Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ liệu.

Xu hướng này cũng được chứng minh thống kê bởi một nghiên cứu của Gartner, dự đoán rằng đến năm 2025, hơn 50% tổng số hoạt động triển khai ERP mới sẽ dựa trên nền tảng đám mây(cloud).

Trong hướng dẫn chi tiết về các giải pháp ERP dựa trên đám mây này, chúng tôi sẽ thảo luận về tất cả các chủ đề chính xung quanh chủ đề này, từ ERP đám mây là gì, cách thức hoạt động, lợi ích, thành phần, thách thức khi triển khai, v.v.

Phần mềm ERP dựa trên cloud là gì?

Phần mềm Cloud ERP đề cập đến các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trên nền tảng đám mây được lưu trữ trên các máy chủ từ xa, không giống như phần mềm tại chỗ và có thể được truy cập qua internet.

Các hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt, khả năng mở rộng và khả năng tiếp cận – cho phép họ quản lý hoạt động tốt hơn và nâng cao hiệu quả.

Dưới đây là ba lợi ích chính của phần mềm ERP đám mây bao gồm:

• Có thể truy cập từ bất cứ nơi nào có kết nối internet.
• Dễ dàng mở rộng để phù hợp với sự phát triển hoặc thay đổi của doanh nghiệp.
• Giảm chi phí trả trước và chi phí bảo trì phần mềm so với các giải pháp tại chỗ.

Để gói gọn, phần mềm ERP đám mây sẽ thay đổi cách doanh nghiệp quản lý tài nguyên của họ.

Cloud ERP hoạt động như thế nào?

ERP dựa trên đám mây (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) hoạt động bằng cách sử dụng các máy chủ internet đặc biệt để lưu trữ và quản lý các dữ liệu và nhiệm vụ kinh doanh quan trọng. Thay vì lưu giữ phần mềm và cơ sở dữ liệu trên máy tính của mình, các công ty sử dụng hệ thống ERP đám mây được lưu trữ trực tuyến.

Đây là cách nó hoạt động

Đầu tiên, doanh nghiệp đăng ký dịch vụ ERP đám mây từ một công ty. Họ truy cập phần mềm thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng đặc biệt. Sau đó, họ cung cấp dữ liệu của mình, chẳng hạn như thông tin bán hàng và hàng tồn kho, vào hệ thống.

Dữ liệu được lưu giữ an toàn trên máy chủ của công ty nên luôn sẵn có khi cần. Mọi người có thể sử dụng hệ thống ERP từ bất cứ đâu có kết nối internet, điều này rất phù hợp để làm việc từ xa và cộng tác với những người khác.

Các thành phần chính của phần mềm Cloud ERP

Phần mềm Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống toàn diện được trang bị nhiều thành phần khác nhau, còn được gọi là mô-đun. Mặc dù mỗi phần mềm ERP dựa trên đám mây có một bộ thành phần khác nhau nhưng dưới đây là những thành phần phổ biến nhất:

1. Tài chính và Kế toán cốt lõi

Trung tâm của bất kỳ hệ thống ERP nào đều có module kế toán . Thành phần này xử lý các nhiệm vụ kế toán cốt lõi như:

• Sổ cái chung: Ghi chép và theo dõi tất cả các giao dịch tài chính.
• Các khoản phải trả và phải thu: Quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và hóa đơn từ khách hàng.
• Tài sản cố định: Theo dõi và trích khấu hao tài sản cố định hữu hình.
• Báo cáo tài chính: Tạo báo cáo cho mục đích thuế, lập ngân sách và phân tích tài chính.

Nói chung, Cloud ERP cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tình hình tài chính của bạn, đơn giản hóa việc tuân thủ và tự động hóa các quy trình thủ công để cải thiện độ chính xác và hiệu quả. Điều này cuối cùng sẽ cải thiện độ chính xác, đơn giản hóa việc tuân thủ và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tình hình tài chính.

2. Quản lý nhân sự

Quản lý lực lượng lao động của bạn một cách hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Module nhân sự trong phần mềm ERP dựa trên đám mây hợp lý hóa các chức năng nhân sự khác nhau, bao gồm:

• Quản lý dữ liệu nhân viên: Duy trì hồ sơ nhân viên và nhân khẩu học chính xác.
• Xử lý tiền lương: Tính toán và phân phối tiền lương và phúc lợi.
• Thu hút và giới thiệu nhân tài: Tuyển dụng và quản lý nhân viên mới.
• Quản lý hiệu suất: Theo dõi hiệu suất của nhân viên và cung cấp phản hồi.
• Quản lý phúc lợi: Quản lý các chương trình phúc lợi của nhân viên.

Như bạn có thể thấy, module nhân sự của cloud ERP hợp lý hóa các quy trình nhân sự như tính lương, thu hút nhân tài, quản lý hiệu suất và đào tạo. Điều này sẽ thúc đẩy hiệu quả, cải thiện sự gắn kết của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Quản lý quan hệ khách hàng là gì?

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý các tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng nhằm cải thiện mối quan hệ và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng là rất quan trọng cho sự phát triển kinh doanh. Mô-đun CRM trong phần mềm ERP đám mây giúp bạn thực hiện các hoạt động sau:

• Quản lý tương tác của khách hàng: Theo dõi lịch sử liên hệ, các kênh liên lạc và yêu cầu dịch vụ khách hàng.
• Quản lý quy trình bán hàng : Theo dõi khách hàng tiềm năng, cơ hội và tiến độ bán hàng.
• Tự động hóa tiếp thị: Tự động hóa các chiến dịch tiếp thị và theo dõi hiệu quả của chúng.
• Quản lý dịch vụ khách hàng: Giải quyết các vấn đề của khách hàng và cung cấp trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời.

Tóm lại, CRM đám mây cung cấp cái nhìn toàn diện về tương tác khách hàng của bạn, cho phép bạn cá nhân hóa các chiến dịch tiếp thị, cải thiện dịch vụ khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số.

4. Quản lý chuỗi cung ứng

Là chủ doanh nghiệp, bạn phải nhận thức được tầm quan trọng của việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng của mình. May mắn thay, Module quản lý mua hàng trong phần mềm dựa trên đám mây sẽ giúp bạn thực hiện các hoạt động SCM sau:

• Quản lý mua sắm: Tìm nguồn nguyên liệu, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và theo dõi đơn đặt hàng.
• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi mức tồn kho , tối ưu hóa mức tồn kho và ngăn chặn tình trạng hết hàng.
• Quản lý kho hàng: Quản lý hoạt động kho hàng, tối ưu hóa quy trình lấy hàng và đóng gói cũng như theo dõi các lô hàng.
• Dự báo nhu cầu: Dự báo nhu cầu trong tương lai và lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

Tóm lại, module CRM của Cloud ERP giúp quản lý tất cả các tương tác của khách hàng, từ tạo khách hàng tiềm năng và quản lý quy trình bán hàng đến dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.

5. Tích hợp và tùy chỉnh

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất và phần mềm ERP đám mây hiểu được điều đó. Các hệ thống này cho phép bạn tích hợp bộ công cụ hiện có hoặc các công cụ và công nghệ cần thiết, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc HRM , với giải pháp ERP để nâng cao hơn nữa quy trình làm việc, hoạt động và các khía cạnh kinh doanh khác của bạn.

Ví dụ: bạn có thể tích hợp phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để hợp lý hóa các tương tác với khách hàng, quản lý khách hàng tiềm năng và cải thiện quy trình bán hàng. Tương tự như vậy, bạn có thể tích hợp các công cụ quản lý dự án để điều phối hiệu quả các nhiệm vụ, thời hạn và nguồn lực giữa các nhóm.

Những tích hợp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và thích ứng với nhu cầu ngày càng tăng của thị trường đồng thời tận dụng khả năng toàn diện của phần mềm ERP đám mây.

8 lợi ích của phần mềm Cloud ERP

Phần mềm Cloud ERP hay còn gọi là hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây, tận dụng công nghệ điện toán đám mây để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là 8 lợi ích chính của việc sử dụng giải pháp ERP trên nền tảng đám mây:

1. Hiệu quả chi phí

Lợi ích lớn đầu tiên của giải pháp ERP đám mây là hiệu quả về chi phí. Những giải pháp này loại bỏ nhu cầu mua và bảo trì phần cứng tốn kém cũng như các chi phí cơ sở hạ tầng điện toán đám mây khác.

Hơn nữa, với mô hình định giá dựa trên đăng ký, doanh nghiệp có thể tránh được các khoản đầu tư trả trước quá lớn. Ngoài ra, phần mềm ERP đám mây thường bao gồm các bản cập nhật và hỗ trợ như một phần của gói. Điều này tiếp tục làm giảm chi phí liên tục.

2. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Lợi ích chính tiếp theo của hệ thống ERP dựa trên đám mây là tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Nó cung cấp cho doanh nghiệp sự linh hoạt để tăng hoặc giảm quy mô hoạt động dựa trên nhu cầu và nhu cầu thay đổi.

Cho dù đó là thêm người dùng mới, mở rộng sang các thị trường mới hay tích hợp các mô-đun bổ sung – các giải pháp ERP dựa trên đám mây đều có thể dễ dàng thích ứng để phù hợp với sự tăng trưởng và mở rộng. Mức độ mở rộng này đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể duy trì sự linh hoạt trong các thị trường năng động ngày nay.

3. Khả năng tiếp cận

Một trong những lợi ích chính của ERP đám mây là khả năng truy cập từ mọi nơi có kết nối internet. Nhân viên có thể truy cập hệ thống ERP từ xa miễn là họ có kết nối internet tốt.

Điều này sẽ cho phép sắp xếp công việc linh hoạt như làm việc từ xa và truy cập di động. Khả năng truy cập này cải thiện sự cộng tác và năng suất bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm làm việc liền mạch trên các địa điểm và múi giờ khác nhau.

4. Thực hiện nhanh chóng và dễ dàng

Các giải pháp Cloud ERP thường có thời gian triển khai nhanh hơn so với các hệ thống ERP tại chỗ truyền thống. Vì không cần thiết lập phần cứng hoặc cấu hình cơ sở hạ tầng rộng rãi, doanh nghiệp có thể triển khai các giải pháp ERP dựa trên đám mây nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Cuối cùng, việc triển khai nhanh chóng này cho phép các tổ chức bắt đầu thu được những lợi ích từ hệ thống ERP của họ sớm hơn.

5. Bảo mật nâng cao

Lợi ích chính tiếp theo của giải pháp ERP đám mây là tăng cường bảo mật. Các nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây đầu tư mạnh vào các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu của khách hàng.

Điều này bao gồm các giao thức mã hóa mạnh mẽ, xác thực đa yếu tố cũng như kiểm tra và cập nhật bảo mật thường xuyên. Cuối cùng, bằng cách tận dụng chuyên môn của các nhà cung cấp ERP đám mây, doanh nghiệp có thể tăng cường bảo mật dữ liệu của mình.

6. Cập nhật và bảo trì tự động

Khi chọn giải pháp ERP đám mây, bạn không phải lo lắng về các tác vụ cập nhật và bảo trì vì chúng được nhà cung cấp dịch vụ đám mây xử lý. Điều này đảm bảo rằng hệ thống ERP luôn chạy trên phiên bản mới nhất, có quyền truy cập vào các tính năng, cải tiến và cải tiến bảo mật mới.

Bằng cách luôn cập nhật phần mềm, các giải pháp ERP dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo hoạt động của họ trong tương lai.

7. Kinh doanh liên tục và khắc phục thảm họa

Các giải pháp Cloud ERP cũng đi kèm với khả năng khắc phục thảm họa tích hợp , đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong trường hợp có sự gián đoạn hoặc thảm họa bất ngờ.

Ví dụ: các tính năng như sao lưu dữ liệu, cơ chế chuyển đổi dự phòng và cơ sở hạ tầng máy chủ dự phòng giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và đảm bảo quyền truy cập không bị gián đoạn vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Những thách thức khi triển khai Cloud ERP

Như đã giải thích ở trên, việc triển khai hệ thống Cloud ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chẳng hạn như tăng tính linh hoạt, khả năng mở rộng và khả năng tiếp cận. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm với nhiều thách thức.

1. Mối quan tâm về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư

Một trong những mối quan tâm chính với ERP dựa trên đám mây là tính bảo mật của dữ liệu kinh doanh nhạy cảm được lưu trữ trên các máy chủ từ xa. Các công ty có thể lo lắng về việc vi phạm dữ liệu, truy cập trái phép hoặc các vấn đề về tuân thủ.

Làm thế nào để giải quyết thách thức triển khai ERP này?

Chọn nhà cung cấp Cloud ERP uy tín ưu tiên bảo mật dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành. Hơn nữa, hãy triển khai các giao thức mã hóa, xác thực đa yếu tố và kiểm tra bảo mật thường xuyên để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

2. Độ phức tạp của việc tích hợp

Việc tích hợp Cloud ERP với các hệ thống, ứng dụng và cơ sở dữ liệu hiện có có thể phức tạp và đầy thách thức. Trong quá trình tích hợp, bạn có thể gặp phải sự cố liên quan đến việc di chuyển dữ liệu tương thích và điều chỉnh quy trình làm việc.

Làm thế nào để giải quyết thách thức triển khai ERP này?

Tiến hành lập kế hoạch và phân tích kỹ lưỡng để xác định trước các yêu cầu tích hợp và các thách thức tiềm ẩn. Ngoài ra, hãy hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp ERP trên nền tảng đám mây và các chuyên gia CNTT để phát triển chiến lược tích hợp toàn diện. Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ tích hợp và API để hợp lý hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống.

3. Hạn chế tùy chỉnh

Giải pháp Cloud ERP có thể cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh hạn chế so với các hệ thống ERP tại chỗ. Các doanh nghiệp có quy trình riêng hoặc yêu cầu cụ thể theo ngành có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng với các giải pháp ERP dựa trên Đám mây chung như vậy.

Làm thế nào để giải quyết thách thức triển khai ERP này?

Ưu tiên các nhà cung cấp Cloud ERP cung cấp khả năng tùy chỉnh linh hoạt hoặc cung cấp các module bổ sung để giải quyết các nhu cầu kinh doanh cụ thể. Làm việc với nhà cung cấp để điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với quy trình và yêu cầu của tổ chức bạn.

4. Phụ thuộc vào kết nối Internet

Như chúng ta đã tìm hiểu ở trên, ERP dựa trên đám mây phụ thuộc rất nhiều vào kết nối Internet để truy cập và thực hiện chức năng. Bất kỳ sự gián đoạn nào trong kết nối internet đều có thể cản trở khả năng truy cập dữ liệu kinh doanh quan trọng của người dùng và thực hiện các tác vụ thiết yếu.

Phần kết luận

Cloud ERP là nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện đại đang tìm cách quản lý hoạt động kinh doanh của mình tốt hơn. Công nghệ này không chỉ trao quyền cho doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình mà còn cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để đưa ra quyết định sáng suốt. Tuy nhiên, để đạt được tất cả những lợi ích này, điều quan trọng là phải tìm ra giải pháp ERP phù hợp hoàn toàn với yêu cầu kinh doanh của bạn.

Tin liên quan