Lợi ích của ERP: Ưu điểm và nhược điểm chính

12.05.2023

Quản lý một doanh nghiệp từ đầu đến cuối không hề đơn giản. Nó đòi hỏi phải quản lý nhân viên, hàng tồn kho, bán sản phẩm và nhiều khía cạnh khác.

Hơn nữa, một công ty hoạt động hiệu quả đòi hỏi chuyên môn, tài năng và sự nhạy bén trong kinh doanh.

Nhưng quan trọng hơn, nó đòi hỏi sự quản lý hợp lý các quy trình kinh doanh, sử dụng các công nghệ tiên tiến để tối đa hóa năng suất và luôn dẫn đầu. May mắn thay, đã có phần mềm tiên tiến giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn – phần mềm ERP!

Chúng hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối, từ kế toán đến tuyển dụng/lựa chọn, khách hàng hoặc quản lý hồ sơ, v.v. Người dùng nhận được tất cả các lợi ích của ERP với một công cụ duy nhất! Đó là lý do tại sao thị trường ERP đang mở rộng nhanh chóng và toàn bộ quy mô thị trường được ước tính là 49,5 tỷ USD vào năm 2025 .

Nhưng bạn có biết, những lợi ích của hệ thống ERP có thực sự tạo nên sự khác biệt không? Những lợi thế và bất lợi của một hệ thống ERP là gì?

Lợi ích của hệ thống Erp đối với doanh nghiệp là gì?

Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP dựa trên những gì nó có thể làm cho công ty của bạn. Một trong những ưu điểm chính của hệ thống ERP là nó kiểm soát nhiều quy trình kinh doanh bằng cách hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình . Và cũng chủ động quản lý hoạt động.

Chương trình cho phép vận hành gọn gàng và chính xác hơn, đồng thời cung cấp góc nhìn 360 hoàn chỉnh về hoạt động của công ty bạn. Bạn có thể nâng cao hiệu quả và năng suất của người dùng bằng cách sử dụng phần mềm ERP, trở nên nhanh nhẹn hơn và nâng cao dịch vụ khách hàng.

Các tổ chức có thể gặt hái nhiều lợi ích từ phần mềm ERP nếu họ đầu tư vào nền tảng hoàn hảo. Hãy xem xét những lợi ích chính của ERP khi triển khai một hệ thống vững chắc.

1. Tăng năng suất

49% tổ chức báo cáo rằng việc triển khai ERP đã nâng cao tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi. Số doanh nghiệp báo cáo không cải thiện chỉ là 5%.

Năng suất có thể được tăng lên đáng kể với hệ thống ERP. Nó tự động hóa một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên để tập trung vào các dự án có giá trị hơn cho công ty. Nó có thể giúp họ thực hiện các nhiệm vụ của mình nhanh hơn bằng cách đơn giản hóa các quy trình và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.

Nhân viên không cần phải hỏi xung quanh về dữ liệu liên quan hoặc phân tích cách thức hoạt động của các quy trình vì họ sẽ có khả năng hiển thị.

Năng suất tăng lên có nghĩa là bạn sẽ không cần phải thuê nhiều nhân viên như khi không có hệ thống ERP. Người lao động có thể đảm nhận các dự án mới và tập trung vào các nhiệm vụ tận dụng các kỹ năng và chuyên môn thực sự của họ khi một lượng lớn công việc được loại bỏ khỏi đĩa của họ.

2. Giảm thiểu chi phí hoạt động

Theo thống kê, phần mềm ERP giảm thiểu 22% chi phí quản lý  . ERP có thể giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận trên tất cả các lĩnh vực của công ty bạn, từ sản xuất đến kế toán, bằng cách nâng cao hiệu quả của các quy trình vận hành.

Một ERP có thể có giá từ vài trăm đô la đến 100.000 đô la, dựa trên hệ thống. Tuy nhiên, đó là một khoản đầu tư đáng giá nếu bạn hành động hiệu quả và khôn ngoan.

Bằng cách nhập dữ liệu một lần, nó có thể được chuyển ngay sang các lĩnh vực khác thay vì phải thực hiện thủ công. Cũng có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như viết báo cáo, phân phối hóa đơn, tính lương cho nhân viên, v.v., cho phép bạn tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn.

Hơn nữa, nếu bạn chi tiêu nhiều hơn cho các hệ thống phân tán hơn là cho một hệ thống ERP tập trung, thì bạn có thể tiết kiệm tiền cho CNTT một cách tổng thể.

Nhu cầu đào tạo của người dùng cuối cũng giảm khi sử dụng một hệ thống vì họ chỉ cần hiểu một hệ thống thay vì tương tác với một số ứng dụng riêng lẻ.

Do đó, tập trung hóa và tự động hóa là những lợi thế hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chính.

3. Dữ liệu tập trung

Ưu điểm của ERP chủ yếu là do tất cả thông tin từ tất cả các bộ phận được lưu giữ trong một khu vực duy nhất. Một trong những lợi ích trực tiếp của hệ thống ERP bao gồm việc hợp nhất các dữ liệu quan trọng. Nếu không có hệ thống như vậy, dữ liệu thường được phân tán khắp công ty trong các ứng dụng và bảng tính khác nhau. Quá trình này thường tạo ra dữ liệu trùng lặp ở nhiều định dạng, làm tăng thêm các vấn đề.

Vì mọi thứ được lưu trữ trong một phần mềm nên bạn sẽ không gặp bất kỳ sự cố nào khi chạy báo cáo hoặc phân tích dữ liệu vì mọi thứ đều ở cùng một bố cục. 

Một hệ thống ERP tập trung đã cho phép 80% doanh nghiệp cùng tạo ra các ứng dụng mới. Do đó, nhờ thông tin tập trung, bạn có thể nhận được tất cả thông tin cần thiết để đưa ra các lựa chọn sáng suốt hơn, giúp tổ chức tiết kiệm được nhiều tiền và thời gian nhất có thể.

4. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Khả năng mở rộng là một trong những lợi thế chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Các giải pháp ERP được thiết kế để phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô và hình dạng khác nhau, cho phép người dùng tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ, chẳng hạn như các quy trình độc đáo hoặc KPI không điển hình.

Hệ thống ERP, bất kể quy mô, cho phép bạn thêm nhiều người dùng và gói dữ liệu hơn khi công ty của bạn sẵn sàng phát triển.

Bạn phải đảm bảo rằng giải pháp doanh nghiệp bạn đã chọn có thể giúp tổ chức của bạn mở rộng.

Một số hệ thống ERP dựa trên đám mây mang lại lợi ích cho nhân viên bằng cách cho phép họ sử dụng hệ thống từ xa vào bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào miễn là họ có quyền truy cập internet, cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng.

5. Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch

Một trong những lợi thế chính của hệ thống ERP, ngoài khả năng hiển thị nâng cao, là thông tin kinh doanh theo thời gian thực tốt hơn.

Bạn có một hệ thống báo cáo hợp nhất, duy nhất cho tất cả các quy trình khi công ty của bạn áp dụng bộ phần mềm ERP giữa các nhóm. Các báo cáo và phân tích có thể được cung cấp bất cứ lúc nào với hệ thống ERP với một nguồn thông tin duy nhất.

Với chương trình này, bạn có thể kiểm tra và so sánh chức năng của các phòng ban mà không cần phải bận tâm đến bảng tính và email. Một trong những báo cáo phổ biến nhất là về tài chính. Các báo cáo tài chính cơ bản, như báo cáo thu nhập và lưu chuyển tiền tệ, thường được tích hợp sẵn và tạo báo cáo tùy chỉnh mà không cần sự can thiệp của CNTT.

Với phần mềm này, một số công ty ERP cũng cung cấp các dịch vụ kinh doanh thông minh. Cho phép các công ty có được sự hiểu biết phân tích sâu hơn về các quy trình của họ. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh bằng cách làm nổi bật các điểm mạnh hoạt động và các lĩnh vực có vấn đề.

Cung cấp cho người dùng quan điểm thấu đáo này về dữ liệu của công ty cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên các mẫu và số liệu, lập báo cáo và lập kế hoạch cho các tính năng quan trọng của hệ thống ERP.

6. Tăng cường hợp tác

Hợp tác là yếu tố then chốt trong bất kỳ hoạt động kinh doanh thành công nào. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp thấy các nhóm của họ hoạt động tách biệt đơn giản vì giao tiếp tại nơi làm việc tốn nhiều thời gian và năng lượng hơn.

Các tính năng cộng tác là một trong những lợi ích phổ biến nhất của ERP vì chúng có thể làm tăng đáng kể năng suất và mức độ hài lòng của nhân viên, đối tác và khách hàng của bạn. Nền tảng ERP đơn giản hóa sự hợp tác bằng cách cấp cho nhân viên quyền truy cập vào thông tin cần thiết khi họ muốn. Chúng cung cấp cơ sở dữ liệu liên phòng ban, trong đó thông tin chảy qua các phòng ban và được tập trung.

Sự phân bổ này cho phép cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và cải thiện sự cộng tác trong doanh nghiệp. Với hệ thống ERP phù hợp được triển khai, mọi nhân viên đều có quyền truy cập tức thì vào kho dữ liệu phong phú của toàn công ty, cho phép họ đưa ra quyết định tốt hơn.

Kết quả là, nhân viên của bạn sẽ có các công cụ cần thiết để đưa ra các quyết định chủ động trong khi cảm thấy được tôn trọng hơn.

Kết quả chung cho công ty là tăng hiệu quả, giảm chi phí hoạt động liên quan đến ghi dữ liệu thủ công và tăng sự tham gia của nhân viên.

7. Tăng cường bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là cốt lõi của phần mềm ERP hiện đại. Các ràng buộc về người có thể xem và cập nhật thông tin nhạy cảm được tích hợp vào hệ thống ERP mở rộng trên nhiều hệ thống và chức năng kinh doanh. So với các nguồn phân tán trên các hệ thống khác nhau, việc kết hợp tất cả dữ liệu kinh doanh vào một kho lưu trữ duy nhất, tại cơ sở hoặc trên đám mây, sẽ tăng cường khả năng bảo mật.

Tăng cường bảo mật dữ liệu cũng hỗ trợ tuân thủ quy định và các công cụ báo cáo tích hợp nêu trên có thể hỗ trợ giảm chi phí kiểm toán.

8. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Một lợi ích thiết thực khác của phần mềm ERP ngày nay là cải thiện khả năng quản lý quan hệ khách hàng . Bằng cách lưu trữ tất cả thông tin bán hàng và khách hàng có liên quan ở một nơi, người quản lý bán hàng và nhân viên dịch vụ khách hàng có thể tương tác với khách hàng dễ dàng hơn và trả lời câu hỏi của họ nhanh hơn.

Truy cập nhanh hơn vào thông tin và hồ sơ của khách hàng với độ chính xác được cải thiện bổ sung cho các lợi thế khác được mô tả ở đây. Chẳng hạn, dữ liệu được thu thập và xử lý hiệu quả về các mối quan hệ và mẫu hành vi của khách hàng có thể dẫn đến các sàng lọc chiến lược hoặc ước tính chính xác hơn các nhu cầu phải được đáp ứng một cách thích hợp và đúng hạn.

Phần lớn các hệ thống ERP hiện đại hiện cung cấp tích hợp nền tảng thương mại điện tử . Nhờ sự kết hợp này, các công ty có thể quản lý việc thực hiện đơn hàng dựa trên web và quản lý quan hệ khách hàng tốt hơn.

9. Hợp lý hóa quản lý chuỗi cung ứng

Một hệ thống ERP giúp quản lý chuỗi cung ứng (SCM) theo nhiều cách khác nhau cho các doanh nghiệp liên quan đến sự di chuyển của hàng hóa vật chất và sản xuất. Cải tiến này dẫn đến thời gian quay vòng nhanh hơn, giao hàng đúng hạn hơn và nhiều lợi thế khác hỗ trợ hoạt động và hiệu suất cốt lõi của công ty bạn.

Một hệ thống ERP được thiết kế tốt có thể hỗ trợ các hoạt động chuỗi cung ứng của bạn trở nên trơn tru hơn và phản ứng nhanh hơn bằng cách cải thiện dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, mua hàng và các chức năng khác.

Bạn cũng có thể tiết kiệm tiền và phát triển các sản phẩm mới với chuỗi cung ứng được đơn giản hóa, mang lại cho công ty của bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết.

Hơn nữa, một hệ thống ERP có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận đồng thời giảm hàng tồn kho và thanh toán thừa sản xuất.

Mức tồn kho có thể được tối ưu hóa bằng cách sử dụng một hệ thống tập trung với khả năng hiển thị thời gian bán hàng, sản xuất và giao hàng thay vì phụ thuộc vào dự đoán “dự đoán tốt nhất” về số lượng sắp tới. Giám sát SCM phải là ưu tiên chính trong các lợi thế của danh sách hệ thống ERP, đặc biệt là trong thời điểm hiện tại.

Nhược điểm của ERP là gì?

Với rất nhiều ưu điểm của hệ thống ERP, bạn có thể sẵn sàng bắt đầu so sánh các chương trình. Tuy nhiên, một số người thắc mắc, nhược điểm của ERP là gì? Điều quan trọng là phải hiểu được nhược điểm có thể có của hệ thống ERP để đưa ra quyết định sáng suốt. Đó là lý do tại sao chúng tôi xem xét những ưu điểm và nhược điểm của ERP.

Mặc dù ERP (Enterprise Resource Planning) mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, nhưng nó cũng có một số nhược điểm sau:

  1. Chi phí đầu tư ban đầu cao: Triển khai một hệ thống ERP yêu cầu một khoản đầu tư lớn cho phần mềm, phần cứng, dịch vụ tư vấn và đào tạo.
  2. Thời gian triển khai lâu: Việc triển khai hệ thống ERP thường mất nhiều thời gian, đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ của các bộ phận trong công ty và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong thời gian triển khai.
  3. Khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có: Nếu tổ chức đã sử dụng các hệ thống khác, việc tích hợp ERP với các hệ thống này có thể gặp nhiều khó khăn.
  4. Phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm: Các tổ chức sử dụng phần mềm ERP thường phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm để cập nhật và hỗ trợ, và điều này có thể làm tăng chi phí và giảm tính linh hoạt.
  5. Đòi hỏi sự thay đổi về quy trình kinh doanh: Việc triển khai ERP thường yêu cầu sự thay đổi quy trình kinh doanh của tổ chức, và điều này có thể gây khó khăn và phản đối từ các nhân viên.
  6. Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Vì hệ thống ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh và dữ liệu, việc quản lý và bảo mật dữ liệu trở nên phức tạp và đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt.

Tại sao bạn cần đầu tư vào một hệ thống ERP?

Nhiều doanh nghiệp đang phát triển sẽ hạ thấp nhu cầu về ERP. 

“Ồ, chúng tôi không cần một hệ thống ERP chính thức; bảng excel hoạt động tốt. 

Và đây là nơi tăng trưởng có thể chậm lại. Bởi vì khi công ty phát triển, dữ liệu cũng phát triển theo. Các trang tính Excel hoặc các mục nhập thủ công nổi tiếng là có nhiều lỗi. Quản lý quá nhiều dữ liệu rất tốn kém và dễ bị quản lý sai. 

Nhưng ERP tiết kiệm cả ngày khi nói đến quản lý dữ liệu. Vậy hãy cùng tìm hiểu xem ERP có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không nhé.

Mặc dù ERP mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, nhưng nó cũng có một số nhược điểm sau:

  1. Chi phí đầu tư ban đầu cao: Triển khai một hệ thống ERP yêu cầu một khoản đầu tư lớn cho phần mềm, phần cứng, dịch vụ tư vấn và đào tạo.
  2. Thời gian triển khai lâu: Việc triển khai hệ thống ERP thường mất nhiều thời gian, đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ của các bộ phận trong công ty và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trong thời gian triển khai.
  3. Khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có: Nếu tổ chức đã sử dụng các hệ thống khác, việc tích hợp ERP với các hệ thống này có thể gặp nhiều khó khăn.
  4. Phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm: Các tổ chức sử dụng phần mềm ERP thường phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm để cập nhật và hỗ trợ, và điều này có thể làm tăng chi phí và giảm tính linh hoạt.
  5. Đòi hỏi sự thay đổi về quy trình kinh doanh: Việc triển khai ERP thường yêu cầu sự thay đổi quy trình kinh doanh của tổ chức, và điều này có thể gây khó khăn và phản đối từ các nhân viên.
  6. Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Vì hệ thống ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh và dữ liệu, việc quản lý và bảo mật dữ liệu trở nên phức tạp và đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt.

Phần kết luận

Khi xác định nền tảng nào là tốt nhất cho công ty của bạn, điều quan trọng là phải cân nhắc những hạn chế và lợi ích của phần mềm ERP. Nhưng đừng để những nhược điểm có thể làm bạn sợ hãi trước những giải pháp có thể thúc đẩy công ty của bạn tiến lên phía trước.

Cuối cùng, ngay cả với những trở ngại có thể xảy ra này, phần mềm ERP vẫn là một thành phần quan trọng trong sự phát triển của một tổ chức thành công.

Những lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP trong công ty của bạn đã nói lên tất cả, mang lại cho công ty của bạn lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy kinh tế đồng thời tăng năng suất, hợp tác và giao tiếp. Với nghiên cứu siêng năng, công ty của bạn có thể tránh được các vấn đề tiềm ẩn và thay vào đó bắt đầu gặt hái nhiều lợi ích.

Bạn đã sẵn sàng áp dụng ERP cho Doanh nghiệp của mình chưa? Hãy liên hệ với ErpTechUp để được tư vấn miễn phí

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Phần mềm Cloud ERP là gì? Các loại, thành phần và lợi ích

Thời của ERP trên server đặt tại chỗ đã qua lâu rồi. Trong thập kỷ qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp ERP đám mây để tận dụng những lợi ích đặc biệt của mình, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, tính linh hoạt và bảo mật dữ […]

21.02.2024 Xem thêm
Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Sự kiện và Thống kê ERP 2024: Dữ liệu và Phân tích Thị trường

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện nay được xem xét trong danh sách các yêu cầu cơ bản để quản lý doanh nghiệp. Từ lập kế hoạch đến quản lý, nó được sử dụng trong các dịch vụ sản xuất cốt lõi, quy trình tài chính, v.v. trong một tổ […]

15.02.2024 Xem thêm
Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Xu hướng công nghệ nhân sự hàng đầu cho năm 2024

Sự xuất hiện của điện toán đám mây, AI, máy móc và học tập kỹ thuật số đã bắt đầu một sự phát triển toàn cầu trong kinh doanh. Các tổ chức trên toàn thế giới đang triển khai các xu hướng công nghệ nhân sự mới để tạo ra một môi trường làm việc năng […]

05.02.2024 Xem thêm