Phần mềm nhân sự và bảng lương là cần thiết để nhân viên liền mạch, mỗi phần mềm đảm nhiệm các vai trò riêng biệt. Phần mềm nhân sự quản lý tuyển dụng, quan hệ nhân viên và hiệu suất, trong khi phần mềm bảng lương đảm bảo trả lương chính xác. Đáng chú ý, phần mềm theo dõi thời gian và chấm công dự kiến ​​sẽ tạo ra doanh thu 2,56 tỷ đô la vào năm 2024, nhấn mạnh tầm quan trọng của phần mềm quản lý lực lượng lao động hiệu quả.

Nhận ra sự khác biệt giữa phần mềm HR và phần mềm tính lương là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả chung. Hãy cùng khám phá sự khác biệt giữa các hệ thống này và cách chúng có thể hoạt động cùng nhau để nâng cao hiệu quả.

Phần mềm HR là gì?

Phần mềm HR, thường được gọi là Phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS) , là tập hợp các giải pháp kỹ thuật số được thiết kế để tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày của nhóm nhân sự. Các hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý mọi thứ từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất của nhân viên. Nói một cách đơn giản, phần mềm HR cung cấp giải pháp tất cả trong một để quản lý nguồn nhân lực, cho phép các chuyên gia HR làm việc hiệu quả và có chiến lược hơn.

Chức năng của HR cho doanh nghiệp

Phần mềm HR mang lại lợi ích như thế nào cho Doanh Nghiệp?

Phần mềm HR rất cần thiết để giám sát nhiều khía cạnh của quản lý nhân viên, bao gồm mọi thứ từ tuyển dụng đến tuân thủ quy định. Nó giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình và đảm bảo hoạt động của lực lượng lao động diễn ra suôn sẻ thông qua các công cụ quản lý tập trung và tự động hóa.

Sau đây là một số chức năng chính của HR dành cho doanh nghiệp

1. Tuyển dụng và Nhân sự

Phần mềm nhân sự hợp lý hóa quy trình tuyển dụng bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thiết yếu như đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Sử dụng các công cụ như phân tích sơ yếu lý lịch tự động và hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), nó tạo điều kiện cho quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn.

Bằng cách giảm thiểu các nỗ lực thủ công, phần mềm HR đẩy nhanh chu kỳ tuyển dụng và cải thiện trải nghiệm chung của ứng viên . Ngoài ra, nó tập trung dữ liệu tuyển dụng quan trọng, cho phép các nhóm HR đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt, dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả.

2. Đào tạo và phát triển nhân viên

Đào tạo nhân viên là điều cần thiết để cải thiện kỹ năng và duy trì khả năng cạnh tranh. Phần mềm HR cung cấp nền tảng để tiến hành đào tạo trực tuyến, cấp chứng chỉ và theo dõi tiến trình của nhân viên. Nó giúp hợp lý hóa việc tuyển dụng cho nhân viên mới và cung cấp các cơ hội phát triển liên tục cho nhân viên hiện tại.

Bằng cách theo dõi hiệu suất và tiến độ, phần mềm đảm bảo nhân viên luôn cập nhật các tiêu chuẩn của ngành và thúc đẩy sự phát triển chuyên môn liên tục, cải thiện hiệu suất chung của tổ chức.

3. Quản lý hiệu suất

Phần mềm HR cải thiện quản lý hiệu suất bằng cách cung cấp các công cụ để thiết lập mục tiêu hiệu suất, tiến hành đánh giá nhân viên thường xuyên và theo dõi tiến độ hiệu quả. Người quản lý có thể sử dụng các hệ thống này để tạo ra các chuẩn mực hiệu suất được cá nhân hóa và theo dõi thành tích của từng cá nhân. Nhiều nền tảng cung cấp các tính năng phản hồi theo thời gian thực, cho phép nhân viên tập trung vào mục tiêu của mình.

Bằng cách tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng và đánh giá hiệu suất có cấu trúc, phần mềm HR thúc đẩy sự gắn kết và động lực của nhân viên, từ đó mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn.

4. Quản lý hồ sơ nhân viên

Việc duy trì hồ sơ chính xác là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ và nâng cao hiệu quả hoạt động. Phần mềm HR hợp nhất tất cả thông tin của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc và đánh giá hiệu suất, thành một nền tảng duy nhất, an toàn và dễ truy cập.

Điều này giúp giảm giấy tờ, giảm thiểu lỗi và đảm bảo hồ sơ cập nhật cho mọi nhân viên. Quản lý dữ liệu tập trung cũng tăng cường khả năng báo cáo , cho phép nhóm nhân sự truy cập và phân tích thông tin nhân viên nhanh chóng khi cần.

5. Quản lý tuân thủ nhân sự

Đảm bảo HR tuân thủ luật lao động và các quy định khác là trách nhiệm quan trọng của phòng HR. Phần mềm HR giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ bằng cách tự động theo dõi các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn lao động.

Hệ thống này cung cấp thông tin cập nhật kịp thời về những thay đổi theo quy định và đưa ra cảnh báo tự động để giúp tránh các hình phạt tốn kém. Hệ thống cũng đảm bảo lưu giữ hồ sơ chính xác để kiểm toán, thúc đẩy môi trường làm việc an toàn và tuân thủ pháp luật với sự giám sát thủ công tối thiểu từ các chuyên gia nhân sự.

Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương tự động hóa quy trình trả lương cho nhân viên, hợp lý hóa các hoạt động trong bộ phận tính lương. Từ tính lương đến quản lý khấu trừ thuế, phần mềm tính lương hợp lý hóa các nhiệm vụ mà nếu không sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Phần mềm đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn mọi lúc.

Chức năng của bảng lương cho doanh nghiệp

Phần mềm tính lương không chỉ đơn thuần là xử lý phiếu lương. Dưới đây là một số chức năng cốt lõi của phần mềm tính lương cũng sẽ giúp bạn hiểu được sự khác biệt giữa hr và payroll:

1. Nhân viên mới vào làm

Phần mềm tính lương tích hợp với hệ thống HR để hợp lý hóa việc tuyển dụng nhân viên . Thông tin về nhân viên mới được tự động tích hợp vào hệ thống tính lương, giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo quản lý chính xác dữ liệu nhân viên.

2. Quản lý dữ liệu nhân viên

Việc duy trì hồ sơ nhân viên cho mục đích tính lương bao gồm theo dõi giờ làm việc, tiền lương, phúc lợi và các thông tin quan trọng khác. Phần mềm tính lương sắp xếp dữ liệu này, đảm bảo dữ liệu được cập nhật và có thể truy cập khi xử lý bảng lương hoặc tạo báo cáo.

3. Bồi thường và phúc lợi

Từ tính toán tiền lương đến quản lý phúc lợi nhân viên, phần mềm tính lương tự động hóa toàn bộ quy trình. Nó đơn giản hóa sự phức tạp của các gói bồi thường, giúp bộ phận nhân sự và bộ phận tính lương dễ dàng làm việc cùng nhau hơn.

4. Xử lý bảng lương

Về bản chất, phần mềm tính lương đảm bảo rằng tiền lương được tính toán chính xác, có tính đến thuế, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ và các khoản bồi thường khác. Phần mềm tự động phân phối các khoản thanh toán thông qua tiền gửi trực tiếp hoặc séc, loại bỏ sự chậm trễ và lỗi.

5. Tuân thủ tiền lương và giờ làm việc

Đảm bảo tuân thủ các quy định về tiền lương và giờ làm việc là rất quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý. Phần mềm tính lương bao gồm các tính năng tự động theo dõi và tuân thủ luật lao động liên bang, tiểu bang và địa phương, chẳng hạn như yêu cầu về mức lương tối thiểu và giờ làm thêm.

6. Quản lý phúc lợi

Phần mềm tính lương cũng tích hợp với hệ thống quản lý phúc lợi để xử lý các tác vụ như khấu trừ bảo hiểm, đóng góp vào kế hoạch hưu trí và các phúc lợi khác của nhân viên. Điều này đảm bảo rằng tất cả các khoản khấu trừ được áp dụng chính xác cho mỗi lần trả lương.

7. Báo cáo và Phân tích

Phần mềm tính lương cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích toàn diện, cho phép doanh nghiệp theo dõi chi phí lao động, nghĩa vụ thuế và các số liệu tài chính quan trọng khác. Những thông tin chi tiết này giúp các công ty tối ưu hóa việc quản lý lực lượng lao động và lập ngân sách.

Tích hợp HR và Tiền lương

Trong khi các chức năng HR và bảng lương là riêng biệt, việc tích hợp chúng có thể cải thiện đáng kể hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thích các hệ thống HR và bảng lương tích hợp, cho phép truyền dữ liệu liền mạch giữa các phòng ban. Sự tích hợp này loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu trùng lặp và giảm thiểu rủi ro lỗi, đảm bảo rằng cả nhóm nhân sự và nhóm bảng lương đều hoạt động với cùng một thông tin chính xác.

Ví dụ, khi một nhân viên mới được tuyển dụng thông qua phần mềm HR, dữ liệu bảng lương của họ có thể tự động đồng bộ với hệ thống bảng lương, đảm bảo rằng họ được trả lương chính xác ngay từ ngày đầu tiên. Tương tự như vậy, các bản cập nhật hồ sơ nhân viên, chẳng hạn như thăng chức hoặc chấm dứt hợp đồng, có thể được phản ánh trong cả hai hệ thống cùng một lúc.

Bằng cách tích hợp HR và bảng lương, doanh nghiệp cũng có thể tạo ra các báo cáo toàn diện hơn cung cấp thông tin chi tiết về chi phí nhân viên, nghĩa vụ thuế và các số liệu quan trọng khác. Bạn có thể lựa chọn từ các phần mềm HR và bảng lương khác nhau có sẵn trên thị trường sau khi so sánh giá cả và tính năng.

Phòng nhân sự có thể quản lý bảng lương không?

Câu hỏi liệu bộ phận nhân sự có thể quản lý bảng lương, tiền lương của nhân viên và dữ liệu nhân viên bí mật hay không thường nảy sinh, đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhỏ nơi nguồn lực hạn chế. Trong nhiều tổ chức, chức năng nhân sự và bảng lương được đan xen, với bộ phận nhân sự quản lý nhiệm vụ của chuyên gia bảng lương ngoài các trách nhiệm cốt lõi của họ. Tuy nhiên, mặc dù nhân sự có thể quản lý bảng lương, nhưng không phải lúc nào cũng nên làm như vậy.

Phòng nhân sự chủ yếu tập trung vào việc quản lý quan hệ nhân viên, giám sát quản lý hiệu suất và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

Ngược lại, việc tính lương đòi hỏi những kỹ năng khác, đặc biệt là khi liên quan đến luật thuế, tính toán tiền lương và khấu trừ phúc lợi.

Nếu nhóm nhân sự phải quá bận rộn trong việc quản lý bảng lương, điều này có thể dẫn đến sai sót, chẳng hạn như tính toán tiền lương không chính xác hoặc bỏ lỡ thời hạn nộp thuế.

Nói như vậy, các phòng nhân sự được trang bị phần mềm tính lương phù hợp có thể quản lý bảng lương hiệu quả. Phần mềm nhân sự hiện đại thường bao gồm các mô-đun tính lương, giúp các chuyên gia nhân sự dễ dàng xử lý các nhiệm vụ tính lương mà không cần phần mềm riêng.

Phần kết luận

Tóm lại, trong khi phần mềm HR và phần mềm tính lương phục vụ các chức năng khác nhau, cả hai đều cần thiết để quản lý lực lượng lao động của doanh nghiệp. Phần mềm HR tập trung vào việc quản lý quan hệ nhân viên, hiệu suất và tuân thủ, trong khi phần mềm tính lương đảm bảo việc trả lương chính xác và kịp thời. Tích hợp giữa hệ thống HR và hệ thống tính lương có thể cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về chi phí lao động và hiệu suất của nhân viên.

Tin liên quan