tỷ lệ giữ chân theo nguồn với tư cách là nhà tuyển dụng. Khi thu thập dữ liệu này, bạn có thể thấy rằng các ứng viên từ một số nguồn nhất định (ví dụ: giới thiệu) ở lại tổ chức lâu hơn các nguồn khác (ví dụ: quảng cáo trên cổng thông tin việc làm).  

Với những hiểu biết sâu sắc này, bạn có thể ưu tiên những ứng viên đến từ nguồn giới thiệu thay vì các nguồn khác, từ đó tăng tỷ lệ giữ chân.  

2. Nâng cao chiến lược tuyển dụng của bạn

Ngoài việc giúp bạn tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, phân tích còn có thể giúp bạn cải thiện chiến lược tuyển dụng của mình . 

Ví dụ: phân tích cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thời gian tuyển dụng, hiệu quả tuyển dụng, tỷ lệ chấp nhận đưa ra, ứng viên được tuyển dụng theo nguồn, v.v. 

Bạn có thể sử dụng thông tin này để tập trung vào các nguồn được tuyển dụng nhiều nhất (trước đây) và tỷ lệ chấp nhận cao nhằm cải thiện thời gian tuyển dụng và tiết kiệm chi phí tuyển dụng.  

Tương tự, bạn có thể sử dụng thời gian tuyển dụng trung bình để tìm kiếm ứng viên tiềm năng trước khi vị trí đó bị bỏ trống. 

3. Tạo trải nghiệm nhân viên tốt hơn

Các nhà quản lý nhân sự làm nhiều việc hơn là tìm những ứng viên phù hợp. Họ cũng tập trung vào việc liên tục nâng cao trải nghiệm của nhân viên . 

Trải nghiệm của nhân viên càng tốt thì tỷ lệ giữ chân nhân viên càng cao. 

Các số liệu như sự tham dự, sự vắng mặt và năng suất có thể giúp các chuyên gia nhân sự hiểu rõ hơn về trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Họ có thể sử dụng thông tin này để tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện và tạo ra những hiểu biết dựa trên dữ liệu nhằm nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên. 

Nhân sự cũng có thể sử dụng những hiểu biết sâu sắc này để tối ưu hóa các chính sách lương thưởng, lợi ích, đào tạo và nghỉ phép nhằm đáp ứng mong đợi của nhân viên. 

Phân tích dữ liệu nhân sự (Data Analytics) hoạt động như thế nào?

Phân tích bao gồm nhiều yếu tố phụ thuộc lẫn nhau.

  1. Dữ liệu ban đầu phải được thu thập để có được các giải pháp phân tích mà phân tích nguồn nhân lực đảm bảo.
  2. Sau đó, dữ liệu phải được theo dõi và so sánh với các dữ liệu khác, như dữ liệu lịch sử, tiêu chuẩn hoặc mức trung bình.
  3. Nó hỗ trợ việc nhận biết các mô hình hoặc sự phát triển. Các kết quả có thể được kiểm tra trong giai đoạn phân tích.
  4. Cuối cùng, áp dụng cái nhìn sâu sắc vào các quyết định kinh doanh.

Hãy xem toàn bộ quá trình hoạt động như thế nào. 

1. Thu thập dữ liệu

Yếu tố thiết yếu đầu tiên của dữ liệu và phân tích nhân sự là thu thập và theo dõi dữ liệu chất lượng cao.

Dữ liệu phải dễ dàng truy cập. Nó cần có khả năng được liên kết với một hệ thống kế toán . Bạn có thể thu thập dữ liệu từ các hệ thống nhân sự, hệ thống đào tạo và phát triển hiện có hoặc các phương pháp thu thập dữ liệu độc đáo như hệ thống dựa trên đám mây, điện thoại thông minh và thiết bị đeo được.

Các loại dữ liệu khác nhau bạn có thể thu thập bao gồm:

2. Đo lường 

Dữ liệu bắt đầu bằng phương pháp đánh giá và so sánh liên tục ở giai đoạn đánh giá, thường được gọi là số liệu nhân sự .

Phân tích nhân sự so sánh dữ liệu thu được với các tiêu chuẩn trước đó và tiêu chuẩn của công ty. Quy trình không thể chỉ dựa trên một trường hợp thông tin. Đúng hơn, nó dựa vào luồng dữ liệu liên tục trong suốt thời gian.

Một điểm chuẩn so sánh cũng được yêu cầu cho dữ liệu. Ví dụ: làm thế nào một công ty có thể xác định phạm vi vắng mặt nếu nó không được xác định trước?

Các số liệu chính được theo dõi trong dữ liệu và phân tích nhân sự bao gồm:

Dữ liệu được thu thập và phân tích để hiểu rõ sự vắng mặt, doanh thu và kết quả mua lại.

Phần này kết hợp dữ liệu từ hiệu quả tổ chức và các chỉ số hoạt động để xác định các lĩnh vực cần nâng cao quy trình.

Hiệu quả và năng suất của các hoạt động và sáng kiến ​​hàng ngày của HR được đánh giá bằng cách sử dụng dữ liệu vận hành.

3. Phân tích

Giai đoạn phân tích kiểm tra kết quả báo cáo đo lường để phát hiện các mô hình và xu hướng có thể có tác động đến tổ chức.

Tùy thuộc vào kết quả mong muốn, một số quy trình phân tích sẽ được áp dụng. Đây là các phân tích dự đoán, phân tích mô tả và phân tích theo quy định.

Phân tích dự đoán sử dụng các kỹ thuật thống kê để phân tích thông tin trước đó nhằm thấy trước các mối nguy hiểm hoặc khả năng xảy ra trong tương lai.

Phân tích mô tả chỉ liên quan đến việc đánh giá dữ liệu trước đó và xác định những gì có thể thay đổi.

Phân tích theo quy định cải thiện Phân tích dự đoán bằng cách dự đoán hậu quả của các kết quả dự kiến.

Công cụ phân tích nguồn nhân lực cần dữ liệu gì?

Nhu cầu về công cụ phân tích nguồn nhân lực dữ liệu có thể được chia thành hai loại:

Tuy nhiên, để tận dụng tối đa công cụ phân tích nguồn nhân lực, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang thu thập đúng dữ liệu và dữ liệu đó chính xác. 

Hãy hiểu loại dữ liệu bạn cần thu thập. 

Dữ liệu nội bộ

đề cập đến dữ liệu có sẵn trong bộ phận nhân sự. Dưới đây là một số số liệu bạn có thể nhận được từ bộ phận nhân sự.

  1. Nhiệm kỳ trung bình của nhân viên
  2. Bồi thường nhân viên
  3. Hồ sơ đào tạo nhân viên (bao gồm cả chi phí)
  4. Đánh giá hiệu suất 
  5. Cấu trúc báo cáo
  6. Nhân viên có giá trị cao, tiềm năng cao
  7. Mọi hình thức kỷ luật đối với nhân viên
  8. Hồ sơ tham dự của nhân viên

Thách thức duy nhất trong dữ liệu và phân tích nhân sự là đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng dữ liệu bạn đang thu thập (và cung cấp công cụ phân tích) chính xác nhất có thể.  

Dữ liệu ngoài

Bất kỳ dữ liệu nào được thu thập bên ngoài bộ phận nhân sự đều được coi là dữ liệu bên ngoài. Nó cũng bao gồm dữ liệu từ bên ngoài tổ chức, mang đến một viễn cảnh toàn cầu mà chỉ làm việc với dữ liệu của công ty là không thể. 

Dưới đây là một số loại dữ liệu bên ngoài mà bạn sẽ cần. 

  1. Dữ liệu tài chính: Điều quan trọng là phải theo dõi dữ liệu tài chính của công ty, bao gồm cả doanh thu và tỷ suất lợi nhuận. Điều này sẽ giúp tính toán các số liệu như doanh thu trên mỗi nhân viên và chi phí tuyển dụng. 
  2. Dữ liệu thụ động từ nhân viên: Nhân viên liên tục tạo ra dữ liệu để giúp họ xác định mức độ hài lòng của tổ chức. Ví dụ: các bài đăng trên mạng xã hội của họ (đặc biệt là LinkedIn) có thể được sử dụng để hướng dẫn phân tích dữ liệu nhân sự. 
  3. Dữ liệu toàn cầu bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị và môi trường có thể tác động đến hành vi của nhân viên. Những hiểu biết sâu sắc này có thể giúp bạn định hướng các chiến lược nhân sự của mình theo cách mà dữ liệu nội bộ không thể làm được.

Những hiểu biết sâu sắc này cùng nhau có thể giúp dự đoán cách nhân viên có thể phản ứng với các tình huống tương tự. Nó cũng cho phép bạn xác định các xu hướng liên quan đến doanh thu tự nguyện và không tự nguyện. 

Làm cách nào để bắt đầu với Phân tích nhân sự (HR Analytics)?

Mặc dù bạn sẽ cần một nhà phân tích dữ liệu nhân sự để tận dụng tối đa khả năng phân tích nhân sự, nhưng bạn cũng có thể xem xét việc đào tạo các nhân sự hiện có về dữ liệu và phân tích nguồn nhân lực 

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn bắt đầu với phân tích nhân sự.

Bước 1. Chuẩn bị nhóm của bạn

Bước đầu tiên để áp dụng phân tích nguồn nhân lực là đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm.

Nó bắt đầu bằng việc thống nhất về vấn đè nhân sự trong công ty  cùng thảo luận về nhu cầu phân tích nhân sự. Bạn sẽ cần làm cho họ hiểu lợi ích của việc phân tích trong bộ phận nhân sự và nó có thể mang lại lợi ích như thế nào cho tổ chức của bạn.

Bạn cũng cần chuẩn bị cho nhóm của mình sự thay đổi. Họ phải có khả năng xử lý lượng dữ liệu (và phân tích nó) để đo lường tiến độ.

Bước 2. Có sự tham gia của các nhân sự phân tích dữ liệu

những người đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bạn hưởng lợi từ phân tích nhân sự. Họ có thể giám sát chất lượng và độ chính xác của dữ liệu, giúp bạn có được thông tin chi tiết cập nhật và chính xác. Hơn nữa, các nhà khoa học dữ liệu có thể hướng dẫn các chuyên gia nhân sự sử dụng dữ liệu để mang lại lợi ích cho họ.

Bước 3. Thực hiện quy mô nhỏ

Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu với phân tích dữ liệu nhân sự là thực hiện một dự án nhỏ. Ví dụ: bắt đầu bằng việc theo dõi một hoặc hai số liệu và phân tích mức độ hiệu quả của thông tin chi tiết từ nền tảng phân tích. Dần dần, bạn có thể triển khai phân tích trong toàn bộ bộ phận nhân sự.

Bước 4. Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Bạn phải đảm bảo tuân thủ pháp luật để tránh vi phạm quyền lợi và quyền riêng tư của nhân viên. Dưới đây là một số cân nhắc về mặt pháp lý cần lưu ý khi triển khai phân tích nhân sự.

Hơn nữa, bạn nên đảm bảo tính minh bạch về loại và lượng dữ liệu bạn thu thập.

Bước 5. Chọn công cụ Phân tích nhân sự

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn sẽ cần một công cụ phân tích nhân sự mạnh mẽ để hợp lý hóa mọi thứ. So sánh phần mềm phân tích nhân sự tốt nhất để nhận được lợi tức đầu tư cao hơn.

Cần tìm gì trong một công cụ phân tích nhân sự?

Để giúp bạn chọn công cụ phân tích nhân sự phù hợp , chúng tôi đã tuyển chọn một danh sách những thứ bạn phải tìm kiếm.

1. Phân tích thời gian thực

Chọn công cụ phân tích nhân sự cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về các số liệu cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và đảm bảo bạn nắm quyền kiểm soát mọi việc trong bộ phận nhân sự.

2. Truy cập và cộng tác dựa trên vai trò

Để đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, bạn sẽ cần một công cụ hiển thị thông tin dựa trên vai trò và chức năng. Ví dụ: CHRO có thể muốn xem nhiều dữ liệu cấp cao hơn, trong khi nhân sự cấp thấp có thể không cần quyền truy cập vào tất cả thông tin.

3. Phân tích dự đoán

Thay vì dành hàng giờ để sắp xếp dữ liệu và tạo ra những hiểu biết sâu sắc, hãy để công nghệ thực hiện công việc đó. Phân tích dự đoán giúp bạn chuẩn bị cho các sự kiện chưa biết trong tương lai. Ví dụ: nó sẽ giúp dự đoán liệu tỷ lệ chấm dứt hợp đồng hiện tại có tăng trong những tháng tới hay không. Bằng cách này, bạn có thể dự đoán và chuẩn bị thay vì phản ứng.

4. Dễ dàng hình dung

Làm việc với dữ liệu có thể mệt mỏi. Tuy nhiên, với bảng điều khiển trực quan tương tác và thông minh , bạn có thể hiểu dữ liệu tốt hơn và xác định xu hướng nhanh hơn. Ngoài ra, biểu đồ và đồ thị giúp bạn dễ dàng giải thích dữ liệu cho những người không rành về kỹ thuật.

5. Giao diện người dùng và UX trực quan

Không có ích gì khi đầu tư vào một công cụ khó khăn. Bạn không chỉ phải mất hàng giờ để học nó mà còn phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm dữ liệu cần thiết.

Một cách để đảm bảo công cụ này dễ sử dụng là dùng thử. Hầu hết các công cụ phân tích nhân sự đều cung cấp bản dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể tìm hiểu ý chính về phần mềm trước khi đầu tư vào nó.

Bạn có thể liên hệ với TechUp để được tư vấn và hỗ trợ xây dựng phần mềm phân tích dữ liệu

6. Hỗ trợ đáng tin cậy

Cho dù công cụ này có dễ sử dụng đến đâu thì đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải sự cố. Hoặc bạn có thể yêu cầu trợ giúp trong việc định cấu hình tập dữ liệu mới.

Đây là lý do tại sao việc chọn một nền tảng cung cấp sự hỗ trợ toàn diện là điều cần thiết. Sẽ thật tuyệt nếu họ cung cấp hỗ trợ qua trò chuyện trực tiếp và qua điện thoại vì họ là một trong những kênh hỗ trợ nhanh nhất.

Tổng kết

Phân tích nguồn nhân lực đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nó thúc đẩy các chiến lược nhân sự khác nhau , bao gồm tuyển dụng, giữ chân và trải nghiệm nhân viên. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo dữ liệu bạn cung cấp cho công cụ phân tích dữ liệu là cập nhật và chính xác. Ngoài ra, đừng quên chọn nền tảng phân tích nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

12 phương pháp hay nhất về quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp hướng tới đạt được hoạt động xuất sắc, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thực hành kho tốt nhất bao gồm một bộ chiến lược và nguyên tắc toàn diện […]

08.04.2024 Xem thêm
Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Làm thế nào để chọn loại CRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để duy trì mối quan hệ kinh doanh bền chặt và giữ chân khách hàng. Để giúp bạn làm hài lòng khách hàng và cải thiện ROI kinh doanh của mình, chúng tôi sẵn sàng giúp bạn tìm hiểu về các loại hệ thống CRM khác […]

01.04.2024 Xem thêm
Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Tầm quan trọng của CRM đối với mọi Doanh nghiệp

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, với thị trường dự kiến ​​​​sẽ đạt doanh thu hơn 80 tỷ USD vào năm 2025 . Và tại sao không? Hệ thống phần mềm CRM được triển khai đúng cách có thể mang lại ROI đáng kinh ngạc vượt quá […]

25.03.2024 Xem thêm