Những cân nhắc trước khi triển khai phần mềm ERP trong năm 2022

Lập kế hoạch chiến lược trước khi triển khai phần mềm ERP

Hoạch định Chiến lược đề cập đến việc xem xét các chính sách trong tương lai liên quan đến các nguồn lực hiện tại. Việc lập kế hoạch này cố gắng tìm ra câu trả lời về những gì bạn có, nơi bạn cần cải thiện và cuối cùng là bạn sẽ chạm đến cột mốc quan trọng của mình như thế nào.

Trước khi triển khai phần mềm ERP , bạn cần chuẩn bị kế hoạch chiến lược cho Doanh nghiệp của  mình. Hãy xem xét những câu hỏi này để hoàn thành kế hoạch của bạn.

• Tại sao bạn thực sự cần một phần mềm ERP?
• Bạn sẽ giải quyết những vấn đề cụ thể nào?
• Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo đầu ra tốt nhất của một giải pháp ERP?

Bây giờ, chúng ta hãy xem quá trình.

Chỉ định một nhóm bao gồm người quản lý của bạn hoặc các thành viên từ các phòng ban khác nhau. Yêu cầu họ chuẩn bị một báo cáo chi tiết về những phương pháp mà họ sử dụng để quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày của họ. Ngoài ra, hãy yêu cầu họ lập danh sách những gì họ cần để làm cho quá trình dễ dàng hơn?

Bây giờ hãy viết ra kế hoạch chiến lược đầy đủ và tổng hợp của bạn dựa trên các báo cáo của họ.

Bao gồm các trường sau đây trong kế hoạch của bạn.

• Quản lý dự án, xây dựng quy trình triển khai cho các dự án của bạn
• Hoàn thành các mục tiêu chính.
• Xây dựng quy trình đào tạo, v.v.

Hệ thống ERP thực sự rất lớn bao gồm nhiều phân hệ chức năng, bạn không nhất thiết phải triển khai tất cả các chức năng. Đó là lý do tại sao bạn cần đặt mục tiêu của mình và thiết kế một cách có thể giúp bạn đạt được kết quả đầu ra tốt nhất. Khi kế hoạch của bạn đã sẵn sàng, bạn sẽ có thể dễ dàng chọn giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Cố gắng phát triển một quy trình hoạt động tiêu chuẩn

Để triển khai phần mềm ERP một cách hoàn hảo, bạn cần thiết kế và phát triển một quy trình vận hành tiêu chuẩn. Điều này sẽ giúp bạn đo lường khả năng thực tế của phần mềm. Kiểm tra các điều kiện sau đây trong khi thiết kế quy trình hoạt động của bạn.

• Bạn tuân theo quy trình nào để nhập hồ sơ khách hàng mới?
• Cách bạn hiện đang xử lý các thủ tục giấy tờ, vận chuyển
• Làm cách nào để bạn thêm và cập nhật một sản phẩm hoặc dịch vụ?
• Bạn quản lý quy trình tuyển dụng của mình như thế nào và mong muốn sẽ như thế nào?
• Cách quản lý dự án, điều phối nhân sự sẽ ra sao?

Những ý tưởng hoặc mối quan tâm này sẽ giúp bạn dễ dàng đo lường khả năng của phần mềm ERP. Việc triển khai phần mềm ERP cần thời gian tìm hiểu và áp dụng, hãy dành thời gian của bạn để đạt được kết quả tốt hơn.

Thu thập và phân tích dữ liệu

Đây là thời gian để thu thập và phân tích dữ liệu trước khi bạn cung cấp trên hệ thống ERP. Thu thập một số dữ liệu đã có trước đó và cũng thêm một số dữ liệu khác để kiểm tra hiệu suất thực tế. Nếu bạn thấy có điều gì đó không ổn hoặc có sự nhầm lẫn nào đó, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định tốt hơn và tránh được những tổn hại không đáng.

Hãy nhớ rằng bạn không cần tất cả các tính năng mà phần mềm ERP cung cấp, vì vậy điều quan trọng là phải thu hẹp chúng theo nhu cầu của bạn. Hãy tự tin về kết quả và đầu ra, vì chuyển đổi số là áp dụng công nghệ để có kết quả tốt hơn. Nếu có thể, hãy tham khảo những gì khách hàng của bạn chia sẻ sau khi trải nghiệm sản phẩm & dịch vụ của bạn.

Kiểm tra & đào tạo để triển khai phần mềm ERP

Đây là bước cuối cùng để đưa ra quyết định của bạn. Khi bạn hài lòng với kế hoạch triển khai của bạn, hãy cài đặt phiên bản thử nghiệm của ERPNext để kiểm tra cuối cùng. Bắt đầu thêm tất cả dữ liệu tổ chức của bạn trong ít nhất một tuần và kiểm tra kết quả đầu ra. Cố gắng đạt được kết quả theo cách bạn thực sự muốn khi áp dụng sử dụng ERP cho Doanh nghiệp của bạn.

Bạn sẽ có thể đo hiệu suất chính xác tùy thuộc vào lượng dữ liệu bạn đã nhập. Vì vậy, hãy cố gắng bổ sung ngày càng nhiều thông tin liên quan đến các dự án, nhân sự và khách hàng của bạn. Kiểm tra tất cả các phân hệ chức năng bao gồm Kế toán , CRM , Quản lý mua bán, Nhân sự , Quản lý Dự án và hơn thế nữa.

Ngoài ra, hãy đào tạo các trưởng bổ phận của bạn để học cách sử dụng công cụ tốt nhất. Với việc đảm bảo hiệu suất thực tế, điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho đội nhóm của mình khi áp dụng vào chạy thật phần mềm hệ thống ERP

Đã đến lúc bắt đầu với xu hướng ERP

Vì bạn đã thực hiện với những cân nhắc chính và hài lòng khi sử dụng bản demo, nên bây giờ là lúc áp dụng ERP trên bản chính thức. Hãy giúp cho đội nhóm của bạn sẵn sàng sử dụng giải pháp. Ghi nhớ những lưu ý sau trước khi bắt đầu:

• Quá trình kiểm kê thực tế của bạn đã hoàn tất
• Quy trình nhập số dư đầu kỳ được phát triển cho tất cả các Module – phân hệ
• Tài liệu sổ sách được điều chỉnh và kiểm tra hoàn tất
• Các nhà quản lý, giám đốc điều hành và trưởng bộ phận được đào tạo bài bản
• Nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ
• Người dùng của bạn sẽ được hỗ trợ trong các giao dịch đầu tiên của họ trên hệ thống mới, v.v.

Cuối cùng

Hệ thống ERP số hóa việc quản lý kinh doanh. Nếu không có tự động hóa, ngày nay thực sự khó khăn để quản lý và giám sát tất cả các chức năng và hoạt động của một tổ chức. Các nhà quản lý trên khắp thế giới đang đảm bảo hiệu quả kinh doanh bằng cách triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp của họ.

Như chúng tôi đã đề cập trước đó rằng là một doanh nhân, có một số điều bạn nên cân nhắc trước khi triển khai phần mềm ERP. Nếu bạn không chọn đúng thì việc triển khai thất bại hệ thống ERP có thể sẽ tốn chi phí và thời gian của bạn.

Bạn đã hiểu tầm quan trọng của hệ thống ERP, nhưng không biết bắt đầu như thế nào? Hãy để ErpTechUp đồng hành cùng bạn!!!