Các phương pháp hay nhất để kiểm soát sổ sách Kế toán của bạn

12.01.2022

Một quy trình kế toán được lập kế hoạch tốt giống như một đơn vị nòng cốt cho khả năng tồn tại của một doanh nghiệp. Bởi vì nó thiết lập sự minh bạch và cho bạn biết bức tranh toàn cảnh hơn về doanh nghiệp của bạn với các tạp chí, sổ cái, số dư và báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, thực hiện quy trình kế toán một cách hiệu quả không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với những người không phải là kế toán viên. Nhưng bằng cách có tổ chức, bạn sẽ có thể làm điều này một cách dễ dàng. May mắn thay, mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều nếu bạn sử dụng giải pháp phần mềm kế toán. Phải nói rằng, trước khi sử dụng công cụ kế toán, bạn có thể làm theo các mẹo sau sẽ giúp bạn kiểm soát quy trình kế toán của mình một cách nhanh chóng.

Các giải pháp tốt nhất trong tài chính và kế toán là gì?

Nếu bạn đang kinh doanh một doanh nghiệp nhỏ và muốn xây dựng lợi thế cạnh tranh, bạn có thể làm theo các mẹo sau:

Tránh thanh toán bằng tiền mặt nếu có thể

Các chuyên gia khuyến cáo không nên thanh toán bằng tiền mặt ngoài những khoản chi nhỏ bằng tiền mặt. Đó là bởi vì các khoản chi tiêu nhỏ rất khó theo dõi và mỗi lần bạn thanh toán bằng tiền mặt, bạn phải xuất hóa đơn, điều này khá mệt mỏi. Để đạt được điều này, bạn có thể  bằng một công cụ quản lý chi tiêu trong Module Kế Toán để bạn có thể đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán bằng tiền mặt đều được ghi lại một cách chính xác.

Tạo hồ sơ riêng biệt cho các khoản phải trả và phải thu

Không nghi ngờ gì nữa, việc giao dịch với các khách hàng trung thành và đáng tin cậy về tín dụng mang lại lợi ích cho một doanh nghiệp kinh doanh. Trong khi làm như vậy với những khách hàng không đáng tin cậy có thể phát sinh nợ khó đòi. Một điều nữa là các khoản phải thu không là gì khác ngoài tài sản của một doanh nghiệp. Nhưng không một doanh nghiệp nào muốn lấy hoàn toàn khoản thanh toán bán hàng từ các khoản phải thu.

Tại sao? Vì nó có thể khiến dòng tiền của bạn không ổn định bằng cách giảm dần lượng tiền mặt vào một thời kỳ nhất định, điều này khá nguy hiểm.

Tuy nhiên, số dư các khoản phải trả càng nhiều, chứng tỏ bạn đang sử dụng tiền hoặc bạn đang mất quá nhiều thời gian để trả các khoản phải trả. Nếu bạn mất quá nhiều thời gian để trả các khoản vay của mình, các nhà cung cấp sẽ không có ý định cho bạn lấy hàng vào lần tiếp theo

Giống như duy trì các tài khoản ngân hàng riêng biệt cho doanh nghiệp kinh doanh của bạn, việc lưu giữ các hồ sơ riêng biệt cho các khoản phải trả và phải thu sẽ giúp bạn hiểu được liệu khách hàng của mình đã thanh toán chưa hoặc họ có bao nhiêu tài khoản chưa thanh toán, v.v. Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho các khoản phải trả để cải thiện hàng hóa, mối quan hệ giữa bạn và các nhà cung cấp của bạn.

Không cần giấy tờ với các tài liệu kỹ thuật số

Trong thế giới được thúc đẩy bởi công nghệ này, mọi người thích xử lý các giấy tờ kinh doanh của họ bằng kỹ thuật số hơn là phương pháp tương tự thông thường. Trong trường hợp bạn chưa biết, có rất nhiều giải pháp kế toán sẽ cho phép bạn lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu hoàn toàn ở định dạng kỹ thuật số.

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không còn gặp nhiều rắc rối khi sao lưu các tài liệu vật lý vốn có thể dễ dàng bị hỏng hoặc bị mất. Các tài liệu kỹ thuật số cũng có thể dễ dàng truy xuất và rất hữu ích để giải phóng chỗ lưu trong văn phòng của bạn. Ngoài ra, nó cũng thân thiện với môi trường.

Duy trì các tài khoản ngân hàng riêng biệt cho cá nhân và doanh nghiệp

Duy trì các tài khoản riêng biệt sẽ giúp bạn tránh được một loạt phức tạp. Tài khoản doanh nghiệp riêng biệt sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn nhanh chóng về tình trạng tài chính tổng thể của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn không duy trì tài khoản riêng thì bạn sẽ thấy mình đang tra cứu các giao dịch kinh doanh trong bảng sao kê lẫn lộn. Do đó, khả năng rất cao là bạn có thể bỏ sót một giao dịch tài chính quan trọng trong bảng sao kê. Hơn hết, quá trình tra cứu này thực sự tốn nhiều thời gian.

Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn tiếp tục phát triển, đến một giai đoạn, doanh nghiệp của bạn có thể liên tục cần các khoản vay từ các tập đoàn tài chính. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải xuất trình bảng sao kê ngân hàng thích hợp cho các tổ chức liên quan để tận dụng các khoản vay.

Vì vậy, tốt hơn hết là bạn nên mở một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp kinh doanh của mình.

Sử dụng sức mạnh của Internet

Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, bạn thường sẽ phải đưa ra những quyết định kinh doanh quan trọng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn không có quyền truy cập trực tuyến vào cơ sở dữ liệu của mình, bạn sẽ không thể làm được điều đó.

Có một số giải pháp kế toán sẽ cho phép nhân viên truy cập vào hệ thống kế toán của bạn.

Tuy nhiên, đó không phải là kết thúc! Phần tốt nhất bắt đầu khi các loại hệ thống kế toán này cung cấp quyền truy cập tùy chỉnh dựa trên các vai trò người dùng khác nhau. Thêm vào đó, việc nhập mọi giao dịch vào hệ thống kế toán đảm bảo rằng không có giao dịch nào bị sai sót.

Khai thác phần mềm giải pháp Kế toán

Một số giải pháp kế toán ERP không chỉ phân tích các giao dịch của bạn mà còn tạo các báo cáo kinh doanh quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thu chi, v.v. Điều này khá hữu ích cho các chủ doanh nghiệp để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Kết thúc

Những lời khuyên này được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế của chúng tôi – không chỉ bắt nguồn từ lý thuyết. Việc tổ chức chủ yếu chiếm một ít thời gian nhưng về sau, nó chắc chắn mang lại những tiện ích cho quá trình kế toán của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ mẹo nào thú vị hơn để tổ chức và kiểm soát quy trình kế toán nhanh chóng, đừng ngần ngại chia sẻ cho chúng tôi!!!

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quy trình quản lý đơn hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Quản lý đơn hàng là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nó bao gồm toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Trên thực tế, thị trường quản lý […]

13.06.2024 Xem thêm
10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

10 cách CRM cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong việc giành được lòng trung thành của khách hàng, thúc đẩy doanh số bán hàng và nổi bật so với đối thủ. Trên thực tế, 49% khách hàng đã rời bỏ thương hiệu mà họ trung thành vì trải nghiệm khách hàng không tốt. […]

10.06.2024 Xem thêm
Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Tự động hóa tiền lương: Lợi ích và các cách triển khai

Các công ty sử dụng hệ thống tự động tính lương để giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra. Nó tiết kiệm thời gian và mang lại lợi ích tài chính đáng kể, giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp và người quản lý giảm bớt các quy trình tính lương […]

03.06.2024 Xem thêm